Após a conexão do documento principal a um arquivo de dados, você estará pronto para adicionar campos que indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento que gerará quando mesclar. Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no arquivo de dados que corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário coincidir campos.

Adicionar campos

Se o documento principal ainda estiver em branco, digite as informações que aparecerão em cada cópia. Em seguida, adicione campos clicando nos hiperlinks no painel de tarefas.

Os campos são espaços reservados que você insere no documento principal nos locais em que as informações exclusivas deverão aparecer. Por exemplo, você pode clicar nos links Bloco de endereço ou Linha de saudação no painel de tarefas para adicionar campos próximos à parte superior de uma nova carta de produto, de modo que a carta de cada destinatário contenha uma saudação e um endereço personalizado. Os campos aparecem no documento entre divisas, por exemplo, «Bloco_de_Endereços».

Clique em Mais itens no painel de tarefas para adicionar campos que coincidam com uma das colunas no arquivo de dados. Por exemplo, o arquivo de dados pode incluir uma coluna chamada Observação Pessoal. Ao colocar um campo Observação Pessoal na parte inferior de uma carta modelo, você pode personalizar ainda mais cada cópia. Você pode personalizar até os envelopes adicionando um código de barras postal — se estiver usando a versão em inglês (EUA) do Word — ou postagem eletrônica (se tiver um programa de postagem eletrônica instalado).

Coincidir campos

Se inserir um campo de bloco de endereços ou de linha de saudação no documento, você receberá uma solicitação para escolher o formato de sua preferência. Por exemplo, a ilustração mostra a caixa de diálogo Linha de Saudação que é aberta quando você clica em Linha de saudação no painel de tarefas. Use as listas em Formato da linha de saudação para fazer suas escolhas.

Se o Word não puder coincidir cada elemento de saudação ou endereço com uma coluna do arquivo de dados, os endereços e as linhas de saudação não serão mesclados corretamente. Para ajudar a evitar problemas, clique em Coincidir Campos. A caixa de diálogo Coincidir Campos será exibida.

Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os títulos das colunas do arquivo de dados são listados à direita.

O Word procura a coluna que concide com cada elemento. Na ilustração, o Word coincidiu automaticamente a coluna Sobrenome do arquivo de dados com Sobrenome. Mas o Word não pôde coincidir outros elementos. Com esse arquivo de dados, o Word não pode coincidir Nome ou Endereço 1, por exemplo.

Ao usar as listas à direita, você pode selecionar a coluna do arquivo de dados que coincide com o elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome agora coincide com Sobrenome, e a coluna Endereço coincide com Endereço 1. Tudo bem se Título Honorífico, Empresa e Nome do Cônjuge não coincidirem, porque não são relevantes nos documentos sendo criados.

Quando terminar de adicionar e coincidir campos no documento principal, você estará pronto para a próxima etapa.

Próxima etapa

Etapa 4: Visualizar a mesclagem e concluí-la