Como usar XML no Excel 2003

Aplica-se ao
Microsoft Office Excel 2003

 Observação   As informações deste artigo consideram que você tenha um conhecimento básico de XML.

Um dos recursos mais poderosos do Microsoft Office Excel 2003 na realidade não pode ser visto: o suporte para esquemas XML definidos pelo usuário. Isso significa que você pode adicionar esquemas XML (o esquema é apenas uma estrutura) e dados às suas pastas de trabalho, seja qual for a origem do XML. O Excel automatiza a maioria dos processos para você e basta abrir o arquivo e decidir como você deseja usar os dados.

Você pode:

  • Exibir os dados em uma lista XML     Use esta opção quando desejar ver todos os dados em uma lista. As listas agem como unidades de coesão. Para entender melhor, imagine as listas como planilhas que estão dentro de planilhas maiores. É possível manipular os dados de uma lista separadamente da planilha que a envolve. Por exemplo, você pode classificar os dados, reorganizar as linhas e, até certo ponto, reorganizar as colunas de uma lista sem afetar as células ao redor.
  • Exibir os dados em uma planilha somente leitura     Use esta opção quando você ou outros usuários precisarem exibir os dados em um arquivo, mas não precisarem (ou desejarem) manipulá-los. As planilhas somente leitura oferecem uma maneira rápida de criar relatórios comerciais e outros tipos de arquivos que você não deseja que os usuários alterem. Quando esta opção for selecionada, o Excel exibirá os dados em uma grade estática.
  • Criar um mapa a partir da estrutura e importar dados para o mapa     Ao usar o painel de tarefas Código-fonte XML para criar um mapa, você vincula ou liga uma célula de uma planilha a um elemento do arquivo XML. A importação de dados para o mapa preenche as células com dados. Essa é a opção mais flexível e poderosa para trabalhar com dados XML. Por exemplo, digamos que o seu departamento de vendas armazene seus dados como XML e que você precise criar um relatório resumindo a atividade mensal de vendas. Quando o departamento de vendas postar os novos dados, você poderá importá-los para um mapa ou configurar um sistema que atualize suas planilhas automaticamente. Esta figura mostra uma planilha com um mapa preenchido. O Excel coloca uma borda azul ao redor das células mapeadas.

Planilha do Excel com um mapa XML preenchido

Abrir e trabalhar com um arquivo XML

Siga estas etapas básicas para exibir um arquivo XML no Excel usando um dos métodos descritos anteriormente.

  1. No menu Arquivo, clique em Abrir.
  2. Na lista Arquivos do tipo, selecione Arquivos XML (*.xml).
  3. Na caixa Examinar, navegue até o arquivo XML que você deseja abrir, selecione-o e clique em Abrir.

A caixa de diálogo Abrir XML é exibida.

Caixa de diálogo Abrir XML

  1. Clique em uma das opções da caixa de diálogo Abrir XML e clique em OK.

As informações das seções a seguir explicam como usar cada opção:

MostrarComo uma lista XML

Se uma caixa de mensagem for exibida, clique em OK para fechá-la. O Excel cria a lista. Observe que o Excel adiciona todos os dados do arquivo à lista.

Dependendo da estrutura do arquivo de origem, talvez você veja muitos dados repetidos, como nomes e datas. As redundâncias poderão ser eliminadas se você usar a opção Usar o painel de tarefas Código-fonte XML ao abrir o arquivo.

Mais informações

Estes links levam a mais informações sobre o Excel e as listas XML:

 

MostrarComo pasta de trabalho somente leitura

O Excel adiciona todos os dados do arquivo à lista e mescla o arquivo, ou seja, exibe os dados em uma grade padrão e não em uma lista.

Dependendo da estrutura do arquivo de origem, talvez você veja muitos dados repetidos, como nomes e datas. As redundâncias poderão ser eliminadas se você usar a opção Usar o painel de tarefas Código-fonte XML ao abrir o arquivo.

 

MostrarUsar o painel de tarefas Código-fonte XML

O painel de tarefas Código-fonte XML aparece e exibe o esquema (a estrutura) do arquivo XML.

  1. Arraste os itens (chamados elementos) que você deseja mapear do painel de tarefas para células em branco na planilha.
  2. Selecione qualquer uma das células mapeadas. No menu Dados, aponte para XML e clique em Importar.

A caixa de diálogo Importar XML é exibida.

  1. Use a lista Examinar para localizar o arquivo de origem a ser importado. Selecione-o e clique em Importar.
  2. Clique em OK para exibir o mapa no painel de tarefas.

Mais informações

Os links a seguir levam a mais informações sobre os mapas XML:

MostrarDica

As etapas a seguir demonstram outra maneira de abrir o painel de tarefas Código-fonte XML e usá-lo para criar um mapa XML:

  1. No menu Dados, aponte para XML e clique em Código-fonte XML.
  2. No painel de tarefas Código-fonte XML, clique em Mapas XML e clique em Adicionar.
  3. Use a lista Examinar para localizar o arquivo XML a ser aberto e clique em Abrir.

Se uma caixa de mensagem for exibida, clique em OK para fechá-la.

  1. Na caixa de diálogo Mapas XML, clique em OK para exibir o mapa no painel de tarefas Código-fonte XML.
  2. Arraste os itens (chamados elementos) que você deseja mapear do painel de tarefas para células em branco na planilha.
  3. Selecione qualquer uma das células mapeadas. No menu Dados, aponte para XML e clique em Importar.

