Aplica-se a
Microsoft Office Excel 2003

Listas. Você não pode viver sem elas. Desde as compras de mês à compilação de relatórios de vendas, as listas podem ajudar a organizar quase todos os tipos de dados. O Excel 2003 oferece várias ferramentas que auxiliam na criação e no gerenciamento de listas. As ferramentas mais novas ajudam a agrupar os dados relacionados e a analisá-los. Outras ferramentas podem ajudar a assegurar que esses dados sejam inseridos com precisão — e até mesmo economizar alguma digitação.

Essas ferramentas incluem:

• Listas XML e do Excel  As novas ferramentas para agrupar e analisar dados.
• Listas suspensas  A ferramenta para ajudar os usuários a inserir dados com precisão.
• Comando Escolher na Lista Suspensa  Uma ferramenta que pode economizar alguns pressionamentos de teclas.
• Listas ou séries de preenchimento personalizadas   Outra ferramenta que economiza alguns pressionamentos de teclas.

Este artigo apresenta uma ampla visão geral das ferramentas de lista e a melhor maneira de utilizá-las. Para obter mais informações sobre como usar cada ferramenta, consulte os links relacionados ao final de cada seção.

Listas do Excel

Observação  A lista do Excel é nova no Excel 2003.

Uma lista do Excel 2003 é uma seção de uma planilha que você pode manipular separadamente da planilha maior. Use uma lista do Excel quando você precisar analisar partes dos dados em uma planilha grande, e tiver que fazê-lo de modo independente dos dados em volta. Por exemplo, você pode adicionar dados, classificar dados e reorganizar as linhas em uma lista sem que isso afete as células em volta.

As listas do Excel também ajudam você a trabalhar mais rápido porque constituem um conjunto de ferramentas de manipulação de dados, incluindo os botões de AutoFiltro e um conjunto de funções agregadas, disponíveis do mesmo lugar.

Esta é uma lista típica do Excel 2003:

 Botões de AutoFiltro  Os botões aparecem automaticamente e oferecem as mesmas funções que as versões antigas do Excel. Você pode classificar e filtrar rapidamente os dados, localizar valores altos ou baixos etc.

 Borda  A borda distingue as células na lista dos dados em volta.

 Inserir linha  O asterisco indica a linha. Você pode digitar dados diretamente nas células desta linha, e a lista será redimensionada automaticamente para conter os novos dados.

 Linha de total  Clique em uma célula nesta linha para fazer seleções em uma lista de funções agregadas. Use a barra de ferramentas Lista para exibir ou ocultar a linha de Total. Quando você exibir essa linha, o Excel adicionará automaticamente os dados na coluna à direita se essa coluna contiver dados numéricos.

 Funções agregadas  Selecione uma função para inseri-la na célula selecionada na linha de Total. Não é necessário inserir a função manualmente, portanto, você pode adicionar cálculos em menos tempo e com mais precisão.

 Alça de redimensionamento  Modifique o tamanho da lista arrastando a alça.

Mais informações

Estes links levam a mais informações sobre as listas do Excel 2003:

• Adicionar ou excluir linhas ou colunas de uma lista

Listas XML

Observação   Os recursos XML estão disponíveis apenas no Microsoft Office Professional Edition 2003 ou no Excel 2003, exceto para salvar arquivos no formato Planilha XML.

As listas XML têm a mesma aparência e funcionalidade que as do Excel, mas retiram seus dados de uma fonte de dados XML, em vez de um intervalo de células. Quando você abre um arquivo XML no Excel, uma lista XML é uma das opções para visualizar e trabalhar com os dados. Em uma lista XML, você pode classificar, filtrar, totalizar e analisar os dados rapidamente.

Estas são algumas outras maneiras para visualizar ou trabalhar com os dados XML no Excel:

• Abrir o arquivo XML como uma pasta de trabalho somente leitura. Use essa opção quando você só quiser procurar os dados.
• Usar o painel de tarefas Código-fonte XML para mapear as células em uma planilha para os elementos em um esquema XML. (Um esquema é a estrutura de dados em um arquivo XML.) Essa é a opção mais flexível porque permite que você use apenas os dados necessários. Também permite que você salve os dados no formato de arquivo de dados XML, que facilita o uso de seus dados por outras pessoas.

Mais informações

Para iniciar, procure "lista xml" na Ajuda do Excel. Além disso, esses links levam a mais informações sobre as listas XML do Excel 2003:

Listas suspensas

Observação  As listas suspensas estão disponíveis no Microsoft Excel 97 e posterior.

Quando muitas pessoas pensam em uma "lista", na verdade elas pensam em listas suspensas, como esta:

Você cria listas suspensas quando precisa limitar as opções que os usuários podem escolher e quando deseja assegurar que um elemento dos dados, como um número de peça ou um código de diagnóstico, seja inserido com precisão.

Observação  Como uma lista suspensa ajuda a garantir que os usuários insiram dados válidos, ela costuma ser referenciada como uma ferramenta de validação de dados. Para encontrar mais informações sobre listas suspensas na Ajuda do Excel , procure por "lista suspensa" e "validação de dados".

Mais informações

Estes links levam a mais informações sobre listas suspensas:

Comando Escolher na Lista Suspensa

Use o comando Escolher na Lista Suspensa para inserir rapidamente um valor em uma célula vazia. O comando evita que você tenha que redigitar um valor existente que reside na mesma coluna. Para testar esse comando, siga estas etapas:

1. Em uma coluna em branco de uma planilha, insira uma lista de itens. "Maçãs", "laranjas", "pêssegos" e "pêras" será adequado se você não conseguir pensar em mais nada.
2. Clique com o botão direito do mouse na célula logo abaixo do último item e clique em Escolher na Lista Suspensa.
3. Selecione um item na lista.

Observações

• No Excel 2002, 2000 e 97, o comando é chamado Escolher na Lista.
• Os valores devem residir em colunas. O comando não funciona com linhas de dados.

Mais informações

Este link leva a mais informações sobre o comando Escolher na Lista Suspensa:

Personalizar a lista ou séries de preenchimento

Observação  As séries de preenchimento personalizadas estão disponíveis no Microsoft Excel 97 e posterior.

Crie uma lista personalizada (também chamada série de preenchimento personalizada) quando quiser que o Excel digite por você. Se você inserir o primeiro valor de uma lista personalizada e preencher para baixo ou ao longo de um intervalo de células, o Excel escreverá os itens restantes da lista nas células selecionadas.

Experimente. Localize uma coluna ou linha vazia em uma planilha. Na primeira célula, digite Janeiro. Em seguida, pegue a alça de preenchimento e arraste-a para baixo ou ao longo das 11 células vazias. O Excel reconhece o primeiro item na lista e preenche as células restantes com os outros valores na lista, desta forma:

Embora o Excel reconheça muitas séries de preenchimento automaticamente (por exemplo, horas, datas, meses e números consecutivos), você pode inserir listas personalizadas de itens na guia Listas Personalizadas da caixa de diálogo Opções (menu Ferramentas). Siga as instruções na tela.

Mais informações

Para começar, procure "lista personalizada" e "série de preenchimento personalizada" na Ajuda do Excel. Este link também leva a mais informações sobre as listas personalizadas: