Diretrizes e exemplos para classificar e filtrar dados por cor

Classificar e filtrar dados por cor é um novo recurso ansiosamente esperado no Microsoft Office Excel 2007. As diretrizes e exemplos a seguir podem ajudá-lo a abrilhantar seus relatórios do Office Excel 2007.


Uma luz passando por um espectro de cores exibe 6 cores em uma planilha

 Quando a luz branca passa por um espectro de cores, você vê seis cores: vermelho, laranja, amarelo, verde, azul e violeta.

Neste artigo


Visão geral da classificação e da filtragem de dados por cor e conjunto de ícone

Classificar e filtrar dados, juntamente com a formatação condicional de dados, são partes integrantes da análise de dados e podem ajudá-lo a responder perguntas como estas:

  • Que vendeu mais de US$ 50.000 dólares em serviços este mês?
  • Quais produtos apresentaram aumentas de receita superiores a 10% de um ano para outro?
  • Quem são os alunos de melhor e pior desempenho na turma de calouros?
  • Onde estão as exceções em um resumo de lucros dos últimos cinco anos?
  • O que é a distribuição geral de idade dos funcionários?

Você classifica os dados para organizá-los rapidamente e localizar os itens desejados. Filtre os dados para exibir somente as linhas que atendem aos critérios especificados e oculte as linhas que você não deseja exibir, para uma ou mais colunas de dados. É possível formatar condicionalmente os dados para ajudá-lo a explorar visualmente e analisar dados, detectar problemas críticos e identificar padrões e tendências. Juntos, os recursos de classificação, filtragem e formatação condicional de dados podem ajudar você e seus usuários a tomarem decisões mais eficientes com base em seus dados.

Com o Office Excel 2007, é possível classificar e filtrar por formato, incluindo cor da célula e da fonte, se você utilizou ou não a formatação condicional manualmente nas células.


Dados classificados e filtrados por cores com uma legenda


Também é possível classificar e filtrar por conjunto de ícones criados por meio de uma formatação condicional. Use um conjunto de ícones para anotar e classificar dados em três a cinco categorias separadas por um valor de limite. Cada ícone representa uma gama de valores. Por exemplo, na tabela a seguir de conjuntos de ícones, Conjuntos de ícones de 3 setas, a seta verde que aponta para cima representa valores mais altos, a seta amarela lateral representa valores intermediários e a seta vermelha que aponta para baixo representa valores mais baixos.

Tabela de conjuntos de ícones

Tabela de conjuntos de ícones

Em geral, o recurso de formatação condicional foi bastante expandido no Office Excel 2007. Você pode: formatar células utilizando uma escala de duas cores, escala de três cores, barras de dados e conjuntos de ícones; formatar células que contêm valores específicos de texto, número, data ou hora, valores classificados inferiores ou superiores, média superior ou inferior, valores exclusivos ou duplicados; e criar muitas regras e gerenciá-las com mais facilidade.

Encontre links para mais informações sobre como classificar, filtrar e formatar dados condicionalmente na seção Consulte também.

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Usando cores efetivamente ao analisar dados

Quase todas as pessoas gostam de cores. O uso efetivo de cores em qualquer documento pode melhorar significativamente sua aparência e legibilidade. O bom uso de cores e ícones em seus relatórios do Excel melhora o processo de tomada de decisões ajudando a concentrar a atenção dos usuários nas informações críticas e auxiliando-os a compreender visualmente os resultados. O bom uso de cores pode proporcionar uma sensação emocional positiva direta desde o início. Por outro lado, o uso incorreto de uma cor pode distrair os usuários e até causar cansaço se for excessivo. As seções a seguir apresentam diretrizes para ajudá-lo a fazer bom uso de cores e evitar o uso incorreto.


