Vamos supor que você tenha compilado uma grande lista de dados — por exemplo, os valores das vendas de cada produto que sua empresa fabrica. Agora, você está pronto para extrair informações significativas dos dados. Por exemplo, você deseja responder às perguntas a seguir:

• Qual é o total de vendas de cada produto por região?
• Quais produtos vendem mais durante um período?
• Quem é o vendedor com melhor desempenho?

Para responder a essas e a outras perguntas, você pode criar um relatório de tabela dinâmica — uma tabela interativa que extrai, organiza e resume automaticamente os dados. Você pode, em seguida, usar o relatório para analisar os dados — por exemplo, para fazer comparações, detectar padrões e relacionamentos, e analisar tendências.

Por exemplo, você pode usar estes dados de origem ...

... para criar um relatório de tabela dinâmica que mostre as vendas de cada produto em cada região de vendas.

Continue lendo para descobrir o que você pode fazer com um relatório de tabela dinâmica.

Resumir e analisar os dados

Para exibir uma “visão geral” dos dados, você pode usar um relatório de tabela dinâmica para resumir e analisar os dados. É possível controlar como o Microsoft Excel 2002 resume os dados — por exemplo, por soma, média ou contagem — sem inserir uma única fórmula.

Adicionar ou remover dados

Não há informações suficientes no relatório de tabela dinâmica? Por exemplo, talvez você queira incluir valores de vendas divididos por vendedor. É possível adicionar ou remover categorias de dados facilmente.

Por exemplo, adicione o campo Vendedor:

Reorganizar rapidamente o layout

Não está satisfeito com o layout do relatório de tabela dinâmica? Por exemplo, talvez você prefira exibir as informações sobre vendedores em linhas, em vez de em colunas. A natureza interativa do relatório de tabela dinâmica permite que você faça as alterações que quiser; é possível mover (ou “girar”) facilmente as linhas e as colunas para exibir resumos diferentes dos dados.

Por exemplo, você pode mover o campo Vendedor, para que ele apareça em linhas, em vez de em colunas.

Exibir um subconjunto de dados

Deseja filtrar os dados de modo a exibir um bloco controlável de cada vez? Para fazer isso, você pode usar um campo de página para dividir um relatório de tabela dinâmica em “páginas” separadas. Cada página contém um subconjunto dos dados que estão resumidos no relatório de tabela dinâmica.

Por exemplo, é possível adicionar um campo de página para a categoria Ano. Dessa maneira, você pode exibir dados de vendas de um ano específico (como 2003) ou de todos os anos combinados.

Existem outros motivos para usar campos de página?   Se o relatório de tabela dinâmica contiver muitos campos, você poderá usar campos de página para manter o relatório pequeno e legível. Se estiver recuperando dados de alguns tipos de bancos de dados externos grandes, você poderá adicionar e, em seguida, configurar campos de página, de modo a limitar a quantidade de dados recuperados por vez. Dessa maneira, é possível evitar esperas longas e problemas de memória.

Mostrar apenas os detalhes que deseja

Deseja concentrar a atenção em detalhes específicos de um relatório de tabela dinâmica? Você pode exibir ou ocultar itens em um campo de linha ou de coluna — por exemplo, produtos ou vendedores específicos. Você também pode exibir ou ocultar detalhes sobre os itens em campos de linha ou de coluna.

Por exemplo, no campo Tipo, você pode ocultar todos os itens de produtos, exceto bebidas:

Etapa 1: Preparar os dados de origem

Você provavelmente está ansioso para iniciar seu primeiro relatório de tabela dinâmica. Mas, antes de começar, é aconselhável verificar se os dados estão bem organizados e prontos.

Nesta seção, você aprenderá quais os tipos de dados que podem ser usados para criar um relatório de tabela dinâmica e o que é necessário fazer para prepará-los. Após ter preparado os dados, você poderá criar o relatório de tabela dinâmica usando o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico. No assistente, você escolherá de fato os dados de origem. (É possível escolher dados já inseridos no Excel ou de um banco de dados, chamado de “origem externa de dados”.) Se tiver escolhido uma origem externa, o assistente permitirá que você use um programa separado chamado Microsoft Query para se conectar à origem e selecionar apenas os dados que deseja.

