Introdução aos relatórios no Access

Os relatórios oferecem uma maneira de exibir, formatar e resumir as informações do seu banco de dados do Microsoft Access. Por exemplo, é possível criar um relatório simples com números de telefone de todos os seus contatos ou um relatório resumido sobre o total das vendas em diferentes regiões e períodos.

Neste artigo, você obterá uma visão geral dos relatórios no Access. Também aprenderá noções básicas da criação de um relatório e do uso de opções como classificar, agrupar e resumir dados. Verá ainda como visualizar e imprimir o relatório.

 Observação   As informações deste artigo destinam-se ao uso apenas com bancos de dados da área de trabalho do Access.

Neste artigo


Visão geral

O que você pode fazer com um relatório?

Um relatório é um objeto de banco de dados que é muito conveniente quando você deseja apresentar as informações do seu banco de dados para qualquer um dos seguintes usos:

  • Exibir ou distribuir um resumo dos dados.
  • Arquivar instantâneos dos dados.
  • Fornecer detalhes sobre registros individuais.
  • Criar rótulos.

Partes de um relatório

É possível criar relatórios "não associados" que não exibem dados, mas para os fins deste artigo, vamos pressupor que um relatório esteja associado a uma fonte de dados como uma tabela ou consulta. O design de um relatório é dividido em seções que podem ser exibidas no modo Design. Compreender como cada seção funciona pode ajudar você a criar melhores relatórios. Por exemplo, a seção na qual você decide colocar um controle calculado determina como o Access calcula os resultados. A lista a seguir é um resumo dos tipos de seção e seus usos:

Seção Como a seção é exibida quando impressa Onde a seção pode ser usada
Cabeçalho do relatório No início do relatório. Use o cabeçalho do relatório para informações que normalmente aparecem em uma folha de rosto, como um logotipo, um título ou uma data. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho do relatório, a soma calculada refere-se ao relatório inteiro. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página.
Cabeçalho da página Na parte superior de cada página. Use um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em cada página.
Cabeçalho de grupo No início de cada novo grupo de registros. Use o cabeçalho de grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, em um relatório agrupado por produto, use o cabeçalho de grupo para imprimir o nome do produto. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho de grupo, a soma se refere ao grupo atual. Você pode ter várias seções de cabeçalho de grupo em um relatório, dependendo de quantos níveis de agrupamento adicionou. Para obter mais informações sobre a criação de cabeçalhos e rodapés de grupo, consulte a seção Adicionar agrupamento, classificação ou totais.
Detalhe Aparece uma vez para cada linha na fonte de registro. Aqui é onde você coloca os controles que compõem o corpo principal do relatório.
Rodapé de grupo No fim de cada grupo de registros. Use um rodapé de grupo para imprimir informações de resumo de um grupo. Você pode ter várias seções de rodapé de grupo em um relatório, dependendo de quantos níveis de agrupamento adicionou.
Rodapé de página No fim de cada página. Use um rodapé de página para imprimir os números de página ou informações por página.
Rodapé do relatório

No fim do relatório.

 Observação    No modo Design, o rodapé do relatório aparece abaixo do rodapé da página. Entretanto, em todos os outros modos de exibição (modo Layout, por exemplo, ou quando o relatório é impresso ou visualizado), o rodapé do relatório aparece acima do rodapé da página, logo depois do último rodapé de grupo ou da linha de detalhes no final da página.

Use o rodapé do relatório para imprimir totais do relatório ou outras informações de resumo para o relatório inteiro.

Você achará bem mais fácil criar relatórios significativos se seu banco de dados tiver uma estrutura de tabela e relações bem projetadas. Para obter uma introdução ao planejamento e à criação de um banco de dados, consulte o artigo Noções básicas sobre a criação de bancos de dados.

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Criar um relatório

Você pode criar relatórios para o seu banco de dados da área de trabalho do Access seguindo estas etapas:

Etapa 1: escolher uma fonte de registro

A fonte de registro de um relatório pode ser uma tabela, uma consulta nomeada ou uma consulta inserida. A fonte de registro precisa conter todas as linhas e colunas de dados que você deseja exibir no relatório.

  • Se os dados forem provenientes de uma tabela ou consulta existente, selecione-a no Painel de Navegação e prossiga à Etapa 2.
  • Se a fonte de registro não existir ainda, siga um destes procedimentos:
    • Prossiga à Etapa 2 e use a ferramenta Relatório em Branco;

Ou

  • Crie as tabelas ou consulta que contêm os dados necessários. Selecione a consulta ou tabela no Painel de Navegação e prossiga à Etapa 2.

Etapa 2: escolher uma ferramenta de relatório

As ferramentas de relatório estão localizadas na guia Criar da faixa de opções, no grupo Relatórios. A tabela a seguir descreve as opções:

Ferramenta Descrição

Relatório

Cria um relatório simples e tabular que contém todos os campos na fonte de registro que você selecionou no Painel de Navegação.

Design de relatório

Abre um relatório em branco no modo Design, ao qual você pode adicionar os campos e controles necessários.

Relatório em branco

Abre um relatório em branco no modo Layout e exibe a Lista de Campos, de onde você pode adicionar campos ao relatório

Assistente de relatório

Exibe um assistente com várias etapas, o qual permite especificar campos, níveis de agrupamento/classificação e opções de layout.

Rótulos

Exibe um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta padrão ou personalizados, além de quais campos você deseja exibir e como deseja classificá-los.

