Somar dados usando uma consulta

Este artigo explica como usar um tipo de função denominado função agregada para somar os dados em um conjunto de resultados de pesquisa. Este artigo também descreve resumidamente como usar outras funções agregadas, como CONTAR e AVG para contar ou obter a média de valores em um conjunto de resultados. Além disso, esse artigo explica como usar a Linha de Total, um novo recurso no Microsoft Office Access 2007 que é usado para somar dados sem ter que alterar o design de suas consultas.

O que deseja fazer?


Entender as formas para somar dados

Você soma uma coluna de números na consulta usando um tipo de função denominado função agregada. As funções agregadas realizam um cálculo em uma coluna de dados e retornam um único valor. O Access oferece várias funções agregadas, incluindo Soma, Contar, Avg (para médias de computação), Mín e Máx. Você soma dados adicionando a função Soma a sua consulta, conta dados usando a função Contar, e assim por diante.

Além disso, o Office Access 2007 oferece várias maneiras de adicionar Soma e outras funções agregadas a uma consulta. Você pode:

  • Abrir a sua consulta no modo Folha de Dados e adicionar uma Linha de total. A Linha de Total, um novo recurso do Office Access 2007, permite usar uma função agregada em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem ter que alterar o design da consulta.
  • Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula os subtotais nos grupos de registros; uma Linha de total calcula os totais gerais de uma ou mais colunas (campos) de dados. Por exemplo, se precisar de um subtotal de todas as vendas por cidade ou por trimestre, você usa uma consulta de totais para agrupar seus registros por categoria desejada e somar os números de vendas.
  • Criar uma consulta de tabela de referência cruzada. Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo de consulta específica que exibe seus resultados em uma grade parecida com uma planilha do Microsoft Office Excel 2007. As consultas de tabela de referência cruzada resumem os valores e os agrupa em dois conjuntos de fatos — um conjunto na lateral (títulos de linha) e o outro na parte superior (títulos da coluna). Por exemplo, você pode usar uma consulta de tabela de referência cruzada para exibir totais de vendas de cada cidade durante os últimos três anos, conforme mostra a tabela a seguir:
Cidade 2003 2004 2005
Paris 254.556 372.455 467.892
Sidnei 478.021 372.987 276.399
Jacarta 572.997 684.374 792.571
... ... ... ...

 Observação   As seções "como" neste documento enfatizam o uso da função Soma, mas lembre-se de que as outras funções agregadas podem ser usadas nas suas consultas e Linhas de totais. Para obter mais informações sobre o uso de outras funções agregadas, consulte a seção Referência de função agregada, mais adiante neste artigo.

Para obter mais informações sobre as formas de usar as outras funções agregadas, consulte o artigo Exibir os totais das colunas em uma folha de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma Linha de total, usar a consulta de totais para somar dados nos grupos e como usar uma consulta de tabela de referência cruzada que fornece subtotais de dados em grupos e intervalos de tempo. Lembre-se de que muitas das funções agregadas funcionam somente com dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função SOMA funciona apenas com campos definidos para tipos de dados como Número, Decimal ou Moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função exige, consulta a seção Referência de agregada, mais adiante neste artigo.

Para obter informações gerais sobre os tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o tipo de dados configurado para um campo.

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Preparar alguns dados de exemplo

As seções "como" neste artigo fornecem tabelas de dados de exemplo. As etapas "como" usam as tabelas de exemplo para ajudá-lo a entender como as funções agregadas funcionam. Se você preferir, poderá opcionalmente adicionar as tabelas de exemplo em um banco de dados novo ou existente.

O Access oferece várias formas de adicionar essas tabelas de exemplo a um banco de dados. Você pode inserir os dados manualmente, pode copiar cada tabela em um programa de planilha tal como o Microsoft Office Excel 2007 e, em seguida, importar as planilhas no Access, ou pode colar os dados em um editor de texto como o Bloco de Notas e importar os dados a partir de arquivos de texto resultantes.

As etapas desta seção explicam como inserir dados manualmente em uma folha de dados em branco e como copiar as tabelas de exemplo para um programa de planilha e importar essas tabelas no Access 2007. Para obter mais informações sobre como criar e importar dados de texto, consulte o artigo Importar ou vincular dados em um arquivo de texto.

