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Em um ambiente de negócios, a maioria das pessoas precisa preencher formulários, como relatórios de despesas, cartões de ponto, pesquisas de satisfação dos funcionários ou formulários de apólice de seguro. Outras pessoas são responsáveis pela criação, distribuição e manutenção desses formulários. Use o InfoPath, um novo programa do Microsoft Office System, para criar e preencher formulários eletrônicos, como o formulário de relatório de despesas exibido abaixo.

Observação   As informações contidas neste artigo partem do princípio de que você tenha o Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1 instalado no computador, além de estar com os recursos do Service Pack habilitados no InfoPath. Para obter mais informações sobre o Service Pack e saber como baixá-lo, veja os links na caixa Consulte também no início deste artigo.

O que é o InfoPath?

No InfoPath, é possível realizar duas tarefas:

• Criar formulários  Crie e publique formulários interativos e amigáveis no modo de design (modo de design: o ambiente de design do InfoPath no qual você pode criar ou modificar um modelo de formulário.). Além de inserir caixas de texto e outros controles (controle: um objeto da interface gráfica do usuário, como uma caixa de texto, uma caixa de seleção, uma barra de rolagem ou um botão de comando, que permite a usuários controlar o programa. Você usa controles para exibir dados ou opções, executar uma ação ou facilitar a leitura da interface do usuário.) padrão em um formulário, o InfoPath permite que você insira controles que ofereçam aos usuários a flexibilidade de adicionar, remover, substituir ou ocultar seções (seção: um controle em um formulário que contém outros controles.) de um formulário. Os formulários criados por você variam de simples, para a coleta de dados, a complexos, que são parte de um processo de negócios mais amplo. Os formulários do InfoPath podem ser usados sozinhos ou adaptados para funcionar com os bancos de dados ou serviços da Web existentes. Além disso, eles podem ser publicados em um lugar comum da rede de uma empresa ou acessados desse local, como, por exemplo, uma pasta compartilhada, um servidor Web ou uma biblioteca de formulários (biblioteca de formulários: uma pasta na qual um conjunto de formas com base no mesmo modelo é armazenado e compartilhado. Cada formulário em uma biblioteca de formulários é associado a informações definidas pelo usuário que são exibidas na listagem de conteúdo dessa biblioteca.) localizada em um site do Microsoft Windows® SharePoint™ Services. Para preencher os formulários, os usuários devem ter o InfoPath instalado no computador.
• Preencher formulários  Os usuários do InfoPath podem preencher formulários usando recursos conhecidos. Por exemplo, é possível verificar a ortografia dentro dos campos, usar a ferramenta Pincel para copiar e colar formatação, ou inserir elementos gráficos e textos formatados dentro de alguns campos no formulário. Dependendo do design do formulário, os usuários também podem mesclar dados de vários formulários em um único formulário ou exportar dados para outros programas. Além disso, eles podem salvar os formulários no computador, trabalhar no modo offline com eles e enviá-los para a rede corporativa quando se reconectarem. Isso é especialmente útil para pessoas que têm acesso intermitente ou restrito a recursos de rede, como funcionários que viajam com muita freqüência.

O InfoPath baseia-se em XML (Linguagem de marcação extensível) (XML: uma forma condensada de SGML que permite aos desenvolvedores criar marcas personalizadas que oferecem flexibilidade na organização e apresentação de informações.). Quando você desenvolve um formulário, o InfoPath cria um arquivo .xsn, que é um arquivo (.cab) de gabinete contendo arquivos XML padrão, como arquivos XSD (Esquema XML) (Esquema XML: uma especificação formal, gravada em XML, que define a estrutura de um documento XML, incluindo nomes de elementos e tipos de dados rich, quais elementos podem aparecer combinados e quais atributos estão disponíveis para cada elemento.) e XSLT (Transformação em XSL) (XSLT: uma linguagem usada para transformar documentos XML em outros tipos de documentos, como HTML ou XML, criada para ser usada como parte do XSL.) . Quando o usuário preenche um formulário no InfoPath, os dados contidos no formulário são salvos ou enviados como XML padrão da indústria. No entanto, não é preciso ter noções de XML para criar ou preencher um formulário do InfoPath. O ponto importante é que o formato XML do formulário pode facilitar o redirecionamento de dados feito pela organização. Por exemplo, um único formulário de relatório de viagens do InfoPath pode ser usado para fornecer dados XML a sistemas CRM (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente), de caixa simples e de planejamento de viagens.

Por que usar o InfoPath?

Os formulários do InfoPath podem ser simples e usados por várias pessoas em um grupo de trabalho pequeno para coletar informações. Por exemplo, uma equipe de vendas de 10 pessoas pode usar o formulário para preencher e compartilhar informações sobre os contatos de vendas. Os dados nesses formulários podem então ser mesclados em um único relatório de resumo que será enviado mensalmente para a gerência.

