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Você pode usar o assistente de Importação e Exportação de Dados Comerciais para importar (importar: trazer informações de um sistema ou programa para outro. O sistema ou programa que recebe os dados deve, de alguma maneira, oferecer suporte para o formato interno ou para a estrutura de dados.) dados no Business Contact Manager para Outlook ou exportar (exportar: copiar os dados comerciais do Business Contact Manager para um arquivo em um formato diferente para uso em um banco de dados, uma planilha ou em outro programa.) dados do aplicativo.

 Dica   É possível importar e exportar dados comerciais de ou para qualquer dispositivo de armazenamento válido ou mídia removível válida, como outro computador, um dispositivo de memória USB, um CD, um disquete, uma unidade Zip ou uma rede corporativa.

• Importar dados

• Exportar dados

• Usar o assistente para atualizar um banco de dados existente com informações de outro banco de dados

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Importar dados

Você pode importar os seguintes tipos de arquivos de dados de outros aplicativos e programas para uso no Business Contact Manager para Outlook:

Dados do Business Contact Manager para Outlook (.bcm)

Inclui dados de Contas (Conta: uma empresa ou organização com a qual você faz negócios. Se um serviço estiver sendo fornecido, como serviço dentário ou médico, uma Conta também pode ser um cliente.), Contatos Comerciais (Contato Comercial: uma pessoa com que você faz negócios em uma empresa ou organização.), Oportunidades (Oportunidade: a chance de vender seus produtos ou serviços para uma Conta ou para um Contato Comercial.), Projetos Comerciais (Projeto Comercial: um projeto que é criado no Business Contact Manager para o Outlook. Um Projeto Comercial é constituído de uma ou mais tarefas de projeto.) e dados de seu histórico de comunicação de versões anteriores do Business Contact Manager para Outlook.

 Observação   Ao importar Contas ou Contatos Comerciais, você pode optar por importar todos os registros (registro: um formulário preenchido de Conta, Contato Comercial ou Oportunidade. O registro contém informações da Conta, do Contato Comercial ou da Oportunidade, além dos outros registros e itens vinculados a ele.), inclusive o histórico de comunicação relacionado, ou pode importar somente os registros que desejar. Quando são importados os registros de Conta ou de Contatos Comerciais selecionados, os respectivos Contatos Comerciais ou as Contas vinculadas não são importados.

Business Contact Manager Customizations (.bcmx)

Inclui dados personalizados dos valores do campo definido pelo usuário (campo definido pelo usuário: um campo que você pode criar e definir para controlar informações específicas para a sua empresa.). No entanto, apenas o proprietário do banco de dados (proprietário do banco de dados: a pessoa que criou o banco de dados e tem controle total, inclusive concedendo permissões de acesso ou excluindo registros. Quando um banco de dados é restaurado, a pessoa que o restaurou torna-se o proprietário.) ou um administrador para o computador no qual o banco de dados está localizado pode importar campos definidos pelo usuário.

Valores separados por vírgulas (.csv)

Inclui dados no formato de arquivo de valores separados por vírgulas (arquivo de valores separados por vírgulas: um arquivo de texto que contém dados separados por vírgulas (também conhecido como arquivo delimitado por vírgulas). Você pode criar e salvar um arquivo .csv em programas como o Bloco de Notas ou o Excel.) (.csv), que é separado por vírgulas, independentemente do separador de lista configurado no seu sistema operacional Windows. O separador de lista está localizado no Painel de Controle, nas Opções Regionais e de Idiomas, na guia Opções Regionais. A formatação de dados no formato de arquivo .csv é uma maneira de importar os dados para o Business Contact Manager para Outlook a partir de programas como o Outlook Express.

Para importar produtos e serviços, use o Assistente de Importação na Lista de Produtos e Serviços (itens de produto e serviço: artigos e serviços que você compra ou vende ou oferece para compra ou venda.). Você também pode salvar a lista como um arquivo .csv e importá-la.

 Dica   Para ter certeza de que as categorias na lista importada corresponderão às categorias do Business Contact Manager para Outlook, no menu Business Contact Manager, clique em Lista de Produtos e Serviços e confirme que categorias estão realmente sendo usadas.

Banco de dados do Access (.mdb, .accdb)

Inclui dados nos formatos de arquivo do Microsoft Office Access.

Pasta de Trabalho do Excel* (.xls, .xlsx)

Inclui os arquivos de dados nos formatos do Microsoft Office Excel (pelo menos o Office 2003).

