Doutor Rabugento

Sempre que dou treinamentos escuto estórias interessantes, em uma delas o diretor de uma fábrica pergunta-me revoltado: “Doutor Rabugento, como é que acabo com as mensagens lingüiça?”

“Ahn, o que é mensagem lingüiça?” - pergunto com cara de espanto!

Figura 1 Mensagem lingüiça, conversação ou thread desnecessário

“Sabe” - responde ele - “mensagem lingüiça é aquela que duas pessoas discutem e a cada resposta mais uma lingüiça é amarrada no rolo.”

“Ah! Uma conversação!” - digo eu.

“Não!” – ele retruca – “uma discussão interminável. Vira e mexe dois colaboradores discutem um assunto e a mensagem vai e vem e o Assunto vira: Re Re Re Re sei lá o que! Não conseguem chegar a um acordo e enviam a mim que não sei se planto bananeira para ler do início para o fim ou faço como um cachorro que rouba a lingüiça no açougue... pega a ponta do rolo de lingüiça e sai correndo, só então o rolo se desenrola.”

“Como gestor” - respondo eu – “você pode verificar se o problema é de relacionamento pessoal ou competição e criar uma maneira que a comunicação não chegue a este ponto. Outra solução é proibir que a mensagem seja estilo conversação e tornar-se um anexo, a cada resposta o assunto tem que estar condensado na mensagem.”

Ë simples! Veja como fazer:

Com o Outlook aberto

1. Clique em Ferramentas >> Opções.
2. Clique no botão Opções de e-mail na janela que se abre.
3. A janela Opções de e-mail aparece (Figura 1)
4. Selecione Anexar mensagem original no menu ao responder uma mensagem e clique em OK
5. A mensagem anterior seguirá com um anexo e força os indivíduos a se comunicarem melhor sem perder o foco.

Figura 2 Seja objetivo na resposta e anexe a mensagem recebida ao invés de incluí-la ao final.

Caso seja sua equipe que deseje discutir o assunto consigo, avise que não aceitará seqüências de conversação e sim um resumo do problema em poucas linhas. Caso contrário nem lerá a mensagem.

Excesso de mensagens? Verifique sua caixa de entrada por remetente, analise, descubra e elimine os poluidores antes de lhe enviarem as mensagens.

Sobre o autor

Marcelo Thalenberg, o colunista Dr. Rabugento é diretor da MT Criativa, autor do livro “Socorro roubaram meu tempo - mais de 100 soluções com o Outlook” e Microsoft MVP.