Como alternativa, os formulários do InfoPath podem ser mais sofisticados e oferecer conexão com bancos de dados existentes ou integração com sistemas de negócios existentes. Por exemplo, se sua empresa usa o Microsoft BizTalk® Server 2004 para gerenciar o processo de relatório de reembolso de despesas, os desenvolvedores do departamento de TI podem criar um formulário de reembolso de despesas do InfoPath que permita aos usuários enviar dados diretamente para o BizTalk, que, por sua vez, roteia os dados para aprovação ou processamento feito pelo departamento apropriado.

A lista a seguir descreve alguns dos principais benefícios ao usar o InfoPath:

Dados reutilizáveis  Graças à linguagem XML, os dados armazenados em um formulário do InfoPath não precisam ficar bloqueados; eles podem ser facilmente separados do formulário e reformatados ou reutilizados conforme necessário. Essa flexibilidade permite que criadores de formulários integrem dados de formulários a processos de negócios existentes baseados em XML. Além disso, reduz a necessidade de tarefas demoradas e com entrada de dados redundantes, como redigitar dados de formulários de papéis para um banco de dados ou copiar dados manualmente entre programas distintos.

Dados precisos  À medida que os usuários preenchem os formulários do InfoPath, os dados inseridos podem ser verificados para saber se há erros de validação de dados (validação de dados: o processo de testar a precisão dos dados; um conjunto de regras que você pode aplicar a um controle para especificar o tipo e o intervalo de dados que os usuários podem inserir.) . Se o formulário estiver conectado a um banco de dados ou serviço Web, os usuários não poderão enviar dados enquanto o erro não for corrigido. Isso ajudará a garantir que os dados coletados sejam precisos e livres de erros, além de serem compatíveis com qualquer padrão que você especificar. A seguinte ilustração mostra como o erro de validação de dados aparece para a pessoa que está preenchendo o formulário.

Além disso, você pode usar fórmulas para fazer cálculo automático de valores matemáticos ou habilitar o verificador ortográfico para possibilitar a verificação de erros ortográficos antes de enviar o formulário.

Custo reduzido  Diferente dos formulários de papel, que precisam ser reimpressos quando houver alguma alteração, os formulários do InfoPath podem ser modificados e republicados com facilidade. Além disso, o InfoPath detecta automaticamente quando um formulário foi atualizado para que os usuários sempre tenham a versão mais recente.

Suporte offline  Diferente dos formulários da Web, os formulários do InfoPath não precisam ser preenchidos enquanto o usuário estiver conectado à rede. O usuário pode preencher os formulários no modo offline e enviá-los posteriormente, quando o computador for reconectado à rede.

Várias exibições  Você pode criar um formulário do InfoPath que inclua várias exibições (modo de exibição: uma configuração de exibição específica do formulário que pode ser salva em um modelo de formulário e aplicada a dados do formulário durante seu preenchimento. Os usuários podem alternar entre os modos de exibição para escolher a quantidade de dados exibida no formulário.). Por exemplo, para facilitar o uso de um formulário de status de projeto extenso, você poderá criar uma exibição de resumo de alto nível, além da exibição detalhada padrão. Além disso, é possível criar uma regra (regra: condições e ações que executam tarefas automaticamente com base em eventos e valores do formulário.) que alterne automaticamente entre exibições quando os usuários abrem o formulário, enviam o formulário ou clicam em um botão do formulário. Os usuários também podem alternar entre exibições usando os comandos do menu Exibir, conforme mostrado na ilustração abaixo.

Controles flexíveis  Além dos controles padrão, como caixas de texto e caixas de listagem, o InfoPath inclui vários controles novos, como tabelas de repetição (tabela de repetição: um controle em um formulário que contém outros controles em um formato de tabela e que é repetido conforme necessário. Os usuários podem inserir várias linhas durante o preenchimento do formulário.), grupos de seleções (grupo de escolha: um controle usado para apresentar um conjunto de opções mutuamente exclusivas. Por padrão, um grupo de escolha contém duas seções de escolha e uma delas é exibida para o usuário como a opção padrão no formulário.)e seções opcionais (seção opcional: um controle em um formulário que contém outros controles e que normalmente não é exibido por padrão. Os usuários podem inserir e remover seções opcionais quando preencherem o formulário.). Esses tipos de controles permitem que você crie um formulário flexível e padronizado para seus usuários. Por exemplo, em um formulário de relatório de despesas, é possível usar uma tabela de repetição para permitir que usuários insiram apenas os itens de despesas que acharem necessário.

Suporte para Tablet PC  Se você estiver usando um Tablet PC, poderá usar uma caneta digitalizadora (caneta digital: uma caneta que acompanha um Tablet PC e é usada para interagir com a tela de mesa digitalizadora.) para escrever diretamente nos campos do formulário. Depois de um curto intervalo, o InfoPath converte automaticamente as anotações à tinta em texto. Dependendo do design do formulário, você também pode escrever ou desenhar dentro de alguns controles, e depois salvar as anotações à tinta junto com o formulário.

Usando o InfoPath com outros programas

Como o InfoPath oferece suporte a XML padrão da indústria, ele funciona de forma eficiente com outros programas e tecnologias, incluindo os listados nesta tabela.