Adicionar, alterar, localizar ou limpar formatos condicionais

Use um formato condicional para ajudar a explorar visualmente e a analisar os dados, detectar problemas críticos e identificar padrões e tendências.

O que você deseja fazer?


Aprender mais sobre a formatação condicional

A formatação condicional ajuda a responder visualmente a questões específicas sobre seus dados. Você pode aplicar a formatação condicional a um intervalo de células, a uma tabela do Microsoft Excel ou a um relatório de Tabela Dinâmica. Há diferenças importantes que devem ser entendidas ao usar formatação condicional em um relatório de Tabela Dinâmica.

Os benefícios da formatação condicional

Ao analisar dados, você sempre formula questões como:

  • Onde estão as exceções em um resumo de lucros nos últimos cinco anos?
  • Quais são as tendências em uma pesquisa de opinião de marketing ao longo dos últimos dois anos?
  • Quem vendeu mais do que R$ 50.000 este mês?
  • Qual é a distribuição etária geral dos empregados?
  • Quais produtos têm aumentos de faturamento acima de 10% de um ano para outro?
  • Quais são os alunos com melhor e pior desempenho na classe novata?

A formatação condicional ajuda a responder a essas questões ao facilitar o destaque de células ou intervalos de células, a ênfase de valores não usuais e a visualização de dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones. Um formato condicional altera a aparência de um intervalo de células com base em condições (ou critérios). Se a condição for verdadeira, o intervalo de células será formatado com base nessa condição; se a condição for falsa, o intervalo de células não será formatado com base nessa condição.

Você poderá classificar e filtrar por formato, incluindo cor da célula e da fonte, quer tenha formatado as células de modo condicional ou manual.

Dados classificados e filtrados por cores com uma legenda

 Observação   Ao criar um formato condicional, você só poderá fazer referência a outras células da mesma planilha ou, em alguns casos, a células de planilhas da mesma pasta de trabalho aberta no momento. Não é possível usar formatação condicional em referências externas a outra pasta de trabalho.

Formatação condicional para um relatório de Tabela Dinâmica

A formatação condicional em um relatório de Tabela Dinâmica difere da formatação condicional em um intervalo de células ou em uma tabela do Excel de diversas maneiras:

  • Se você alterar o layout do relatório de Tabela Dinâmica filtrando, ocultando níveis, reduzindo e expandindo níveis, ou movendo um campo, o formato condicional será mantido desde que os campos dos dados subjacentes não sejam removidos.
  • O escopo do formato condicional de campos na área Valores pode estar baseado na hierarquia de dados, sendo determinado por todos os filhos visíveis (o nível inferior seguinte em uma hierarquia) de um pai (o nível superior seguinte em uma hierarquia) em linhas de uma ou mais colunas, ou em colunas de uma ou mais linhas.

 Observação   Na hierarquia de dados, os filhos não herdam a formatação condicional do pai, e nem o pai a herda dos filhos.

  • Há três métodos para definir o escopo do formato condicional de campos na área Valores: por seleção, por campo de correspondência e por campo de valor.

O método padrão de definir escopo de campos na área Valores é por seleção. É possível alterar o método de escopo para o campo de correspondência ou de valor usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a, a caixa de diálogo Nova Regra de Formatação ou a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação. Os três métodos de escopo (guia Página Inicial, grupo Estilos, comando Formatação Condicional) oferecem maior flexibilidade, dependendo de suas necessidades:

Escopo por seleção    Use esse método se você quiser selecionar:

  • Um conjunto contíguo de campos na área Valores, como todos os totais do produto para uma região.
  • Um conjunto não contíguo de campos na área Valores, como totais do produto para diferentes regiões entre os níveis da hierarquia de dados.

Escopo por campo de valor    Use esse método para:

  • Evitar fazer muitas seleções não contíguas.
  • Formatar condicionalmente um conjunto de campos na área Valores para todos os níveis da hierarquia de dados.
  • Incluir subtotais e totais gerais.

Escopo por campo de correspondência    Use esse método para:

  • Evitar fazer muitas seleções não contíguas.
  • Formatar condicionalmente um conjunto de campos na área Valores para um nível da hierarquia de dados.
  • Excluir subtotais.

Ao formatar campos condicionalmente na área Valores, para valores superiores, inferiores, acima ou abaixo da média, a regra se baseia em todos os valores visíveis por padrão. Entretanto, quando o escopo é definido por campo de correspondência, em vez de usando todos os valores visíveis, você pode opcionalmente aplicar o formato condicional para cada combinação de:

  • Uma coluna e seu campo de linha pai.
  • Uma linha e seu campo de coluna pai.

