Planejar sites e gerenciar usuários

Se você estiver encarregado do gerenciamento de todos os Sites de Equipe da sua organização para sua assinatura do Office 365 Small Business, este artigo orientará você por algumas das principais tarefas e conceitos envolvidos no gerenciamento de um conjunto de sites e de seus usuários.

Neste artigo


O que é um conjunto de sites?

Seus sites padrão do SharePoint Online no Office 365 para pequenas empresas fazem parte de um único conjunto de sites. Um conjunto de sites é um grupo de sites do SharePoint que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações administração, por exemplo, permissões. Conjuntos de sites são hierárquicos e sempre incluem um site de nível superior e quaisquer sites subordinados a ele.

Diagrama hierárquico de um conjunto de sites mostrando um site de nível superior e subsites.

Seu conjunto de sites do SharePoint Online tem três conjuntos de sites ao começar: o Site de Equipe, Meus Sites e o Site Público. Você pode criar subsites adicionais sob o Site de Equipe. Os usuários individuais também podem criar subsites sob o Meu Sites deles.

 Observação    Não é possível criar conjuntos de sites adicionais no SharePoint Online para Office 365 para pequenas empresas.

Site de Equipe   O Site de Equipe, e quaisquer sites criados sob ele, está disponível para usuários que você convida dando a eles permissão para o site ou para usuários externos com quem você compartilha explicitamente o site usando o recurso de compartilhamento externo. Por padrão, todos no diretório do Office365 serão adicionados como Membros ao conjunto de sites internos, e como Visitantes ao conjunto de sites público. Com um Site de Equipe, sua organização, equipe ou grupo pode se conectar entre si e colaborar em documentos e outros arquivos, postar comunicados, agendar reuniões, fazer a manutenção de tarefas, controlar problemas ou itens de ação, armazenar informações em listas e assim por diante. Também é possível criar vários subsites com base nos modelos de site disponíveis no Site de Equipe.

Site Público   O site público é um site público que serve como presença na Web da sua organização. Ele tem tudo o que é preciso para você começar a criar seu site - bibliotecas para armazenar conteúdo como logotipos, elementos gráficos ou documentos e, o mais importante, a Ferramenta de Design de Sites, para personalização do conteúdo e do estilo do seu site.

Sites pessoais (sites de Meu Site) Sites pessoais oferecem aos usuários de sua organização um valioso conjunto de recursos de rede social. Esses recursos incluem:

  • News feed:   uma página onde os usuários do site podem interagir
  • OneDrive for Business :   um local onde os usuários podem armazenar, compartilhar e sincronizar documentos comerciais pessoais, fotos ou outros arquivos de mídia
  • Sites:   uma página personalizada onde os usuários podem salvar atalhos para sites úteis
  • Perfil:   uma página onde os usuários podem se apresentar para outras pessoas e para a organização.

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Administrar um conjunto de sites

Como administrador de conjunto de sites, você tem o nível de permissão Controle Total para o conjunto de sites. Isso significa que você tem acesso ao conteúdo em todos os sites do Site de Equipe e pode usar a Ferramenta de Design de Sites para criar um Site Público. Além disso, pode gerenciar permissões de usuários para o Site de Equipe e o site e executar tarefas administrativas relevantes aos sites. Além dessas tarefas, talvez seja necessário executar várias outras tarefas na sua função de administrador de conjunto de sites.

Responsabilidades típicas do administrador de conjunto de sites

Se você é administrador do conjunto de sites do seu site do SharePoint Online, suas responsabilidades podem incluir o seguinte:

  • Servir como ponto de contato entre seus usuários e o Administrador Global do Office 365 (se você não for também essa pessoa).
  • Conceder permissões de usuário para o acesso ao Site de Equipe.
  • Conceder permissões de usuário para o design do Site Público.
  • Decidir quem pode acessar conteúdo importante armazenado em sites do SharePoint Online ao configurar configurar permissões no nível do conjunto de sites.
  • Decidir que recursos disponibilizar para as pessoas que usarão os sites no seu conjunto de sites.
  • Oferecer suporte técnico para as pessoas que usam seu conjunto de sites.
  • Escolher um administrador de conjunto de sites secundário para seu conjunto de sites.
  • Auxiliar na administração de determinados recursos, como:
    • Ativando ou desativando recursos disponíveis do conjunto de sites.
    • Criando ou personalizando tipos de conteúdo de sites.
    • Definindo configurações regionais.

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Planejar os sites no seu conjunto de sites

Embora seja bem fácil criar sites adicionais para sua equipe, é uma boa ideia planejar os sites desejados porque isso pode manter seus sites do SharePoint Online gerenciáveis com o tempo. Você também deve considerar se deseja ou não permitir que os usuários da sua empresa criem seus próprios sites de equipe novos para gerenciar projetos. Se você quiser um controle mais centralizados sobre a forma como os sites são criados, poderá desativar essa opção (sempre será possível ativá-la novamente mais tarde, caso você mude de ideia). Para obter mais informações, consulte Permitir que os usuários criem seus próprios sites de equipe.

