Conheça as dietas de e-mail do doutor Rabugento

	Doutor Rabugento

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Artigos do Dr. Rabugento

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Aplica-se a:
OUTLOOK

Com certeza você tem noção do que é um obeso mórbido, são pessoas compulsivas e comem sem parar sem mesmo saber o que e o porque comem. As caixas de entrada por princípio são como obesos mórbidos, engolem tudo que chegar sem nenhum discernimento, engordam e geram um trabalho enorme para voce usuário. Sua caixa de entrada despeja e-mails e mais e-mails úteis e inúteis com alarmes e avisos sonoros interrompendo o seu trabalho e sua concentração?

Escolha e faça uma das dietas de e-mails do doutorRabugento:

Assim como dietas alimentares proibem as gorduras e açúcares de serem digeridos, interrompa a ingestão de informações desnecessárias por sua caixa de entrada. A dieta de informação é muito mais fácil do que uma dieta alimentar e sem contra indicações. O único esforço é implantar o método e algumas regras automáticas para cada tipo de dieta. Uma nutricionista, antes de criar uma dieta, vai lhe perguntar primeiro quantas refeições você faz por dia, que alimentos consome e fornecer até um formulário para que você escreva o que ingeriu e em que horário, certo?

Em relação aos e-mails a análise de indigestão por sua caixa de entrada é mais fácil!

Não exclua nenhum e-mail por 2 ou 3 dias em seguida, Abra a sua caixa de entrada e clique no título da coluna “De” e os e-mail serão agupados por remetente, verifique quem são os principais geradores remetentes de e-mails, por quais motivos e quais são necessários? Quais remetentes são poluidores e devem ser bloqueados imediatadamente?

Selecione-o e com o botão direito do mouse, no menu que se abre escolha a opção lixo eletrônico e siga os comandos para bloquear o remetente.

Qual o seu amigo ou amiga do peito precisa ser alertado que uma piada por semana você sorri e agradece, mas 10 por dia você tem raiva? Uma mensagem de auto-ajuda por mês vá lá! Mas 15 por dia...fazem você entrar em depressão!

A análise de mensagens por remetente lhe dá as primeiras pistas de como organizar e eliminar automáticamente as mensagens desnecessárias.

As dietas alimentares tem evoluido com novos conhecimentos e modas . Muitas são conhecidas, como a do Dr. Atkins, a de South Beach, a do Sertão da Paraíba, a dos índios Cotoxós, a do chá Verde...e as da moda para o próximo verão!

As dietas de e-mail primam por eliminar ou desviar o e-mail desnecessário antes de engordarem a sua caixa de entrada. A dieta de e-mail tem que ser adequada a função do individuo e a cultura corporativa.

As dietas individuais você pode fazer com sucesso, mas as corporativas exigem a aplicação de técnicas de “change management” que nada mais são do que a mudança de cultura, novas atitudes e modo de trabalhar - para que todos queiram e venham a usar a mesma metodologia. Não adianta você ajustar um horário para buscar e responder e-mail se a cultura de sua empresa é de corpo de bombeiro ou motorista de ambulância: sempre a apagar incêndios.

A questão corporativa é reforçada por uma pesquisa da empresa MT Criativa feita com gerentes de tecnologia: 75% dos entrevistados, afirmam que a empresa tem uma política de comunicação aplicável a e-mail, mas na pergunta “se os colaboradores da empresas têm conhecimento e respeitam esta política?”- verificou-se que quase 60% das empresas não tem uma política de e-mail como uma prática estabelecida e respeitada. Logo é necessário criar uma de mudança de cultura para que todos queiram usar a politica de e-mail da empresa. A seguir dietas para eliminar o excesso de e-mails:

A Dieta Radical do dr. Rabugento:

Eu só recebo informações de quem eu cadastrei em Contatos e na lista de remetentes confiáveis, o resto é excluido ou desviado para a caixa do lixo eletrônico. Automatize o processo ao selecionar as opções Também confiar em e-mails de meus contatos e Também adicionar automáticamente na lista o endereço de e-mail a quem voce enviar uma mensagem.

