Ao abrir o Microsoft Office Word 2007, o Microsoft Office Excel 2007, o Microsoft Office PowerPoint 2007 ou o Microsoft Office Access 2007, ou ao criar uma nova mensagem no Microsoft Office Outlook 2007, você observará que a janela do programa mudou. O antigo design de menus e barras de ferramentas foi substituído. Como se usa esse novo design sofisticado? Continue a leitura para descobrir — e para ver como o Microsoft Office ficou mais simples e melhor.

Oferecendo a simplicidade que você pediu

Talvez você se sinta um pouco surpreso ao usar pela primeira vez seu programa favorito do Office. O Office que você usou durante anos agora tem uma aparência diferente. Naturalmente, você está um pouco perdido. Mas persista, adapte-se e veja do que estamos falando. Com um pouco de tempo e flexibilidade, você descobrirá que esse novo design funciona para você e não contra você. Conhecida como interface de usuário Office Fluent, ela foi desenvolvida para oferecer o que os usuários do Microsoft Office — inclusive, talvez, você — pediram: programas mais simples de usar, com comandos mais fáceis de localizar.

Tornando os comandos mais fáceis de localizar

Um exemplo de como os comandos são mais fáceis de localizar na versão 2007 é a exibição sofisticada de botões agrupados que você vê ao longo da parte superior da janela. Não haverá mais procura de comandos. O que você precisa agora está exposto e disponível. Em vez de ter barras de ferramentas ocultas com comandos escondidos em menus ou em painéis separados, agora há um centro de controle que reuniu os elementos essenciais e os tornou bastante visuais. E os botões não sumirão; eles estarão sempre no mesmo lugar.

Mostrando apenas os comandos que você usa

Talvez você pense: "Todos os comandos em um único lugar e todos visíveis? Isso ocuparia a janela inteira." Você está certo. Por isso, havia uma outra meta na reformulação do Office: reduzir o número de comandos oferecidos como o conjunto principal e mais disponível e restringi-los àqueles que você usa com mais freqüência.

Os engenheiros de usabilidade da Microsoft descobriram que os usuários do Office privilegiam um conjunto principal de comandos, que tendem a usar muitas vezes. Esses comandos agora tornaram-se os mais destacados.

Por exemplo, o comando Colar é um dos usados com mais freqüência no Office. Por que não dar a ele prioridade máxima na janela, juntamente com seus comandos relacionados, Recortar e Copiar? Eles não precisam mais dividir espaço com vários comandos relacionados usados raramente em um menu ou em uma barra de ferramentas. Esses comandos são usados com mais freqüência. Portanto, são os que devem estar à mão. Lembre-se: os recursos de que você gosta não sumiram; eles foram organizados de acordo com a freqüência com que você os utiliza.

Organizando comandos para dar suporte a tarefas centrais

Portanto, os comandos tornaram-se mais visíveis e foram reduzidos em número de acordo com sua popularidade de uso. Mas como eles foram organizados?

Eles estão organizados em torno das tarefas centrais que você executa em um determinado programa do Office. Ele funciona da seguinte maneira: a Faixa de Opções — a área larga em toda a parte superior da janela que contém todos os comandos — divide as tarefas centrais de cada programa e cada uma das tarefas é representada por uma guia. Por exemplo, a tarefa principal no Word é redigir e a guia que aparece em primeiro lugar no programa é a guia Redigir. Os comandos principais de que você precisa ao redigir um documento estão reunidos nessa guia, como formatação de fontes e os estilos de texto.

Observação   Os comandos Colar, Recortar e Copiar aparecem nessa guia. Esses comandos são usados com freqüência e, logicamente, acompanham as tarefas centrais principais do Word: redigir. Quando você clica em guias adicionais, a Faixa de Opções é alterada, proporcionando maior visibilidade aos comandos que representam outras tarefas no Word. Por exemplo, a guia Inserir apresenta comandos que abrangem uma variedade de elementos inseridos, desde elementos gráficos e formas até hiperlinks, cabeçalhos e WordArt. A guia Layout de Página, a próxima na ordem, tem todos os comandos para organizar e formatar a página.

Você encontrará uma organização semelhante nos outros programas do 2007 Microsoft Office system, sendo que a primeira guia incluirá comandos para o tipo mais importante de trabalho. Por exemplo, a principal guia do Excel é denominada Planilha. A principal guia do PowerPoint é denominada Slide. Para o Access, é a guia Dados e, para o Outlook, Redigir, para dar suporte à composição de uma nova mensagem.

Grupos: comandos dentro da tarefa maior

Vejamos um pouco melhor o que há em uma guia: muitos comandos, organizados em conjuntos por função. Os conjuntos são denominados grupos e pode-se compará-los às antigas barras de ferramentas. Mas sua força está em reunir todos os comandos que podem ser necessários para um tipo de tarefa e em proporcionar uma sofisticada ajuda visual.

Por exemplo, a guia Redigir inclui um grupo denominado Formatação Rápida, que exibe uma variedade de estilos de texto com exemplos visuais e fornece uma visualização do texto selecionado no estilo para o qual você aponta.

Mais comandos apenas quando você precisa deles

E quanto àqueles comandos que não estão nos principais grupos das guias? Em vez de colocar todos os comandos disponíveis ao mesmo tempo, alguns comandos agora aparecem apenas em resposta a uma ação executada. Por exemplo, no PowerPoint, ao inserir uma imagem, você terá todos os comandos de alinhamento de formas e de ordenação; eles não estão mais escondidos em submenus.