Etapa 3: criar o relatório

  1. Clique no botão da ferramenta que você deseja usar. Se um assistente for exibido, siga as etapas do assistente e clique em Concluir na última página.
    O Access exibe o relatório no modo Layout.
  2. Formate o relatório até que fique com a aparência desejada:
  • Redimensione os campos e rótulos selecionando-os e arrastando as bordas até que fiquem com o tamanho desejado.
  • Mova um campo selecionando-o (e seu rótulo também, se estiver presente) e arrastando-o para o novo local.
  • Clique com o botão direito do mouse em um campo e use os comandos no menu de atalho para mesclar ou dividir células, excluir ou selecionar campos e executar outras tarefas de formatação.

Além disso, é possível usar os recursos descritos nas seguintes seções para tornar seu relatório mais atraente e legível.

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Adicionar agrupamento, classificação ou totais

A maneira mais rápida de adicionar agrupamento, classificação ou totais a um relatório de banco de dados da área de trabalho é clicar com o botão direito do mouse no campo ao qual você deseja aplicar o grupo, a classificação ou o total e clicar no comando desejado no menu de atalho.

Também é possível adicionar agrupamento, classificação ou totais usando o painel Agrupar, Classificar e Total enquanto o relatório está aberto em modo Layout ou modo Design:

  1. Se o painel Agrupar, Classificar e Total ainda não estiver aberto, na guia Design, no grupo Agrupamento e Totais, clique em Agrupar e Classificar.
  2. Clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma classificação e selecione o campo no qual deseja agrupar ou classificar.
  3. Clique em Mais em uma linha de agrupamento ou classificação para definir mais opções e adicionar totais.

Para obter mais informações detalhadas sobre agrupamento, classificação e totais, consulte o artigo Criar um relatório agrupado ou resumido.

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Realçar dados com formatação condicional

O Access inclui ferramentas para realçar dados em um relatório. Você pode adicionar regras de formatação condicional para cada controle ou grupo de controles e, em relatórios de cliente, pode também adicionar barras de dados para comparar dados.

Para adicionar formatação condicional aos controles:

  1. Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Modo Layout.
  2. Selecione os controles necessários e, na guia Formatar, no grupo Formatação de Controle, clique em Formatação Condicional.

 Dica    Para selecionar vários controles, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nos controles.

  1. Na caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional, clique em Nova Regra.
  2. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione um valor em Selecionar um tipo de regra:
  • Para criar uma regra que seja avaliada para cada registro individualmente, selecione Verificar valores no registro atual ou usar uma expressão.
  • Para criar uma regra que compara registros entre si usando barras de dados, clique em Comparar com outros registros.
  1. Em Editar a descrição da regra, especifique a regra que determinará a formatação e quando ela deverá ser aplicada, e clique em OK.
  2. Para criar uma regra adicional para o mesmo controle ou conjunto de controles, repita este procedimento desde a etapa 4.

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Personalizando cor e fontes

Experimente as opções de um Tema de App para personalizar a cor e as fontes.

  1. Abra um relatório no modo Layout clicando com o botão direito do mouse nele no Painel de Navegação e clicando em Modo Layout.
  2. Nas opções de Ferramentas de Layout de Relatório, na guia Design, clique em Temas e mova o cursor sobre os vários temas da galeria para visualizar os efeitos. Clique em um tema para selecioná-lo e salve o relatório.
  3. Use as galerias Cores ou Fontes para definir as cores ou fontes de maneira independente.


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Adicionar um logotipo ou imagem de fundo   

Você pode adicionar um logotipo ou imagem de fundo a um relatório. Se atualizar a imagem, a atualização será feita automaticamente onde a imagem for usada no banco de dados.

Para adicionar ou remover uma imagem:

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo Layout.
  2. No relatório, clique na posição em que você deseja adicionar a imagem e, na guia Design, no grupo Cabeçalho/Rodapé, clique em Logotipo.
  3. Navegue até a imagem e clique em Abrir. O Access adiciona a imagem ao relatório.
  4. Para remover a imagem, clique com o botão direito do mouse nela e clique em Excluir no menu de atalho.

Para adicionar uma imagem de fundo:

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo Layout.
  2. Na guia Formatar, no grupo Plano de Fundo, clique em imagem de fundo.
  3. Selecione uma imagem na lista Galeria de Imagens ou clique em Procurar, selecione uma imagem e clique em OK.

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Visualizar e imprimir um relatório

Visualizar um relatório

  1. Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Visualização de Impressão. Você pode usar os comandos da guia Visualização de Impressão para executar qualquer uma destas ações:
  • Imprimir o relatório
  • Ajustar o tamanho ou layout de página
  • Ampliar ou reduzir, ou exibir várias páginas por vez
  • Atualizar os dados no relatório
  • Exportar o relatório para outro formato de arquivo.
  1. Clique em Fechar Visualização de Impressão.

Imprimir um relatório

Para imprimir um relatório sem visualizá-lo:

  • Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Imprimir. O relatório é enviado para a sua impressora padrão.

 Observação    Se selecionar o relatório no Painel de Navegação e selecionar Imprimir a partir da guia Arquivo, você poderá selecionar opções de impressão adicionais, como número de páginas e cópias, bem como especificar uma impressora.

  • Para abrir uma caixa de diálogo e poder selecionar uma impressora, especifique o número de cópias, por exemplo, e clique em Imprimir.

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Aplica-se a:
Access 2013