Aprender como adicionar, editar ou excluir registros

As informações que você mantém em um banco de dados são armazenadas em tabelas, que contêm dados sobre um assunto específico, como ativos ou contatos. Cada registro em uma tabela contém informações sobre um item, como um contato específico. Um registro é composto de campos, como nome, endereço e número de telefone. Um registro normalmente é chamado de uma linha, e um campo é normalmente chamado de uma coluna. O Microsoft Office Access 2007 permite adicionar, editar ou excluir registros em uma tabela diretamente no modo Folha de Dados (modo Folha de Dados: uma janela que exibe dados de uma tabela, um formulário, uma consulta, um modo de exibição ou um procedimento armazenado em um formato de linha e coluna. No modo Folha de Dados, é possível editar campos, bem como adicionar, excluir e pesquisar dados.). Se você projetou e criou uma consulta seleção (consulta seleção: uma consulta que faz uma pergunta sobre os dados armazenados nas tabelas e retorna um conjunto de resultados no formulário de uma folha de dados, sem alterar os dados.), poderá exibir e freqüentemente editar os registros diretamente na folha de dados resultante da execução da consulta. Você também pode criar um formulário com base em qualquer tabela ou consulta e, em seguida, usar o formulário para adicionar ou editar registros.

Neste artigo


Visão geral

Quando você cria um banco de dados com base em um modelo, suas tabelas, consultas e formulários iniciais serão automaticamente criados para você. Este artigo explica como adicionar, editar e excluir registros ao usar um banco de dados criado a partir de um dos modelos fornecidos com o Access.

Para obter informações sobre como adicionar, editar e excluir registros em um banco de dados que não foi criado a partir de um modelo incluído no Access, consulte os seguintes artigos:

Para obter informações sobre como usar o recurso Coletar e Atualizar Dados Usando Email, consulte o artigo Coleta de dados por meio de mensagens de email.

Para aprender como importar dados no Access, consulte estes artigos:

Para obter informações sobre como adicionar um novo campo ou coluna em uma tabela, consulte o artigo Inserir, adicionar ou criar um novo campo em uma tabela.

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Adicionar um novo registro

Você adiciona um registro no banco de dados quando tem um novo item a monitorar. Por exemplo, você pode desejar adicionar um novo contato à tabela Contatos quando tiver um novo amigo ou colega cujas informações deseja registrar. Quando você adiciona um novo registro, o Office Access 2007 anexa o registro ao final da tabela.

Para adicionar um registro, primeiro você abre uma tabela ou formulário. Às vezes, um formulário é automaticamente aberto quando você abre o banco de dados. Por exemplo, quando você abre um banco de dados criado a partir do modelo Contato, o formulário Lista de Contatos será aberto automaticamente. O formulário Lista de Contatos é o formulário de inicialização do banco de dados Contatos.

Formulário Lista de contatos

As seções seguintes explicam várias formas em que você pode adicionar um novo registro usando o modo Folha de Dados ou o modo Formulário.

Usar o formulário de inicialização de um modelo

Quando você cria um novo banco de dados com base em um modelo fornecido com o Access, um formulário de inicialização normalmente é carregado quando esse banco de dados é aberto pela primeira vez. Por exemplo, se você criar um banco de dados com base no modelo Contatos, o formulário de inicialização Lista de Contatos será carregado. O formulário de inicialização foi projetado para ser um ponto de partida para a navegação e o uso do banco de dados. Muitos desses modelos, mas não todos, permitem clicar em um botão fornecido para adicionar novos registros no formulário de inicialização. Por exemplo, o formulário Lista de Contatos tem um botão Novo Contato e o formulário Lista de Questões tem um botão Nova Questão.

Formulário Lista de Contatos com um círculo em torno do botão Novo Contato

Quando você clica em um botão desse tipo, será aberto um formulário onde é possível inserir as informações apropriadas. Por exemplo, quando você clicar no botão Novo Contato, o formulário Detalhes do Contato será aberto.

Adicionar um registro usando o botão Novo

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.
  2. Quando o formulário de inicialização aparecer, clique no botão fornecido para adicionar um novo registro.

Por exemplo, no formulário Lista de Contatos, clique em Novo Contato. O formulário Detalhes do Contato será aberto.

  1. Preencha o formulário. Digite informações em cada campo, pressionando TAB para mover para o próximo campo ou pressionando SHIFT+TAB para mover para o campo anterior.