Clique em Ações >> Lixo eletrônico >> Opções de lixo eletrônico (figura1)

Os comandos acima descritos estão nesta janela.

Figura 1 configurador da dieta radical

Aplique a dieta Radical por alguns dias e sinta quanto a sua produtividade e qualidade de vida melhoraram. Alguns ajustes podem ser necessários, pois amigos ou amigas autorizados podem estar enviando excesso de e-mails.

Observe quem enviou o quê e solicite a correção, em caso de teimosia crie uma pasta com o nome do amigo e uma regra, sempre que chegar a mensagem dele ou dela irá para a nova pasta, mostre ao mui amigo ao amiga o que voce recebeu e pergunte de forma educada como resolver o problema.

Dieta da Informação

Informação você lê quando pode e nâo quando chega.

Crie uma pasta chamada info e crie uma regra para que as mensagens de informações e boletins que você recebe sejam descarregados na pasta criada, ao invés da caixa de entrada.

Gerenciar mensagens usando regras

Ajuda > Regras e alertas

Dica com o uso do RSS

Ganhe tempo e elimine a recepção de boletins por e-mail. Utlize os alimentadores RSS dos sites que lhe enviam ou oferecem informações indispensáveis e cancele os boletins eletrônicos. A informação ao chegar é descarregada na pasta de RSS do Outlook.

Outlook e RSS: Informações da Internet entregues em sua Caixa de Correio

Treinamento > Outlook 2007

Dieta temporal

Quantas refeições você faz por dia?

Tem gente que só faz uma. Começa a comer de manhã e não para nem entre as refeições, é uma balinha, um docinho, uma café, um double x-burger de lanche, e por aí vai. Os nutricionistas recomendam 6 refeições diárias. Quando sua caixa de entrada de e-mail está online você sofre do mesmo problema, deglute a informação conforme recebe. Ajuste a recepção de e-mail para o maior intervalo possível de acordo com o seu trabalho, por exemplo a cada 60 minutos.

Clique em Ferramentas >> Opções>> Configurar e-mail >> Enviar/receber (Figura2)

Figura 2 Ajuste o intervalo de ingestão de e-mails

Desligue o aviso sonoro e visual de chegada de e-mail.

Clique em Ferramentas >> Opções >> Opções de e-mail >> Opções de e-mail avançadas (Figura 3).

Figura 3 Desligue e remova os alarmes e alertas que geram interrupções

A sua Dieta de informação temporal está pronta! Esta dieta gera menos interrupções e pode ser combinada com as outras sem contra indicações.

Dieta corporativa

Quem foi que lhe ensinou a usar o e-mail? A maioria responde: ninguém, me deram o endereço e comecei a usar. Logo, hoje em dia, cada um faz do seu jeito.

Muitas empresas aplicam regras restritivas e punições, mas não treinam sua equipe e o resultado é muito abaixo das expectativas. A Dieta corporativa exige uma pesquisa da cultura da empresa e seu modo de se comunicar, motivar e educar seus colaboradoes em um novo procedimento desejado e que se torne efetivo. As novas regras melhoram a fluidez da informação antes de serem restritivas.

Mudança de comportamento, decisão gerencial e trabalho em equipe trazem melhores resultados do que somente uma lista de proibições.

Lembre-se:

Caixa de entrada não é deposito de e-mails e sim um portal de classificação e processamento da mensagem.

1. Ao receber um convite arraste para a pasta de calendário.
2. Ao receber um solicitação de tarefa, arraste para a pasta tarefas e a ajuste.
3. Ao receber os dados de uma pessoa como um endereço crie um arquivo de contato e em seguida, delete a mensagem.

Quanto custa a folha salarial de sua empresa ? Quanto vale um homem/hora de toda a equipe? Treinamentos em uso do e-mail tem resultados imediatos e se pagam com a economia de homens/hora perdidos com desorganização e um sistema tropego de uso de mensagens.

Sobre o autor

Marcelo Thalenberg, o colunista Dr. Rabugento é diretor da MT Criativa, autor do livro “Socorro roubaram meu tempo - mais de 100 soluções com o Outlook” e Microsoft MVP.

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