As etapas "como" neste artigo usam as tabelas seguintes. Use essas tabelas para criar seus dados de exemplo:.

A tabela Categorias:

Categoria
Bonecas
Jogos e quebra-cabeças
Arte e quadros
Vídeo games
DVDs e filmes
Modelagem e hobbies
Esportes

A tabela Produtos:

Nome do produto Preço Categoria
Figura de ação de programador US$ 12,95 Bonecas
Divertindo-se com C# (um jogo de tabuleiro para a família toda) US$ 15,85 Jogos e quebra-cabeças
Diagrama de Banco de Dados Relacional US$ 22,50 Arte e quadros
O Chip de Computador Mágico (500 peças) US$ 32,65 Jogos e quebra-cabeças
Access! O Jogo! US$ 22,95 Jogos e quebra-cabeças
Infomaníacos e Criaturas Míticas US$ 78,50 Vídeo games
Exercícios para Infomaníacos! O DVD! US$ 14,88 DVDs e filmes
Pizza Voadora Radical US$ 36,75 Esportes
Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) US$ 65,00 Modelagem e hobbies
Figura de inação burocrata US$ 78,88 Bonecas
Gloom US$ 53,33 Vídeo games
Construa o Seu Próprio Teclado US$ 77,95 Modelagem e hobbies

A tabela Pedidos:

Data do Pedido Data de Envio Cidade para Envio Custo do Frete
14/11/2005 15/11/2005 Jacarta US$ 55,00
14/11/2005 15/11/2005 Sidnei US$ 76,00
16/11/2005 17/11/2005 Sidnei US$ 87,00
17/11/2005 18/11/2005 Jacarta US$ 43,00
17/11/2005 18/11/2005 Paris US$ 105,00
17/11/2005 18/11/2005 Stuttgart US$ 112,00
18/11/2005 19/11/2005 Viena US$ 215,00
19/11/2005 20/11/2005 Miami US$ 525,00
20/11/2005 21/11/2005 Viena US$ 198,00
20/1/2005 21/11/2005 Paris US$ 187,00
21/11/2005 22/11/2005 Sidnei US$ 81,00
23/11/2005 24/11/2005 Jacarta US$ 92,00

A tabela Detalhes do Pedido:

Código do Pedido Nome do Produto Código do Produto Preço Unitário Quantidade Desconto
1 Construa o Seu Próprio Teclado 12 US$ 77,95 9 5%
1 Figura de inação burocrata 2 US$ 78,88 4 7,5%
2 Exercícios para Infomaníacos! O DVD! 7 US$ 14,88 6 4%
2 O Chip de Computador Mágico 4 US$ 32,65 8 0
2 Infomaníacos e Criaturas Míticas 6 US$ 78,50 4 0
3 Access! O Jogo! 5 US$ 22,95 5 15%
4 Figura de Ação de Programador 1 US$ 12,95 2 6%
4 Pizza Voadora Radical 8 US$ 36,75 8 4%
5 Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) 9 US$ 65,00 4 10%
6 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 12 6,5%
7 Gloom 11 US$ 53,33 6 8%
7 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 4 9%

 Observação   Lembre-se de que em um banco de dados comum, uma tabela de detalhes do pedido conterá apenas o campo Código do Produto, não um campo Nome do Produto. A tabela de exemplo usa o campo Nome do Produto para facilitar a leitura dos dados.

Insira os dados de exemplo manualmente

  1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

 Observação   Você não precisa seguir esta etapa, caso abra um banco de dados novo, em branco, mas precisará segui-la sempre que precisar adicionar uma tabela ao banco de dados.

  1. Clique duas vezes na primeira célula na linha do cabeçalho e insira o nome do campo na tabela de exemplo.

Por padrão, o Access indica os campos em branco na linha do cabeçalho com o texto Adicionar Novo Campo, da seguinte forma:

Um novo campo em uma folha de dados

  1. Use as teclas de direção para mover o texto para a célula do cabeçalho em branco e digite o segundo nome de campo (você também pode pressionar TAB ou clicar duas vezes em uma nova célula). Repita esta etapa até inserir todos os nomes de campo.
  2. Insira os dados na tabela de exemplo.

