Planejar a estrutura e o conteúdo do seu Site de Equipe

Se o conteúdo em seus sites estiver logicamente organizado e se for fácil de localizar, seus sites serão mais fáceis de manter e de gerenciar, e os usuários do site serão mais produtivos. Se você for um administrador de conjunto de sites ou um proprietário de site, talvez ache útil sentar com as pessoas da sua organização que criarão e salvarão conteúdo para obter suas opiniões sobre as melhores formas de organizá-lo. Isso ajudará você a determinar aspectos como o número e os tipos de sites necessários e como você deseja configurar recursos como bibliotecas, tipos de conteúdo, navegação e pesquisa.

Neste artigo


De que tipos de sites você precisa?

Dependendo do tamanho da sua organização e do volume de conteúdo que você planeja ter em seu Site de Equipe, talvez seja melhor criar subsites sob seu Site de Equipe para organizar o conteúdo. Os sites de um conjunto de sites são organizados em uma hierarquia. Quando você cria sites sob o Site de Equipe, cria essa hierarquia. É possível criar subsites ou páginas adicionais sob o Site de Equipe e também criar subsites ou páginas adicionais sob esses sites.

Qual a diferença entre um site e uma página? Um site é um conjunto de conteúdo que pode conter itens como páginas, bibliotecas de documentos ou listas. Uma página é uma página da Web individual na qual você pode exibir conteúdo, Web Parts ou links.

Diagrama de Hierarquia do Site

Há várias maneiras possíveis de organizar subsites. Por exemplo, é possível criar subsites:

  • Por equipe ou departamento
  • Por finalidade funcional
  • Por categoria de conteúdo
  • Por projeto
  • Por cliente
  • Por nível de permissão ou sensibilidade (por exemplo, se houver informações que precisem ser restritas, talvez seja melhor isolá-las em um site específico)

Antes de começar a criar sites, reserve um tempo para refletir sobre quantos sites você deseja e na lógica com que pretende organizá-los. Talvez seja útil criar um diagrama da sua hierarquia de sites para ajudar a organizar seu planejamento. Você pode esboçar rapidamente um diagrama em um pedaço de papel ou em um quadro branco, mas talvez queira criar um diagrama mais formal usando uma das formas de hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Assim você terá um diagrama que poderá ser salvo e consultado, ou até modificado com o tempo.

Além disso, pense sobre a finalidade ou a função de cada site. Isso ajudará você a determinar que modelos de site deseja usar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma variedade de modelos de site, a partir dos quais você poderá selecionar ao criar um novo site. Ao selecionar um modelo de site projetado para uma finalidade específica, você poderá oferecer aos usuários uma vantagem poderosa aos trabalhos deles. Por exemplo, se quiser criar um site que membros da equipe possam usar para compartilhar periodicamente notícias ou ideias interessantes, talvez seja melhor começar pela seleção do modelo de site de Blog, uma vez que esse modelo foi criado para esse tipo de comunicação.

Os modelos de site do Office 365 para pequenas empresas incluem:

  • Site de Equipe
  • Blog
  • Site de Projeto
  • Site de Comunidade
  • Centro de Pesquisa Básica

Para obter mais informações sobre a criação de sites, consulte Criar um site.

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Que tipo de conteúdo você terá nos sites?

Depois de pensar um pouco sobre o número e o tipo de sites desejados, será uma boa ideia fazer um planejamento sobre o conteúdo que será armazenado nesses sites. O objetivo desse planejamento de conteúdo é determinar:

  • Que tipos de conteúdo você poderia criar   . Os tipos de conteúdo ajudam a personalizar a forma como você lida com tipos específicos de conteúdo e como os acompanha.
  • Que tipos de metadados (colunas do site) você deseja associar a esses tipos de conteúdo   . Metadados são informações para ajudar a descrever e a categorizar o conteúdo.
  • Que tipos de listas ou bibliotecas você deseja criar em sites para organizar conteúdo    As bibliotecas podem ser usadas para armazenar documentos e outros arquivos, enquanto as listas podem ser úteis para controlar tarefas ou problemas.

