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Três palavras que poderão fazê-lo fugir: relatórios de despesas. Você os teme, os adia e os despreza, especialmente quando a Contabilidade os devolve para correções.

Esqueça esses medos e aprenda a lidar positivamente com os relatórios de despesas. Impossível, você diria? Não se você utilizar o Microsoft Office Excel 2007 e o XML para transformar esses relatórios de despesas em tarefas simples e rápidas. Este artigo explica como automatizar os relatórios de despesas usando dados XML em uma planilha do Excel. Nós até fornecemos um exemplo de relatório de despesas, exemplo de esquema e dados XML e código de exemplo para que você possa começar.

• Relatórios de despesas: a maneira antiga e a maneira nova

• Como os relatórios de despesas são realizados desde o início

• Fazer um passeio pelo processo

• Os fundamentos

Relatórios de despesas: a maneira antiga e a maneira nova

Você está lidando com os relatórios de despensas imprimindo um modelo do Excel, escrevendo as despesas manualmente e entregando-o com recibos misturados e dedos cruzados? Eu espero que não. Mas mesmo que o departamento de TI tenha automatizado os relatórios de despesas, não se desespere. Você pode encontrar rapidamente a automação de relatórios na pilha de aplicativos necessários.

Como, você pergunta? Duas palavras que o farão pular de alegria: cliente inteligente. Em um aplicativo cliente/servidor tradicional, os dados são armazenados em um banco de dados de servidor de rede (o back-end) e os formulários são exibidos em um computador cliente (o front-end). Um cliente inteligente adiciona suporte interno para XML, aproveita toda a capacidade de um computador pessoal, oferece uma interface de usuário familiar e tem um conjunto rico de recursos que podem ser usados para analisar, publicar, reportar e compartilhar dados. Parece que acabamos de definir o Excel, para não mencionar o Microsoft Office System.

A maioria dos usuários já estão familiarizados com a entrada de dados no Excel. Além disso, um formulário com base no Excel é natural para relatórios de despesas. Você pode aproveitar as fórmulas (fórmula: uma seqüência de valores, referências de células, nomes, funções ou operadores em uma célula que juntos produzem um novo valor. Uma fórmula sempre começa com um sinal de igual (=).), as tabelas do Excel, os comentários, a validação de dados (validação de dados: um recurso do Excel que você pode usar para definir restrições sobre os dados que podem ou devem ser inseridos em uma célula, e para exibir mensagens que pedem aos usuários entradas corretas e os avisam sobre entradas incorretas.), a proteção (proteger: definir configurações em uma planilha ou pasta de trabalho que impeçam os usuários de exibir ou acessar os elementos de planilha ou pasta de trabalho especificados.)de célula e planilha e até mesmo marcas inteligentes (marcas inteligentes: dados reconhecidos e rotulados como um tipo particular. Por exemplo, o nome de uma pessoa ou o nome de um destinatário recente de mensagem de email do Microsoft Outlook é um tipo de dados que pode ser reconhecido e rotulado com uma marca inteligente.), para citar apenas alguns recursos. E depois, claro, há o XML: o padrão aberto do setor que facilita definir, transmitir, validar e interpretar dados estruturados entre aplicativos e organizações.

Agora, acrescente o Esquema XML (Esquema XML: uma especificação formal, gravada em XML, que define a estrutura de um documento XML, incluindo nomes de elementos e tipos de dados rich, quais elementos podem aparecer combinados e quais atributos estão disponíveis para cada elemento.)personalizado à mistura. Isso permite mapear um arquivo de esquema XML (.xsd) para células específicas em uma planilha, salvar dados de célula mapeada da planilha em um arquivo de dados XML ou importar um arquivo de dados XML e associar os dados a essas células mapeadas. Considere o Excel como um gerador de arquivo de dados XML, um poderoso front-end para aplicativos novos ou até mesmo antigos. Em muitos casos, você não precisará nem mesmo escrever código Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) ou Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT). Se você precisar de código, não será muito.

