Doutor Rabugento

Escolha a sua ordem de tarefas de maneira inteligente. A maioria das pessoas chega ao seu trabalho esbaforido, ansioso e com diversas preocupações e inicia suas tarefas de qualquer jeito e o dia vira um incêndio. Certa vez ao visitar uma empresa em Porto Alegre, descobri que o horário pessoal de trabalho começava as 8hs, mas só as 9hs a empresa começava a trabalhar em equipe. Eles denominavam este horário como hora calma, onde cada colaborador verifica suas pendências, prioridades e planeja o seu dia, receber telefonemas internos ou externos nem pensar. Resultado: maior produtividade e menos stress.

Liste todas as suas pendências na lista de Tarefas do Outlook, pendência na caixa de entrada? Nem pensar! Arraste para a lista de Tarefas e ajuste os prazos e lembretes de acordo com sua prioridade.

Um dos conceitos da administração do tempo é classificar as tarefas em quatro quadrantes combinando URGENTE e IMPORTANTE como a tabela abaixo:

Quando você está atolado de tarefas sem classificação, todas são urgentes e importantes, ao classificá-las você já diminui o seu estresse ao ver que nem todas são para ontem.

Ao aplicar este conceito diariamente o nível de tarefas com a classificação urgente, importante, vai diminuindo, a partir deste momento concentre-se nas tarefas não urgentes e importantes para que não cheguem a ser urgentes e importantes e com esta atitude ter o poder de diminuir o seu estresse e aumentar a sua produtividade.

Tarefas do Outlook permitem aplicar uma variante deste conceito ao classificar as tarefas em 3 níveis de prioridades: Alta, Normal e Baixa - por Status: Em andamento, Se depende de alguém e outros - e ainda pelo campo de Porcentagem concluída. (Figura1)

Figura 1 Grupos de prioridades.

Execute sempre as tarefas de prioridade Normal em tempo e as tarefas que chegarão a prioridade Alta serão poucas. Afinal nem motorista de ambulância atende urgências 24 horas por dia!

Tarefas do Outlook é uma lista de afazeres sem horário determinado de execução, você os ajusta á suas prioridades.

Meiry Maracujina, toda ansiosa diz puxando os cabelos: “mas se eu tenho 500 tarefas, o que fazer?”

Simples, Troque o modo de visão da lista de tarefas para 7 dias ou para atrasadas e mantenha o foco nelas (figura2).

Figura 2 Modo de Exibição de Tarefas

Respire fundo, dê um sorriso e planeje que o dia será melhor!

Dica atualizada a partir de aplicação do livro “Socorro, roubaram meu tempo” de Marcelo Thalenberg.

Sobre o autor

Marcelo Thalenberg, o colunista Dr. Rabugento é diretor da MT Criativa, autor do livro “Socorro roubaram meu tempo - mais de 100 soluções com o Outlook” e Microsoft MVP.