Sua organização pode querer conduzir esse tipo de planejamento de uma maneira centralizada (especialmente para tipos de conteúdo), mas esse também é o tipo de planejamento que os proprietários do site individuais devem ser incentivados a executar enquanto personalizam sites pelos quais são responsáveis.

Você precisa definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem que os usuários do site criem rapidamente tipos especializados de conteúdo usando o comando Novo Item ou Novo Documento em uma lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque oferecem aos proprietários do site uma maneira de garantir que o conteúdo seja consistente entre os sites. Os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha vários tipos de item ou tipos de documento. Os proprietários do site podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo ao configurar tipos de conteúdo para um site, uma lista ou uma biblioteca.

Lista suspensa do menu Novo Documento mostrando um tipo de conteúdo Contrato de Vendas.

Os proprietários do site podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas.

Talvez seja útil definir tipos de conteúdo para uma parte do seu conteúdo se o conteúdo atender a qualquer um destes critérios:

Se isto for verdadeiro: Tipos de conteúdo podem ser úteis para você das seguintes maneiras:
Você tem tipos de documentos específicos com um formato ou finalidade padronizado e deseja que eles sejam consistentes em sua organização. Configure tipos de conteúdo para esses tipos de documentos no nível do Site de Equipe de forma que eles sejam disponibilizados para uso em todos os subsites do Site de Equipe. Dessa forma, todos os usuários da sua organização criarão esses documentos de maneiras consistentes.
Você tem modelos específicos que as pessoas deverão usar para tipos de documentos específicos. Adicione esses modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes de forma que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo usem o modelo.
Há um conjunto de informações padrão que você gostaria de acompanhar para tipos específicos de documentos ou itens. Adicione colunas ao tipo de conteúdo para acompanhar essas informações. Se qualquer informação for especialmente vital, você poderá designar essas colunas como necessário. Também poderá oferecer valores padrão para colunas específicas ao configurar o tipo de conteúdo.
Existe um processo corporativo definido para a forma como os tipos de documentos específicos sempre serão manipulados ou revisados. Considere a configuração de fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Você pode usar fluxos de trabalho para gerenciar processos corporativos como revisão ou aprovação de documentos.

Depois de identificar o conteúdo para o qual você gostaria de definir tipos de conteúdo, pense sobre onde deseja definir tipos de conteúdo. Se você definir tipos de conteúdo de site no nível do Site de Equipe, eles serão amplamente disponibilizados para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do seu Site de Equipe. Os proprietários do site individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora esses tipos de conteúdo só estejam disponíveis para uso em listas e bibliotecas no site e em qualquer site abaixo dele.

Você poderia achar útil útil criar uma planilha ou tabela que capture as informações que você deseja incluir ao definir seus tipos de conteúdo. Por exemplo, você poderia começar pela criação de algo básico, como a tabela a seguir, e depois adaptá-lo para incluir qualquer informação adicional que seja útil acompanhar, como os sites ou equipes que usarão os tipos de conteúdo:

Novo tipo de conteúdo Tipo de conteúdo pai Colunas Modelo de documento Fluxos de trabalho
Especifique o nome do tipo de conteúdo que você deseja criar. Especifique o tipo de conteúdo pai a partir do qual ele será criado. Liste a coluna nova ou existente que deseja adicionar ao tipo de conteúdo. Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo. Especifique se haverá qualquer fluxo de trabalho associado ao tipo de conteúdo.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com tipos de conteúdo, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo.

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Que tipos de aplicativos você deseja adicionar?

Além de pensar sobre os tipos de conteúdo, talvez você queira pensar sobre os outros tipos de informação que serão armazenados nos sites, ou nos tipos de tarefas gerenciados pelas pessoas da sua organização por meio dos sites. Isso ajudará você a planejar os diferentes tipos de aplicativos que talvez você queira adicionar a sites para começar. Por exemplo, se quiser um lugar para armazenar documentos, então provavelmente será necessário adicionar uma biblioteca de documentos. Se você souber que precisará controlar datas importantes, provavelmente desejará um calendário.

