Compartilhar sites ou documentos com pessoas de fora da sua organização

 Observação    Se essas informações não corresponderem ao que você está vendo, talvez você esteja usando o Office 365 pré-atualização. Tente compartilhar um site com usuários externos para encontrar a informação que aplica a você.
Estou usando o Office 365 após a atualização do serviço?

Se você realiza atividades que envolvem compartilhar documentos ou colaborar diretamente com fornecedores, clientes ou consumidores, talvez queira usar o seu site para compartilhar conteúdo com pessoas fora da sua organização que não possuem licenças para a sua assinatura do Microsoft Office 365.

Há três maneiras de fazer isso:

Este tópico explica como compartilhar um site ou um documento com pessoas de fora da sua organização.

É bom saber antes de começar

Antes de mergulhar e compartilhar conteúdo externamente, examine a seção Práticas recomendadas para compartilhamento sem compartilhamento em excesso. Se você tiver dúvidas em relação a quais tipos de usuários se qualificam como externos e quais direitos um usuário externo possui, consulte O que é um usuário externo? Para saber mais sobre como ativar ou desativar recursos de compartilhamento externo, consulte a seção Gerenciar o compartilhamento externo.

Neste artigo


Compartilhar um site

Quando você compartilha um site com usuários externos, envia um convite que eles poderão usar para fazer login em seu site. É possível enviar esse convite para qualquer endereço de email. Quando o destinatário aceitar o convite, poderá fazer login usando uma conta da Microsoft ou uma ID de usuário do Office 365 . Quando você compartilha um site, pode selecionar o tipo de permissões que deseja que a pessoa tenha no site.

Tenha cuidado ao compartilhar seu site de Equipe ou qualquer site que sua organização use principalmente para negócios e documentos internos, uma vez que você concederá acesso a usuários externos a esse site e a quaisquer subsites que compartilhem as permissões. Você poderá conceder a usuários externos acesso a conteúdo confidencial. Se tiver uma necessidade constante de colaborar com pessoas de fora da sua organização, configure um site usado especificamente para compartilhamento externo e configure esse site de forma que tenha permissões exclusivas diferentes de seus outros sites. Para saber mais sobre a herança de permissões, consulte O que é a herança de permissões?

Você precisa ser Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos. Adicionalmente, o recurso de compartilhamento externo deve ser ativado para sua assinatura do Office 365 (dependendo do seu plano, o administrador do seu Office 365 ou o administrador do SharePoint Online poderá fazer isso).

  1. Vá para o site que deseja compartilhar com usuários externos.
  2. Clique em Compartilhar.
    Imagem do comando Compartilhar no canto superior direito da tela.
  3. Na caixa de diálogo Compartilhar, digite os nomes dos usuários externos que você deseja convidar. Por exemplo: nome@outlook.com ou nome@contoso.com.

    Lembrete: Também é possível utilizar o comando Compartilhar para conceder a usuários licenciados internos acesso a um site. Se quiser fazer isso, basta digitar os nomes das pessoas que deseja convidar.
  4. Digite uma mensagem a ser incluída com o convite.
  5. Para atribuir o usuário externo a um grupo de permissões específico, clique em Mostrar Opções e então selecione o grupo desejado.

    É uma boa ideia oferecer às pessoas a menor quantidade de permissões que elas precisarão para realizar a tarefa desejada. Por exemplo, se a pessoa convidada só precisar ler o conteúdo, atribua-a ao grupo Visitantes, que tem permissões de Leitura por padrão. Se os usuários externos precisarem editar ou atualizar o conteúdo, adicione-os ao grupo Membros, que tem as permissões para edição por padrão. Tenha muito cuidado com a adição de usuários externos a qualquer grupo que tenha permissões para Controle Total.


    Imagem da caixa de diálogo Compartilhar para um site preenchida com nomes de usuário para usuários externos.
  6. Clique em Compartilhar.

Por padrão, qualquer convite enviado para usuários externos expirarão em 7 dias. Se um convidado não aceitar o convite em 7 dias, e se você ainda quiser que ele tenha acesso ao seu site, será necessário enviar um novo convite.