Formatação condicional entre planilhas

Você pode usar formatação condicional em células referidas em outra planilha na mesma pasta de trabalho. Esse recurso não está disponível entre pastas de trabalho.

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Formatar todas as células usando uma escala em três cores

Escalas de cores são guias visuais que ajudam você a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de duas cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde e vermelha, você pode especificar que células de valores mais altos tenham uma cor mais verde e células de valores mais baixos tenham uma cor mais vermelha.

 Dica   Se uma ou mais células do intervalo contiverem uma fórmula que retorna erro, a formatação condicional não será aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatação condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma função É ou SEERRO para retornar um valor diferente de erro.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor.

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione uma escala de duas cores.

 Dica   Passe o mouse sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de duas cores. A cor da parte superior representa valores maiores; e a da parte inferior, valores menores.

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão Opções de Formatação que aparece ao lado de um campo de Tabela Dinâmica que tenha formatação condicional aplicada.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Células selecionadas.
    • Todas as células para um Rótulo de valor, clique em Todas as células mostrando valores <Rótulo de valor>.
    • Todas as células para um Rótulo de valor, excluindo subtotais e total geral, clique em Todas as células mostrando valores <Rótulo de valor> para <Rótulo de Linha>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores (padrão).
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Bicolor.
  4. Para selecionar um tipo na caixa Tipo para Mínimo e Máximo, siga um destes procedimentos:
    • Formatar valor mais alto e valor mais baixo     Selecione Valor Mais Baixo e Valor Mais Alto.

Neste caso , você não digita um Valor para Mínimo e Máximo.

  • Formatar um valor numérico, de data ou de hora     Selecione Número e digite um Valor para Mínimo e Máximo.
  • Formatar uma porcentagem     Selecione Porcentagem e digite um Valor para Mínimo e Máximo.

Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem.

Use uma porcentagem quando desejar visualizar todos os valores proporcionalmente porque a distribuição de valores é proporcional.

  • Formatar um percentil     Selecione Percentil e digite um Valor para Mínimo e Máximo.

Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma proporção de cores e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

  • Formatar o resultado de uma fórmula     Selecione Fórmula e digite valores para Mínimo e Máximo.

A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

Notas   

  • Verifique se o valor Mínimo é menor que o valor Máximo.
  • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número para Mínimo e uma porcentagem para Máximo.
  1. Para escolher uma escala de cores para Mínimo e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor.

Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A escala de cores selecionada será exibida na caixa Visualização.

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Formatar todas as células usando uma escala de duas cores

As escalas de cores são guias visuais que ajudam a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de três cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de três cores. O tom da cor representa valores maiores, médios ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde, amarela e vermelha, é possível especificar que células de valores mais altos tenham a cor verde, valores médios tenham a cor amarela e células de valores mais baixos tenham a cor vermelha.

 Dica   Se uma ou mais células do intervalo contiverem uma fórmula que retorna erro, a formatação condicional não será aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatação condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma função É ou SEERRO para retornar um valor especificado (como 0 ou "N/A"), em vez de erro.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor.

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione uma escala de três cores. A cor da parte superior representa valores maiores, a cor do centro representa valores médios e a cor da parte inferior representa valores menores.

 Dica   Passe o mouse sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de três cores.

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão Opções de Formatação que aparece ao lado de um campo de Tabela Dinâmica que tenha formatação condicional aplicada.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Tricolor.
  4. Selecione um tipo para Mínimo, Ponto Médio e Máximo. Siga um destes procedimentos:
    • Formatar valores mais altos e mais baixos    Selecione um Ponto Médio.

Neste caso , você não digita um Valor Mais Baixo e Mais Alto.

  • Formatar um valor numérico, de data ou de hora    Selecione Número e digite um valor para Mínimo, Ponto Médio e Máximo.
  • Formatar uma porcentagem    Selecione Porcentagem e digite um valor para Mínimo Ponto Médio e Máximo.

Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

  • Formatar um percentil    Selecione Percentil e digite um valor para Mínimo, Ponto Médio e Máximo.

Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma proporção de cores e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

  • Formatar um resultado de fórmula    Selecione Fórmula e digite um valor para Mínimo, Ponto Médio e Máximo.

