Remover dados ocultos e informações pessoais de documentos do Office

Antes de compartilhar um documento importante com colegas ou clientes, você provavelmente toma a precaução de ler ou revisar o conteúdo do documento para garantir que tudo está correto e que o documento não contém nada que você não deseja compartilhar com outras pessoas. Se você planeja compartilhar uma cópia eletrônica de um documento do Microsoft Office, seria uma boa idéia realizar uma etapa extra de revisão do documento a procura de dados ocultos ou informações pessoais que podem ser armazenados no próprio documento ou nas propriedades do documento (metadados (metadados: os dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras em um documento são dados; a contagem de palavras é um exemplo de metadados.)). Como essas informações ocultas podem revelar detalhes sobre sua organização ou sobre o próprio documento que você talvez não queira compartilhar publicamente, pode ser que você queira remover essas informações ocultas antes de compartilhar o documento com outras pessoas.

Este artigo explica como o recurso Inspetor de Documentos no Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e no Microsoft Office PowerPoint 2007 pode ajudá-lo a encontrar e remover dados ocultos e informações pessoais de documentos do Office.

Neste artigo


Quais tipos de dados ocultos e informações pessoais são armazenados em documentos do Office?

Alguns tipos de dados ocultos e informações pessoais podem ser salvos em um documento do Office. Essas informações podem não estar imediatamente visíveis quando você exibe o documento em um programa do Office, mas talvez seja possível para outras pessoas exibir ou recuperar as informações.

Informações ocultas podem incluir os dados que os programas do Office adicionam a um arquivo para permitir que você colabore ao escrever e editar um documento com outras pessoas. Podem também incluir informações que você deliberadamente designa como ocultas.

Os documentos do Office podem conter os seguintes tipos de dados ocultos e informações pessoais:

  • Comentários, marcas de revisão de comentários controlados, versões e anotações à tinta    Se você colaborou com outras pessoas para criar seu documento, o documento pode conter itens como marcas de revisão de comentários controlados, comentários, anotações à tinta ou versões. Essas informações podem permitir que outras pessoas vejam nomes de pessoas que trabalharam com você no documento, comentários de revisores e alterações feitas no documento.
  • Propriedades do documento e informações pessoais    As propriedades do documento, também conhecidas como metadados (metadados: os dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras em um documento são dados; a contagem de palavras é um exemplo de metadados.), incluem detalhes sobre o documento tais como autor, assunto e título. As propriedades do documento também incluem informações que são mantidas automaticamente pelos programas do Office, tais como o nome da pessoa que salvou mais recentemente um documento e a data em que o documento foi criado. Se você usou recursos específicos, o documento também talvez contenha tipos de informações de identificação pessoal (PII) (informações de identificação pessoal (IIP): quaisquer informações que podem ser usadas para identificar uma pessoa, como nome, endereço, endereço de email, número de identidade do governo, endereço IP ou outro identificador único associado com o IIP em outro programa.) adicionais, tais como cabeçalhos de email, informações sobre envio para revisão, listas de circulação, caminhos de impressora e informações sobre o caminho do arquivo para publicação de páginas da Web.
  • Cabeçalhos, rodapés e marcas d'água    Os documentos do Word e as pastas de trabalho do Excel podem conter informações nos cabeçalhos e rodapés. Além disso, você pode ter adicionado uma marca d'água ao documento do Word.
  • Texto oculto    Os documentos do Word podem conter texto que esteja formatado como texto oculto. Se você não sabe se o documento contém texto oculto, use o Inspetor de Documentos para procurá-lo.
  • Linhas, colunas e planilhas ocultas    Em uma pasta de trabalho do Excel, linhas, colunas e planilhas inteiras podem ser ocultadas. Se você distribuir uma cópia de uma pasta de trabalho que contenha linhas, colunas ou planilhas ocultas, outras pessoas podem reexibir essas linhas, colunas ou planilhas e exibir os dados que elas contêm.
  • Conteúdo invisível    As apresentações do PowerPoint e as pastas de trabalho do Excel podem conter objetos que não são visíveis porque foram formatados como invisíveis.
  • Conteúdo fora do slide    As apresentações do PowerPoint podem conter objetos que não são imediatamente visíveis porque foram arrastados do slide para a área fora do slide. Esse conteúdo fora do slide pode incluir caixas de texto, clip-art, gráficos e tabelas.
  • Anotações da apresentação    A seção Anotações de uma apresentação do PowerPoint pode conter texto que você talvez não queira compartilhar publicamente, especialmente se as anotações tiverem sido escritas somente para o uso da pessoa que está fazendo a apresentação.
  • Propriedades do servidor de documentos    Se o documento foi salvo em um local em um servidor de gerenciamento de documentos, tal como um site de Espaço de Trabalho de Documento ou uma biblioteca baseada no Microsoft Windows SharePoint Services, o documento pode conter propriedades adicionais ou informações relacionadas ao local do servidor.
  • Dados XML personalizados    Os documentos podem conter dados XML personalizados que não estão visíveis no próprio documento. O Inspetor de Documentos pode encontrar e remover esses dados XML.