Conforme você insere dados, o Access deduz o tipo de dados de cada campo. Se você não tem experiência com bancos de dados relacionais, defina um tipo de dados específico, tal como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos de suas tabelas. A definição do tipo de dados ajuda a garantir a precisão das entradas de dados e também a prevenir erros, tal como usar um número de telefone em um cálculo. Para essas tabelas de exemplo, você deve deixar o Access deduzir o tipo de dados.

  1. Quando você terminar de inserir os dados, clique em Salvar.

Atalho do teclado  Pressione CTRL+B.

A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  1. Na caixa Nome da Tabela, insira o nome da tabela de exemplo e clique em OK.

Você usa o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas seções "como" usam esses nomes.

  1. Repita estas etapas até criar cada uma das tabelas de exemplo listadas no início desta seção.

Se você não quiser inserir os dados manualmente, siga as próximas etapas para copiar os dados para um arquivo de planilha e, em seguida, importe os dados do arquivo de planilha para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

  1. Inicie seu programa de planilha e crie um arquivo novo, em branco. Se você usa o Excel, ele criará uma pasta de trabalho nova, em branco, por padrão.
  2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e cole-a na primeira planilha, iniciando pela primeira célula.
  3. Usando a técnica fornecida pelo programa de planilha, renomeie a planilha. Dê a ela o mesmo nome da tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo é chamada de Categorias, dê o mesmo nome à sua planilha.
  4. Repita as etapas 2 e 3, copiando cada tabela de exemplo para uma planilha vazia e renomeando a planilha.

 Observação   Talvez seja necessário adicionar planilhas ao arquivo de planilha. Para obter informações sobre como realizar essa tarefa, consulte a ajuda do programa de planilha.

  1. Salve a pasta de trabalho em um local adequado no seu computador ou na sua rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

  1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.

-ou-

Clique em Mais e selecione um programa de planilha na lista.

A caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Nome do Programa é exibida.

  1. Clique em Procurar, abra o arquivo de planilha que você criou nas etapas anteriores e clique em OK.

O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

  1. Por padrão, o assistente seleciona a primeira planilha na pasta de trabalho (a planilha Clientes, se você seguiu as etapas na seção anterior) e os dados da planilha são exibidos na parte inferior da página do assistente. Clique em Avançar.
  2. Na próxima página do assistente, clique em A primeira linha contém títulos de coluna e em Avançar.
  3. Opcionalmente, na página seguinte, use as caixas de texto e as listas em Opções de Campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou para omitir campos da operação de importação. Do contrário, clique em Avançar.
  4. Deixe a opção Permitir que o Access adicione a chave primária selecionada e clique em Avançar.
  5. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à nova tabela. Aceite o nome ou digite outro nome e clique em Concluir.
  6. Repita as etapas de 1 a 7 até criar uma tabela a partir de cada planilha da pasta de trabalho.

Renomear os campos de chave primária

 Observação   Quando você importou as planilhas, o Access adicionou automaticamente a coluna da chave primária a cada tabela e, por padrão, nomeou a coluna como "Código" e a definiu como tipo de dados AutoNumeração. As etapas nesta seção explicam como renomear cada campo de chave primária. Isso ajuda a identificar claramente todos os campos em uma consulta.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em cada tabela que você criou nas etapas anteriores e clique em Modo Design.
  2. Para cada tabela, localize o campo de chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada campo como Código.
  3. Na coluna Nome do Campo de cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

Por exemplo, renomeie o campo Código da tabela Categorias para "Código da Categoria" e o campo da tabela Pedidos para "Código do Pedido". Na tabela Detalhes do Pedido, renomeie o campo para "Código de Detalhes". Na tabela de Produtos, renomeie o campo para "Código do Produto".

  1. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo forem exibidas neste artigo, elas incluirão o campo de chave primária, e o campo é renomeado, conforme descrito, usando as etapas anteriores.