 Dica   Para usar o Office 2003 de forma a abrir documentos criados com o uso dos formatos de arquivo do 2007 Office system, como o formato .xslx, baixe o Pacote de Compatibilidade do Microsoft Office para formatos de arquivo do Word, Excel e PowerPoint 2007, no site da Web da Microsoft.

As informações a seguir fornecem algumas sugestões sobre títulos de coluna que devem ser usados no Excel*. Além disso, tente solicitar ajuda de outros usuários visitando o Grupo de Discussão do Business Contact Manager para Outlook (microsoft.public.outlook.bcm).

  Observações  

• Pelo menos uma coluna na planilha do Excel* deve incluir um título de coluna, como Cidade.
• A linha do título de coluna deve ser a primeira linha da planilha. Os valores para alguns títulos de coluna podem ficar em branco. Por exemplo, Nome; <em branco>; Rua; Cidade.
• Não inclua informações acima da linha do título de coluna.
• Mapeie os títulos da coluna para corresponder aos rótulos em registros do Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre como mapear campos, consulte Mapear campos no Business Contact Manager.

*A edição autônoma do Business Contact Manager para Outlook 2007 pode ser usada com o Excel 2007 ou o Excel 2003.

Contatos do Outlook (.pst)

Inclui contatos no formato de arquivo do Microsoft Office Outlook ( .pst)

Para obter informações sobre como copiar ou mover um contato individual para o Business Contact Manager para Outlook, consulte Copiar ou mover contatos individuais do Outlook para o Business Contact Manager.

 Observação   Contatos do Outlook são separados de Contatos Comerciais. A importação, a cópia ou a movimentação de um contato do Outlook para o Business Contact Manager para Outlook cria um registro distinto e à parte no Business Contact Manager para Outlook que não é sincronizado com o registro de contatos do Outlook. As alterações feitas em um registro de Contato Comercial que foi criado de um contato do Outlook não se refletem no registro de contatos do Outlook, ou vice-versa.

Microsoft Sales Leads (.bcm)

Inclui o formato de arquivo do Microsoft Sales Leads de versões anteriores do Business Contact Manager para Outlook.

Outros tipos de arquivos

Contatos Comerciais de programas como o Outlook Express poderão ser importados para o Business Contact Manager para Outlook se os dados puderem ser convertidos em um arquivo de valores separados por vírgula (arquivo de valores separados por vírgulas: um arquivo de texto que contém dados separados por vírgulas (também conhecido como arquivo delimitado por vírgulas). Você pode criar e salvar um arquivo .csv em programas como o Bloco de Notas ou o Excel.) (.csv). Configura a Ajuda referente ao programa do qual você deseja importar dados.

Importar um arquivo ou uma pasta usando o Assistente de Importação e Exportação de Dados Comerciais

1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Importar e Exportar.
2. Clique em Importar um arquivo e em Avançar.
3. Selecione o tipo de arquivo para o qual deseja importar e clique em Avançar.
4. Siga as instruções do assistente de Importação/Exportação de Dados Comerciais.

   Para obter assistência em uma página do assistente, clique em Ajuda nessa página.

Exportar dados

Você pode exportar dados do Business Contact Manager para Outlook para uso em outros aplicativos ou programas convertendo-os em um dos seguintes formatos:

Dados do Business Contact Manager (.bcm)

Pode incluir Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais e dados de seu histórico de comunicação de versões anteriores do Business Contact Manager para Outlook.

Business Contact Manager Customizations (.bcmx)

Este tipo de arquivo inclui campos definidos pelo usuário e dados.

Valores separados por vírgulas (.csv)

Este tipo de arquivo inclui dados que foram exportados do Business Contact Manager para Outlook para o formato .csv e é separado por vírgulas, independentemente do separador de lista definido no seu sistema operacional Windows. O separador de lista está localizado no Painel de Controle, na caixa de diálogo Opções Regionais e de Idioma, na guia Opções Regionais.

Dados de produtos e serviços podem ser exportados com o uso do formato de arquivo de valores separados por vírgulas (arquivo de valores separados por vírgulas: um arquivo de texto que contém dados separados por vírgulas (também conhecido como arquivo delimitado por vírgulas). Você pode criar e salvar um arquivo .csv em programas como o Bloco de Notas ou o Excel.) (.csv).