A lista a seguir contém os modelos de site disponíveis no SharePoint Online para Office 365 para pequenas empresas, juntamente com uma descrição de cada modelo. Use essa lista para decidir quais tipos de sites são melhores para a sua organização.

  • Blog   Um site para uma pessoa ou equipe postar ideias, observações e experiências sobre as quais os visitantes do site podem comentar.
  • Site de Comunidade   Um site para participar de discussões da comunidade.
  • Site de Projeto   Um site para gerenciar e colaborar em um projeto.
  • Site de Equipe   Um site para as equipes organizarem, criarem e compartilharem informações rapidamente. Ele oferece uma biblioteca de documentos e listas para gerenciamento de anúncios, itens de calendário, tarefas e discussões.

Governança

Governança é um conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir suas metas de negócios. Em relação ao seu conjunto de sites do SharePoint Online, um plano de governança pode ser um guia para ajudá-lo a planejar as funções, responsabilidades e políticas necessárias para oferecer suporte ao seu conjunto de sites. Isso pode incluir, mas sem limitações, as seguintes considerações:

  • Arquitetura de informações, incluindo páginas da Web, documentos, listas e dados
  • Atividades de manutenção, incluindo gerenciamento de contas de usuários
  • Políticas de identificação visual e personalização
  • Treinamento

É importante preparar um plano de governança para a sua organização. Participando do desenvolvimento de um plano de governança, você pode ajudar a identificar a propriedade de equipes de negócios e técnicas, definindo quem é responsável por quais áreas do sistema. Para obter mais informações sobre o desenvolvimento de um plano de governança, consulte Práticas recomendadas para criar e gerenciar sites de equipe.

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Gerenciar usuários

Contas de usuário são criadas pelo administrador global. Como administrador do conjunto de sites, você atribui permissões a esses usuários usando as ConfiguraçõesPequena engrenagem Configurações que substituiu as Configurações do Site. do seu Site de Equipe.

Contas de usuário no Office 365

O administrador global adiciona novos usuários ao Office 365 para pequenas empresas usando o centro de administração, que é o portal para gerenciamento de usuários e configuração de serviços. Ao adicionar um novo usuário, o administrador global segue este procedimento:

  • Especifica se esse usuário também pode acessar o centro de administração
  • Define a localização geográfica desse usuário
  • Seleciona o tipo de licença de usuário
  • Cria um nome de usuário e senha para ele

Usuários do Site de Equipe

Depois que um novo usuário tiver sido adicionado ao diretório do Office 365 para pequenas empresas, ele será automaticamente adicionado ao grupo do SharePoint chamado Membro (pessoas que podem editar conteúdo e páginas) no site interno e Visitante (pessoas que podem exibir e ler) nos sites públicos. Se você precisar que alguns usuários tenham mais acesso do que um Visitante ou um Membro, poderá ajustar permissões para eles ao adicioná-los a outros grupos do SharePoint, como Proprietários (pessoas com controle total no site). Os níveis de permissão e a associação a um grupo do SharePoint são especificados em Configurações em Usuários e Permissões. Para obter mais informações sobre níveis de permissão e associação a grupos, consulte a seção Níveis de permissão e associação a um grupo, neste artigo.

Níveis de permissão e associação a um grupo

Níveis de permissão são conjuntos de permissões (ou direitos do SharePoint) que possibilitam que os usuários executem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões (entre outras), todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens em um site do SharePoint. Permissões podem ser incluídas em mais de um nível de permissão.

Não é recomendável que você atribua permissões diretamente a usuários individuais, pois isso pode dificultar o controle e o gerenciamento de quem acessa os sites. Em vez disso, atribua permissões aos grupos e depois atribua usuários individuais aos grupos apropriados. Você também pode usar os grupos do SharePoint criados para você por padrão.

Um grupo do SharePoint é um conjunto de usuários definido no nível do conjunto de sites para o gerenciamento fácil de permissões. Cada grupo recebe um nível de permissão padrão.

 Observação    Quando você atribui níveis de permissão aos grupos do SharePoint no nível do conjunto de sites, todos os sites e respectivo conteúdo herdam esses níveis de permissão por padrão. Esse comportamento padrão é chamado de herança de permissões. Você também pode especificar se deseja interromper a herança de permissões ou conceder permissões exclusivas. Isso será realmente útil se você tiver arquivos que somente determinados usuários deverão ver. Assim que você interrompe a herança de permissões, pode remover todos os outros grupos do SharePoint e oferecer acesso somente a grupos ou usuários específicos do SharePoint.