Tipos de dados que você pode usar

• Banco de dados ou lista do Excel
• Dados externos   Por exemplo, você pode usar um arquivo de banco de dados, um arquivo de texto ou uma origem da Internet.
• Vários intervalos de consolidação   Você pode combinar e resumir dados de várias listas diferentes do Excel.
• Outro relatório de tabela dinâmica   Você planeja usar os mesmos dados para criar vários relatórios de tabela dinâmica? Em caso afirmativo, você poderá poupar espaço em disco e na memória reutilizando um relatório de tabela dinâmica existente para criar um novo relatório de tabela dinâmica. Essa ação vincula os relatórios de tabela dinâmica original e novo. (Por exemplo, se você atualizar os dados do relatório de tabela dinâmica original, os dados do novo relatório também serão atualizados e vice-versa.)

O que você precisa fazer para preparar os dados

Para preparar os dados para um relatório de tabela dinâmica, basta ler a seção a seguir que corresponde ao tipo de dados que você está usando.

Preparar os dados de um banco de dados ou de uma lista do Excel

São necessárias algumas considerações ao preparar os dados do Excel:

• Certifique-se de que a lista esteja bem organizada   A ordem é importante! Por exemplo, certifique-se de que a primeira linha da lista contenha rótulos de colunas, pois o Excel usará esses dados nos nomes de campo do relatório. Certifique-se também de que cada coluna contenha itens semelhantes — por exemplo, inclua texto em uma coluna e valores numéricos em uma coluna separada.
• Remova os subtotais automáticos   Não se preocupe — o relatório de tabela dinâmica calculará os totais gerais para você.
• Se você planeja adicionar mais dados posteriormente, nomeie o intervalo   Em seguida, quando criar o relatório de tabela dinâmica, certifique-se de especificar o nome no momento em que inserir o intervalo de dados de origem. Dessa maneira, sempre que adicionar mais dados ao intervalo, você poderá atualizar o relatório de tabela dinâmica para incluir os novos dados.
• Se desejar usar dados filtrados, use o comando Filtro Avançado   No menu Dados, aponte para Filtro, clique em Filtro Avançado e clique em Copiar para outro local. Esse procedimento extrai os dados filtrados para outro local de planilha de modo que você possa usá-los no relatório de tabela dinâmica. Não filtre os dados no local ou use o comando AutoFiltro. Essa ação oculta parte dos dados, mas o relatório de tabela dinâmica inclui todos os dados da lista.

Preparar dados de uma origem externa

São necessárias algumas considerações ao preparar os dados externos:

• Instale as ferramentas e os drivers necessários   Você provavelmente está pronto — apenas verifique se instalou o Microsoft Query e os drivers de conectividade aberta de banco de dados (ODBC) adequados ou os drivers de fonte de dados necessários. Em seguida, ao criar um relatório de tabela dinâmica com o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, você usará o Microsoft Query para recuperar de fato os dados externos.
• Nos casos a seguir, recupere os dados antes de iniciar o assistente   Verifique a lista a seguir — se ela contiver seu método de recuperação de dados, você não poderá usar o Query no Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para recuperar os dados. Em vez disso, use as instruções a seguir para inserir os dados em uma pasta de trabalho do Excel. Em seguida, você poderá usar o assistente para selecionar o intervalo de planilha que contém os dados externos como faria com qualquer lista do Excel.

  Office Data Connections   Os arquivos do Office Data Connection ou .odc são o método recomendado de recuperação de dados externos para os relatórios. É possível usá-los sempre que você estiver simplesmente recuperando dados de uma única tabela de banco de dados ou de um banco de dados OLAP, de modo que não precise combinar dados de mais de uma tabela do banco de dados externo ou filtrar os dados para selecionar registros específicos antes de criar o relatório.

  Arquivos de consulta e modelos de relatórios   Para usar um arquivo de consulta (de extensão .dqy, .oqy ou .rqy) para recuperar dados, abra o arquivo de consulta no Excel. Para usar um modelo de relatório (.xlt) que ainda não inclua um relatório de tabela dinâmica, abra o modelo.

  Consultas de parâmetro   Para usar uma consulta de parâmetro para recuperar dados, crie primeiro a consulta de parâmetro no Microsoft Query, de modo que ela retorne os dados para o Excel. Observe que não é possível criar uma consulta de parâmetro para recuperar dados de origem de bancos de dados OLAP. Para obter mais informações sobre a criação de consultas de parâmetro, consulte a Ajuda do Microsoft Query.