A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

Notas   

  • Você pode definir valores mínimos, de ponto médio e máximos para o intervalo de células. Verifique se o valor Mínimo é menor que o valor de Ponto Médio, que por sua vez deve ser menor que o valor Máximo.
  • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo, Ponto Médio e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número Mínimo, um percentil de Ponto Médio e um percentual Máximo.
  • Em muitos casos, o valor padrão de 50% para Ponto Médio funciona melhor, mas você pode ajustá-lo de acordo com exigências específicas.
  1. Para escolher uma escala de cores para Mínimo, Ponto Médio e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor.

Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores.

A escala de cores que você selecionar será exibida na caixa Visualização.

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Formatar todas as células usando barras de dados

Uma barra de dados ajuda você a ver o valor de uma célula com relação a outras células. O comprimento da barra de dados representa o valor na célula. Uma barra mais longa representa um valor mais alto e uma barra mais curta representa um valor mais baixo. Barras de dados são úteis para indicar números mais altos e mais baixos, especialmente com grandes quantidades de dados, como brinquedos mais e menos vendidos em um relatório de vendas de fim de ano.

 Dica   Se uma ou mais células do intervalo contiverem uma fórmula que retorna erro, a formatação condicional não será aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatação condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma função É ou SEERRO para retornar um valor (como 0 ou "N/A"), em vez de erro.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Barras de Dados e, em seguida, selecione um ícone de barra de dados.

Grupo Estilos na guia Página Inicial

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Barra de Dados.
  4. Selecione um Tipo Mínimo e Máximo. Siga um destes procedimentos:
    • Formatar valor mais alto e valor mais baixo    Selecione Valor Mais Baixo e Valor Mais Alto.

Nesse caso, você não insere um valor para Mínimo e Máximo.

  • Formatar um valor numérico, de data ou de hora    Selecione Número e digite um Valor Mínimo e Máximo.
  • Formatar uma porcentagem    Selecione Porcentagem e digite um valor para Mínimo e Máximo.

Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

  • Formatar um percentil    Selecione Percentil e digite um valor para Mínimo e Máximo.

Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma barra de dados e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra barra de dados, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

  • Formatar um resultado de fórmula     Selecione Fórmula e digite um valor para Mínimo e Máximo.

A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

Observações   

  • Verifique se o valor Mínimo é menor que o valor Máximo.
  • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número Mínimo e um percentual Máximo.
  1. Para escolher uma escala de cores Mínimo e Máximo, clique em Cor da Barra.

Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A cor da barra selecionada será exibida na caixa Visualização.

  1. Para mostrar apenas a barra de dados e não o valor na célula, selecione Mostrar Barra Somente.
  2. Para aplicar uma borda sólida às barras de dados, selecione Borda Sólida na caixa de listagem Borda e escolha uma cor para a borda.
  3. Para escolher entre uma barra sólida e uma graduada, escolha Preenchimento Sólido ou Preenchimento Gradual na caixa de listagem Preenchimento.
  4. Para formatar barras negativas, clique em Valor Negativo e Eixo e, na caixa de diálogo Configurações de Valor Negativo e Eixo, escolha as opções de cores de borda e de preenchimento de valor negativo. Você pode escolher configurações de posição e uma cor para o eixo. Ao concluir a seleção das opções, clique em OK.
  5. Você pode alterar a direção das barras, escolhendo uma definição na caixa de listagem Direção da Barra. Isso é definido como Contexto por padrão, mas você pode escolher entre uma direção da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda, dependendo de como quer apresentar seus dados.

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Formatar todas as células usando um conjunto de ícones

Use um conjunto de ícones para anotar e classificar dados em três a cinco categorias separadas por um valor limite. Cada ícone representa um intervalo de valores. Por exemplo, no conjunto de ícones de 3 Setas, a seta verde para cima representa valores mais altos, a seta amarela lateral representa valores médios e a seta vermelha para baixo representa valores mais baixos.

Você pode optar por exibir ícones somente para células que atendem a uma condição; por exemplo, a exibição de um ícone de aviso para células que estão abaixo de um valor crítico e nenhum ícone para aquelas que o ultrapassam. Para isso, oculte os ícones selecionando Sem Ícone de Célula na lista suspensa de ícones ao lado do ícone ao definir as condições. Você também pode criar sua própria combinação de conjuntos de ícones; por exemplo, uma marca de seleção de "símbolo" verde, uma "luz de tráfego" amarela e um "sinalizador" vermelho.

