Tarefas básicas para um banco de dados da área de trabalho do Access 2013

Os bancos de dados do Access podem ajudar a armazenar e controlar praticamente qualquer tipo de informação, como estoque, contatos ou processos empresariais. Vamos dar uma olhada nos caminhos que você pode tomar para criar um banco de dados da área de trabalho do Access, adicionar dados a ele e então conhecer as próximas etapas para personalizar e usar seu novo banco de dados.

 Observação    Se você está mais interessado no novo tipo de aplicativos do Access criados para a Web, veja como criar um aplicativo do Access e aprender as tarefas básicas de um aplicativo do Access.

Para saber mais sobre os novos recursos disponíveis, consulte Novidades do Access 2013.

Escolher um modelo

Os modelos do Access têm tabelas, consultas, formulários e relatórios internos prontos para usar. Quando você inicia o Access, a primeira coisa que vê é uma variedade de modelos, e também é possível pesquisar mais opções online.

exibição de modelos na tela inicial

  1. No Access, clique em Arquivo > Novo.
  2. Selecione um modelo de banco de dados da área de trabalho e insira um nome para seu banco de dados em Nome do Arquivo. (Se você não encontrar um modelo adequado para você, use a caixa Pesquisar modelos online.)
  3. Você pode usar o local padrão que o Access mostra abaixo da caixa Nome do Arquivo ou clicar no ícone de pasta para escolher outro local.
  4. Clique em Criar.

criar um banco de dados da área de trabalho a partir de um modelo

Dependendo do modelo, pode ser necessário executar qualquer um destes procedimentos para começar:

  • Se o Access exibir uma caixa de diálogo Logon com uma lista de usuários vazia:
  1. Clique em Novo Usuário.
  2. Preencha o formulário Detalhes do Usuário.
  3. Clique em Salvar e Fechar.
  4. Selecione o nome de usuário que você inseriu e clique em Logon.
  • Se o Access exibir uma mensagem Aviso de Segurança na barra de mensagens, e você confiar na fonte do modelo, clique em Habilitar Conteúdo. Se o banco de dados exigir um logon, você precisará fazer logon novamente.

Para saber mais, consulte como criar um banco de dados da área de trabalho do Access a partir de um modelo.

Criar um banco de dados a partir do zero

Se nenhum dos modelos atender às suas necessidades, você poderá começar com um banco de dados da área de trabalho em branco.

  1. No Access, clique em Novo > Banco de dados do desktop em branco.
  2. Digite um nome para o banco de dados na caixa Nome do Arquivo.
  3. Você pode usar o local padrão que o Access mostra abaixo da caixa Nome do Arquivo ou clicar no ícone de pasta para escolher outro local.
  4. Clique em Criar.

Adicionar uma tabela

Em um banco de dados, suas informações são armazenadas em várias tabelas relacionadas. Para criar uma tabela:

  1. Quando você abrir seu banco de dados pela primeira vez, verá uma tabela em branco no modo Folha de Dados e poderá adicionar dados a ela. Para adicionar outra tabela, clique na guia Criar > Tabela. Você pode começar a inserir dados no campo vazio (célula) ou colar dados de outra fonte, como uma pasta de trabalho do Excel.
  2. Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo nome.

 Dica    Nomes com significados ajudam a saber o que cada campo contém sem precisar ver seu conteúdo.

  1. Clique em Arquivo > Salvar.
  • Para adicionar mais campos, digite na coluna Clique para Adicionar.
  • Para mover uma coluna, selecione-a clicando em seu título e, em seguida, arraste-a para onde quiser. Você também pode selecionar colunas contíguas e arrastar todas elas para um novo local.

Para saber mais, consulte Introdução às tabelas.

Copiar e colar dados

Você pode copiar e colar dados de outro programa, como o Excel ou o Word, em uma tabela do Access. Isso funciona melhor quando os dados estão separados em colunas. Se os dados estiverem em um editor de texto, como o Word, use tabulações para separar as colunas ou converta-os em formato de tabela antes de copiar.

  1. Se for necessário editar os dados, por exemplo, separar nomes inteiros em nomes e sobrenomes, faça isso primeiro no programa de origem.
  2. Abra a origem e copie (Ctrl + C) os dados.
  3. Abra a tabela do Access na qual você quer adicionar os dados no modo Folha de Dados e cole-os (Ctrl + V).
  4. Clique duas vezes em cada título de coluna e digite um nome representativo.
  5. Clique em Arquivo > Salvar e dê um nome à sua nova tabela.

 Observação    O Access define o tipo de dados de cada campo com base nas informações que você cola na primeira linha de cada coluna, então verifique se as informações nas linhas seguintes correspondem à primeira linha.

Importar ou vincular a dados

Você pode importar dados de outras fontes ou pode vincular aos dados do Access sem mover as informações de onde elas estão armazenadas. A vinculação pode ser uma boa opção quando você tem vários usuários atualizando os dados e você quer ter certeza de que está vendo a versão mais recente ou para economizar espaço de armazenamento. Você pode escolher se deseja vincular ou importar os dados na maioria dos formatos.

Opções da guia Dados externos

O processo é um pouco diferente dependendo da fonte de dados, mas estas instruções servirão de introdução:

  1. Na guia Dados Externos, clique no formato de dados que serão importados ou vinculados. Se não vir o formato certo, clique em Mais.

 Observação    Se o formato certo ainda não for exibido, talvez você precise exportar os dados primeiro para um formato de arquivo aceito pelo Access (como um arquivo de texto delimitado (arquivo de texto delimitado: um arquivo que contém dados em que os valores de campos individuais são separados por um caractere, como uma vírgula ou uma tabulação.)).

  1. Siga as instruções da caixa de diálogo Obter Dados Externos.

Estas são as fontes externas das quais você pode importar ou vincular dados:

Importar Vincular
Microsoft Excel Sim Sim
(somente leitura)
Microsoft Access Sim Sim
Bancos de dados ODBC, como o SQL Server Sim Sim
Arquivos de texto ou CSV (valor separado por vírgula) Sim Sim
(apenas adicionar novos registros)
Lista do SharePoint Sim Sim
XML Sim
Serviços de Dados Sim
(somente leitura)
Documento HTML Sim Sim
Pasta do Outlook Sim Sim

Para obter mais informações, consulte Importar dados para um banco de dados do Access e Importar dados de um banco de dados do Access.

Organizar dados com a Análise de Tabela

Você pode usar o Assistente de Análise de Tabela para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente oferece uma maneira simples de organizar os dados em tabelas separadas. O Access preserva a tabela original como um backup.

  1. Abra o banco de dados do Access que contém a tabela a analisar.
  2. Clique em Ferramentas de Banco de Dados > Analisar tabela.

As primeiras duas páginas do assistente contêm um breve tutorial com exemplos. Se você vir uma caixa de seleção Mostrar páginas de introdução?, marque-a e clique em Voltar duas vezes para ver a introdução. Se não quiser ver as páginas de introdução novamente, desmarque Mostrar páginas de introdução?

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Próximas etapas

O restante do processo de design varia com base no que você quer fazer, mas provavelmente você pretenderá criar consultas, formulários, relatórios e macros. Estes artigos podem ajudá-lo:

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Aplica-se a:
Access 2013