Quando os usuários externos recebem os convites, eles clicam em um botão que os conduz a uma página onde terão acesso ao site do SharePoint Online usando uma conta da Microsoft ou uma ID de usuário do Office 365. Se os usuários não tiverem uma conta da Microsoft, poderão inscrever-se em uma conta da Microsoft gratuita.

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Compartilhar um documento enviando ou postando um link de convidado anônimo

É possível criar um link de convidado anônimo e em seguida, compartilhar o link usando qualquer mídia que se ajusta à você. Por exemplo, postá-lo em uma página de mídia social, ou colá-lo em um email. É possível criar um link de convidado que fornece a permissão de edição ou apenas permissão de visualização.

Você deve ser Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos. Adicionalmente, o recurso de compartilhamento externo deve ser ativado nas Configurações de Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online (dependendo do plano que você tem). O compartilhamento externo também deve ser ativado para seu conjunto de sites (somente planos corporativos).

  1. Clique nas reticências (...) ao lado do documento para abrir sua janela de texto explicativo e em seguida, clique em Compartilhar.
    Começar a compartilhar um documento em uma biblioteca do SharePoint
  2. Na caixa de diálogo Compartilhar, selecioneObter um link.
  3. Selecione Criar um link para o tipo de permissão que você deseja conceder.
    Uma URL do link de convidado é criada.
  4. Selecione a URL do link de convidado e copie-o
    Criar um link de convidado anônimo e copiá-lo
    Agora, é possível colar a URL do link de convidado na mídia de sua escolha.
  • Se um documento em uma biblioteca de site de equipe, outros membros do site podem localizar os links de convidados na caixa de diálogo Compartilhar e enviá-los para os terceiros.
  • Se o arquivo que você está tentando compartilhar estiver localizado em uma biblioteca que use o Gerenciamento de Direitos de Informação, não será possível compartilhá-lo externamente.
  • Potencialmente, os links de convidado anônimo poderiam ser encaminhados ou compartilhados com outras pessoas, que também poderia exibir ou editar o conteúdo sem entrar. Evite usar links de convidado anônimo para conteúdo confidencial.
  • As pessoas convidadas para acessar documentos usando links de convidado anônimo só poderão exibir ou ler arquivos no Office Online relevante. Elas não poderão abrir arquivos na versão de área de trabalho correspondente do programa do Office.
  • Se o compartilhamento externo estiver desativado globalmente nas Configurações de Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online, qualquer link compartilhado terá o funcionamento interrompido. Se, mais tarde, ele for reativado, esses links voltarão a funcionar. Também é possível desabilitar links individuais que foram compartilhados se você quiser revogar o acesso a um documento específico. Consulte Desabilitar um link de convidado anônimo.

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Permitir que as pessoas criem links de convidado com documentos que você compartilhou com elas

Você pode estar feliz em compartilhar amplamente alguns documentos, e na verdade você pode querer incentivar as pessoas a recompartilhá-los. Para esses documentos, você pode permitir que as pessoas criem links de convidado anônimo com os documentos que você compartilha com eles.

Para permitir esse recurso, você deve ter permissão de controle total.

  1. Vá para a biblioteca onde você deseja permitir a criação de links de convidado.
  2. Selecione o ícone de engrenagem e selecione Configurações do Site.
  3. Na página Configurações do Site, em Usuários e Permissões, selecione Permissões do Site.
  4. Na guia Permissões, selecione Configurações de Solicitação de Acesso.
  5. Na configurações de solicitações de acesso caixa de diálogo, verifique permitir que os membros compartilham o site e arquivos individuais e pastas.

Agora quando as pessoas selecionarem os documentos compartilhados por você com eles e abrir a caixa de diálogo de Compartilhar, é possível criar um link de convidado. Observe, no entanto, que só é possível criar links de convidado que permitem aos convidados editar o documento se você tiver concedido-lhes permissão para edição quando você compartilhou o documento pela primeira vez. Se eles só têm permissão para visualização, eles só podem criar links de convidado que permitem a permissão para visualização.

Para uma visão geral das Configurações de Solicitação de Acesso, assista ao vídeo : Compartilhar um site sem solicitação de acesso.

