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Quando terminar de adicionar campos ao documento principal, você estará pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando a visualização estiver satisfatória, você poderá concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem

Você pode visualizar os documentos mesclados e alterá-los antes de concluir a mesclagem realmente.

Para visualizar, siga um destes procedimentos:

• Percorra cada página do documento mesclado usando os botões Avançar e Anterior do painel de tarefas.
• Para visualizar um documento específico, clique em Localizar um destinatário.
• Clique em Excluir este destinatário se você não quiser incluir o registro visualizado.
• Clique em Editar a lista de destinatários para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual será possível filtrar a lista se você encontrar registros que não queira incluir.
• Clique em Anterior na parte inferior do painel de tarefas para voltar uma ou duas etapas caso você precise fazer outras alterações.

Quando você estiver satisfeito com os resultados da mesclagem, clique em Avançar na parte inferior do painel de tarefas.

Concluir a mesclagem

O que você fará agora depende do tipo de documento sendo criado. Caso esteja mesclando cartas, você poderá imprimi-las ou modificá-las separadamente. Se você optar por modificá-las, o Word as salvará em um único arquivo, com uma carta por página.

Independentemente do tipo de documento sendo criado, você poderá imprimir, transmitir, ou salvar todos ou apenas um subconjunto dos documentos.

Dicas sobre emails

Lembre-se de que os documentos mesclados salvos são separados do documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você tiver planos de usá-lo para outra mala direta.

Quando salva o documento principal, além de seu conteúdo e campos, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez em que abrir o documento principal, você deverá escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente nesse documento principal.

• Clique em Sim para abrir o documento com as informações do primeiro registro mescladas. Se abrir o painel de tarefas (menu Ferramentas, submenu Cartas e Endereçamento, comando Mala Direta), você está na etapa Selecione os destinatários. Clique nos hiperlinks no painel de tarefas para modificar o arquivo de dados de modo a incluir um conjunto diferente de registros ou para se conectar a outro arquivo de dados. Em seguida, clique em Avançar na parte inferior do painel de tarefas para prosseguir com a mesclagem.
• Se você clicar em Não, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal torna-se um documento padrão do Word. Os campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.