 Observação   Para iniciar uma nova linha em um campo que ofereça suporte a mais de uma linha de texto, como um campo Texto ou um campo Memorando, pressione CTRL+ENTER. Você pode abrir a caixa Zoom se desejar mais espaço para edição. Para abrir a caixa Zoom, clique no campo que deseja editar de forma que o cursor fique no campo e o campo esteja selecionado. Em seguida, pressione SHIFT+F2.

  1. Quando você concluir a inserção de registros, clique em OK para salvar as informações ou, se deseja adicionar mais registros, clique em Salvar e Novo, se estiver disponível.

Se você estiver usando o formulário Lista de Contatos, poderá adicionar um novo registro clicando em Adicionar do Outlook e, em seguida, selecionando o registro em seu Catálogo de Endereços do Microsoft Office Outlook 2007.

Adicionar um registro usando o botão Adicionar do Outlook

Alguns dos modelos incluem o botão Adicionar do Outlook que permite que você adicione um registro a partir do catálogo de endereços do Office Outlook 2007. Observe que este botão é um recurso de determinados modelos e não está presente por padrão quando você cria um novo formulário ou tabela.

  1. Clique em Adicionar do Outlook.
  2. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil aparecer, selecione o nome de um perfil na caixa Nome do Perfil e, em seguida, clique em OK.

 Observação   Você poderá ver uma caixa de diálogo que informa o seguinte: Um programa está tentando acessar endereços de email armazenados no Outlook. Deseja permitir isso? Se isso não for esperado, poderá haver um vírus e você deve escolher "Não". É normal ver essa caixa de diálogo depois de clicar em Adicionar do Outlook, portanto não clique em Não. Se você planeja escolher mais de um contato, poderá desejar marcar a caixa de seleção Permitir acesso por e, em seguida, escolher um período de tempo curto, como 5 minutos. Fazer isso instrui que o Outlook permita o acesso a seus endereços de email armazenados pelo período de tempo especificado. Quando tiver concluído, clique em Sim.

  1. Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Serem Adicionados, clique duas vezes nos nomes que deseja adicionar e, em seguida, clique em OK.

Os nomes serão adicionados ao formulário.

Salvar um registro de contato no catálogo de endereços do Outlook

Alguns dos modelos incluem o botão Criar Contato do Outlook que permite que você salve um registro como um contato no seu catálogo de endereços do Outlook. Observe que este botão é um recurso de determinados modelos e não está presente por padrão quando você cria um novo formulário ou tabela.

  1. Clique em Criar Contato do Outlook.
  2. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil aparecer, selecione o nome de um perfil na caixa Nome do Perfil e, em seguida, clique em OK.
  3. O Outlook abre um novo formulário de contato contendo dados do registro que você selecionou. Verifique os dados no novo formulário de contato e faça quaisquer alterações ou adições necessárias.
  4. Na guia Contato do novo formulário de contato, no grupo Ações, clique em Salvar e Fechar.

Alguns dos modelos expõem um comando Salvar como Contato do Outlook na Faixa de Opções, parte da Interface de usuário do Microsoft Office Fluent, que permite que você salve um contato no seu catálogo de endereços do Outlook. Observe que este comando é um recurso de determinados modelos e está disponível apenas quando você está usando uma tabela que armazena endereços de email ou quando você está usando uma consulta ou formulário, com base em tal tabela, em um banco de dados que seja baseado em determinados modelos.

  1. Selecione o registro que você deseja salvar como um contato do Outlook.
  2. Na guia Início, no grupo Registros, clique em Mais e, em seguida, clique em Salvar como Contato do Outlook.
  3. Se a caixa de diálogo Escolher Perfil aparecer, selecione o nome de um perfil na caixa Nome do Perfil e, em seguida, clique em OK.
  4. O Outlook abre um novo formulário de contato contendo dados do registro que você selecionou. Verifique os dados no novo formulário de contato e faça quaisquer alterações ou adições necessárias.
  5. Na guia Contato do novo formulário de contato, no grupo Ações, clique em Salvar e Fechar.

Adicionar um registro no formulário de inicialização

Dependendo do modelo usado, às vezes, você pode inserir informações diretamente em um formulário de inicialização. O Access muito freqüentemente exibe qualquer informação existente em uma folha de dados. Diretamente abaixo da última linha de dados está um registro novo, em branco, com um asterisco (*) exibido no seletor de registros. Para ir rapidamente para o novo registro no fim da tabela, clique no botão de navegação Novo registro (em branco), ou clique em Novo Registro no grupo Registros na guia Início.

