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Para mesclar informações exclusivas no documento principal, você deve se conectar a (ou criar e se conectar a) um arquivo de dados em que essas informações estejam armazenadas. Se você não quiser usar todos os dados no arquivo na mesclagem, escolha os registros que deseja usar.

Conectar-se ao arquivo de dados

Nesta etapa do processo de mala direta, você se conecta ao arquivo de dados em que as informações exclusivas que deseja mesclar nos documentos estão armazenadas.

Se você mantiver as informações completas e atualizadas na sua lista de Contatos do Microsoft Office Outlook®, esse será um excelente arquivo de dados a ser usado para cartas ou emails enviados a clientes. Basta clicar em Selecionar nos contatos do Outlook no painel de tarefas e escolher a pasta Contatos.

Se você tiver uma planilha do Microsoft Office Excel ou um banco de dados do Microsoft Office Access que contenha as informações sobre os clientes, clique em Usar uma lista existente e em Procurar para localizar o arquivo.

Caso você ainda não tenha um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e use o formulário que é aberto para criar sua lista. A lista será salva como um arquivo de banco de dados de endereçamento (.mdb) que você poderá reutilizar.

Observação  Se você estiver criando emails ou faxes mesclados, verifique se o arquivo de dados contém uma coluna para o endereço de email ou o número do fax. Você precisará dessa coluna posteriormente no processo.

Escolher os registros no arquivo de dados que você deseja usar

Só porque você se conecta a um certo arquivo de dados não significa que tem a obrigação de mesclar as informações de todos os registros (linhas) desse arquivo no documento principal.

Depois que você se conectar ao arquivo de dados que deseja usar ou criar um novo, uma caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta será aberta. Você pode selecionar um subconjunto de registros para a mala direta classificando ou filtrando a lista.

Siga um destes procedimentos:

• Para classificar os registros de uma coluna em ordem crescente ou decrescente, clique no título dessa coluna.
• Para filtrar a lista, clique na seta ao lado do título da coluna que contém o valor pelo qual você deseja filtrar. Em seguida, clique no valor desejado. Ou, se a lista for longa, clique em (Avançado) para abrir uma caixa de diálogo na qual é possível selecionar o valor. Clique em (Em Branco) para exibir apenas os registros que não contêm informações ou (Preenchido) para exibir somente os registros que contêm informações.

  Dica

  Após filtrar a lista, você poderá exibir todos os registros novamente clicando na seta e em (Todos).

• Desmarque a caixa de seleção ao lado de um registro para excluí-lo.
• Use os botões para selecionar ou excluir todos os registros ou para localizar registros específicos.

  Dica

  Caso você tenha criado o arquivo de dados como parte do processo de mala direta, o botão Editar ficará disponível nessa caixa de diálogo. Você poderá alterar os registros se quiser atualizar o arquivo.

Após a escolha dos registros desejados, você estará pronto para a próxima etapa.

Próxima etapa

Etapa 3: Adicionar campos ao documento principal