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Doutor Rabugento |
Artigos do Dr. Rabugento
| Aplica-se a: |
| OUTLOOK E FERRAMENTAS COLABORATIVAS |
O bom gestor é aquele que não se percebe no dia a dia, mas sentimos a sua ausência, o seu estilo de estimular e cuidar de sua equipe é de coaching ou treinador. Tarefas do Outlook permitem atribuir responsabilidades e afazeres a terceiros e controlar remotamente sem um discar de telefone, um grito, nada de perturbação. Quando vejo alguém utilizar esta facilidade, sorrio e deixo de ser rabugento. Parabenizo a pessoa!
James era gerente de uma multinacional. Eficaz e cobrador, ele solicitava as tarefas de manhã aos membros de sua equipe, anotava em um caderninho. No final da tarde controlava os resultados no mesmo caderninho dia a dia. Ele era tão eficaz que teve tempo para abrir um negócio paralelo e ainda foi promovido a diretor de área.
Hoje em vez falar com cada pessoa e voltar com o caderninho á tarde, o controle fica na lista de Tarefas com modo de exibição por pessoa responsável. (figura1) Sobra tempo ao gestor para planejar e dar um suporte estratégico á sua equipe, sem ser cobrador.
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Figura 1 Listar Tarefas por pessoa responsável
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Atribuir tarefas
Trabalhos colaborativos exigem atribuir ou solicitar a execução de tarefas por subordinados, colegas e superiores hierárquicos. O método tradicional é solicitar uma tarefa por telefone, e-mail ou pessoalmente - confirmar o prazo de execução, anotar em um bloco de anotações as tarefas com as datas de vencimento e cobrar caso não tenha sido entregue.
Tarefas do Outlook permitem automatizar esta ação e supervisionar de forma eletrônica.
- Clique em Tarefas no painel de navegação do Outlook.
- Abra uma nova Tarefa.
- Clique em Atribuir tarefas e veja a figura 1.
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Figura 1 Tarefa a ser atribuída.
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- Supervisionar Tarefas
- Para manter a supervisão e acompanhamento da tarefa, antes de enviar selecione as opções de:
- Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas.
- Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída.
Preencha o endereço do e-mail do destinatário e envie a solicitação.
Ele a receberá como um convite para executá-la em sua caixa de entradas de e-mail, podendo aceitar ou recusar. Isto cria compromisso entre o solicitante e a pessoa que deve executar a Tarefa. Quem pode clica em Aceitar e quem não pode clica em Recusar e faz uma nova negociação de prazo ou forma de execução.
Quando clicar em Aceitar, a tarefa será automaticamente inserida na pasta de Tarefas e quem a solicitou receberá um e-mail de resposta com o aceite ou recusa do mesmo. Sempre que a Tarefa for atualizada por quem a faz, automaticamente será atualizada na pasta de quem a solicitou.
Economize o seu vozeirão, respire e utilize esta facilidade. Você será elogiado pela equipe e até seus superiores.
Sucesso!
Sobre o autor
Marcelo Thalenberg, o colunista Dr. Rabugento é diretor da MT Criativa, autor do livro “Socorro roubaram meu tempo - mais de 100 soluções com o Outlook” e Microsoft MVP.
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