Problema: a formatação condicional não é exibida em nenhuma célula do intervalo.    

Se uma ou mais células do intervalo contiverem uma fórmula que retorna erro, a formatação condicional não será aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatação condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma função É ou SEERRO para retornar um valor (como 0 ou "N/A"), em vez de erro.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Conjunto de Ícones e selecione um conjunto de ícones.

Grupo Estilos na guia Página Inicial

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Conjunto de Ícones.
  1. Selecione um conjunto de ícones. O padrão é 3 Semáforos (Não Coroados). O número de ícones e os operadores de comparação e valores limites padrão podem variar para cada conjunto de ícones.
  2. Se você desejar, poderá ajustar os operadores de comparação e os valores limites. O intervalo padrão de valores para cada ícone é igual em tamanho, mas você pode ajustá-lo para atender a exigências específicas. Verifique se os limites estão em uma sequência lógica do mais alto para o mais baixo, do superior para o inferior.
  3. Siga um destes procedimentos:
    • Formatar um valor numérico, de data ou hora    Selecione Número.
    • Formatar uma porcentagem    Selecione Porcentagem.

Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

  • Formatar um percentil    Selecione Percentil.

Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma barra de dados e valores baixos (como os 20 últimos percentis) usando um ícone determinado e valores baixos (como o vigésimo percentil) usando outro ícone, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

  • Formatar um resultado de fórmula    Selecione Fórmula e digite uma fórmula em cada caixa Valor.

A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

  1. Para que o primeiro ícone represente valores mais baixos e o último represente valores mais altos, selecione Ordem Inversa de Ícones.
  2. Para mostrar apenas o ícone e não o valor na célula, selecione Mostrar Somente Ícone.

 Observações 

  • Pode ser necessário ajustar a largura da coluna para acomodar o ícone.
  • Há três tamanhos de ícones. O tamanho do ícone exibido depende do tamanho da fonte usada na célula.

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Formatar apenas células que contêm texto, números ou valores de data e hora

Para localizar mais facilmente células específicas em um intervalo de células, você pode formatar essas células específicas com base em um operador de comparação. Por exemplo, em uma planilha de estoque classificada por categorias, você pode realçar em amarelo os produtos com menos de 10 itens disponíveis. Ou, em uma planilha de resumo de uma rede de lojas, você pode identificar todas as lojas com lucro acima de 10%, volumes de venda inferiores a R$ 100.000 e região igual a "Sudeste".

 Observação   Não é possível formatar campos condicionalmente na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por texto ou data, somente por número.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Regras de Células:

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione o comando desejado, como Entre, Igual a Texto que Contém ou Uma Data que Ocorra.
  2. Digite os valores que deseja usar e, em seguida, selecione um formato.

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha ou nas outras planilhas e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas células que contêm.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar apenas células com, siga um destes procedimentos:
    • Formatar por número, data ou hora     Selecione Valor da Célula, selecione um operador de comparação e, em seguida, digite um número, uma data ou uma hora.

Por exemplo, selecione Entre e digite 100 e 200, ou selecione Igual a e digite 01.01.09.

Você também pode digitar um fórmula que retorne um número, uma data ou uma hora. Se você digitar uma fórmula, comece com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

  • Formatar por texto    Selecione Texto Específico, escolha um operador de comparação e digite o texto.

Por exemplo, selecione Contém e, em seguida, digite Prateado ou selecione Iniciado com e, em seguida, digite Tri.

As aspas são incluídas na sequência de pesquisa e é possível usar caracteres curinga. O comprimento máximo da sequência de caracteres é de 255 caracteres.

Você também pode digitar um fórmula que retorne texto. Se você digitar uma fórmula, comece com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

  • Formatar por data    Selecione Datas de Ocorrência e, em seguida, selecione uma comparação de data.

Por exemplo, selecione Ontem ou Próxima semana.

  • Formatar células em branco ou sem espaços em branco    Selecione Em Branco ou Sem Espaços em Branco.

 Observação   Um valor em branco é uma célula que não contém dados e é diferente de uma célula que contém um ou mais espaços (considerados texto).

  • Formatar células com valores de erro ou sem erros    Selecione Erros ou Sem Erros.

Os valores de erro são #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOME?, #N/D, #REF!, #NÚM! e #NULO!.

  1. Para especificar um formato, clique em Formato.

A caixa de diálogo Formatar Células será exibida.