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Quais informações o Inspetor de Documentos pode encontrar e remover?

O Inspetor de Documentos inclui vários Inspetores diferentes que você pode usar para encontrar e remover tipos distintos de dados ocultos e informações pessoais. Alguns desses Inspetores são específicos para programas individuais do Office. O Inspetor de Documentos exibe conjuntos diferentes de Inspetores no Office Word 2007, Office Excel 2007 e no Office PowerPoint 2007 para permitir que você encontre e remova dados ocultos e informações pessoais que são específicas de cada um desses programas.

Para aprender mais sobre quais tipos de dados ocultos e informações pessoais o Inspetor de Documentos pode encontrar e remover em um programa específico do Microsoft Office, consulte as tabelas abaixo.

 Observação   Se a sua organização personalizou o Inspetor de Documentos adicionando módulos do Inspetor, você talvez seja capaz de verificar se seus documentos possuem tipos adicionais de informações.

Office Word 2007

Nome do Inspetor Encontra e remove
Comentários, Revisões, Versões e Anotações
  • Comentários
  • Marcas de revisão de comentários controlados
  • Informações da versão do documento
  • Anotações à tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo informações das guias Resumo, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de email
  • Listas de circulação
  • Informações sobre envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações sobre a Política de Gerenciamento de Documentos
  • Informações sobre o tipo de conteúdo
  • Informação de vínculo de ligação de dados de campos ligados aos dados (o último valor é convertido para texto)
  • Nome de usuário
  • Nome de modelo
Cabeçalhos e Rodapés
  • Informações nos cabeçalhos do documento
  • Informações nos rodapés do documento
  • Marcas d'água
Texto Oculto
  • O texto que é formatado como oculto (um efeito de fonte que está disponível na caixa de diálogo Fonte)

 Observação   Este Inspetor não pode detectar o texto que foi ocultado por outros métodos (por exemplo, texto branco em um plano de fundo branco).

Dados XML Personalizados
  • Dados XML personalizados que podem estar armazenados em um documento

Office Excel 2007

Nome do Inspetor Encontra e remove
Comentários e Anotações
  • Comentários
  • Anotações à tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo informações das guias Resumo, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de email
  • Listas de circulação
  • Informações sobre envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações sobre a Política de Gerenciamento de Documentos
  • Informações sobre o tipo de conteúdo
  • Nome de usuário
  • Informações sobre caminho de impressora
  • Comentários do cenário
  • Caminho de arquivo para publicação de páginas da Web
  • Comentários sobre nomes de tabela e nomes definidos
  • Conexões de dados externos inativas
Cabeçalhos e Rodapés
  • Informações nos cabeçalhos de planilha
  • Informações nos rodapés de planilha
Linhas e Colunas Ocultas
  • Linhas ocultas
  • Colunas ocultas que contêm dados