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.
  2. Quando o formulário de inicialização aparecer, se não houver dados existentes, insira as informações no novo registro em branco que aparecer. Se houver informações existentes, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Novo.
  • Clique em Novo registro (em branco), se ele estiver disponível.
  • Localize o registro com um asterisco no seletor de registro e insira as informações lá.
  1. Preencha o registro. Digite informações em cada campo, pressionando TAB para mover para o próximo campo ou pressionando SHIFT+TAB para mover para o campo anterior.

 Observação   Para iniciar uma nova linha em um campo que ofereça suporte a mais de uma linha de texto, como um campo Texto ou um campo Memorando, pressione CTRL+ENTER. Se você desejar mais espaço para edição, poderá abrir a caixa Zoom. Para isso, como o cursor no campo que deseja editar, pressione SHIFT+F2.

  1. Depois de preencher todos os campos, pressione TAB para mover para um novo registro em branco.

Quando você exibir outro registro ou fechar o formulário, o Access salvará o novo registro adicionado.

Usar uma tabela ou formulário a partir do Painel de Navegação

Além de inserir um novo registro usando o formulário de inicialização do modelo, você pode abrir uma tabela ou um formulário a partir do Painel de Navegação e, em seguida, inserir um novo registro.

Abrir uma tabela ou formulário

  • No Painel de Navegação, clique duas vezes no item que deseja abrir (ou clique uma vez se alterou a opção Abrir Objetos com na caixa de diálogo Opções de Navegação).

A tabela ou o formulário serão abertos em sua exibição padrão.

Quaisquer informações existentes serão exibidas, com mais freqüência em linhas em uma folha de dados. Abaixo dessas linhas, um novo registro em branco com um asterisco será exibido no seletor de registro. Insira as novas informações nessa linha.

Adicionar um registro a uma tabela ou formulário    

Quando a folha de dados ou o formulário aparecer, se não houver dados existentes, insira as informações no novo registro em branco que aparecer. Se houver informações existentes, execute um dos seguintes procedimentos:

  • Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Novo.
  • Clique em Novo registro (em branco), se ele estiver disponível.
  • Localize o registro com um asterisco no seletor de registro e insira as novas informações nessa linha.

Depois de preencher todos os campos, pressione TAB para mover para um novo registro em branco.

Quando você exibir outro registro ou fechar a tabela ou o formulário, o Access salvará o novo registro adicionado.

Por que os números de identificação às vezes parecem pular um número

Quando você cria um campo definido com o tipo de dados AutoNumeração, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registro. O valor é incrementado por padrão, de forma que cada novo registro obtém o próximo número seqüencial disponível. A finalidade do tipo de dados AutoNumeração é fornecer um valor adequado para uso como uma chave primária.

Para obter mais informações sobre as chaves primárias, consulte o artigo Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

Quando você exclui uma linha de uma tabela que contém um campo definido para o tipo de dados AutoNumeração, o valor no campo AutoNumeração dessa linha nem sempre é reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número gerado pelo Access pode não ser o número que você espera ver, podendo aparecer intervalos na seqüência de números de identificação — isso funciona como projetado. Você deve contar somente com a exclusividade dos valores em um campo AutoNumeração e não com sua seqüência.

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Localizar um registro a ser editado ou excluído

Primeiro você deve localizar um registro antes de poder editar ou excluí-lo. Em uma tabela que contém somente um pequeno número de registros, você pode usar os botões de navegação em registro para navegar pelos registros até encontrar o desejado. Entretanto, em uma tabela maior, você deve usar outras técnicas para localizar os registros desejados.

Usando os botões de navegação em registros

Você pode navegar entre registros usando os botões de navegação. Você pode clicar nestes botões de seta para navegar para o primeiro, o anterior, o próximo ou o último registro, ou para adicionar um novo registro.