  1. Selecione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você selecionar serão exibidos na caixa Visualização.

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Formatar apenas valores mais altos ou mais baixos

É possível localizar os valores mais alto e mais baixo em um intervalo de células com base em um valor de corte especificado. Por exemplo, você pode localizar os cinco produtos mais vendidos em um relatório regional, a faixa de produtos 15% inferiores em uma pesquisa com clientes ou os 25 maiores salários em uma análise do departamento de pessoal.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Regras Superiores/Inferiores:

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione o comando desejado, como 10 Primeiros Itens ou 10% Abaixo.
  2. Digite os valores que deseja usar e, em seguida, selecione um formato.

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente os campos de escopo na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas valores mais altos ou mais baixos.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores ordenados em, selecione Superior ou Inferior.
  4. Siga um destes procedimentos:
    • Para especificar um número superior ou inferior, digite um número e, em seguida, desmarque a caixa de seleção % do intervalo selecionado. Os valores válidos estão entre 1 e 100.
    • Para especificar um percentual superior ou inferior, digite um número e, em seguida, marque a caixa de seleção % do intervalo selecionado. Os valores válidos estão entre 1 e 100.
  5. Como opção, altere o modo como o formato é aplicado aos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica com escopo definido por campo de correspondência.

Por padrão, o formato condicional se baseia em todos os valores visíveis. Entretanto, quando o escopo é definido por campo de correspondência, em vez de usando todos os valores visíveis, você pode aplicar o formato condicional para cada combinação de:

  • Uma coluna e seu campo de linha pai, selecionando cada grupo de coluna.
  • Uma linha e seu campo de coluna pai, selecionando cada grupo de linha.
  1. Para especificar um formato, clique em Formato.

A caixa de diálogo Formatar Células será exibida.

  1. Selecione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você selecionar serão exibidos na caixa Visualização.

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Formatar apenas valores acima ou abaixo de uma média

Você pode localizar valores acima ou abaixo de uma média ou de um desvio padrão em um intervalo de células. Por exemplo, é possível localizar os empregados acima da média em uma avaliação de desempenho anual ou os materiais manufaturados situados abaixo de dois desvios padrão em uma classificação de qualidade.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Regras Superiores/Inferiores:

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione o comando desejado, como Acima da Média ou Abaixo da Média.
  2. Digite os valores que deseja usar e, em seguida, selecione um formato.

 Dica   É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Apenas estas células.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.
    • Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas valores acima ou abaixo da média.
  3. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores, siga um destes procedimentos:
    • Para formatar células que estão acima ou abaixo da média para todas as células do intervalo, selecione um Acima ou Abaixo.
    • Para formatar células que estão acima ou abaixo de um, dois ou três desvios padrão para todas as células do intervalo, selecione um desvio padrão.
  4. Como opção, altere o modo como o formato é aplicado aos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica com escopo definido por campo de correspondência.

Por padrão, o formato condicional se baseia em todos os valores visíveis. Entretanto, quando o escopo é definido por campo de correspondência, em vez de usando todos os valores visíveis, você pode aplicar o formato condicional para cada combinação de:

  • Uma coluna e seu campo de linha pai, selecionando cada grupo de coluna.
  • Uma linha e seu campo de coluna pai, selecionando cada grupo de linha.
  1. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.
  2. Selecione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você selecionar serão exibidos na caixa Visualização.

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Formatar apenas valores únicos ou duplicados

 Observação   Não é possível formatar condicionalmente campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica com base em valores exclusivos ou duplicados.

Formatação rápida

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Células:

Grupo Estilos na guia Página Inicial

  1. Selecione Valores Duplicados.
  2. Digite os valores que deseja usar e selecione um formato.

Formatação avançada

  1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerenciar Regras.

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a tabela ou a planilha apropriada está selecionada na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas valores únicos ou duplicados.
  2. Em Editar a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar tudo, selecione exclusivos ou duplicatas.
  3. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.
  4. Selecione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você selecionar serão exibidos na caixa Visualização.

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Usar uma fórmula para determinar as células a formatar

Se suas necessidades de formatação condicional forem mais complexas, você poderá usar uma fórmula lógica para especificar os critérios de formatação. Por exemplo, talvez você queira comparar valores com um resultado retornado por uma função ou avaliar dados em células fora do intervalo selecionado, que podem estar em outra planilha na mesma pasta de trabalho.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras.