Ao combinar os recursos comprovados do Excel com os recursos de mapeamento de esquema XML no Excel, você pode preencher esse relatório de despesas e enviá-lo mais rapidamente do que diria "Cadê o dinheiro?" Funcionários de TI anotem: os esquemas XML e os dados XML personalizados simplificam equipar um front-end existente e conectá-lo a bancos de dados back-end. Os aplicativos eprsonalizados não têm que ser reprojetados continuamente do zero.

 Parte superior da página

Como os relatórios de despesas são realizados desde o início

O diagrama a seguir demonstra um fluxo de trabalho típico para processamento de despesas e relatórios. Esse fluxo de trabalho usa o Excel como um cliente inteligente no front-end e o XML para se comunicar com um banco de dados back-end em um servidor.

 Preencha o relatório de despesas usando uma planilha do Excel que tenha sido mapeada para um esquema XML personalizado e salve os dados como um arquivo de dados XML.

 Envie os dados do relatório de despesas no arquivo de dados XML ao banco de dados back-end.

 A Contabilidade verifica minuciosamente o relatório de despesas quanto à precisão e o cumprimento de regras comerciais internas e limites de gastos.

 Se a contabilidade aprovar, você receberá uma "estrela dourada" (e um cheque de reembolso).

 Se a Contabilidade não aprovar (aquele restaurante elegante não passou), eles lhe enviarão uma mensagem de email solicitando o ajuste e o reenvio do relatório de despesas.

Vamos examinar a etapa "Preencher o relatório de despesas" mais atentamente.

 Primeiro, um desenvolvedor de TI cria um esquema XML personalizado, definido em um arquivo de esquema XML e mapeia as células apropriadas na planilha do Excel. Observe que isso é feito apenas uma vez. Na prática, os usuários obtêm o relatório de despesas com o esquema já mapeado, freqüentemente baixando-o de um site interno.

 Em seguida, os usuários inserem informações de identificação e detalhes linha por linha em uma planilha do Excel igualzinha a um relatório de despesas.

 Por fim, após a conclusão do relatório de despesas, os usuários salvam os dados em um arquivo XML.

Fazer um passeio pelo processo

Tem motivação? Então anime-se e aprenda a usar os exemplos de pasta de trabalho do Excel e arquivo de esquema XML, passo a passo.

Primeiro, você adicionará o esquema à pasta de trabalho do Excel e mapeará elementos de dados específicos para as células correspondentes na planilha de relatório de despesas. Em seguida, pratique a digitação de dados no relatório de despesas e salve os dados em um arquivo XML para mais processamento. Por fim, você aprenderá a enviar um relatório de despesas e a examiná-lo, se necessário.

Examinar o RelatorioDespesas.xlsx

Agora, vamos examinar uma pasta de trabalho real do Excel (.xlsx) que pode ser usada como modelo para a criação de sua própria pasta de trabalho do relatório de despesas.

Para baixar a pasta de trabalho, faça o seguinte:

1. Clique no link Modelo do Relatório de Despesas (em inglês).
2. Na caixa de diálogo Download de Arquivo, clique em Salvar.

    Observação   Não clique em Abrirporque isso exibirá uma mensagem de aviso e abrirá uma versão somente leitura da pasta de trabalho.

3. Na caixa de diálogo Salvar como, clique em Salvar.
4. Quando o download do arquivo for concluído, clique em Abrir.
5. Salve o arquivo como RelatorioDespesas.xlsx.

O relatório de despesas é uma planilha do Excel que aproveita os recursos internos do Excel para simplificar o preenchimento de um relatório de despesas.

 Use comentários para fornecer assistência sensível ao contexto para cada célula.

 Vincule os usuários a um site interno para obter informações detalhadas sobre como usar o relatório de despesas.

 Realce visualmente as células que contêm células.

 Bloqueie as células que contêm fórmulas, para protegê-las de usuários propensos a acidentes.

 Valide localmente os dados, como códigos especiais.