Botões de navegação

Texto explicativo 1 Primeiro registro
Texto explicativo 2 Registro anterior
Texto explicativo 3 Registro atual
Texto explicativo 4 Próximo registro
Texto explicativo 5 Último registro
Texto explicativo 6 Novo registro (em branco)
Texto explicativo 7 Indicador de filtro
Texto explicativo 8 Caixa Pesquisar

Quando você clica na caixa Registro Atual, pode digitar um número de registro e, em seguida, pressionar ENTER para navegar até esse registro. O número do registro é contado seqüencialmente a partir do início do formulário ou da folha de dados — ele não corresponde ao valor de nenhum campo.

O botão indicador de filtro mostra se um filtro foi aplicado. Para remover o filtro, você pode clicar nesse botão quando ele exibir Filtrado. Da mesma forma, quando ele exibir Não Filtrado, você pode clicar nesse botão para aplicar o último filtro utilizado.

Quando você digita texto na caixa Pesquisar, o primeiro valor correspondente será realçado em tempo real à medida que você inserir cada caractere. Você pode usar esse recurso para procurar rapidamente um registro com um valor que corresponda ao que você inserir na caixa Pesquisar.

Usando o recurso Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir

Você pode usar o recurso Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir para localizar um registro coincidente. Quando você encontra um registro coincidente, esse registro se torna o registro atual e você poderá então editar ou excluí-lo.

Localizar um registro coincidente

  1. Clique no campo que deseja pesquisar.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Localizar, clique em Localizar ou pressione CTRL+F.

Atalho do teclado  Pressione CTRL+F.

A caixa de diálogo Localizar e Substituir é exibida.

  1. Clique na guia Localizar.
  2. Na caixa Localizar, digite o valor que deseja corresponder.
  3. Se desejar, use a lista Examinar para alterar o campo que deseja pesquisar ou para pesquisar a tabela base inteira em seu lugar.
  4. Se desejar, na lista Coincidir, selecione Qualquer Parte do Campo. Selecionar essa opção fornece a pesquisa mais ampla possível.
  5. Na lista Pesquisar, selecione Tudo e, em seguida, clique em Localizar Próximo.

Para obter mais informações sobre como usar a caixa de diálogo Localizar e Substituir, consulte o artigo Usar a caixa de diálogo Localizar e Substituir para alterar dados.

Aplicando um filtro

Você pode aplicar um filtro para limitar os registros exibidos àqueles que correspondam aos seus critérios. A aplicação de um filtro facilita a localização do registro que você deseja editar ou excluir. Por exemplo, para restringir rapidamente os registros exibidos, clique com o botão direito do mouse em um campo cujo valor deseja corresponder e, em seguida, clique em É Igual a, É Diferente de, Contém ou Não Contém na parte inferior do menu de atalho.

Aplicar um filtro com base em uma seleção

  1. Abra uma tabela ou formulário.
  2. Para assegurar-se de que a tabela ou o formulário ainda não esteja filtrado, na guia Início, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado e em Limpar Todos os Filtros (se esse comando estiver disponível).
  3. Navegue até o registro que contém o valor que deseja usar como parte do filtro e, em seguida, clique no campo. Para filtrar com base em uma seleção parcial, selecione somente os caracteres desejados.
  4. Na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Seleção e, em seguida, clique no filtro que deseja aplicar.

-ou-

Clique com o botão direito do mouse no campo e, em seguida, clique em É Igual a, É Diferente de, Contém ou Não Contém na parte inferior do menu de atalho.

  1. Para filtrar outros campos com base em uma seleção, repita as etapas 3 e 4.

Para explorar outras formas de filtragem, use os comandos no grupo Classificar e Filtrar na guia Início.

Para obter mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte o artigo Filtro: limitar o número de registros em um modo de exibição.

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Editar um registro existente

Por vezes, você pode desejar fazer alterações em um registro existente — por exemplo, para alterar um endereço. Para editar um registro existente, abra um formulário ou tabela, navegue até o registro que deseja alterar e, em seguida, faça as alterações.

Abrir uma tabela ou formulário

  • No Painel de Navegação, clique duas vezes no item que deseja abrir (ou clique uma vez se alterou a opção Abrir Objetos com na caixa de diálogo Opções de Navegação).

A tabela ou o formulário serão abertos em sua exibição padrão.

Quando você abre um formulário ou uma tabela, quaisquer informações existentes serão exibidas e o primeiro campo do primeiro registro normalmente será selecionado (realçado). Se você começar a digitar enquanto os dados estão selecionados, os caracteres digitados substituirão os dados selecionados.