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Somar dados usando uma Linha de total

É possível adicionar uma Linha de total a uma consulta abrindo a consulta no modo Folha de Dados, adicionando a linha e selecionando a função agregada que deseja usar, como Soma, Mín, Máx ou Avg. As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta seleção básica e adicionar uma Linha de total. Não é necessário usar as tabelas de exemplo descritas na seção anterior.

Criar uma consulta seleção básica

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabelas, clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

A tabela ou as tabelas selecionadas serão exibidas como janelas na seção superior do criador de consultas.

  1. Clique duas vezes nos campos da tabela que deseja usar na sua consulta.

É possível incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas você deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou monetários.

Cada campo é exibido em uma célula na grade de design.

  1. Clique em ExecutarImagem do botão para executar a consulta.

O conjunto de resultados da consulta é exibido no modo Folha de Dados.

  1. Opcionalmente, alterne para o modo Design e ajuste sua consulta. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Design. Assim, é possível ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo os campos na tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.
  2. Salve a consulta.

Adicionar uma Linha de total

  1. Verifique se a consulta está aberta no modo Folha de Dados. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Folha de Dados.

-ou-

No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Uma nova linha Total é exibida na folha de dados.

  1. Na linha Total, clique na célula do campo que deseja somar e selecione Soma na lista.

Ocultar uma Linha de total

  • Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Para obter mais informações sobre o uso da Linha de total, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

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Calcular totais gerais usando uma consulta

O total geral é a soma de todos os valores em uma coluna. Vários tipos de totais gerais podem ser calculados, inclusive:

  • Um total geral simples que soma os valores em uma única coluna. Por exemplo, você pode calcular o total dos fretes.
  • Um total geral calculado que soma os valores de mais de uma coluna. Por exemplo, você pode calcular o total das vendas multiplicando o custo de vários itens pelo número de itens solicitados e, assim, totalizar os valores resultantes.
  • Um total geral que exclui alguns registros. Por exemplo, você pode calcular o total de vendas apenas da última sexta-feira.

As etapas nas seções a seguir explicam como criar cada tipo de total geral. As etapas usam as tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido.

A tabela Pedidos

Código do Pedido Data do Pedido Data de Envio Cidade para Envio Custo do Frete
1 14/11/2005 15/11/2005 Jacarta US$ 55,00
2 14/11/2005 15/11/2005 Sidnei US$ 76,00
3 16/11/2005 17/11/2005 Sidnei US$ 87,00
4 17/11/2005 18/11/2005 Jacarta US$ 43,00
5 17/11/2005 18/11/2005 Paris US$ 105,00
6 17/11/2005 18/11/2005 Stuttgart US$ 112,00
7 18/11/2005 19/11/2005 Viena US$ 215,00
8 19/11/2005 20/11/2005 Miami US$ 525,00
9 20/11/2005 21/11/2005 Viena US$ 198,00
10 20/11/2005 21/11/2005 Paris US$ 187,00
11 21/11/2005 22/11/2005 Sidnei US$ 81,00
12 23/11/2005 24/11/2005 Jacarta US$ 92,00

A tabela Detalhes do Pedido

Código de Detalhes Código do Pedido Nome do Produto Código do Produto Preço Unitário Quantidade Desconto
1 1 Construa o Seu Próprio Teclado 12 US$ 77,95 9 0,05
2 1 Figura de inação burocrata 2 US$ 78,88 4 0,075
3 2 Exercícios para Infomaníacos! O DVD! 7 US$ 14,88 6 0,04
4 2 O Chip de Computador Mágico 4 US$ 32,65 8 0,00
5 2 Infomaníacos e Criaturas Míticas 6 US$ 78,50 4 0,00
6 3 Access! O Jogo! 5 US$ 22,95 5 0,15
7 4 Figura de Ação de Programador 1 US$ 12,95 2 0,06
8 4 Pizza Voadora Radical 8 US$ 36,75 8 0,04
9 5 Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) 9 US$ 65,00 4 0,10
10 6 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 12 0,065
11 7 Gloom 11 US$ 53,33 6 0,08
12 7 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 4 0,09

Calcular um total geral simples

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela que deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

Se for usar dados de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos.

A tabela é exibida na janela, na parte superior do criador de consultas.