  Consultas à Web   Para usar uma consulta à Web para recuperar dados pela Internet, crie primeiro uma consulta à Web e recupere os dados para o Excel. Para criar uma consulta à Web, aponte para Importar Dados Externos no menu Dados e clique em Nova Consulta à Web.

Preparar dados em vários intervalos para consolidação

São necessárias algumas considerações ao preparar dados de várias listas do Excel:

• Certifique-se de que as listas estejam bem organizadas   A ordem é importante! Por exemplo, certifique-se de que as listas tenham nomes de linhas e colunas correspondentes para os itens que deseja resumir juntos.
• Remova os subtotais automáticos   Não se preocupe — o relatório de tabela dinâmica calculará os subtotais e totais gerais para você.
• Se você planeja adicionar mais dados posteriormente, nomeie os intervalos   Em seguida, quando criar o relatório de tabela dinâmica, certifique-se de especificar os nomes quando informar os intervalos de dados de origem. Dessa maneira, sempre que adicionar mais dados a um intervalo, você poderá atualizar o relatório de tabela dinâmica para incluir os novos dados.

Preparar os dados de um outro relatório de tabela dinâmica

São necessárias algumas considerações ao preparar os dados de um outro relatório de tabela dinâmica:

• Certifique-se de que os dois relatórios de tabela dinâmica estejam na mesma pasta de trabalho   Se o relatório de tabela dinâmica original estiver em uma pasta de trabalho diferente, copie o relatório original para o local em que o novo relatório deverá aparecer.
• Verifique as configurações dos campos de página   No relatório de tabela dinâmica original, você pode ter alterado as configurações dos campos de página e, portanto, eles recuperam dados externos de cada página individualmente. Nesse caso, é necessário redefinir os campos de página, de modo que eles recuperem dados externos de todos os itens de uma vez. Para verificar as configurações, clique duas vezes em cada campo de página e, em seguida, clique em Avançado. (Se não estiver certo de quais campos são os campos de página, veja a ilustração na seção “Anatomia de um relatório de tabela dinâmica”, na parte 2 deste artigo).

Etapa 2: Criar um relatório de tabela dinâmica

Para criar um relatório de tabela dinâmica, primeiro use o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para especificar os dados que deseja usar e para criar a estrutura do relatório. Você pode, em seguida, usar a barra de ferramentas Tabela Dinâmica para organizar os dados dentro dessa estrutura.

Por exemplo, você pode escolher as categorias de dados a serem incluídas (sombreadas de azul) e os valores de dados correspondentes a serem resumidos (sombreados em amarelo):

Em seguida, informe ao Excel como organizar as categorias de dados nas linhas e colunas do relatório de tabela dinâmica. Quando o Excel conclui o relatório, ele automaticamente resume e totaliza os valores dos dados.

Iniciar usando o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico

1. Abra a pasta de trabalho onde você deseja criar o relatório de tabela dinâmica. Se o relatório for baseado em uma lista ou em um banco de dados do Excel, clique em uma célula da lista ou do banco de dados.
2. No menu Dados, clique em Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmicos.
3. Na etapa 1 do Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, siga as instruções e clique em Tabela Dinâmica em Que tipo de relatório você deseja criar?
4. Siga as instruções da etapa 2 do assistente. Se estiver recuperando dados externos para o relatório de tabela dinâmica, você poderá obter mais informações sobre como usar o Microsoft Query ou o Assistente de Consulta na Ajuda do Excel ou do Query.
5. Na etapa 3 do assistente, clique em Concluir.

Formatar o relatório de tabela dinâmica

1. Na janela Lista de Campos da Tabela Dinâmica, arraste os botões de campo para as áreas rotuladas no diagrama da tabela dinâmica.

   Para ver uma demonstração de como arrastar os botões de campo, clique no botão Iniciar:

2. Se quiser reorganizar os campos, arraste-os de uma área para outra. Para remover um campo, arraste-o para fora do relatório de tabela dinâmica.

   Em alguns casos, você talvez não queira formatar o relatório de tabela dinâmica diretamente em uma planilha. Por exemplo, se os dados de origem forem de um grande banco de dados externo, o layout da planilha poderá demorar muito. Nesse caso, você poderá clicar em Layout na etapa 3 do Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para formatar o relatório de tabela dinâmica.

Para obter mais informações sobre relatórios de tabela dinâmica, inclusive sobre como personalizá-los e imprimi-los, vá para a próxima seção deste artigo.