A caixa de diálogo Importar XML é exibida.

  1. Use a lista Examinar para localizar o arquivo de origem. Selecione-o e clique em Importar.

Sobre os elementos XML não repetidos e repetidos

Ao criar um mapa XML, você usa dois tipos de elementos XML: elementos únicos, não repetidos e elementos de lista repetidos. O primeiro tipo ocorre uma vez em um determinado arquivo XML, enquanto os elementos de lista repetidos podem ocorrer qualquer número de vezes. Por exemplo, se você criar o relatório de despesas no exercício prático no final deste artigo, você usará uma combinação de elementos não repetidos (como um nome de funcionário) e elementos de lista repetidos (como uma descrição de cada item de despesa e o custo de cada item).

Lembre-se destes fatos:

  • O painel de tarefas Código-fonte XML usa vários ícones para indicar elementos de lista repetidos. No exercício prático, preste atenção nestes itens:

Imagem do ícone  Indica um elemento pai repetido.

Imagem do ícone  Indica um elemento filho repetido.

  • O Excel formata automaticamente como listas XML os elementos de lista repetidos que são arrastados para a planilha. Dessa maneira, é fácil distinguir os elementos repetidos dos não repetidos, pois as listas fornecem automaticamente o botão AutoFiltro.
  • Se você colocar os elementos de lista repetidos um ao lado do outro na mesma linha, o Excel incluirá cada elemento adjacente em uma única lista XML grande.
  • Se você colocar os elementos repetidos sozinhos ou ao lado dos elementos não repetidos, o Excel os formatará como listas XML individuais.

Importar, exportar e salvar arquivos como XML

Se você tiver adicionado um mapa XML a uma planilha, poderá importar dados para o mapa a qualquer momento. Também é possível exportar os dados para serem utilizados por outros usuários. Esses usuários podem aplicar seus próprios esquemas aos dados, de acordo com as necessidades deles. Por exemplo, um usuário pode criar um gráfico que utilize os seus dados e esteja vinculado a eles, de forma que o gráfico seja atualizado automaticamente sempre que você atualizar os dados.

 Observação   Para seguir as etapas desta seção, a sua planilha deve conter um mapa XML. Para obter informações sobre mapas, consulte as etapas em Usar o painel de tarefas Código-fonte XML.

Importar dados

  1. Selecione uma das células mapeadas em uma planilha.
  2. No menu Dados, aponte para XML e clique em Importar. A caixa de diálogo Importar XML é exibida.
  3. Use a lista Examinar para localizar o arquivo a ser importado e clique em Importar.

Exportar dados

  1. No menu Dados, aponte para XML e clique em Exportar. A caixa de diálogo Exportar XML é exibida.
  2. Use a lista Salvar em para navegar até a pasta para a qual os dados devem ser exportados e clique em Exportar.

Salvar dados

  1. No menu Arquivo, clique em Salvar como.
  2. Na lista Salvar como tipo, selecione Dados XML (*.xml).
  3. Clique em Salvar.

 Observação   Quando você usar o comando Salvar como, o Excel também disponibilizará o formato de arquivo mais antigo, Planilha XML. Se os dados forem salvos nesse formato, os outros usuários deverão ter o Microsoft Excel 2002 ou posterior para trabalhar com os dados.

Mais informações

Estes links levam a mais informações sobre importação e exportação de dados:

Exercício prático: Criar e preencher um mapa

Você precisa de algo mais concreto? Sem problemas. Se você ainda não o fez, baixe o arquivo XML de exemplo. Ele será usado para criar um relatório de despesas fictício. Você adicionará um mapa a uma planilha e o preencherá com dados importados.

Comece preparando a planilha

  1. Inicie o Excel e abra o arquivo de exemplo.

Quando a caixa de diálogo Abrir XML for exibida, clique em Usar o painel de tarefas Código-fonte XML e clique em OK.

  1. Na célula A1, digite Funcionário e, na célula A3, digite Gerente.
  2. Na célula C1, digite Departamento e, na célula C3, digite Data de Envio.
  3. Para dar ênfase ao texto, formate-o como desejar.

Adicionar o mapa

  1. Arraste o elemento ns1:EmployeeName do painel de tarefas Código-fonte XML para a célula B1 e, em seguida, arraste o elemento ns1:Department para a célula D1.
  2. Arraste o elemento ns1:ManagerName para a célula B3 e, em seguida, arraste o elemento ns1:Date para a célula D3.
  3. Em ns1:ExpenseItem, selecione ns1:Description e arraste-o para a célula B5.
  4. Ainda em ns1:ExpenseItem, arraste o elemento ns1:Account para a célula C5, arraste ns1:Date para a célula D5 e, em seguida, arraste ns1:Total para a célula E5.
  5. Salve o arquivo. Isso adicionará o mapa ao arquivo e vinculará os dados do arquivo de origem ao mapa.

Agora você está pronto para...

Importar dados para o mapa

  1. Selecione qualquer uma das células mapeadas. No menu Dados, aponte para XML e clique em Importar.

A caixa de diálogo Importar XML é exibida.

  1. Use a lista Examinar para localizar o arquivo de origem e clique em Importar.

O Excel preenche os arquivos mapeados. Observe que o Excel aplica automaticamente a formatação de lista XML aos elementos repetidos (neste caso, os itens de despesas) do mapa.

 
 
Aplica-se a:
Excel 2003