Macros desmistificadas: o que são e por que usá-las

Colaborador da comunidade Por Stephanie Krieger, especialista em produção de documentos

Aplica-se a:
Edições do Microsoft Office System 2003

Você já gastou muito tempo em uma tarefa repetitiva em um programa do Microsoft Office, suspeitando que devia haver uma maneira melhor de executá-la? Talvez você tenha precisado reformatar várias tabelas em um longo documento do Word ou reorganizar os dados em uma planilha do Excel. Ou quem sabe desejava fazer as mesmas alterações em muitas páginas do Visio ou slides do PowerPoint semelhantes. Se estas ou tarefas similares parecerem familiares, então você precisa conhecer as macros.

É bem provável que você já tenha visto avisos de macro ao abrir documentos do Office, então macros o faz pensar em termos assustadores como vírus ou programação. Bem, saiba que a maioria das macros não só é inofensiva mas que elas também podem ser tremendas poupadoras de tempo. E as macros são mais fáceis de criar e usar do que você poderia esperar.

Nesta página:

O que é uma macro?

Uma macro é uma coleção de comandos que você pode aplicar com um único clique. As macros podem automatizar quase tudo que seja possível executar no programa que você está usando e até mesmo permitem fazer coisas que talvez você não soubesse que fossem possíveis.

As macros são um tipo de programação?

As macros são programação, mas para usá-las, você não precisa ser um desenvolvedor e nem mesmo ter conhecimento de programação. A maioria das macros que você pode criar nos programas do Office é escrita em uma linguagem chamada Microsoft Visual Basic for Applications, ou VBA. As macros do VBA são o tipo tratado neste artigo.

Quando e por que você deve usar as macros?

As macros economizam tempo e ampliam os recursos dos programas que você usa diariamente. Elas podem ser usadas para automatizar tarefas repetitivas de produção de documentos, simplificar tarefas cansativas ou criar soluções, como automatizar a criação de documentos que você e seus colegas usam regularmente. Os usuários com experiência em VBA podem usar macros para criar suplementos personalizados que incluem modelos, caixas de diálogo e até mesmo armazenam informações para uso repetido.

Considere o exemplo usado neste artigo de formatação de várias tabelas em um documento do Word. Imagine o documento tenha 50 tabelas e elas precisem ser reformatadas. Mesmo se você for um usuário avançado e leve apenas cinco minutos para formatar cada tabela, isso significa mais de quatro horas somente para essa tarefa. Se você gravar uma macro para formatar as tabelas e editar essa macro para repetir as alterações por todo o documento, poderá concluir a tarefas em questão de minutos e não horas.

Como as macros são criadas?

Em muitos programas do Office, você pode criar uma macro gravando uma série de ações ou escrevendo a macro.

Gravar uma macro

Gravar uma macro é quase tão simples quanto ligar ou desligar um gravador de fita. Quando você usa o gravador de macros, uma macro é escrita automaticamente para você com base nas ações que você executa. No Office, é possível gravar macros no Word, Excel, PowerPoint, Visio e Project.

Por exemplo, vamos examinar uma gravação de macro para a primeira tarefa mencionada no início deste artigo — a reformatação de várias tabelas em um longo documento do Word. Você pode aplicar um estilo de tabela para realizar boa parte da formatação da tabela, mas talvez também precise aplicar formatação que não pode fazer parte de um estilo, como as larguras das tabelas ou a altura das linhas na tabela.

Para gravar essa macro, coloque o ponto de inserção na primeira tabela a ser formatada e siga este procedimento:

  • No menu Ferramentas, clique em Macro e em Gravar Nova Macro.
  • Na caixa de diálogo Gravar Macro, mostrada aqui, você pode nomear a macro, atribui-la a uma barra de ferramentas ou atalho de teclado para facilitar o acesso, personalizar o local em que a macro é salva e adicionar uma descrição da macro para referência posterior. Ou, se preferir, você pode ignorar todas essas etapas por enquanto e apenas clicar em OK para começar a gravação.

Caixa de diálogo Gravar macro

  1. Você pode renomear o nome numérico atribuído automaticamente à sua macro. Os nomes de macro também podem incluir letras e números, mas não podem ter espaços.
  2. Por padrão, as novas macros gravadas são salvas no modelo global chamado Normal.dot. Você também pode salvar a macro no documento ou modelo ativo, ou em outro modelo personalizado.
  3. É possível atribuir uma macro para que esteja disponível em uma barra de ferramentas ou através de um atalho de teclado. Se ignorar esta parte, você poderá fazer essas atribuições a qualquer momento depois de criar a macro.
  4. A descrição inclui a data e o nome do usuário que está gravando a macro. Você pode editar essa descrição conforme necessário.

Depois de clicar em OK, uma pequena barra de ferramentas é aberta contendo dois botões, Parar GravaçãoImagem do botão e Pausar GravaçãoImagem do botão.

