O Microsoft Office Outlook® 2003 está aberto com um email com o assunto "Adicione as suas seções ao Manual do Funcionário". No menu Inserir, o ponteiro se move para Arquivo. A caixa de diálogo Inserir arquivo é aberta. O ponteiro clica no arquivo Manual do Funcionário.doc file, e se move para o botão Inserir. A caixa de diálogo fecha.

Você conhece a rotina — foi pedido que você compile um documento grande com as contribuições de várias outras pessoas. Você poderia enviar o documento em um email. Mas existe uma maneira mais fácil: um Espaço de Trabalho de Documento no Microsoft Office 2003.

Manual do Funcionário.doc aparece como anexo no email. O painel de tarefas Opções de Anexo está aberto à direita. O ponteiro seleciona a opção Anexos Compartilhados no painel de tarefas. Um texto contornado por uma caixa azul é adicionado ao corpo da mensagem. O texto convida os destinatários da mensagem a participar de um Espaço de Trabalho de Documento. O ponteiro pára sobre a opção Criar Espaço de Trabalho de Documento em no painel de tarefas Opções de Anexo, onde você pode escolher ou digitar a URL para um site do Microsoft Windows SharePoint Services. O cursor se move para o botão Enviar para enviar o email.

Veja como funciona. Como sempre, você insere o documento compartilhado como um anexo. Com o clique de um botão, você tem a opção de criar um Espaço de Trabalho de Documento. Um texto convidando os destinatários é adicionado automaticamente. Tudo o que você precisa é um site do Microsoft Windows SharePoint Services e você estará pronto para compartilhar o documento.

O Outlook 2003 desaparece. O Word 2003 aparece. No menu Arquivo, o ponteiro se move para Abrir. Na caixa de diálogo Abrir, o ponteiro seleciona Manual do Funcionário.doc e, em seguida, se move para o botão Abrir. O documento Manual do Funcionário é aberto. Uma caixa de diálogo é também aberta explicando que uma cópia do documento está armazenada em um Espaço de Trabalho de Documento e que você pode obter as atualizações daquela cópia enquanto trabalha. O ponteiro clica em Atualizar. Um painel de tarefas Espaço de Trabalho Compartilhado é aberto à direita

Sua cópia local do documento está agora conectada com a cópia do espaço de trabalho. Para ver as alterações que outras pessoas fizeram, basta abrir a sua cópia local do documento e atualizá-la a partir do espaço de trabalho

O ponteiro clica na guia Tarefas no painel de tarefas e clica em Adicionar nova tarefa. A caixa de diálogo Tarefa se abre. "Adicionar seção de introdução" é digitado no campo Título. Janeth Esteves está selecionada no campo Atribuído a. O ponteiro clica em OK e a caixa de diálogo fecha. A nova tarefa aparece na guia Tarefas do painel de tarefas Espaço de Trabalho Compartilhado

O ponteiro se move para o alto do painel de tarefas Espaço de Trabalho Compartilhado e clica no link Abrir site no navegador. O Word desaparece e o Microsoft Internet Explorer aparece com o site Espaço de Trabalho de Documento aberto. O site inclui as seções Avisos, Documentos Compartilhados e Tarefas. Ele inclui também uma lista dos membros do Espaço de Trabalho de Documento

A partir do painel de tarefas Espaço de Trabalho Compartilhado, você pode também obter o site Espaço de Trabalho de Documento no seu navegador da Web, onde você pode exibir a lista dos membros, as tarefas atribuídas e outros detalhes

Uma barra de tarefas aparece exibindo uma lista de ícones de aplicativos abertos, indicando que ALT+Tab foi pressionado. O Word está selecionado na barra de tarefas. O Internet Explorer desaparece e o Word aparece com o documento Manual do Funcionário aberto. O ponteiro rola para a seção Segurança e saúde do documento e substitui "outubro" por "setembro." O ponteiro clica no botão Salvar na barra de ferramentas Padrão. A guia Status se torna ativa no painel de tarefas Espaço de Trabalho Compartilhado. O ponteiro se move para a guia Status e clica em Atualizar Cópia do Espaço de Trabalho

Lembra de uma revisão importante que ficou fora do documento? Não há necessidade de enviá-la novamente. Você pode apenas abrir a sua cópia local do documento, adicionar suas alterações, salvar o documento e atualizar a cópia do espaço de trabalho. Outros membros verão suas alterações quando abrirem suas cópias locais do documento

No menu Arquivo, o ponteiro se move para Fechar. O Word fecha e o site Espaço de Trabalho de Documento aparece no Internet Explorer.

O Internet Explorer desaparece. O texto animado Crie seus grandes momentos aparece. Abaixo dele, aparece o texto estático Para obter mais informações, seguido de uma URL: http://www.office.microsoft.com.

Use um Espaço de Trabalho Compartilhado para simplificar o processo de colaboração e revisão de documentos. Use um hoje e veja como a sua carga de trabalho diminuirá e você economizará tempo!