No seu aplicativo, verifique se os desenvolvedores de TI protegem toda a pasta de trabalho e crie uma senha antes que os usuários obtenham a planilha, para que ninguém mexa nas células bloqueadas.

Desenvolvedores de TI experientes podem até adicionar marcas inteligentes ao modelo do Excel e transformar um cliente inteligente em um gênio. Por exemplo, é possível usar uma marca inteligente para pré-carregar o relatório de despesas com informações do usuário, validar códigos do centro de custo de um banco de dados externo ou vincular a páginas da Web para obter informações detalhadas sobre uma célula.

Examinar o EsquemaRelatorioDespesas.xsd

O arquivo de esquema XML a seguir define os dados que você deseja capturar no relatório de despesas e enviar para a Contabilidade. Em geral, os desenvolvedores de TI criam esse esquema porque entendem melhor quais dados precisam ser definidos e capturados.

EsquemaRelatorioDespesas.xsd

        <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="no"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="urn:expenseReport"  targetNamespace="urn:expenseReport" elementFormDefault="qualified">  <xsd:element name="Root">   <xsd:complexType mixed="false">   <xsd:sequence minOccurs="0" maxOccurs="1">   <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" name="Meta">    <xsd:complexType mixed="false">    <xsd:all>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="Name"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="Email"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="EmployeeNumber"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="CompanyCode"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="CostCenter"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:date" name="StartDate"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:date" name="EndDate"/>    <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" type="xsd:string" name="Purpose"/>    </xsd:all>    </xsd:complexType>   </xsd:element>   <xsd:element minOccurs="1" maxOccurs="1" name="Summary">    <xsd:complexType mixed="false">    <xsd:all>     <xsd:element type="xsd:decimal" name="TravelTotal"/>     <xsd:element type="xsd:decimal" name="MealsTotal"/>     <xsd:element type="xsd:decimal" name="ConferenceTotal"/>    </xsd:all>    </xsd:complexType>   </xsd:element>   <xsd:element minOccurs="0" maxOccurs="unbounded" name="ExpenseItem">    <xsd:complexType mixed="false">     <xsd:sequence minOccurs="0" maxOccurs="1">      <xsd:element type="xsd:date" name="Date"/>      <xsd:element type="xsd:string" name="Description"/>      <xsd:element type="xsd:integer" name="Miles"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Mileage"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="AirFare"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Other"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Meals"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Conference"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Misc"/>      <xsd:element type="xsd:string" name="MiscCode"/>      <xsd:element type="xsd:decimal" name="Amount"/>     </xsd:sequence>    </xsd:complexType>   </xsd:element>   </xsd:sequence>   </xsd:complexType>  </xsd:element>  </xsd:schema>
      

Para obter informações detalhadas sobre como criar um esquema XML, consulte o artigo XML Schema Part 0: Primer, publicado pelo World Wide Web Consortium (W3C).

Adicionar o exemplo de esquema à pasta de trabalho

1. Salve o exemplo de esquema em um arquivo denominado EsquemaRelatorioDespesas.xsd.
2. Abra o RelatorioDespesas.xlsx.
3. Se a guia Desenvolvedornão estiver disponível, faça o seguinte para exibi-la:
   1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Excel.
   2. Na categoria Popular, em Opções principais para o trabalho com o Excel, marque a caixa de seleção Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opçõese clique em OK.

       Observação   A Faixa de Opções é um componente da interface de usuário do Microsoft Office Fluent.

4. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Fonte.

   

   O painel de tarefas Código-fonte XMLé exibido.

5. Clique em Mapas XML.
6. Clique em Adicionar.
7. Na lista Examinar, clique na unidade, pasta ou local de intranet que contém RelatorioDespesas.xsd.
8. Clique em RelatorioDespesas.xsde em Abrir.
9. Clique em OKpara fechar a caixa de diálogo Mapas XML.

O mapa XML é exibido no painel de tarefas Código-fonte XML. Esse painel apresenta um modo de exibição hierárquico simples do esquema XML que facilita a exibição e o mapeamento de elementos para células.

