Introdução a relatórios

Ao usar um banco de dados, geralmente você usa relatórios para exibir, formatar e resumir dados. Por exemplo, é possível criar um relatório do tipo de lista para exibir os números de telefone de todos os seus contatos ou um relatório resumido com o total das vendas de sua empresa em diferentes regiões e períodos de tempo.

Este artigo fornece uma visão geral dos relatórios no Microsoft Access 2010, além de apresentar recursos de relatórios novos ou alterados. Também explica como: criar um relatório; classificar, agrupar e resumir dados; e visualizar e imprimir um relatório.

Você achará bem mais fácil criar relatórios significativos se seu banco de dados tiver uma estrutura de tabela e relacionamentos bem projetados. Para obter uma introdução ao planejamento e à criação de um banco de dados, consulte o artigo Noções básicas sobre a criação de bancos de dados.

Neste artigo


Visão geral

Um relatório é um objeto de banco de dados usado para exibir e resumir dados. Os relatórios permitem distribuir ou arquivar instantâneos dos dados, seja imprimindo, convertendo em arquivos PDF ou XPS, ou exportando para outros formatos de arquivo.

Relatório de funcionários na Visualização de Impressão

Os relatórios podem fornecer detalhes sobre registros individuais, resumos em muitos registros, ou ambos. Você também pode usar relatórios do Access para criar rótulos para mala direta ou outras finalidades.

É possível criar relatórios “não associados” que não exibem dados, mas, para a finalidade deste artigo, vamos supor que um relatório está associado a uma fonte de dados como uma tabela ou consulta.

Relatórios clientes e relatórios da Web

O Access 2010 fornece um novo recurso que permite criar um “banco de dados da Web” publicando um banco de dados do Access em um servidor do SharePoint que esteja executando os Serviços do Access. Quando você cria um banco de dados da Web, os relatórios do Access são renderizados no navegador usando SQL Server Reporting Services. Essa conversão impõe algumas limitações nos recursos que podem ser usados nos relatórios que você deseja renderizar no navegador. Entretanto, se você não estiver preocupado com a renderização de relatórios no navegador, poderá usar o conjunto completo de recursos que o designer de relatórios do Access fornece.

Partes de um relatório

No Access, o design de um relatório é dividido em seções. Em um banco de dados cliente, é possível exibir seu relatório em modo Design para ver suas seções. No modo Layout, as seções não são tão evidentes, mas ainda estão presentes e podem ser selecionadas usando a lista suspensa no grupo Seleção da guia Formatar. Para criar relatórios úteis, é necessário compreender como cada seção funciona. Por exemplo, a seção na qual você decide colocar um controle calculado determina como o Access calcula os resultados. A lista a seguir é um resumo dos tipos de seção e seus usos:

  • Cabeçalho do relatório   Essa seção é impressa apenas uma vez, no início do relatório. Utilize o cabeçalho do relatório para obter informações que normalmente aparecem em uma folha de rosto, como um logotipo, um título ou uma data. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho do relatório, a soma calculada será para o relatório inteiro. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página.
  • Cabeçalho da página   Essa seção é impressa na parte superior de cada página. Por exemplo, use um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em cada página.
  • Cabeçalho de grupo   Essa seção é impressa no início de cada novo grupo de registros. Use o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, em um relatório agrupado por produto, use o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho do grupo, a soma se refere ao grupo atual. Você pode ter várias seções de cabeçalho de grupo em um relatório, dependendo de quantos níveis de agrupamento adicionou. Para obter mais informações sobre como criar cabeçalhos e rodapés de grupo, consulte a seção Adicionar agrupamento, classificação ou totais.
  • Detalhe   Essa seção é impressa uma vez para cada linha na fonte de registro. Esse é o local em que os controles que compõem o principal corpo do relatório estão localizados.
  • Rodapé de grupo   Essa seção é impressa no final de cada grupo de registros. Use um rodapé de grupo para imprimir as informações resumidas de um grupo. Você pode ter várias seções de rodapé de grupo em um relatório, dependendo de quantos níveis de agrupamento adicionou.
  • Rodapé da página   Essa seção é impressa no final de cada página. Use um rodapé do grupo para imprimir os números de páginas ou informações por página.
  • Rodapé do relatório   Essa seção é impressa apenas uma vez, no final do relatório. Use o rodapé do relatório para imprimir relatórios completos ou outras informações de resumo para o relatório inteiro.