Substituir o valor em um campo

  1. Selecione o conteúdo do campo que deseja substituir.

 Dica   No modo Folha de Dados, você pode selecionar um campo clicando próximo à borda esquerda do campo quando o ponteiro do mouse se tornar um sinal de adição (+). No modo Formulário, você pode clicar no rótulo de um campo para selecioná-lo.

  1. Digite ou selecione o novo valor para o campo.

Os caracteres que você digitar ou o valor que você selecionar substituirão o valor no campo. Quando você mover para outro registro ou fechar o formulário ou a tabela, as alterações serão salvas.

Para inserir informações em um campo, clique no campo e, em seguida, posicione o cursor onde deseja inserir as informações. Quando o cursor estiver no campo, você poderá mover o cursor usando as teclas de direção.

 Observação   Você pode inserir a data atual em um campo pressionando CTRL+PONTO-E-VÍRGULA (;). Para inserir a hora atual, pressione CTRL+SHIFT+DOIS-PONTOS (:).

Inserir novas informações em um campo

  1. Clique no campo (ou navegue até o campo usando a tecla TAB ou as teclas de direção e, em seguida, pressionando F2).
  2. Posicione o cursor onde deseja inserir informações.
  3. Digite o texto que deseja inserir. Se você errar na digitação, pressione BACKSPACE.

Quando você mover para outro registro ou fechar o formulário ou a tabela, o Access salvará as alterações.

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Excluir um registro

Quando você exclui um registro, as informações são permanentemente excluídas da tabela. Portanto, você deve ter certeza de que deseja excluir um registro antes de fazê-lo. Se precisar excluir somente algumas informações, mas não o registro inteiro, selecione apenas os dados que deseja excluir e, em seguida, pressione DELETE.

Excluir um registro

  1. Selecione o registro ou os registros que deseja excluir.

Para selecionar um registro, clique no seletor de registro ao lado do registro, se o seletor de registro estiver disponível.

Para estender ou reduzir a seleção, arraste o seletor de registro (se estiver disponível) ou pressione SHIFT+SETA PARA BAIXO ou SHIFT+SETA PARA CIMA.

  1. Pressione DELETE.

-ou-

Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.

Para obter mais informações sobre a exclusão de registros, consulte o artigo Excluir um ou mais registros de um banco de dados.

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Quando os dados são salvos?

Quando você edita dados em um formulário ou uma tabela, as alterações serão salvas automaticamente quando você navegar para outro registro ou quando fechar o formulário ou a tabela. Quando você está editando um registro, o Access exibe o símbolo de lápis no seletor de registro no lado esquerdo do registro atual. Quando você move para outro registro, o símbolo de lápis desaparece, indicando que as alterações foram salvas.

A tabela a seguir mostra alguns dos símbolos do seletor de registro que você poderá ver.

Símbolo Significado
Indicador de registro atual Este é o registro atual; o registro foi salvo como aparece. O registro atual é indicado por uma alteração na cor no seletor de registro.
Indicador de registro editado Você está editando este registro; as alterações no registro ainda não estão salvas.
Indicador de registro bloqueado Este registro está bloqueado por outro usuário; você não pode editá-lo.
Indicador de novo registro Este é um novo registro no qual você pode inserir informações.
Indicador de chave primária Este é o campo de chave primária (chave primária: um ou mais campos (colunas) cujos valores identificam exclusivamente cada registro em uma tabela. A chave primária não pode permitir valores Nulo e sempre deve ter um índice exclusivo. É usada para relacionar uma tabela a chaves estrangeiras em outras tabelas.) e contém um valor que identifica exclusivamente o registro.

 Observação   Se você deseja salvar alterações em um registro sem mover-se para outro registro, na guia Início, no grupo Registros, clique em Salvar Registro.

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Como desfazer alterações

Se você digitar dados incorretamente, freqüentemente poderá desfazer as alterações. Por exemplo, quando você edita dados em um campo, pode clicar em Desfazer na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou pressionar ESC para desfazer as alterações. Para desfazer todas as alterações no registro, pressione ESC novamente. Mesmo após salvar as alterações ou mover-se para outro registro, ainda poderá desfazer as alterações no registro editado anteriormente clicando em Desfazer na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. No entanto, assim que você começar a editar outro registro, aplicar ou remover um filtro, ou alternar para outra janela ou guia do documento, as alterações se tornarão permanentes.

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Aplica-se a:
Access 2007