  1. Clique duas vezes no campo que deseja somar. Verifique se o campo está definido como tipo de dados Número ou Moeda. Se você tentar somar valores em campos não numéricos, como um campo Texto, durante a execução da consulta, o Access exibirá a mensagem de erro Tipo de dados incompatível na expressão de critérios.

Se for usar os dados de exemplo, clique duas vezes na coluna Custo do Frete.

 Observação   Você pode adicionar outros campos numéricos à grade, caso queira calcular totais gerais desses campos. Uma consulta de totais pode calcular os totais gerais para mais de uma coluna.

  1. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.Imagem do botão

A linha Total é exibida na grade de design e Agrupar por é exibido na célula da coluna de Custo do Frete.

  1. Altere o valor da célula na linha Total para Soma.
  2. Clique em ExecutarImagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.

 Dica   Observe que o Access acrescenta "SumOf" antes do nome do campo somado. Para alterar o título da coluna para algo mais significativo, como Total do Frete, volte para o modo Design e clique na linha Campo da coluna Custo do Frete na grade de design. Posicione o cursor próximo a Custo do Frete e digite as palavras Total do Frete, seguido por dois pontos, exemplo: Total do Frete: Custo do Frete.

  1. Opcionalmente, salve a consulta e feche-a.

Calcular um total geral que exclui alguns registros

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela Pedidos e na tabela Detalhes do Pedido, e clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo.
  2. Adicione o campo Data do Pedido da tabela Pedidos à primeira coluna na grade de design da consulta.
  3. Na linha Critérios da primeira coluna, digite Date() -1. Essa expressão exclui do total calculado os registros desse dia.
  4. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor das vendas para cada transação. Digite a expressão a seguir na linha Campo da segunda coluna na grade:

Valor Total das Vendas: (1-[Detalhes do Pedido].[Desconto]/100)*([Detalhes do Pedido].[Preço Unitário]*[Detalhes do Pedido].[Quantidade])

Verifique se a expressão faz referência a campos definidos para o tipo de dados Número e Moeda. Se a expressão se referir a campos definidos para outros tipos de dados, ao tentar executar a consulta, o Access exibirá a mensagem Tipo de dados incompatível na expressão de critérios.

  1. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

A linha Total é exibida na grade de design e Agrupar por é exibido na primeira e na segunda coluna.

  1. Na segunda coluna, altere o valor na célula da linha Total para Soma. A função Soma adiciona os valores individuais das vendas.
  2. Clique em ExecutarImagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.
  3. Salve a consulta como Vendas Diárias.

 Observação   Ao abrir a consulta no modo Design na próxima vez, você poderá observar uma ligeira alteração nos valores especificados, nas linhas Campo e Total da coluna Valor Total das Vendas. A expressão será exibida na função Soma e a linha Total exibirá Expressão, no lugar de Soma.

Por exemplo, ao usar os dados de exemplo e criar a consulta (conforme mostrado nas etapas anteriores), você verá:

Valor Total das Vendas: Soma((1-[Detalhes do Pedido].Desconto/100)*([Detalhes do Pedido].Preço Unitário*[Detalhes do Pedido].Quantidade))

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Calcular totais de grupos usando uma consulta de totais

As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta de totais que calcula subtotais em grupos de dados. Lembre-se de que, por padrão, uma consulta de totais pode incluir apenas o campo ou os campos que contêm seus dados de grupo, como um campo "categorias", e o campo que contém os dados que deseja somar, como um campo "vendas". As consultas de totais não podem incluir outros campos que descrevam os itens na categoria. Se deseja ver esses dados descritivos, você pode criar uma segunda consulta seleção que combine os campos na sua consulta de totais com os campos de dados adicionais.