Mapeie os dados não repetidos para células com mapeamento único

Os dados não repetidos, como informações sobre o usuário ou o propósito da viagem, são mapeados para células únicas. Em uma planilha do Excel, as células que contêm dados não repetidos são denominadas células com mapeamento único.

1. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Fonte.

   

   O painel de tarefas Código-fonte XMLé exibido.

2. Para cada um dos elementos  —  informações de usuário (em ns1:Meta) e dados de resumo (em ns1:Resumo)  —  selecione os elementos desejados no painel de tarefas Código-fonte XMLe arraste-os para as células correspondentes.

   Arrastar e soltar…	Na célula…
   ns1:Nome	C3
   ns1:Email	C4
   ns1:NúmeroDoFuncionário	C5
   ns1:CódigoDaEmpresa	C6
   ns1:CentroDeCusto	I3
   ns1:DataDeInício	I4
   ns1:DataDeTérmino	I5
   ns1:Objetivo	C8
   ns1:TotalDeViagem	L20
   ns1:TotalDeRefeições	H20
   ns1:TotalDaConferência	I20

   Por padrão, uma única célula mapeada é identificada visualmente com uma borda azul.

   Em geral, quando você arrasta um elemento XML não repetido para a planilha, pode optar por incluir o nome do elemento como um título acima ou imediatamente à esquerda da célula com mapeamento único. No relatório de despesas, o valor de célula existente já tem um título ou rótulo.

Mapear os dados repetidos em uma tabela XML

Elementos de dados repetidos, como informações de itens de linha, são mapeados para linhas de dados. Em uma planilha do Excel, as linhas que contêm dados repetidos são tabelas XML.

1. Selecione o elemento ns1:ItemDeDespesano painel de tarefas Código-fonte XMLe arraste-o para a célula B10na planilha.
2. Para limpar a formatação de tabela padrão do Excel, na guia Design, no grupo Estilos de Tabela, clique na seta Maisno canto inferior direito e clique em Limparna parte inferior da janela Galeria.

Parabéns! Você acabou de mapear todas as colunas de itens de linha em uma única etapa e também criou uma tabela XML. Uma tabela XML tem a vantagem adicional de se expandir automaticamente quando os usuários adicionam novas linhas à tabela na planilha.

 Observação   Os elementos de dados repetidos são mapeados juntos em uma tabela XML quando a propriedade de Mapa XML Mesclar os Elementos Automaticamente Durante o Mapeamentoestá selecionada (esse é o valor padrão). Para modificar essa e outras propriedades de mapa XML, clique com o botão direito do mouse na tabela XML, clique em XMLe em Propriedades de Mapa XML.

Inserir dados em um relatório de despesas do Excel

Agora, os usuários do relatório de despesas podem organizar seus recibos misturados e digitar os dados na planilha. Ainda está motivado? Digite os dados de exemplo a seguir no relatório de despesas.

Enviar os dados do relatório de despesas

Depois que você envia o arquivo de dados XML a uma pasta de retirada, esses dados podem ser processados de muitas maneiras diferentes, incluindo o sistema que a empresa usa para manipular relatórios de despesas, que podem ser bastante variados. Por exemplo, o arquivo de dados XML pode ser enviado ao departamento de Contabilidade, talvez a uma conta de email dedicada que recupera os dados XML e os armazena em uma pasta igualmente dedicada. O arquivo XML também pode ser importado para qualquer número de bancos de dados, incluindo bancos de dados do Microsoft Office Access, do Microsoft SQL Server e de terceiros. Ou, você pode ter uma operação de fluxo de trabalho personalizado do Office SharePoint Server que use o Microsoft Office InfoPath e o Forms Server. Há muitas possibilidades, mas isso comprova a flexibilidade notável do XML.

Veja algumas maneiras de enviar os dados, uma sem código e a outra com código.

