Vídeo: Mover dados do Excel para o Access

Você tem uma lista de contatos ou de estoque no Excel que está ficando difícil de gerenciar? Talvez seja a hora de movê-la para o Access, que oferece melhores ferramentas para gerenciar grandes quantidades de dados. Assista a este vídeo para ver como executar uma operação de importação simples no Access.

 Observação    Este vídeo não aborda a importação de dados para bancos de dados da Web. Para obter mais informações sobre bancos de dados da Web, consulte o artigo Criar um banco de dados para compartilhar na Web.

No vídeo

Preparar os dados no Excel

 Importante    Se as instruções a seguir exigirem que você faça alterações na sua planilha, faça um cópia de backup dela ou da pasta de trabalho antes de prosseguir.

  • Caso os dados na planilha do Excel estejam separados por colunas ou linhas em branco, consolide-os em uma única lista o máximo possível. Células vazias não interferem, mas tente evitar colunas ou linhas totalmente em branco nos dados que deseja mover.
  • Organize-os o máximo possível para que cada coluna contenha o mesmo tipo de dados; por exemplo, todos numéricos ou de texto. Se houver uma mistura de tipos de dados em uma coluna, tente colocar pelo menos um de cada tipo nas oito primeiras linhas de dados. Isso ajudará o Access a decidir qual é o melhor tipo de dados para essa coluna, evitando erros de importação.
  • O Access usa o nome da guia da planilha como nome da tabela. Por exemplo, se a planilha se chama Planilha1, a tabela importada no Access terá o mesmo nome. Caso você queira atribuir um nome mais significativo para a tabela antes de mover os dados, renomeie a planilha da seguinte forma:
    • Clique duas vezes na guia da planilha (na parte inferior da planilha), digite o nome desejado e pressione ENTER.

Mover os dados para o Access

  1. No Excel, selecione os dados que deseja mover para o Access, incluindo os cabeçalhos de coluna (se houver).
  2. Clique com o botão direito do mouse nos dados selecionados e, em seguida, clique em Copiar.
  3. No Access, abra um banco de dados existente ou crie um novo.

    Se estiver criando um novo banco de dados, o Access exibirá uma tabela vazia. Feche-a sem salvá-la.
  4. Se o Painel de Navegação não for exibido, pressione F11 para exibi-lo.
  5. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do Painel de Navegação e, em seguida, clique em Colar.

    O Access exibirá uma caixa de diálogo perguntando se os dados contêm cabeçalhos de coluna.
  6. Se os dados copiados incluírem cabeçalhos de coluna, clique em Sim; caso contrário, clique em Não.

    Se tudo correr bem, o Access exibirá uma mensagem informando que o objeto foi importado com êxito.
  7. Clique em OK para continuar.

O Access exibirá a nova tabela no Painel de Navegação. Clique nela duas vezes para verificar se os dados foram importados corretamente.

Corrigir erros de importação

Se algum problema for encontrado durante a operação de importação, o Access criará a tabela ImportarError, que contém descrições dos erros. Para exibi-los, clique duas vezes na tabela ImportarError. Se houver muitos erros, talvez convenha excluir a tabela importada, corrigir os problemas na planilha do Excel e tentar o procedimento de copiar/colar novamente. Caso haja apenas alguns erros, provavelmente você vai preferir corrigi-los manualmente no Access. Uma vez corrigidos os problemas, exclua a tabela ImportarError.

Definir tipos de dados de campo

Se você descobrir que não consegue inserir o tipo de dados desejado na tabela do Access, talvez seja necessário alterar o tipo de dados do campo.

Para determinar o tipo de dados de um campo, selecione um valor no campo e, na guia Campos, no grupo Formatação, examine a caixa Tipo de Dados. Se, por exemplo, o tipo de dados for Número, o Access impedirá que você insira qualquer letra no campo, como 166A.

Alterar o tipo de dados de um campo

 Aviso    Em alguns casos, a alteração do tipo de dados de um campo pode causar perda de dados. Faça uma cópia de backup do arquivo .accdb (ou da tabela em si) antes de alterar o tipo de dados de um campo.

  1. Clique na célula que deseja alterar.
  2. Na guia Campos, no grupo Formatação, selecione um novo tipo de dados na lista Tipo de Dados.

    O Access exibirá uma mensagem de aviso.
  3. Se você tiver uma cópia de backup dos dados e tiver certeza de que deseja continuar, clique em Sim.
  4. Salve a tabela.

Adicionar uma chave primária

Para evitar registros duplicados e facilitar a criação de relações entre tabelas, é recomendável adicionar um campo de chave primária à nova tabela. Execute o procedimento a seguir.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito na tabela e, em seguida, clique em Modo Design.
  2. Na primeira célula vazia da coluna Nome do Campo, digite "ID".
  3. Na coluna Tipo de Dados, selecione Numeração Automática.
  4. Com a nova linha ID ainda selecionada, na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.
  5. Salve e feche a tabela.

Classificação:
Aplica-se a:
Modos de Exibição:
196
Enviado em:
28/3/2010
Duração:
00:08:03