As etapas nesta seção explicam como criar consultas seleção e de totais necessárias para identificar as vendas totais de cada produto. As etapas pressupõem o uso destas tabelas de exemplo:

A tabela Produtos

Código do Produto Nome do Produto Preço Categoria
1 Figura de ação de programador US$ 12,95 Bonecas
2 Divertindo-se com C# (um jogo de tabuleiro para a família toda) US$ 15,85 Jogos e quebra-cabeças
3 Diagrama de Banco de Dados Relacional US$ 22,50 Arte e quadros
4 O Chip de Computador Mágico (500 peças) US$ 32,65 Arte e quadros
5 Access! O Jogo! US$ 22,95 Jogos e quebra-cabeças
6 Infomaníacos e Criaturas Míticas US$ 78,50 Vídeo games
7 Exercícios para Infomaníacos! O DVD! US$ 14,88 DVDs e filmes
8 Pizza Voadora Radical US$ 36,75 Esportes
9 Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) US$ 65,00 Modelagem e hobby
10 Figura de inação burocrata US$ 78,88 Bonecas
11 Gloom US$ 53,33 Vídeo games
12 Construa o Seu Próprio Teclado US$ 77,95 Modelagem e hobby

A tabela Detalhes do Pedido

Código de Detalhes Código do Pedido Nome do Produto Código do Produto Preço Unitário Quantidade Desconto
1 1 Construa o Seu Próprio Teclado 12 US$ 77,95 9 5%
2 1 Figura de inação burocrata 2 US$ 78,88 4 7,5%
3 2 Exercícios para Infomaníacos! O DVD! 7 US$ 14,88 6 4%
4 2 O Chip de Computador Mágico 4 US$ 32,65 8 0
5 2 Infomaníacos e Criaturas Míticas 6 US$ 78,50 4 0
6 3 Access! O Jogo! 5 US$ 22,95 5 15%
7 4 Figura de Ação de Programador 1 US$ 12,95 2 6%
8 4 Pizza Voadora Radical 8 US$ 36,75 8 4%
9 5 Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) 9 US$ 65,00 4 10%
10 6 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 12 6,5%
11 7 Gloom 11 US$ 53,33 6 8%
12 7 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 4 9%

As etapas a seguir pressupõem uma relação um-para-muitos entre os campos Código do Produto das tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido, e a tabela Pedidos no lado "um" da relação.

Criar a consulta de totais

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, selecione as tabelas com as quais deseja trabalhar, clique em Adicionar e em Fechar quando todas as tabelas tiverem sido adicionadas.

-ou-

Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar e clique em Fechar. Cada tabela é exibida como uma janela na parte superior do criador de consultas.

Se você usar as tabelas de exemplo listadas acima, adicione as tabelas Produtos e Detalhes do Pedido.

  1. Clique duas vezes nos campos da tabela que deseja usar na sua consulta.

Via de regra, você adiciona apenas o campo de grupo e o campo de valor à consulta. Entretanto, é possível usar um cálculo no lugar de um campo de valor — as próximas etapas explicam como fazer isso.

  1. Adicione o campo Categoria da tabela Produtos à grade de design.
  2. Crie a coluna que calcula o valor das vendas para cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna da grade:

Valor Total das Vendas: (1-[Detalhes do Pedido].[Desconto]/100)*([Detalhes do Pedido].[Preço Unitário]*[Detalhes do Pedido].[Quantidade])

Verifique se todos os campos aos quais você faz referência na expressão são do tipo de dados Número e Moeda. Se você fizer referência a campos de outros tipos de dados, ao tentar alternar para o modo Folha de Dados, o Access exibirá a mensagem de erro Tipo de dados incompatível na expressão de critérios.

  1. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

A linha Total é exibida na grade de design, e nessa linha, Agrupar por é exibido na primeira e na segunda coluna.

  1. Na segunda coluna, altere o valor na linha Total para Soma. A função Soma adiciona os valores individuais das vendas.
  2. Clique em ExecutarImagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.
  3. Mantenha a consulta aberta para uso na próximo seção.

Usar critérios com uma consulta de totais

A consulta criada na seção anterior inclui todos os registros das tabelas de base. Ela não exclui qualquer pedido ao calcular os totais e exibe os totais de todas as categorias.

Se for necessário excluir alguns registros, você pode adicionar critérios à consulta. Por exemplo, é possível ignorar transações inferiores a US$ 100 ou calcular os totais para apenas algumas das categorias de produtos. As etapas nesta seção explicam como usar três tipos de critérios:

  • Critérios que ignoram determinados grupos ao calcular totais.    Por exemplo, você calculará os totais apenas para as categorias Vídeo games, Arte e quadros e Esportes.
  • Critérios que ocultam determinados totais após o cálculo.    Por exemplo, você pode exibir apenas os totais superiores a US$ 150.000.
  • Critérios que excluem registros individuais para não serem incluídos no total.    Por exemplo, você pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (Preço Unitário * Quantidade) ficar abaixo de US$ 100.