Mais sobre temas de documentos      Com o Office Excel 2007, é fácil criar temas consistentes e adicionar estilos e efeitos personalizados. Grande parte do esforço mental necessário para combinar cores com eficiência já foi feito para você com o uso de temas de documentos predefinidos que empregam esquemas de cores atraentes. Você pode formatar de forma rápida e fácil todo um documento para dar a ele uma aparência profissional e moderna aplicando um tema. Um tema de documento é um conjunto de opções de formatação que inclui um conjunto de cores de tema, um conjunto de fontes de tema (como fontes de título e corpo de texto) e um conjunto de efeitos de tema (como efeitos de linha e preenchimento). Encontre links para mais informações sobre temas na seção Consulte também     .


Usar cores padrão e limitar o número de cores

Quando classifica e filtra por cor, você pode escolher as cores que preferir e os resultados podem lhe parecer bons. Entretanto, uma pergunta fundamental que deve ser feita é: "seus usuários preferem e visualizam as mesmas cores?" O computador é capaz de exibir 16.777.216 cores no modo de cor de 24 bits. No entanto, a maioria dos usuários somente pode distinguir uma pequena fração dessas cores. Além disso, a qualidade da cor pode variar entre os computadores. A iluminação da sala, a qualidade do papel, a resolução da tela e da impressora e as configurações do navegador podem ser diferentes. Até 10 % da população tem alguma dificuldade em distinguir e visualizar algumas cores. Essas são variáveis importantes sobre as quais você provavelmente não tem controle.

Mas você tem controle sobre variáveis como escolha de cores, número de cores e plano de fundo da planilha ou célula. Ao fazer boas escolhas com base em uma pesquisa fundamental, você pode ajudar suas cores a comunicarem a mensagem correta e na interpretação dos seus dados. Também é possível complementar as cores com ícones e legendas para ajudar a garantir que os usuários entendam o significado desejado.

Considere o contraste das cores e o plano de fundo

Em geral, use cores com uma alta saturação, como amarelo brilhante, verde médio ou vermelho escuro. Verifique se o contraste é alto entre o plano de fundo e o primeiro plano. Por exemplo, use um plano de fundo de planilha em branco ou cinza com cores de célula ou uma cor branca ou cinza de célula com uma cor de fonte. Se você precisar usar uma cor ou imagem de plano de fundo, faça-a tão clara quanto possível para que a cor da célula ou da fonte não fique desbotada. Se você estiver dependendo apenas da cor da fonte, considere aumentar o tamanho da fonte ou configurá-la em negrito. Quanto maior a fonte, mais fácil será para um usuário visualizar ou distinguir a cor. Se necessário, ajuste ou remova as faixas ou linhas ou colunas, porque a cor de faixa pode interferir na cor da fonte ou da célula. Todas essas considerações percorrem um longo caminho para ajudar todos os usuários a entender e interpretar cores corretamente.

Evite usar combinações de cores que possam diminuir a visibilidade ou confundir o usuário. Você não deseja criar inadvertidamente estereogramas ou uma ilusão de ótica. Considere a possibilidade de usar uma borda de célula para distinguir cores problemáticas, como vermelho e verde, se for inevitável para impedir que as cores fiquem próximas. Use cores complementares e contrastantes para melhorar o contraste e evite usar cores parecidas. Vale a pena conhecer o disco de cores básico e saber como determinar cores semelhantes, contrastantes e complementares.


O disco de cores básico

Texto explicativo 1 Uma cor semelhante é aquela ao lado de outra no disco de cores (por exemplo, violeta e laranja são cores semelhantes ao vermelho).
Texto explicativo 2 Uma cor contrastante é aquela a três cores de distância de outra (por exemplo, verde e azul são contrastantes ao vermelho).
Texto explicativo 3 As cores complementares são opostas no disco de cores (por exemplo, verde-azulado é a cor complementar de vermelho).

Se houver tempo, teste suas cores, solicitando que alguns colegas a executem, experimentando-as em condições de iluminação diferentes e faça experiências com telas e configurações de impressora diferentes.

 Dica   Se você imprimir o documento em cores, verifique a cor da célula e da fonte para facilitar a leitura. Se a cor da célula for muito escura, pense na possibilidade de usar uma fonte em branco para melhorar a legibilidade.