Quando você deseja salvar ou desfazer

O Office não abandonou todas as barras de ferramentas. Para dar suporte às ações executadas com mais freqüência, como salvar e desfazer, há a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Sua versão padrão tem apenas alguns comandos, mas é possível personalizá-la para conter qualquer comando. Basta clicar com o botão direito do mouse no comando desejado e selecionar Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Você verá um ícone do comando à esquerda da primeira guia.

Alternando entre modos de exibição

Como um veterano do Office, você está acostumado a alterar modos de exibição na janela do programa, como alternar entre os modos de exibição Normal e Layout de Página no Word, ou os modos de exibição Normal e Apresentação de Slides no PowerPoint. Cada programa do Office agora inclui um seletor de exibição no canto inferior direito da janela. Ele é acompanhado pelo menu Exibir, que inclui comandos para organizar suas janelas dentro da janela do programa.

Itens conhecidos

Há ainda um menu Arquivo, com vários comandos com os quais você está acostumado, juntamente com novas opções para gerenciamento, limpeza e distribuição de arquivos. Você pode abrir caixas de diálogo conhecidas clicando no sinal de mais em alguns grupos, para ver opções mais detalhadas ou avançadas para os comandos do grupo. Geralmente conhecidos, embora reduzidos, os painéis de tarefas — como o painel Estilos no Word — serão abertos automaticamente quando você clicar em um comando para ajudá-lo a concluir a tarefa.

E quanto à quantidade de área disponível na tela?

A Faixa de Opções é escalonável e se adapta inclusive a telas de computadores tablets. Ela exibe versões menores de guias e grupos à medida que diminui a resolução da tela. A Faixa de Opções funciona bem em telas grandes com alta resolução, mostrando o poder e o alcance do seu design.

Mais novidades, mais elementos conhecidos

Há mais descobertas que podem agradar você na versão 2007. Você verá isso em detalhe quanto mais usar os programas:

• Iniciando o seu arquivo

  Ao iniciar um novo documento, planilha, apresentação de slides ou banco de dados, você verá uma janela completa e colorida para começar. Escolha a partir do catálogo de modelos ou de links de artigos para o Office Online, de modo a iniciar de maneira rápida seu trabalho de criação. Ou comece com ou arquivo novo ou existente, como estava acostumado a fazer.

• Finalizando seu arquivo

  O menu Arquivo está mais multifacetado. Localizado no canto superior esquerdo da Faixa de Opções, ele tem os comandos básicos esperados: salvar, salvar como um novo arquivo e imprimir. É também onde são selecionadas as configurações do programa, como as de impressão, verificação de ortografia e exibição de arquivo padrão.

  Além disso, há suporte para verificar se um arquivo não tem mais marcas de revisão ou outras informações particulares e para distribuir o arquivo para um espaço de trabalho compartilhado.

• Atalhos do teclado

  Todos os antigos atalhos de teclado que começam com CTRL foram mantidos. As teclas de função também.

  Novas teclas de atalho que começam com ALT são claramente indicadas na tela. Basta pressionar e manter pressionada a tecla ALT para que o Office mostre a letra para cada guia, grupo e comando.

  Observação:   Você pode selecionar uma configuração de programa para ativar as teclas de atalho que começam com ALT que são usadas no Office 2003, se desejar.

• Formatos de arquivo

  Na versão 2007, Word, Excel e PowerPoint adotaram os Formatos XML Abertos do Microsoft Office, o que significa que seus formatos de arquivo padrão agora baseiam-se em XML. As vantagens da mudança incluem maior segurança para os seus arquivos; chance reduzida de danos ao arquivo; tamanho de arquivo reduzido; e compartilhamento de dados em vários sistemas de armazenamento e recuperação de arquivos. Você pode salvar seus arquivos do 2007 Microsoft Office system nos formatos antigos se desejar, mas perderá essas vantagens.

  Para documentos, planilhas e apresentações, o formato de arquivo padrão agora tem um "x" no fim da extensão de arquivo, o que indica XML. Se você salvar o arquivo como um modelo, ocorre o mesmo: você tem a antiga extensão de arquivo com um "x" no fim: .xlsx no Excel, por exemplo. Se o seu arquivo contiver código ou macros, você terá de salvá-lo usando o novo formato de arquivo habilitado para macro. Para um documento do Word, isso significa .docm; para um modelo do Word, .dotm. Haverá duas versões de arquivos compactados — aqueles sem nenhum código (.docx, .xlsx e .pptx) e os habilitados para macros (.docm, .xlsm, .pptm e alguns outros).

• Compatibilidade entre versões

  Ao abrir um arquivo criado em uma versão anterior do Office, você receberá uma mensagem perguntando se deseja convertê-lo para o novo formato. Se disser sim, o documento será salvo no novo formato XML. Se você optar por não converter o arquivo, ele manterá seu formato original. Você pode abri-lo e modificá-lo no 2007 Microsoft Office system, mas alguns recursos da versão 2007 não estarão disponíveis.

  Se você estiver usando uma versão anterior do Office e receber um arquivo que foi criado na versão 2007, será necessário baixar um conversor para ler e editar o arquivo do 2007 Microsoft Office system. Você pode baixar o conversor aqui.