Doutor Rabugento

Aplica-se a:
OUTLOOK

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Artigos do Dr. Rabugento

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O Outlook faz as ligações telefônicas por você e avisa para tirar o fone do gancho e iniciar a falar.

Quanto tempo se perde para, localizar em que agenda está o número do telefone a chamar, tirar o telefone do gancho, discar e esperar alguém atender a ligação? Em média dois minutos e quarenta segundos. Elimine este desperdício de tempo. Utilize a placa de modem do PC como discador e a lista de Contatos do MICROSOFT Outlook como sua única agenda telefônica.

Antigamente as empresas tinham suas telefonistas e o diretor ligava e solicitava, - Bom dia dona Josette, por gentileza ligue para o doutor Epaminondas da fabrica de colchões Pesadelo, e esperava ela transferir a ligação com a pessoa solicitada já na linha. Hoje não há mais tempo e caixa para manter pessoas discando o telefone por você, certo? Você trabalha só, em seu Home Office. Como ser eficaz e ter tempo livre se agora acumula as funções de dona Josette e até do Office boy?

Conheça melhor as funções do Microsoft Office que já está pago em seu PC. Faça dele seu trabalhador numero Um. Você pagou! Não usa por quê?

Cadastre seus relacionamentos na Lista de Contatos do Outlook e ordene o Outlook a fazer as tarefas da telefonista e tem mais, de lambuja mantenha o histórico de suas ligações arquivadas e fáceis de achar e se você usar ganhará até um alarme com lembrete para a próxima ação. Não isto não é um anuncio de televisão. Está no seu PC, então aprenda a usar, veja como é fácil:

1. Configure o Hardware

   Conecte o modem do seu computador em paralelo ao seu aparelho de telefone. O adaptador TOC mod. 758 é adequado para este tipo de conexão em aparelhos comuns.

   

   Caso queira, utilize um head-set conectado a seu computador.
2. Configure o discador telefônico no Windows
   • Abra o Painel de controle do Windows.
   • Clique em Opções de telefone e modem.
   • Clique em Editar minha localidade e a figura 1 a seguir é vista

     

                 Fig.1 Configurar o discador

      Observação   Observe a seleção: Regras de discagem

     PABX empresariais podem exigir que o usuário disque a senha para bilhetar a despesa por centro de custo.

     Para obter linha externa para interurbano discar 1234, 9,0 significa: senha (1234) 9 para linha e 0 para interurbano. A vírgula serve como pausa. Observe que há opções para distintas operadoras entre internacional e interurbano

     Clique em Aplicar e OK

     O modem está configurado e pronto para discar usando as operadoras escolhidas e a senha do usuário.

     A grande vantagem de utilizar Contatos do Outlook como seu banco central de relacionamentos é que todos os dados estão em um único local, você pode imprimir sua agenda, colocar lembretes para que o alarme do Outlook não o deixe esquecer, malas diretas, cartas personalizadas e muito mais.

3. Selecione e comande o Outlook para fazer uma discagem telefônica

   Abra o Outlook.

   Digite o nome do contato desejado na caixa de pesquisa de catalogo de endereço. No exemplo digito o nome "Ceci" e aparece o contato como a figura 2

   

               Fig.2 Contato e comando de discar

   Clique no Ícone com o telefone na faixa de opções.

   A caixa de diálogo Fazer chamada aparece.

   Selecione Criar entrada de diário ao fazer uma nova chamada.

   Esta opção abre um formulário como a figura 3 que mostra o tempo de duração da chamada, permite anotar os dados principais da conversação e ao salvar será indexado ao contato.

   
               Fig. 3 Diário

   Clique no comando Fazer chamada na figura 2 e o modem começa a fazer a ligação para você, ao completar a chamada e alguém atender uma nova janela se abre e mostra o status da chamada conforme a figura 4

   
               Fig. 4 Status da Chamada

   Tire o fone do gancho e clique em Conversar e adeus perda de tempo em procurar o numero e digitar no telefone.

   Após a ligação o item do diário tornou-se um acompanhamento da chamada e pode ser consultado quando precisar.

   Este artigo é uma homenagem a todas as telefonistas que cresceram e tornaram-se excelentes profissionais. Obrigado a Roselange, hoje gerente financeira de uma multinacional e usuária eficaz do Outlook.

Sobre o autor

Marcelo Thalenberg, o colunista Dr. Rabugento é diretor da MT Criativa, autor do livro “Socorro roubaram meu tempo - mais de 100 soluções com o Outlook” e Microsoft MVP.

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