Salve os dados do relatório de despesas como um arquivo de dados XML sem código

Quando você digita manualmente (ou importa) dados para uma pasta de trabalho mapeada, esses dados se tornam parte da pasta de trabalho quando ela é salva. MAs não são salvos automaticamente como um arquivo de dados XML. Para criar um arquivo de dados XML, siga este procedimento:

1. Na guia Desenvolvedor, no grupo XML, clique em Exportar.

   

    Observação   Se uma pequena caixa de diálogo Exportar XMLaparecer, clique no mapa XML que você deseja usar e clique em OK.

   A caixa de diálogo Exportar XMLsomente aparecerá se uma tabela XML não estiver selecionada e se a pasta de trabalho contiver mais de um mapa XML.

2. Se a caixa de diálogo Exportar XMLaparecer, clique no mapa XML que você deseja usar e clique em OK.

   A caixa de diálogo Exportar XMLsomente aparecerá se uma tabela XML não estiver selecionada e se a pasta de trabalho contiver mais de um mapa XML.

3. Na caixa Nome de arquivo, digite DadosRelatórioDespesas.xmlpara o arquivo de dados XML.
4. Clique em Exportar.

Se estiver tudo certo, os dados deverão ser parecidos com o arquivo a seguir.

DadosRelatorioDespesas.xml

        <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?> <ns1:Root xmlns:ns1="urn:expenseReport">  <ns1:Meta>   <ns1:Name>Carol Philips</ns1:Name>   <ns1:Email>CaPhi</ns1:Email>   <ns1:EmployeeNumber>36833</ns1:EmployeeNumber>   <ns1:CompanyCode>425</ns1:CompanyCode>   <ns1:CostCenter>D98</ns1:CostCenter>   <ns1:StartDate>2004-02-04</ns1:StartDate>   <ns1:EndDate>2004-02-07</ns1:EndDate>   <ns1:Purpose>Attend business conference for training and hobnob with customers.</ns1:Purpose>  </ns1:Meta>  <ns1:Summary>   <ns1:TravelTotal>2414.41</ns1:TravelTotal>   <ns1:MealsTotal>91.53</ns1:MealsTotal>   <ns1:ConferenceTotal>599</ns1:ConferenceTotal>  </ns1:Summary>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-04</ns1:Date>   <ns1:Description>Flight</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare>659.78</ns1:AirFare>   <ns1:Other/>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>659.78</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-04</ns1:Date>   <ns1:Description>Tips &amp; Meals</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other>5.89</ns1:Other>   <ns1:Meals>23.67</ns1:Meals>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>29.56</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-05</ns1:Date>   <ns1:Description>Conf. Fee</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other/>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference>599</ns1:Conference>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>599</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-05</ns1:Date>   <ns1:Description>Tips &amp; Meals</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other>7.56</ns1:Other>   <ns1:Meals>67.86</ns1:Meals>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>75.42</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-06</ns1:Date>   <ns1:Description>Schmoozing</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other/>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc>345</ns1:Misc>   <ns1:MiscCode>D</ns1:MiscCode>   <ns1:Amount>345</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-07</ns1:Date>   <ns1:Description>Sidetrip</ns1:Description>   <ns1:Miles>185</ns1:Miles>   <ns1:Mileage>59.2</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other/>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>59.2</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-07</ns1:Date>   <ns1:Description>Hotel</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other/>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc>389.78</ns1:Misc>   <ns1:MiscCode>C</ns1:MiscCode>   <ns1:Amount>389.78</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem>  <ns1:ExpenseItem>   <ns1:Date>2004-02-07</ns1:Date>   <ns1:Description>Car Rental</ns1:Description>   <ns1:Miles/>   <ns1:Mileage>0</ns1:Mileage>   <ns1:AirFare/>   <ns1:Other>256.67</ns1:Other>   <ns1:Meals/>   <ns1:Conference/>   <ns1:Misc/>   <ns1:MiscCode/>   <ns1:Amount>256.67</ns1:Amount>  </ns1:ExpenseItem> </ns1:Root>
      