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Compartilhar um documento exigindo a entrada em seu site

Você deve ser Proprietário do Site ou ter permissões de controle total para compartilhar um site com usuários externos. Adicionalmente, o recurso de compartilhamento externo deve ser ativado nas Configurações de Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online (dependendo do plano que você tem). O compartilhamento externo também deve ser ativado para seu conjunto de sites (somente planos corporativos).

  1. Clique nas reticências (...) ao lado do documento para abrir sua janela de texto explicativo e em seguida, clique em Compartilhar.
    Começar a compartilhar um documento em uma biblioteca do SharePoint
  2. Digite os endereços de email das pessoas que você está convidando para compartilhar o documento. Por exemplo: nome@outlook.com ou nome@gmail.com ou usuárioexterno@contoso.com.
  3. Na lista suspensa, selecione o nível de permissão que você gostaria de conceder a esses usuários.
  4. Se desejar, digite uma mensagem para ser incluída no email. A mensagem pode incluir informações ou instruções sobre o documento compartilhado.
  5. Marque a caixa de seleção Exigir entrada.

 Cuidado    Se você não marcar a caixa de seleção Exigir entrada, o email conterá um link de convidado anônimo para o documento. Links de convidado anônimo podem, potencialmente, ser encaminhados ou compartilhados com outras pessoas, que também podem ser capazes de exibir ou editar o conteúdo sem entrar.

  1. Clique em Compartilhar.

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Como compartilhar sem excesso

Práticas recomendadas para o compartilhamento de sites

Se você tiver compartilhado um site inteiro com um usuário, ele poderá fazer logon no site e operar como um membro integral. O usuário poderá navegar, procurar, visualizar e editar conteúdo (dependendo das permissões de grupo que ele tiver recebido). Ele também poderá fazer coisas como ver os nomes de outros usuários do site no Seletor de Pessoas ou visualizar metadados de documentos. Os usuários externos também aparecerão no Seletor de Pessoas como usuários do site. Isso significa que outras pessoas que usarem o site poderiam ter permissões diferentes desses usuários do que as concedidas inicialmente quando você compartilhou o site com elas. Verifique se você conhece a identidade de usuários externos antes de convidá-los para seu site.

Se você convidar usuários externos para o seu site de Equipe, eles poderão ver o conteúdo nesse site de Equipe e em todos os subsites. Se quiser evitar que os usuários externos ganhem acesso a partes importantes ou confidenciais do conteúdo no seu site de Equipe, poderá criar um subsite com permissões exclusivas e compartilhar somente esse subsite com os usuários externos. Para saber mais sobre a herança de permissões, consulte O que é herança de permissões?

De modo semelhante, se você deseja compartilhar um subsite criado em seu local do OneDrive for Business, talvez queira garantir que ele tenha permissões exclusivas, de forma a não conceder, acidentalmente, permissão aos usuários para sites ou conteúdo adicionais em seu Meu Site.

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Práticas recomendadas para o compartilhamento de documentos

Se você compartilhar documentos usando links de convidado anônimo, então será possível que destinatários do convite compartilhem esses links de convidado com outras pessoas que poderiam usá-los para exibir conteúdo. Não use links de convidado para compartilhar documentos confidenciais. Se quiser minimizar o risco de alguém compartilhar um link anônimo, compartilhe um documento solicitando a entrada.

Decidindo como compartilhar

Ao levar em consideração se e como você quer compartilhar conteúdo externamente, pense no seguinte:

  • A quem você quer conceder acesso ao conteúdo do seu site de Equipe e a qualquer subsite, e o que você deseja que eles possam fazer?
  • A quem na sua organização você quer conceder permissão para compartilhar conteúdo externamente?
  • Existe um conteúdo que você queira garantir que nunca será exibido a pessoas externas à sua organização?

As respostas para essas perguntas ajudarão você a planejar a sua estratégia de compartilhamento de conteúdo.

Tente fazer isto: Se você precisar fazer isto:

Compartilhar um site

Se quiser compartilhar um site, mas se também quiser evitar que usuários externos obtenham acesso a parte do conteúdo interno da sua organização, considere a criação de um subsite com permissões únicas usadas exclusivamente para a finalidade de compartilhamento externo.