Não é necessário adicionar agora todos os aplicativos de que você eventualmente precisará. Os proprietários do site podem adicionar e remover aplicativos com o tempo, à medida que as necessidades corporativas mudarem. Mas o planejamento antecipado sobre como você deseja personalizar o conteúdo de seus sites poderá ajudar a garantir que os sites sejam imediatamente úteis aos usuários.

O SharePoint Online inclui aplicativos internos que são úteis para uma variedade de finalidades corporativas, desde o armazenamento e gerenciamento de documentos, o gerenciamento e acompanhamento de projetos até a comunicação. Você pode adicionar várias instâncias desses tipos de aplicativos a um site. Também pode comprar e adicionar aplicativos de terceiros da SharePoint Store ao seu site.

Para obter mais informações, consulte Adicionar aplicativo a um site e Comprar um aplicativo da SharePoint Store.

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Como seus usuários encontrarão e acessarão o conteúdo?

Pense em como os usuários do site localizarão e usarão o conteúdo em seus sites do SharePoint Online. Esse tipo de planejamento ajudará você a tomar decisões sobre como configurar a navegação e a pesquisa para o Site de Equipe e seus subsites.

Que sites você deseja incluir em sua navegação global?

Para planejar sua navegação, talvez seja útil criar um diagrama dos sites em sua hierarquia do site. Se você já criou um diagrama durante o planejamento de sites, então poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do seu Site de Equipe. Talvez você também queira incluir qualquer lista ou biblioteca importante que exista no Site de Equipe e em seus subsites. Isso ajudará você a identificar imediatamente os destinos importantes que os usuários do site poderão desejar encontrar se estiverem partindo da home page do seu site de Equipe.

A navegação superior em um site oferece o que é conhecido como navegação global.

Navegação superior de um site

Por padrão, cada site usa sua própria navegação superior, mas você pode decidir permitir que sites herdem a navegação superior do site pai de forma que a experiência de navegação seja consistente em todos os sites. Você pode configurar que sites aparecerão na navegação superior. Também pode incluir links para qualquer outra URL desejada, caso você queira integrar links para recursos externos à navegação do seu site. Para obter mais informações sobre a personalização da navegação superior, consulte Personalizar a navegação no seu site de equipe.

Se você tiver vários subsites para seu site de equipe, talvez não queira expor todos eles na barra de links superior porque isso poderia sobrecarregar os usuários do site. Mas você também não deseja que sites ou conteúdos importantes não sejam descobertos. Use seu diagrama de hierarquia do site para identificar os principais sites que você deseja expor em sua navegação global.

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Como as pessoas navegarão nos sites?

Além da navegação superior, os sites também exibem um elemento de navegação no lado esquerdo da página, chamado Início Rápido.

Tipicamente, o Início Rápido exibe links que são específicos do site atual e pode ser usado para realçar o conteúdo mais importante. Quando você cria uma nova lista ou biblioteca, um novo link aparece automaticamente em Recentes no Início Rápido. Apenas os cinco links mais recentes são exibidos na seção Recentes.

O link Recentes no Início Rápido exibe as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

Você pode personalizar o Início Rápido para adicionar ou remover links para as listas e bibliotecas no site. Também pode agrupar links sob títulos personalizados. Se você optar por fazer com que todos os subsites herdem a navegação global, será importante que os Proprietários do Site personalizem a navegação no Início Rápido porque ele será a principal maneira para que os usuários encontrem conteúdo em um site ao visitá-lo. Se você decidir por não fazer com que os subsites herdem a navegação global do Site de Equipe, os usuários poderão usar a barra de links superior e o Início Rápido em um subsite para encontrar conteúdo nele. Para obter mais informações sobre a edição dos links no Início Rápido, consulte Personalizar a navegação em seu site de equipe

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Em que você deve pensar ao planejar a pesquisa?

É mais provável que seus usuários queiram utilizar o SharePoint Online quando puderem encontrar facilmente as informações de que precisam.