As etapas a seguir explicam como adicionar critérios, um a um, e o impacto no resultado da consulta.

Adicionar critérios à consulta

  1. Abra a consulta da seção anterior no modo Design. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Design.

-ou-

No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Modo Design.

  1. Na linha Critérios da coluna Código da Categoria, digite=Bonecas Ou Esportes ou Arte e quadros.
  2. Clique em ExecutarImagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.
  3. Volte para o modo Design e, na linha Critérios da coluna Valor Total das Vendas, digite>100.
  4. Execute a consulta para ver os resultados e volte para o modo Design.
  5. Agora, adicione os critérios para excluir transações de vendas individuais inferiores a US$ 100. Para tanto, será necessário adicionar uma outra coluna.

 Observação   Não é possível especificar um terceiro critério na coluna Valor Total das Vendas. Qualquer critério especificado nesta coluna se aplicará ao valor total, não aos valores individuais.

  1. Copie a expressão da segunda coluna na terceira coluna.
  2. Na linha Total da nova coluna, selecione Onde e, na linha Critérios, digite >20.
  3. Execute a consulta para ver os resultados e salve a consulta.

 Observação   Ao abrir a consulta no modo Design na próxima vez, você poderá observar uma ligeira alteração na grade de design. Na segunda coluna, a expressão, na linha Campo estará incluída na função Soma e o valor na linha Total exibirá Expressão no lugar de Soma.

Valor Total das Vendas: Soma((1-[Detalhes do Pedido].Desconto/100)*([Detalhes do Pedido].Preço Unitário*[Detalhes do Pedido].Quantidade))

Você verá também uma quarta coluna. Essa coluna é uma cópia da segunda coluna, mas os critérios especificados na segunda coluna de fato são exibidos como parte da nova coluna.

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Somar dados em vários grupos usando uma consulta de tabela de referência cruzada

A consulta de tabela de referência cruzada é um tipo de consulta especial que exibe seus resultados em uma grade semelhante a uma planilha do Excel. As consultas de tabela de referência cruzada resumem os valores e os agrupa em dois conjuntos de fatos — um conjunto na lateral (um conjunto de títulos de linha) e o outro na parte superior (um conjunto de títulos de coluna). Esta figura ilustra parte do conjunto de resultados da consulta de tabela de referência cruzada de exemplo:

Um exemplo de consulta de tabela de referência cruzada

Lembre-se de que uma consulta de tabela de referência cruzada nem sempre popula todos os campos no conjunto de resultados, pois as tabelas usadas na consulta nem sempre contêm valores para cada ponto de dados possível.

Ao criar uma consulta de tabela de referência cruzada, normalmente você inclui dados de mais de uma tabela e sempre inclui três tipos de dados: os dados usados como títulos de linha, os dados usados como títulos de coluna e os valores que deseja somar ou então computar.

As etapas nesta seção pressupõem as seguintes tabelas:

A tabela Pedidos

Data do Pedido Data de Envio Cidade para Envio Custo do Frete
14/11/2005 15/11/2005 Jacarta US$ 55,00
14/11/2005 15/11/2005 Sidnei US$ 76,00
16/11/2005 17/11/2005 Sidnei US$ 87,00
17/11/2005 18/11/2005 Jacarta US$ 43,00
17/11/2005 18/11/2005 Paris US$ 105,00
17/11/2005 18/11/2005 Stuttgart US$ 112,00
18/11/2005 19/11/2005 Viena US$ 215,00
19/11/2005 20/11/2005 Miami US$ 525,00
20/11/2005 21/11/2005 Viena US$ 198,00
20/11/2005 21/11/2005 Paris US$ 187,00
21/11/2005 22/11/2005 Sidnei US$ 81,00
23/11/2005 24/11/2005 Jacarta US$ 92,00

