Preparar uma planilha para impressão

A aparência da planilha na tela está correta; então, agora ela já pode ser impressa, certo? Não necessariamente. Economize tempo e papel ajustando o formato e o layout da página da planilha ou tirando medidas para evitar problemas comuns de impressão antes de imprimir a planilha.

Neste artigo


Facilitando a leitura ou digitalização de uma planilha

Para apresentar todos os dados nas páginas impressas, verifique se eles estão visíveis na tela. Por exemplo, se o texto ou os números forem muito longos para caber em uma coluna, o texto impresso será truncado e os números impressos aparecerão como teclas de cerquilha (##). Para evitar a impressão de texto truncado e teclas de cerquilha no lugar do texto, você pode aumentar a largura da coluna para acomodar os dados, ou talvez seja necessário aumentar a altura da linha quebrando o texto automaticamente para que caiba na largura da coluna, a fim de que ele fique visível na tela e nas páginas impressas.


Lista formatada para exibição na tela

1  Dimensionamento de coluna

2  Dimensionamento de linha


Para facilitar a leitura ou digitalização dos dados, talvez seja necessário aplicar uma formatação diferente para enfatizar informações importantes. No entanto, tenha em mente que determinadas formatações (como texto colorido ou sombreamento de célula) que parecem satisfatórias na tela podem não produzir os resultados impressos esperados quando a impressão é feita em uma impressora preto-e-branco. Se você usar texto colorido ou sombreamento de célula, não deixe de usar cores contrastantes ao trabalhar em uma impressora preto-e-branco.

Talvez você precise imprimir uma planilha com linhas de grade exibidas para que os dados, as linhas e as colunas fiquem mais realçadas.

Para obter mais informações, consulte:

Início da página Início da página

Ajustando o layout das páginas impressas

Antes de imprimir uma planilha com grandes quantidades de dados ou gráficos, ajuste rapidamente a planilha na nova exibição Layout da Página para obter resultados profissionais. Nessa exibição, você pode ver os dados no contexto das páginas impressas. É possível adicionar ou alterar facilmente cabeçalhos e rodapés de página, ocultar ou exibir cabeçalhos de linha e coluna, alterar a orientação das páginas impressas, alterar o layout e o formato dos dados, usar as réguas para medir a largura e a altura dos dados, e definir margens para impressão.

Adicionando informações úteis a cabeçalhos ou rodapés

Talvez seja necessário adicionar um cabeçalho e um rodapé que contenha informações úteis sobre a planilha impressa, como um título de planilha, um logotipo, informações sobre o arquivo ou números de página. Os cabeçalhos e rodapés que você especifica aparecem automaticamente em cada página impressa. Você não pode imprimir cabeçalhos ou rodapés somente na primeira página, mas pode imprimir cabeçalhos e rodapés diferentes na primeira página, bem como em páginas ímpares e pares.


Planilha com cabeçalho e rodapé

1  Cabeçalho

2  Rodapé


Imprimindo títulos ou rótulos de linha e coluna em cada página

Se uma planilha ocupar mais de uma página, você poderá imprimir títulos ou rótulos de linha e coluna (também denominados títulos de impressão) em cada página para garantir que os dados serão rotulados corretamente.


Planilha com títulos de impressão

1  Rótulos de coluna


Alterando a orientação de página da planilha

Você pode ajustar a largura da coluna e quebrar automaticamente o texto para que caibam mais colunas na página impressa. Entretanto, se a planilha tiver mais colunas do que podem ser ajustadas horizontalmente na orientação retrato padrão, você poderá imprimir os dados para acomodar colunas adicionais (mas menos linhas) usando a orientação paisagem.

Ajustando o posicionamento, as medidas e as margens da planilha

Para obter um layout melhor, talvez seja necessário centralizar uma planilha horizontal ou verticalmente na página impressa. Na exibição Layout da Página, o Microsoft Office Excel 2007 fornece uma régua horizontal e uma régua vertical, a fim de que você meça precisamente as células, os intervalos, os objetos e as margens da página. As réguas podem ajudar você a posicionar os objetos e a exibir ou editar as margens da página diretamente na planilha.

Para ajustar mais colunas na página impressa, ajuste a largura das margens ou colunas. Se os dados forem muito largos para uma página, ajuste quebras de página verticais.

Se os dados forem apenas um pouco maiores para caber em uma página impressa, dimensione a planilha para ajustá-los. O dimensionamento reduz o tamanho horizontal e vertical dos dados impressos em percentual ou no número de páginas especificado.

Se algumas colunas contiverem dados que não precisam ser impressos, você poderá ocultar as colunas temporariamente. Os dados ocultos não serão impressos.

Você também pode usar a exibição Layout da Página para posicionar e redimensionar gráficos de modo que eles sejam exibidos exatamente no local em que deverão aparecer nas páginas impressas.

Para obter mais informações, consulte:

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Corrigindo quebras de página estranhas

Os dados da planilha podem ser muito largos ou longos para caber em uma página, ou talvez você precise manter determinados dados juntos na mesma página. Use a exibição Visualização de Quebra de Página para ajustar rapidamente quebras de página (quebra de página: divisor que separa as páginas de uma planilha para impressão. O Excel insere quebras de página automáticas com base no tamanho do papel, nas configurações de margem, nas opções de escala e nas posições de qualquer quebra de página manual inserida por você.) horizontais e verticais. Nessa exibição, as quebras de página inseridas manualmente aparecem como linhas sólidas. As linhas tracejadas indicam onde o Office Excel 2007 inserirá automaticamente as quebras de página.


Visualização de quebra de página

1  Quebras de página automáticas

2  Quebras de página manuais


A exibição Visualização de Quebra de Página é especialmente útil para ver como as outras alterações feitas (por exemplo, alterações de formatação e orientação de página) afetam as quebras de página automáticas. Por exemplo, a alteração da altura da linha e da largura da coluna pode afetar o posicionamento das quebras de página automáticas. Você também pode alterar as quebras de página afetadas pelas configurações de margem do driver de impressora atual.

Para obter mais informações, consulte Adicionar, excluir ou mover quebras de página.

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Visualizando uma planilha antes de imprimi-la

Para obter uma visualização exata de como os dados serão impressos, talvez seja necessário visualizar as páginas da planilha em Visualização de Impressão. Nessa exibição, você poderá fazer os ajustes finais nas páginas antes de imprimi-las.

Para obter mais informações, consulte Visualizar páginas da planilha antes de imprimir.

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Imprimindo uma planilha total ou parcialmente

Você finalmente está pronto para imprimir os dados. Ao clicar em Imprimir (Botão Microsoft Office Imagem do botão ), você pode especificar exatamente o que deseja imprimir. É possível imprimir todas as planilhas da pasta de trabalho, uma ou mais planilhas selecionadas ou somente uma parte selecionada da planilha.

Se você pretende imprimir com freqüência uma parte específica de uma planilha, pode defini-la como uma área de impressão (guia Layout da Página, grupo Configuração de Página). Dessa forma, cada vez que a planilha for impressa, o Excel imprimirá somente os dados especificados na área de impressão.

Para obter mais informações, consulte Imprimir uma planilha ou pasta de trabalho.

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Aplica-se a:
Excel 2007