Mover documentos e arquivos para o seu site do SharePoint Online

Ao configurar o SharePoint Online para Office 365, você provavelmente terá documentos e arquivos que deseja adicionar a seu site de equipe. Aqui estão algumas maneiras de adicionar diversos tipos de conteúdo a seu site.

Neste artigo


Antes de começar

Antes de começar a mover arquivos, verifique a quantidade de armazenamento que você possui no SharePoint Online no Office 365. Normalmente, o limite de armazenamento para um conjunto de sites do SharePoint Online é de 10 GB, além de 500 MB por usuário final licenciado. Isso significa que, para 250 usuários, a quantidade máxima de armazenamento é de 135 GB, além de 25 GB de armazenamento para cada usuário do OneDrive for Business. Também é possível comprar mais armazenamento para o Office 365, se desejar. Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento do SharePoint Online, consulte SharePoint Online: delimitações e limites do software.

 Dica    É importante lembrar que no Office 365 os limites de armazenamento do SharePoint Online (seu Site de equipe) são diferentes dos limites de armazenamento do Exchange Online (para contas de email). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento de caixas de correio, consulte Destinatários nas Descrições de serviço do Office 365 para Exchange Online.

A próxima etapa é analisar o conteúdo que você possui atualmente. Isso inclui documentos, imagens, formulários e assim por diante.

 Dica    No Gerenciador de Arquivos, pesquise seus arquivos existentes por tamanho e por data. Isso pode ajudá-lo a identificar rapidamente os arquivos que foram usados recentemente ou que são muito grandes.

Reflita sobre quanto conteúdo é usado regularmente e se você deseja armazenar tudo no Office 365. Assim como você faria ao mudar para uma casa menor, o objetivo é decidir o que caberá no novo site. Por exemplo, se sua organização agora usa mais armazenamento do que o limite do Office 365 para o SharePoint Online, você precisa tomar decisões como:

  • Que arquivos você deseja mover?
  • Você quer comprar mais espaço de armazenamento?
  • Você deve planejar espaço para o crescimento de seu site? (Ele certamente crescerá.)

Se sua empresa é grande ou complexa, considere a opção de convidar um especialista para ajudá-lo. Você pode encontrar assistência bem conceituada em serviços de tecnologia e software do Microsoft Pinpoint. O Pinpoint é uma maneira rápida e fácil de ajudar empresas do mundo inteiro a encontrarem serviços profissionais e especialistas certificados da Microsoft

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Criar pastas, bibliotecas e subsites

Após identificar o conteúdo que deseja mover, pense em como você deseja organizá-lo. Você pode começar carregando arquivos na biblioteca Documentos em seu Site de equipe. É uma boa ideia organizar o conteúdo, principalmente se você espera ter muitos arquivos no futuro. À medida que o volume do conteúdo crescer, você poderá criar bibliotecas de documentos, bibliotecas de formulários e bibliotecas de imagens adicionais para armazenar esse conteúdo. Também é possível criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projetos.

Para obter mais informações sobre como planejar uma estrutura para organizar o conteúdo de seu site, consulte um desses artigos:

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Carregar documentos, imagens e arquivos

Para carregar arquivos, como documentos do Word, arquivos PDF ou fotos JPG, envie-os a uma biblioteca ou a uma pasta em uma biblioteca.

 Observação    Atualmente, o tamanho máximo de arquivo para um único arquivo que pode ser carregado em uma biblioteca do SharePoint Online é de 250 MB. Além disso, você só pode carregar 100 arquivos ou menos de cada vez.

A melhor maneira de fazer isso depende da quantidade de arquivos. Primeiro navegue até a biblioteca de destino e, em seguida, use esta tabela para escolher um método:

Quantidade de arquivos Método de carregamento
Um documento Selecione Novo Documento > CARREGAR ARQUIVO EXISTENTE e vá até o arquivo em seu computador.
Muitos documentos e pastas Selecione o botão Abrir com o Explorer na guia Biblioteca da faixa de opções. Em seguida, arraste e solte os arquivos usando o Gerenciador de Arquivos.

Para obter mais informações, consulte Carregar, criar ou excluir arquivos em uma biblioteca.