Administradores de conjunto de sites e administradores de site podem realizar muitas configurações para personalizarem a experiência de pesquisa para usuários,

Para fazer isso: Consulte este tópico:
Personalize o estilo e as configurações que afetam os resultados da pesquisa, você pode personalizar o Centro de Pesquisa e as Web Parts usadas nas páginas do Centro de Pesquisa. Gerenciar o Centro de Pesquisa no SharePoint Online
Criar regras de consulta para aprimorar a maneira como a pesquisa responde à intenção do usuário. Gerenciar regras de consulta
Personalizar as fontes dos resultados para pesquisas. Gerenciar fontes dos resultados
Exibir, criar ou alterar propriedades gerenciadas ou mapear propriedades rastreadas para propriedades gerenciadas. Gerenciar o esquema de pesquisa no SharePoint Online
Para exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizadas entre sites. As configurações que você exporta e importa incluem todas as regras de consulta, tipos de resultado, modelos de classificação e configurações de pesquisa do site personalizados. Exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizada

Como o conteúdo fica disponível na pesquisa

O serviço de pesquisa é agendado para rastrear o conteúdo do SharePoint Online a cada cinco minutos. Depois que um item é adicionado a um site do SharePoint Online, há um período de tempo antes de ele ser indexado e retornado nos resultados de pesquisa. Esse período varia com base nas atividades do usuário. Tarefas como migração de sites, atualização e manutenção aumentam a carga no processo de indexação. Novos itens de conteúdo normalmente devem ser exibidos nos resultados de pesquisa em uma hora

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O que os usuários precisam fazer com o conteúdo?

Ao fazer algumas perguntas básicas sobre o que os usuários de site precisam fazer com o conteúdo, você poderá determinar como poderia precisar configurar sites, listas ou bibliotecas específicos, além de que recursos específicos os usuários do site podem precisar usar.

Também é uma boa ideia revisar os Requisitos de software para o Office 365 Small Business de forma que você possa prever se pessoas específicas em sua organização encontrarão problemas ao trabalhar com o conteúdo do SharePoint Online com base na configuração dos computadores locais.

Perguntas a explorar: Considerações sobre configuração de conteúdo:
Você precisa acompanhar versões de tipos de documentos ou itens de lista específicos?
  • Considere a habilitação do controle de versão nessas listas ou bibliotecas.
  • Considere exigir que seja feito o check-out de documentos itens antes de serem modificados
Os usuários do site precisarão da capacidade de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos de documentos específicos?
  • Considere a habilitação da coautoria para bibliotecas relevantes para facilitar a colaboração.
Os tipos de conteúdo específicos precisam ser aprovados antes de serem amplamente disponibilizados
  • Considere a habilitação da aprovação de conteúdo para bibliotecas ou o uso de fluxos de trabalho para gerenciar a aprovação.
Determinados tipos de documentos estão sujeitos a processos corporativos ou fluxos de trabalho humanos específicos?
  • Considere a criação ou a configuração de fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo que se aplicam a esses documentos ou para as bibliotecas nas quais esses documentos residirão.
Você usará listas para orientar ou gerenciar processos
  • Considere a criação ou a configuração de fluxos de trabalho baseados em lista para processos como o acompanhamento de problemas e o gerenciamento.
Haverá conteúdo confidencial restrito em sites que não poderá ter acesso geral
  • Considere a criação de sites ou bibliotecas específicos que sejam configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.
  • Considere a permissão no nível do item se houver uma necessidade mínima de restringir o acesso ao conteúdo.
  • Considere o uso de direcionamento de audiência para exibir conteúdo diferente para usuários diferentes.
  • Considere se listas ou bibliotecas específicas precisam ser excluídas da indexação da pesquisa.
Os usuários precisarão receber atualizações sobre alterações de conteúdo?
  • Considere a habilitação de RSS para as principais listas e bibliotecas.

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Movendo seu conteúdo para o site de Equipe

Depois de criar a estrutura para seu site de Equipe, talvez haja conteúdo existente que você queira mover para o site. Embora a Microsoft não forneça ferramentas para migrar conteúdo no momento, existem maneiras de mover documentos e arquivos do seu computador local ou compartilhamento de arquivos para o seu Site de Equipe. Para obter mais informações, consulte Mover documentos e arquivos para o seu site do SharePoint Online.

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Aplica-se a:
SharePoint Online Small Business