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Escolhendo as melhores cores de acordo com suas necessidades

“ Precisa de um resumo rápido? Use vermelho, amarelo, verde ou azul, com um plano de fundo branco ou cinza.”

Atribua significados às cores que você escolher com base no público-alvo e no seu objetivo. Se necessário, forneça uma legenda para esclarecer especificamente o significado de cada cor. A maioria das pessoas pode distinguir facilmente sete a dez cores na mesma planilha. É possível distinguir até 50 cores, mas isso exigiria treinamento especializado e está além do escopo deste artigo.

As 10 cores principais

Quando você classificar e filtrar dados por cor, use a tabela a seguir para ajudá-lo a decidir quais cores escolher. Essas cores fornecem o contraste mais radical e, em geral, são de distinção mais fácil para a maioria das pessoas.

Uma tabela de opções de cores

É possível aplicar facilmente essas cores a células e fontes utilizando os botões Cor de Preenchimento ou Cor da Fonte no grupo Fonte na guia Início.

As cores padrão

Usando cores que transmitem significado naturalmente

Para a leitura de dados financeiros, os números geralmente ficam em vermelho (negativo) ou preto (positivo). Uma cor vermelha transmite significado porque é uma convenção aceita. Se você quiser realçar os números negativos, o vermelho é a melhor opção. Dependendo o tipo de dados existente, talvez seja possível usar cores específicas porque elas transmitem significado para seu público-alvo ou talvez haja um padrão aceito para seu significado. Por exemplo:

  • Se os dados forem sobre leituras de temperatura, use as cores quentes (vermelho, amarelo e laranja) para indicar uma temperatura mais quente e as cores frias (verde, azul e violeta) para indicar temperaturas mais baixas.
  • Se os dados forem topográficos, use azul para água, verde para vegetação, marrom para deserto e montanhas e branco para gelo e neve.
  • Se os dados forem referentes a tráfego e segurança, use vermelho para condições de parado ou interrompido, laranja para perigo de equipamento, amarelo para cautela, verde para segurança e azul para informações gerais.
  • Se os dados forem sobre resistores elétricas, use o código de cores padrão de preto, marrom, vermelho, laranja, amarelo, verde, azul, violeta, cinza e branco.

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Examinando alguns exemplos

Vamos supor que você está preparando um conjunto de relatórios sobre descrições de produto, preços e níveis de estoque. As seções a seguir ilustram as perguntas que você normalmente faria sobre esses dados e como responder a cada uma usando cores e conjuntos de ícones.

Dados de exemplo

Os dados a seguir são usados nos exemplos.


Dados usados nos exemplos


Para copiar os dados em uma pasta de trabalho em branco, siga este procedimento:

MostrarComo salvar os dados de exemplo como um arquivo .xlsx

  1. Inicie o Bloco de Notas da Microsoft.
  2. Selecione o texto de exemplo e copie e cole-o no Bloco de Notas.
  3. Salve o arquivo com um nome e extensão, como Produtos.csv.
  4. Feche o Bloco de Notas.
  5. Inicie o Office Excel 2007.
  6. Abra o arquivo salvo no Bloco de Notas.
  7. Salve o arquivo como .xlsx.

MostrarDados de exemplo

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Quais são os tipos diferentes de embalagem do produto?

Problema

Você deseja descobrir os diferentes tipos de contêineres para seus produtos, mas há nenhuma coluna Contêiner. Use a coluna Quantidade por Unidade para colorir manualmente cada célula e, em seguida, classificar por cor. Também é possível adicionar uma legenda para esclarecer ao usuário o que significa cada cor.

Resultados


Exemplos de resultados para tipos diferentes de problema de embalagem do produto


Solução

  1. Para colorir manualmente cada célula de acordo com o esquema de cores na tabela anterior, clique nas células e aplique as cores utilizando o botão Cor de Preenchimento no grupo Fonte na guia Início.