A tabela Detalhes do Pedido

Código do Pedido Nome do Produto Código do Produto Preço Unitário Quantidade Desconto
1 Construa o Seu Próprio Teclado 12 US$ 77,95 9 5%
1 Figura de inação burocrata 2 US$ 78,88 4 7,5%
2 Exercícios para Infomaníacos! O DVD! 7 US$ 14,88 6 4%
2 O Chip de Computador Mágico 4 US$ 32,65 8 0
2 Infomaníacos e Criaturas Míticas 6 US$ 78,50 4 0
3 Access! O Jogo! 5 US$ 22,95 5 15%
4 Figura de Ação de Programador 1 US$ 12,95 2 6%
4 Pizza Voadora Radical 8 US$ 36,75 8 4%
5 Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4) 9 US$ 65,00 4 10%
6 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 12 6,5%
7 Gloom 11 US$ 53,33 6 8%
7 Diagrama de Banco de Dados Relacional 3 US$ 22,50 4 9%

As etapas a seguir explicam como criar uma consulta de tabela de referência cruzada que agrupa as vendas totais por cidade. A consulta usa duas expressões para retornar uma data formatada e um total de vendas.

Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.
  1. Na caixa de diálogo Mostras Tabelas, clique duas vezes nas tabelas que deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

Cada tabela é exibida como uma janela na parte superior do criador de consultas.

Se você usar tabelas de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos e na tabela Detalhes do Pedido.

  1. Clique duas vezes nos campos que deseja usar na consulta.

O nome de cada campo é exibido em uma célula em branco na linha Campo da grade de design.

Se você usar tabelas de exemplo, adicione os campos Cidade de Envio e Data de Envio da tabela Pedidos.

  1. Na célula em branco seguinte na linha Campo, copie e cole ou digite a seguinte expressão: Total das Vendas: Soma(CCur([Detalhes do Pedido].[Preço Unitário]*[Quantidade]*(1-[Desconto])/100)*100)
  2. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Referência cruzada.

A linha Total e a linha Tabela de Referência Cruzada são exibidas na grade de design.

  1. Clique na célula da linha Total no campo Cidade e selecione Agrupar por. Faça o mesmo para o campo Data de Envio. Altere o valor na célula Total do campo Total de Vendas para Expressão.
  2. Na linha Tabela de Referência Cruzada, defina a célula no campo Cidade para Título de Linha, defina o campo Data do Envio como Título de coluna e defina o campo Total das Vendas como Valor.
  3. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Os resultados da consulta são exibidos no modo Folha de Dados.

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Referência da função agregada

Esta tabela lista e descreve as funções agregadas que o Access oferece na Linha de total e nas consultas. Lembre-se de que o Access oferece mais funções agregadas para consultas do que para a Linha de total. Além disso, se você estiver trabalhando em um projeto do Access (um front-end do Access conectado a um banco de dados Microsoft SQL Server), é possível usar o maior conjunto de funções agregadas que o SQL Server oferece. Para obter mais informações sobre esse conjunto de funções, consulte os Manuais Online do Microsoft SQL Server.

Função Descrição Usar com o(s) tipo(s) de dado(s)
Média Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, monetários ou de data/hora. A função ignora valores nulos. Número, Moeda, Data/Hora
Contar Conta o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto dados escalares, complexos e repetitivos, como uma coluna de listas multivaloradas.

Para obter mais informações sobre listas multivaloradas, consulte os artigos Guia para os campos multivalorados e Adicionar ou alterar um campo de pesquisa que permite armazenar vários valores.

Máximo Retorna o item com o valor mais alto. Em dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético — o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora os valores nulos. Número, Moeda, Data/Hora
Mínimo Retorna o item com o valor mais baixo. Em dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético — o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. Número, Moeda, Data/Hora
Desvio padrão

Mede o quanto os valores são dispersos a partir de um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre o uso desta função, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

Número, Moeda
Soma Adiciona os itens em uma coluna. Funciona apenas em dados numéricos e monetários. Número, Moeda
Variância

Mede a variância estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função somente com dados numéricos e monetários. Se a tabela tiver menos que duas linhas, o Access retornará um valor nulo.

Para obter mais informações sobre as funções da variância, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

Número, Moeda

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Aplica-se a:
Access 2007