Salve os dados do relatório de despesas como um arquivo de dados XML com código

Com apenas algumas linhas de código VBA, você ou o desenvolvedor de TI pode adicionar um botão Enviarque exportaria os dados e os enviaria a uma pasta de retirada para processamento e verificação subseqüentes. Veja um exemplo que cria um arquivo de dados XML com carimbo de data e hora e salva a pasta de trabalho com o mesmo carimbo de data e hora para que você e a Contabilidade possam acompanhar cada rodada:

Exemplo de código VBA

        Dim SbmtXMLFile, SaveAsFile, SbmtAnswer, SbmtMsg, _     ConfirmMsg, SbmtTitle, SbmtPrompt, SbmtStyle, _     CurrPath, PickupPath, TimeStamp  ' Define path for workbook as current folder. CurrPath = ActiveWorkbook.Path & "\"      ' Enter a different path with a trailing slashmark for the ' XML file, or use the current folder. PickupPath = CurrPath          ' Define workbook and XML filenames with the same unique time stamp. TimeStamp = Format(Date, "yyyy-mm-dd") & "-" & Format(Time, "hh-mm-ss") SbmtXMLFile = PickupPath & Range("C5") & "-" & TimeStamp & ".xml" SaveAsFile = CurrPath & Range("C5") & "-" & TimeStamp & ".xlsm"      ' Define MsgBox variables. SbmtPrompt = "Do you want to submit your expenses?" SbmtTitle = "Expense Report Utility" SbmtStyle = vbYesNo + vbInformation + vbDefaultButton2 SbmtMsg = "Expenses submitted and workbook saved."          ' Confirm submit operation: '   If Yes, submit expenses, save file, and close workbook. '   If No, display a message. SbmtAnswer = MsgBox(SbmtPrompt, SbmtStyle, SbmtTitle) If SbmtAnswer = vbYes Then     ActiveWorkbook.XmlMaps("Root_Map").Export URL:=SbmtXMLFile     ActiveWorkbook.SaveAs SaveAsFile     ConfirmMsg = MsgBox(SbmtMsg, vbOKOnly, SbmtTitle)     ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False Else     ConfirmMsg = MsgBox("Try again later.", vbOKOnly, SbmtTitle) End If
      

Para adicionar esse código, faça o seguinte:

1. Em RelatorioDespesas.xlsx, na guia Desenvolvedor, no grupo Código, clique em Macros.
2. Na caixa Nome da macro, insira ExportarXMLParaArquivoe clique em OK.
3. Copie e cole o código acima no subprocedimento ExportarXMLParaArquivo.
4. Feche a janela do VBA.
5. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Inserire, em Controles de Formulário, clique em Botão .
6. Clique no local da planilha em que você deseja que o canto superior esquerdo do botão apareça.
7. Para atribuir a macro ExportarXMLParaArquivoao botão, na caixa de diálogo Atribuir Macro, selecione ExportarXMLParaArquivoe clique em OK.
8. Para especificar um rótulo para o botão, substitua o texto padrão pelo texto "Enviar" e clique em uma célula em branco fora do botão.
9. Para salvar a pasta de trabalho como habilitada para macro, clique no Botão Microsoft Office , aponte para Salvar como, clique em Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excele salve-a como RelatorioDespesas.xlsm.
10. Para testar a macro, clique no botão e siga as instruções.

Examinar os dados do relatório de despesas

Se for necessário alterar o relatório de despesas depois, porque a Contabilidade enviou um email com correções, você poderá examiná-lo abrindo a pasta de trabalho, Relatoriodespesas.xlsm, fazendo as mudanças necessárias nessa pasta de trabalho e depois reenviando os dados. É fácil.

Os fundamentos

Os relatórios de despesas na empresa são uma tarefa fácil. Naquela conferência recente, você foi um herói para seus colegas. Naquela semana, todo o departamento de TI mandou flores para seu escritório e lhe agradeceu pessoalmente. No outro dia, você jantou com um cliente importante e finalmente conquistou aquela grande venda. Hoje de manhã, até seu chefe o cumprimentou pela gravata elegante e disse…

"Não se esqueça de preencher os relatórios de despesas".