 Dica   Use o botão Pincel no grupo Área de Transferência na guia Início para aplicar rapidamente uma cor selecionada a outra célula.

  1. Clique em uma célula na coluna Quantidade por Unidade e, na guia Início, no Grupo de edição, clique em Classificar e Filtrar e em Personalizar Classificação.
  2. Na caixa de diálogo Classificar, selecione Quantidade por Unidade em Coluna, selecione Cor da Célula em Classificar em e clique em Copiar Nível duas vezes.
  3. Em Ordem, na primeira linha, selecione a cor vermelha, na segunda linha, selecione azul e, na terceira linha, selecione amarelo.

Se uma célula não contiver nenhuma dessas cores, como as células em branco, essas linhas permanecerão no lugar.

 Observação   As cores listadas são aquelas disponíveis na coluna. Não há nenhuma ordem de classificação padrão de cores e você não pode criar uma ordem de classificação personalizada usando uma lista personalizada.

  1. Adicione uma legenda usando células na parte lateral do relatório com a tabela a seguir como um guia.
Legenda:
Vermelho Embalagens e caixas
Azul Latas
Verde Jarras e garrafas
Branco (Não tiver certeza)

Que produtos têm uma marcação acima de 67% ou abaixo de 34%?

Problema

Você deseja visualizar rapidamente os valores de marcação mais altos e mais baixos no início do relatório.

Resultados


Exemplo de resultados de um problema de marcação de produto


Solução

  1. Selecione as células E2:E26 e, na guia Inicio, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Conjunto de Ícones e selecione o conjunto de ícones Três Setas (Colorido).
  2. Clique com o botão direito do mouse em uma célula na coluna Marcação, aponte para Classificar e clique em Personalizar Classificação.
  3. Na caixa de diálogo Classificar, selecione Marcação em Coluna, selecione Ícone de Célula em Classificar em e clique em Nível de Cópia.
  4. Em Ordem, na primeira linha, selecione a seta verde que aponta para cima e, na segunda linha, selecione a seta vermelha que aponta para baixo.

Quais produtos precisam ser reordenados imediatamente?

Problema

Você deseja gerar rapidamente um relatório dos produtos que devem ser reordenados de imediato e enviar esse relatório para sua equipe.

Resultados


Exemplo de resultados do problema dos produtos que precisam de reordenação


Solução

  1. Selecione as células I2:I26 e, na guia Início, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, aponte para Realçar Regras das Células e clique em Igual a.
  2. Digite Sim na primeira caixa e selecione Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro na segunda caixa.
  3. Clique com o botão direito do mouse em qualquer célula formatada na coluna, aponte para Filtrar e selecione Filtrar por Cor da Célula Selecionada.

 Dica   Passe o mouse sobre o botão Filtrar no cabeçalho da coluna para saber como ela está filtrada.

Quais produtos têm os preços e custos mais altos e mais baixos?

Problema

Você deseja ver os preços e os custos mais altos e mais baixos agrupados no início do relatório.

Resultados


Exemplo de resultados do problema de preços e custos do produto


Solução

  1. Para as células C2:C26 e D2:D26, siga este procedimento:
    • Na guia Início, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, aponte para Regras de Primeiros/Últimos e clique em 10 primeiros itens.
    • Digite 1 na primeira caixa e selecione Preenchimento Amarelo e Texto Amarelo Escuro na segunda caixa.
    • Na guia Início, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, aponte para Regras de Primeiros/Últimos e clique em 10 últimos itens.
    • Digite 1 na primeira caixa e selecione Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro na segunda caixa.
  2. Para as colunas Custo e Preço, siga este procedimento:
    • Clique com o botão direito do mouse no valor mais baixo, aponte para Classificar e selecione Classificar pela Cor da Célula Selecionada.
    • Clique com o botão direito do mouse no valor mais alto, aponte para Classificar e selecione Classificar pela Cor da Célula Selecionada.

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Aplica-se a:
Excel 2007