Grupo Estilos na guia Página Inicial

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

  • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:
    1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.
    2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de DiálogoImagem do botão na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha ou nas outras planilhas e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de DiálogoImagem do botão.
    3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

  1. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:
    • Seleção, clique em Células selecionadas.
    • Campo de correspondência, clique em Todas as células mostrando valores <campo de valor>.
    • Campo de valor, clique em Todas as células mostrando valores <campo de valor> para <Linha>.
  2. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Usar uma fórmula para determinar as células a formatar.
  1. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores nos quais esta fórmula é verdadeira, digite uma fórmula.

Você deve iniciar a fórmula com um sinal de igual (=) e a fórmula deve retornar um valor lógico VERDADEIRO (1) ou FALSO (0).

Exemplo 1: use um formato condicional com vários critérios e referências de células fora do intervalo de células    

Nesta fórmula, um formato condicional com vários critérios aplicados ao intervalo A1:A5 formata as células em verde quando o valor médio para todas as células do intervalo é maior que o valor na célula F1 e alguma célula no intervalo tem um valor mínimo maior ou igual ao valor em G1. As células F1 e G1 estão fora do intervalo de células para o qual o formato condicional é aplicado. A função E combina vários critérios, enquanto as funções MÉDIA e MÍN calculam os valores.

Fórmula Formato
=E(MÉDIA($A$1:$A$5)>$F$1, MÍN($A$1:$A$5)>=$G$1) Cor de célula verde

Exemplo 2: aplicar um tom a cada duas linhas usando as funções MOD e LIN    

Esta fórmula aplica um tom de cor azul a cada duas linhas no intervalo de células. A função MOD retorna o resto da divisão após um número (o primeiro argumento) ter sido dividido por um divisor (o segundo argumento). A função LIN retorna o número da linha atual. Quando você divide o número da linha atual por 2, sempre obtém um resto igual a 0, para um número par, ou um resto igual a 1, para um número ímpar. Como 0 é FALSO e 1 é VERDADEIRO, todas as linhas de número ímpar são formatadas.

Fórmula Formato
=Resto(LIN(),2)=1 Cor de célula azul
  1. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.
  2. Selecione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você selecionar serão exibidos na caixa Visualização.

 Observação   É possível inserir referências de célula (referência de célula: o conjunto de coordenadas que a célula abrange em uma planilha. Por exemplo, a referência da célula que aparece na interseção da coluna B e linha 3 é B3.) em uma fórmula, selecionando as células diretamente em uma planilha ou em outras planilhas. Ao selecionar células na planilha, são inseridas referências de célula absolutas (referência de célula absoluta: em uma fórmula, o endereço exato de uma célula, independentemente da posição da célula que contém a fórmula. Uma referência de célula absoluta tem a forma $A$1.). Se você desejar que o Excel ajuste as referências para cada célula no intervalo selecionado, use referências de célula relativas (referência relativa: em uma fórmula, o endereço de uma célula com base na posição relativa da célula que contém a fórmula e a célula referenciada. Se você copiar a fórmula, a referência será automaticamente ajustada. Uma referência relativa tem a forma A1.).

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Localizar células com formatos condicionais

Se sua planilha tiver uma ou mais células com formato condicional, você poderá localizá-las rapidamente para copiar, alterar ou excluir os formatos condicionais. Será possível usar o comando Ir para Especial para localizar apenas células com formato condicional específico ou todas as células com formatos condicionais.

Localizar todas as células com um formato condicional

  1. Clique em qualquer célula sem um formato condicional.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique na seta ao lado de Localizar e Selecionar e clique em Formatação Condicional.

Localizar apenas células com o mesmo formato condicional

  1. Clique na célula que contém o formato condicional que você deseja localizar.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique na seta ao lado de Localizar e Selecionar e clique em Ir para Especial.
  3. Clique em Formatos condicionais.
  4. Clique em Mesmos em Validação de dados.

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Limpar formatos condicionais

  • Siga um destes procedimentos:

Em uma planilha    

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Limpar Regras.
  2. Clique em Planilha Inteira.

Em um intervalo de células, uma tabela ou uma tabela dinâmica    

  1. Selecione o intervalo de células, a tabela ou a tabela dinâmica para que deseja limpar os formatos condicionais.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Limpar Regras.
  3. Dependendo do que você selecionou, clique em Células Selecionadas, Esta Tabela ou Esta Tabela Dinâmica.

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Aplica-se a:
Excel 2010