 Observações 

  • Se houver colunas ocultas na pasta de trabalho que não contêm dados e elas estão localizadas entre colunas que não contêm dados, essas colunas ocultas vazias também serão detectadas e removidas.
  • Se as linhas ou colunas ocultas na pasta de trabalho contêm dados, talvez você altere os resultados dos cálculos ou fórmulas da pasta de trabalho ao removê-las. Se você não souber quais informações as linhas ou colunas ocultas contêm, feche o Inspetor de Documentos, reexiba as linhas ou colunas ocultas e reveja o conteúdo delas.
  • Este Inspetor não detecta formas, gráficos, controles, objetos e controles, imagens do Microsoft ActiveX ou gráficos do SmartArt que possam estar em colunas ocultas.
Planilhas Ocultas
  • Planilhas ocultas

 Observação   Se as planilhas ocultas da pasta de trabalho contêm dados, talvez você altere os resultados dos cálculos ou fórmulas da pasta de trabalho ao removê-las. Se você não souber quais informações as planilhas ocultas contêm, feche o Inspetor de Documentos, reexiba as planilhas ocultas e reveja o conteúdo delas.

Dados XML Personalizados
  • Dados XML personalizados que podem estar armazenados em uma pasta de trabalho
Conteúdo Invisível
  • Os objetos que não estão visíveis porque são formatados como invisíveis

 Observação   Este Inspetor não detecta objetos que estão cobertos por outros objetos.

Office PowerPoint 2007

Nome do Inspetor Encontra e remove
Comentários e Anotações
  • Comentários
  • Anotações à tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo informações das guias Resumo, Estatísticas, e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de email
  • Listas de circulação
  • Informações sobre envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações sobre a Política de Gerenciamento de Documentos
  • Informações sobre o tipo de conteúdo
  • Caminho de arquivo para publicação de páginas da Web
Conteúdo Invisível do Slide
  • Os objetos que não estão visíveis porque são formatados como invisíveis

 Observação   Este Inspetor não detecta objetos que estão cobertos por outros objetos.

Conteúdo fora do slide
  • Conteúdo ou objetos que não estão imediatamente visíveis em uma apresentação porque se encontram fora da área do slide, incluindo:
    • Clip-art
    • Caixas de texto
    • Gráficos
    • Tabelas

 Observação   O Inspetor de Documentos não detecta ou remove objetos fora do slide com efeitos de animação.

Anotações da Apresentação
  • O texto que foi adicionado à seção Anotações de uma apresentação

 Observação   O Inspetor de Documentos não pode remover imagens adicionadas à seção Anotações de uma apresentação.

Dados XML Personalizados
  • Dados XML personalizados que podem estar armazenados em uma apresentação

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Como encontro e removo dados ocultos e informações pessoais em documentos do Office?

Você pode usar o Inspetor de Documentos para encontrar e remover dados ocultos e informações pessoais em documentos do Office criados no Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 e em versões anteriores desses programas do Office. Seria uma boa idéia usar o Inspetor de Documentos antes de compartilhar uma cópia eletrônica do documento do Office, tal como uma anexo de email.

  1. Abra o documento do Office em que você deseja inspecionar dados ocultos ou informações pessoais.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem do botão, clique em Salvar Como e digite um nome na caixa Nome do arquivo para salvar uma cópia do documento original.

 Importante   Seria uma boa idéia usar o Inspetor de Documentos em uma cópia do documento original porque nem sempre é possível restaurar os dados que o Inspetor de Documentos remove.

  1. Na cópia original do documento, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem do botão, aponte para Preparar e clique em Inspecionar Documento.
  2. Na caixa de diálogo Inspetor de Documentos, marque as caixas de seleção para escolher os tipos de conteúdo oculto que você deseja inspecionar. Para obter mais informações sobre os Inspetores individuais, consulte Quais informações o Inspetor de Documentos pode encontrar e remover?
  3. Clique em Inspecionar.
  4. Consulte os resultados da inspeção na caixa de diálogo Inspetor de Documentos.
  5. Clique em Remover Tudo ao lado dos resultados da inspeção dos tipos de conteúdo oculto que você deseja remover do documento.

 Importante   Se você remover conteúdo oculto do documento, talvez não seja possível restaurá-lo clicando em Desfazer.

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Aplica-se a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007