  • Execute cada etapa necessária para formatar a tabela. Por exemplo, você poderia aplicar um estilo de tabela, definir sua largura como sendo 50% da largura disponível na página, selecionar a tabela e depois remover as configurações de altura de linha de todas as linhas da tabela. Ao terminar de aplicar todas as formatações que serão iguais em todas as tabelas a serem formatadas, clique no botão Parar Gravação.
  • Você agora pode clicar em qualquer tabela no documento e executar essa macro para repetir automaticamente todas as ações executadas na primeira tabela.

Observação     Se você não tiver atribuído a macro a uma barra de ferramentas ou um atalho de teclado, poderá acessá-la através da caixa de diálogo Macros. Para isso, no menu Ferramentas, clique em Macro e, em seguida, clique em Macros. Selecione sua macro na lista de nomes de macro e clique em Executar.

Escrever uma macro

Nos programas do Office nos quais é possível gravar macros, como Access, Outlook, FrontPage e Publisher, você pode escrever suas próprias macros do VBA. Para escrever uma macro, não é necessário ter nenhum conhecimento sobre VBA, mas talvez você fique surpreso como é fácil aprender devido aos conhecimentos que já adquiriu apenas por usar o programa. A única finalidade do VBA é automatizar os recursos que você utiliza diariamente. Por exemplo, no Word, os termos do VBA incluem itens como documentos, tabelas, parágrafos ou seções.

Escrever uma macro, ou editar uma macro já gravada, proporciona a você a capacidade de acrescentar mais poder às suas macros. Por exemplo, no exemplo de gravação de macro acima, você poderia editar a macro gravada incluindo o que chamamos de loop — código simples do VBA que permite que a macro aplique a formatação a todas as tabelas no documento ao mesmo tempo, em vez de você precisar executar a macro separadamente para cada tabela.

Uma das maiores vantagens de escrever ou editar macros do VBA é que depois que você aprende como escrever apenas um pouquinho de VBA em um programa do Office, pode usar boa parte do mesmo conhecimento para escrever ou editar macros nos outros programas do Office. A terminologia difere para recursos específicos, mas a linguagem que você precisa saber para configurar uma macro, como loop, é idêntica em qualquer programa que use o VBA.

Dica     Uma boa maneira de começar a aprender VBA é gravar uma macro e examiná-la no Editor do Visual Basic. Para isso, no menu Ferramentas, clique em Macro e, em seguida, clique em Macros. Selecione sua macro gravada na lista de nomes de macros e clique em Editar.

E sobre a segurança de macros?

É fato que, enquanto a maioria das macros é inofensiva e útil, macros são um problema de segurança importante. Quando criadas com intenções malignas, as macros podem conter código destrutivo que causa danos aos seus documentos ou ao sistema.

Para proteger seu sistema e seus arquivos, não habilite macros de fontes desconhecidas. Para ter a opção de habilitar ou desabilitar as macros, mas ainda ter acesso a quaisquer macros que você deseje usar, defina o nível de segurança de macro nos programas do Office como Médio. Isso proporcionará a você a opção de habilitar ou desabilitar as macros sempre que abrir um arquivo que contenha uma macro, mas permitirá que execute quaisquer macros que desejar.

Para definir a segurança de macro em qualquer programa do Office que ofereça macros do VBA, no menu Ferramentas, clique em Macro e em Segurança. Selecione o nível de segurança preferido e clique em OK. Observe que não é recomendável definir o nível de segurança como Baixo.

Apresentando macros no...

Word

Você pode gravar ou escrever macros no Word.

Se você for um usuário avançado do Word e se sente à vontade gravando macros, o Word é um excelente lugar para começar a aprender como editar e escrever suas macros porque o VBA do Word usa muito da terminologia que você já conhece e usa diariamente.

Excel

As macros são muito populares no Excel porque podem ampliar enormemente a funcionalidade que você usa sempre. As macros do Excel podem ser usadas para tudo desde a automação de tarefas comuns à criação de funções personalizadas.

Se você tiver experiência em gravar e usar macros no Excel e gostaria de escrever e editar macros nesse programa, experimente este curso de treinamento em loops.

  • Entrar no loop com as macros do Excel

PowerPoint, Visio e Project

Semelhante ao Word e ao Excel, você pode gravar e escrever macros no PowerPoint, Visio e Project.

Access

As macros são importantes no Access porque podem ampliar enormemente a funcionalidade dos bancos de dados. Embora não seja possível gravar macros no Access, você pode escrever código no VBA do Access ou criar macros usando uma ferramenta chamada Construtor de Macros. O Access oferece várias opções, das quais o VBA é apenas uma, para ajudar você a criar a automação de que necessita.

FrontPage e Publisher

Semelhante ao Word, Excel, PowerPoint e Visio, você pode escrever macros no FrontPage ou Publisher para economizar tempo em tarefas repetitivas ou, no FrontPage, para criar e usar suplementos que ampliam os recursos do programa.


Sobre a autora

Stephanie Krieger é uma especialista em produção de documentos, perita em criar soluções com o Microsoft Office System, e é a autora de Microsoft Office Document Designer. Stephanie escreve para vários sites da Microsoft, incluindo Microsoft At Work e Office Online, e freqüentemente fornece webcasts sobre o Office System. Visite seu blog para obter mais dicas sobre o Office.