Forneça acesso contínuo às informações e ao conteúdo em um site para alguém fora da sua organização. Essa pessoa precisa ter a capacidade de trabalhar como se fosse um usuário integral do seu site, além de criar, editar e visualizar conteúdo.
Compartilhe um documento e exija que a pessoa conecte-se. Forneça às pessoas fora da sua organização com acesso seguro a um documento específico para revisão ou colaboração, mas essas pessoas não precisam de acesso contínuo a outros conteúdos em seu site interno.
Compartilhar um documento utilizando um link de convidado anônimo. Compartilhe um link para um documento não sensível ou não confidencial com pessoas fora da sua organização, para que elas possam visualizá-lo ou atualizá-lo com comentários. Essas pessoas não precisam de acesso contínuo ao conteúdo do seu site interno.

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Consultar quem tem acesso a um site ou documento específico

Você também pode usar o comando Compartilhar para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi compartilhado.

Siga um destes procedimentos:

  • Para ver quem tem acesso a um site, clique em Compartilhar no canto superior direito da página e então clique no link após Compartilhado com na caixa de diálogo Compartilhar para exibir uma lista de pessoas que têm acesso ao site.
  • Para consultar quem tem acesso a um documento, a uma pasta ou a um Conjunto de Documentos, selecione o item na biblioteca de documentos e então movimente Compartilhar com na guia Arquivos.

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Remover convites

Se quiser remover um convite enviado para um usuário externo, você poderá revogá-lo antes que ele seja aceito.

Vá para o site no qual você deseja remover um convite.

  1. Vá para Configuraçõesbotão Configurações > Configurações de Site.
  2. Em Usuários e Permissões, clique em Acessar solicitações e convites.
  3. Em Convites de Usuário Externo, localize a pessoa para a qual deseja remover o convite do site e clique em Abrir Menu.
  4. Na janela de propriedades, clique em Remover.

Se o usuário externo já tiver aceitado um convite, e se você quiser removê-lo de seu site, remova-o do grupo de permissões do SharePoint para o qual ele foi atribuído. A pessoa em sua organização que tiver permissões de administrador do Office 365 ou de administrador do SharePoint Online também pode removê-lo da lista de usuários de seu ambiente. Para saber mais, consulte os artigos listados na seção Gerenciar o compartilhamento externo.

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Desabilitar um link de convidado anônimo

Quando um documento tiver sido compartilhado por meio de um link de convidado, você poderá ver estas informações no balão do documento.

Caixa de diálogo Propriedades mostrando que um documento foi compartilhado com um link de convidado.

Você pode revogar o acesso a um documento que foi compartilhado por meio de um link de convidado desabilitando o link

  1. Vá para a biblioteca que contém o documento para o qual você deseja remover um link de convidado.
  2. Aponte para o documento e clique em Abrir Menu.
  3. Clique em um link de convidado na frase Aberto para todos com um link de convidado.
  4. Ao lado da URL para o link de convidado, clique no botão Desabilitar.
  5. Quando for perguntado se deseja desabilitar o link, clique em Desabilitar Link.
    Caixa de diálogo perguntando se você deseja desabilitar um link de convidado para um documento compartilhado de forma que ele não funcione mais.

Quando pessoas de fora de sua organização tentarem acessar o conteúdo utilizando o link de convidado, elas verão uma mensagem indicando que não é possível acessá-lo.

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Gerenciar o compartilhamento externo

As configurações do administrador para o compartilhamento externo serão diferentes, dependendo do plano do Office 365 assinado por sua empresa. Para obter informações sobre a ativação e a desativação do recurso de compartilhamento externo, ou sobre sua configuração, consulte os seguintes tópicos:

Se a sua organização estiver usando o Office 365 Small Business, consulte Gerenciar o compartilhamento com usuários externos.

Se a sua organização estiver usando um dos planos empresariais do Office 365, consulte Gerenciar o compartilhamento externo para seu ambiente do SharePoint Online.

Para obter informações sobre a configuração e o gerenciamento de solicitações de acesso a sites, consulte Configurar e gerenciar solicitações de acesso.

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Aplica-se a:
Centro de Administração do SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 e E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online para empresas (E1 & E2), SharePoint Online Small Business