 Observação    Existem certos tipos de arquivos que não podem ser carregados em uma biblioteca. Para obter uma lista, consulte o artigo Tipos de arquivos que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca .

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Considerar a criação de listas do SharePoint para contatos, calendários e planilhas

Todas as empresas possuem dados em muitos formatos, como calendários, tarefas e planilhas. Para esses tipos de dados, você pode mover ou converter o conteúdo em uma lista em seu site. Por exemplo, você pode converter sua lista de contatos de negócios em uma lista Contatos. Além disso, muitas vezes você pode converter calendários em um Calendário do SharePoint, que é um tipo especial de lista.

Se você usa planilhas do Microsoft Excel para acompanhar informações, poderá carregar as planilhas diretamente em uma biblioteca de documentos no SharePoint Online. Ou então, você pode importar uma planilha como lista do SharePoint. Como muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, as listas do SharePoint incentivam a colaboração. Você pode criar diferentes modos de exibição de listas para expor exatamente as informações desejadas.

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Considerar as soluções do SharePoint para necessidades de negócios comuns

Outra maneira de mover conteúdo é usar uma solução do SharePoint para gerenciar melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações deseja capturar e compartilhar o conhecimento do dia a dia de seus funcionários. Uma wiki em seu site pode ser ideal para realizar exatamente esse tipo de compartilhamento.

Esta tabela descreve os recursos do SharePoint que podem ajudá-lo a gerenciar processos corporativos.

Processo corporativo Descrição
Compartilhar anúncios importantes com um blog de equipe

Os blogs podem ser uma ferramenta útil para comunicar informações a colegas externos. Se você desejar um fórum para compartilhar informações, considere configurar um blog.

Usar uma wiki para compartilhar o conhecimento da equipe e colaborar

As wikis são sites especiais em que uma comunidade de usuários cria e mantém informações. As wikis podem ser uma ótima ferramenta para capturar e compartilhar informações de processos ou informações de referência geral importantes para seu trabalho.

Mover o agendamento de recursos para calendários de grupo do SharePoint

Um calendário de grupo pode ser uma boa maneira de agendar recursos comuns, como salas de conferência, equipamento audiovisual e assim por diante. Como o calendário de grupo está contido em um site do SharePoint Online, todos em sua equipe podem vê-lo facilmente no SharePoint ou no Outlook.

Converter programas de banco de dados em um aplicativo do Access

Você pode usar o Microsoft Access 2013 para projetar e publicar um banco de dados e, em seguida, criar um aplicativo do Access para usar o banco de dados no site da equipe.

Automatizar processos corporativos com fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho automatizam e acompanham as principais tarefas em um processo corporativo. Eles são ótimos para tarefas como processos de aprovação ou coleta de comentários.

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Ajudar os usuários do site a encontrarem seu conteúdo

Após mover seus documentos e arquivos para o Site de equipe, informe os outros usuários do site. Você pode oferecer diversas maneiras para que eles encontrem conteúdo no site.

Esta tabela descreve diferentes métodos que você pode usar.

Método Descrição
Usar pesquisa para localizar conteúdo

A maneira mais fácil de localizar conteúdo em um site do SharePoint Online é usar o recurso de pesquisa.

Configurar exibições em listas e bibliotecas para tornar o conteúdo passível de descoberta

Você pode selecionar os elementos que aparecem em um modo de exibição. Por exemplo, em um modo de exibição você pode mostrar o título e o autor. Em outro modo de exibição, você pode mostrar apenas os itens adicionados após determinada data.

Personalizar a navegação do site

Você pode personalizar a navegação de seu Site de equipe para que os usuários do site localizem conteúdo mais facilmente.

Pesquisar conteúdo online quando estiver offline

É possível utilizar o OneDrive for Business ou o Outlook para pesquisar o conteúdo do site do SharePoint Online quando estiver offline

Acompanhar atualizações de conteúdo

Configure alertas ou assine um RSS feed para que você seja notificado automaticamente quando o conteúdo for alterado.

Para saber como você pode ajudar os usuários do site a encontrarem conteúdo facilmente, consulte o artigo do Guia de Planejamento: Planejar o conteúdo para seus Sites de equipe .

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Aplica-se a:
Centro de Administração do SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 e E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online para empresas (E1 & E2), SharePoint Online Small Business