Como as permissões de um usuário determinam o que ele pode acessar em um site, você deve considerar essa associação de grupo com cuidado. Por exemplo, um usuário responsável por criar e personalizar sites deve ser no mínimo membro do grupo Designer. Por outro lado, um usuário que precisa apenas ler o conteúdo e talvez adicionar comentários a um blog pode precisar apenas ser membro do grupo Membros.

Funções padrão   

Estas são as funções padrão no SharePoint online, com uma descrição de que atividades um usuário com uma função em particular pode realizar no site.

  • Administradores de conjuntos de sites   Os administradores de conjuntos de sites têm o nível de permissão Controle Total. Eles têm acesso a conteúdo em todos os subsites do Site de Equipe e usam o Designer de Site para projetar um site em Site. Eles podem adicionar usuários ao Site da Equipe e ao Site, além de executar tarefas administrativas e de auditoria relevantes aos sites.
  • Proprietários de sites   Por padrão, os membros do grupo Proprietários têm o nível de permissão Controle Total no site que criaram no Site da Equipe. Eles podem adicionar usuários e executar quaisquer tarefas administrativas relevantes para o seu site. Eles também podem usar o Designer de Site para projetar um site.

     Dica    É uma boa ideia adicionar as informações de contato de um proprietário do site à home page de um site. Isso pode ajudar os usuários a encontrar o proprietário quando precisarem de assistência administrativa.

 Observação    Um usuário que cria um site subordinado a um site de nível superior no Site da Equipe se torna automaticamente proprietário desse site.

  • Designer   Por padrão, os membros do grupo Design têm o nível de permissão Design. Eles podem criar listas e bibliotecas de documentos, editar páginas e aplicar temas, bordas e folhas de estilos no Site da Equipe. Também podem usar a Ferramenta Designer de Site para criar um site.
  • Editar   Por padrão, os membros do grupo Membros têm o nível de permissão Editar. No Site da Equipe, os Editores podem exibir e adicionar, atualizar e excluir e aprovar e personalizar listas e bibliotecas. Eles não podem usar o Designer de Site para projetar um site.
  • Colaborador   Nenhum grupo tem o nível de permissão Colaborar por padrão. No Site de Equipe, os Colaboradores podem somente adicionar, editar e excluir itens nas listas e bibliotecas de documentos existentes, além de trabalhar com Web Parts. Os Colaboradores não podem usar o Designer de Site para criar um site.
  • Visitante   Por padrão, os membros do grupo Visitantes têm o nível de permissão Ler. No Site de Equipe, os visitantes podem somente exibir páginas, itens de lista e documentos. Os visitantes não podem usar o Designer de Site para projetar um site.

Funções administrativas

Quando seu site do SharePoint Online é criado pela primeira vez, as seguintes funções administrativas são criadas por padrão:

  • Administrador global   O administrador de nível superior no Office 365. Quando você se inscreve para comprar o Office 365, torna-se um administrador global. Os administradores globais têm acesso a todos os recursos do centro de administração do O365 (como a adição de usuários ao diretório, a adição de domínios e o gerenciamento de configurações de serviço) e são os únicos que podem atribuir outras funções de administrador. Pode haver mais de um administrador global na sua empresa, mas o primeiro por padrão se torna o administrador de conjuntos de sites padrão.
  • Administrador de conjuntos de sites   Os administradores de conjuntos de sites têm o nível de permissão Controle Total do conjunto de sites do SharePoint Online. Eles podem adicionar usuários ao Site de Equipe e ao Site Público, além de executar tarefas administrativas e de auditoria relevantes aos sites. Um administrador de conjunto de sites pode adicionar outro administrador de conjunto de sites ou alterar quem tem essa função na página Configurações do Site.

Para obter mais informações sobre o gerenciamento de usuários e de permissões, consulte Planejar sua estratégia de permissões, Introdução: controlar o acesso do usuário com permissões e Criar e gerenciar grupos do SharePoint

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Planejar o uso de recursos de conjunto de sites

Como administrador do conjunto de sites do SharePoint Online, você gerenciará os recursos do conjunto de sites. Essas tarefas podem incluir a ativação ou desativação de recursos de acordo com o seu plano de governança. Para obter mais informações, consulte Habilitar ou desabilitar recursos de conjunto de sites. Consulte também Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint.

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Planejar a habilitação de vários idiomas em sites

Como administrador do conjunto de sites, você pode habilitar o recurso MUI (Multiple Language User Interface) para permitir que os usuários visualizem sites em idiomas diferentes do padrão definido para o seu conjunto de sites.

Quando o MUI está habilitado, os usuários podem visualizar os seguintes elementos em outro idioma:

  • Título e descrição do site
  • Menus e ações padrão do SharePoint
  • Colunas padrão
  • Colunas personalizadas (lista ou site)
  • Links da barra de navegação

Encontre mais informações sobre MUI (Interface de Usuário de Vários Idiomas), consulte Introdução a recursos multilíngues.

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