 Dica   Exportar para o Excel Para exportar Contas ou Contatos Comerciais para o Excel, conclua o procedimento a seguir de modo a exportar os dados comerciais. No Assistente de Importação e Exportação de Dados Comerciais, clique em Valores Separados por Vírgulas (.csv). O arquivo .csv exportado pode ser aberto com o uso do Excel.

Exportar dados comerciais

1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Importar e Exportar.
2. Clique em Exportar um arquivo e clique em Avançar.
3. Selecione o tipo de arquivo para o qual deseja exportar e clique em Avançar.

    Observação   Você também pode incluir todo o histórico de comunicações no arquivo exportado. O histórico inclui Contas, Contatos Comerciais e mensagens de email vinculados. Você também pode especificar a localização e o nome do arquivo que exportar.

4. Siga as instruções do assistente de Importação/Exportação de Dados Comerciais.

   Para obter assistência ao completar uma página do assistente, clique no botão Ajuda nessa página.

   Para obter informações sobre como exportar um único registro de Conta ou Contato Comercial, consulte o tópico Solucionar problemas de importação e exportação de dados comerciais no Business Contact Manager.

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Usar o assistente para atualizar um banco de dados existente com informações de outro banco de dados

Você pode usar o Assistente de Importação e Exportação de Dados Comerciais para atualizar um banco de dados existente com informações de outro banco de dados do Business Contact Manager. Faça o seguinte:

1. Faça backup do banco de dados atual. Os dados de um outro banco de dados, ou de um banco de dados de origem, serão adicionados ao seu banco de dados atual quando você concluir este procedimento.

   Como?

   1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Gerenciar Banco de Dados.
   2. Na guia Backup/Restauração, clique em Fazer Backup do Banco de Dados.

    Observação   Para obter mais informações sobre como fazer backup do banco de dados, consulte Fazer backup dos dados do Business Contact Manager. Por padrão, no Windows XP, a cópia de backup do banco de dados é salva em: C:\Documents and Cetins\<nome_do_usuário>\Meus Documentos\Minha Empresa\Backups. No Windows Vista, a cópia de backup do banco de dados é salva em: C:\Osíris\<nome_do_usuário>\Documentos\Minha Empresa\Backups.

2. Selecione o banco de dados de origem. O banco de dados de origem contém os dados comerciais que você deseja importar para o banco de dados atual.

   Como?

   1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados.
   2. Clique em Criar ou Selecionar um Banco de Dados.

      A opção Selecionar um banco de dados existente é selecionada por padrão.

   3. Digite a localização (ou o nome do computador) do banco de dados de origem e clique em Conectar.

       Observação   Se o banco de dados de origem estiver armazenado em outro computador, será necessário compartilhá-lo antes de se conectar.

   4. Selecione o nome do banco de dados de origem e clique em Avançar.
3. Exporte o banco de dados de origem.

   Como?

   1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Importar e Exportar.
   2. Clique em Exportar um arquivo e em Avançar.
   3. Selecione Dados do Business Contact Manager (.bcm) e clique em Avançar.
   4. Selecione Exportar Tudo, ou escolha os dados que deseja exportar, e clique em Avançar.
   5. Digite uma localização para o arquivo exportado e selecione as opções desejadas em Exportar Histórico e Exportar Produtos.
   6. Siga as instruções na tela.
4. Após conclusão da exportação, restaure o banco de dados original.

   Como?

   1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Gerenciar Banco de Dados.
   2. Na guia Backup/Restauração, clique em Restaurar Banco de Dados e siga as instruções.
5. Importe o banco de dados de origem sem duplicatas.

   Como?

   1. No menu Business Contact Manager, aponte para Ferramentas de Banco de Dados e clique em Importar e Exportar.
   2. Clique em Importar um arquivo e em Avançar.
   3. Selecione Dados do Business Contact Manager (.bcm).
   4. Navegue até o arquivo de origem previamente criado, selecione Atualizar duplicatas e escolha se deseja incluir personalizações ou itens do histórico de comunicações.

  Observações  

• Importar ou exportar dados comerciais de regiões diferentes do mundo não é recomendável porque alguns tipos e estruturas de dados não podem ser convertidos.
• Antes de começar a importar, faça backup dos dados do Business Contact Manager para Outlook. O processo de importação não pode ser revertido, com exceção da exclusão manual dos dados importados.
• Para importar Produtos e Serviços, use a ferramenta Importar na Lista de Produtos e Serviços.
• Antes de começar a exportar, faça backup do arquivo de exportação. O processo de exportação não pode ser revertido, com exceção da exclusão manual dos dados importados.

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