 Observação    No modo Design, o rodapé do relatório aparece abaixo do rodapé da página. Entretanto, em todos os outros modos de exibição (modo Layout, por exemplo, ou quando o relatório é impresso ou visualizado), o rodapé do relatório aparece acima do rodapé da página, logo depois do último rodapé de grupo ou da linha de detalhes no final da página.

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Novidades

O processo de criação de um relatório no Access 2010 é muito semelhante ao do Access 2007. Entretanto, no Access 2010, há alguns recursos novos que se aplicam a relatórios:

  • Galeria de Imagens Compartilhadas   No Access 2010, agora é possível anexar uma imagem a um banco de dados e usá-la em vários objetos. A atualização de uma única imagem é feita em todos os lugares em que ela é usada no banco de dados inteiro.
  • Temas do Office   No Access 2010, agora é possível usar Temas do Microsoft Office padrão para aplicar conjuntos de fontes e cores de design profissional a todos os formulários e relatórios do Access de uma vez só.
  • Formatação condicional mais sofisticada   O Access 2010 inclui mais ferramentas sofisticadas para realçar dados em um relatório. Você pode adicionar até 50 regras de formatação condicional para cada controle ou grupo de controles e, em relatórios clientes, pode adicionar barras de dados para comparar os dados entre registros.
  • Mais layouts flexíveis   No Access 2010, o método de design padrão para relatórios é colocar controles em layouts. Essas grades ajudam a alinhar e dimensionar facilmente os controles e são necessárias para quaisquer relatórios que você deseja renderizar em um navegador. Apesar de os layouts em si não serem novidade no Access 2010, há algumas alterações nas maneiras de usá-los para mover, alinhar e redimensionar controles. Para obter mais informações, assista ao vídeo sobre introdução a layouts de formulário e relatório.

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Criar um novo relatório

Etapa 1: escolher uma fonte de registro

A fonte de registro de um relatório pode ser uma tabela, uma consulta nomeada ou uma consulta inserida. A fonte de registro precisa conter todas as linhas e colunas de dados que você deseja exibir no relatório.

Para obter mais informações sobre como criar tabelas ou consultas, veja os artigos Introdução a tabelas ou Introdução às consultas.

Para obter mais informações sobre como criar e selecionar fontes de registro, consulte o artigo sobre definição da fonte de registro para um relatório.

Etapa 2: escolher uma ferramenta de relatório

As ferramentas de relatório estão localizadas na guia Criar da faixa de opções, no grupo Relatórios. A tabela a seguir descreve sucintamente o que cada ferramenta faz:

Relatórios compatíveis com a Web

Os relatórios criados usando essas ferramentas são compatíveis com o recurso Publicar nos Serviços do Access e serão renderizados em um navegador. Observe que os objetos compatíveis com a Web são indicados pelo globo no ícone do objeto.

Imagem do botão Ferramenta Descrição
Imagem do botão

Relatório

Cria um relatório simples e tabular que contém todos os campos na fonte de registro que você selecionou no Painel de Navegação.
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Relatório em branco

Abre um relatório em branco no modo Layout e exibe o painel de tarefas Lista de Campos. O Access cria uma consulta de fonte de registro à medida que você arrasta campos da Lista de Campos para o relatório.

Para obter mais informações sobre o recurso Publicar nos Serviços do Access, consulte o artigo Criar um banco de dados do Access para compartilhar na Web.

Relatórios clientes

Os relatórios criados usando essas ferramentas não são compatíveis com o recurso Publicar nos Serviços do Access. A adição de relatórios clientes a um banco de dados da Web não impedirá o banco de dados de publicar, mas os relatórios clientes não estarão disponíveis no navegador. Entretanto, você poderá usar um relatório cliente quando o banco de dados estiver aberto no Access.

Imagem do botão Ferramenta Descrição
Imagem do botão

Relatório

Cria um relatório simples e tabular que contém todos os campos na fonte de registro que você selecionou no Painel de Navegação.
Imagem do botão

Design de relatório

Abre um relatório em branco no modo Design, ao qual você pode adicionar apenas os campos e controles desejados.
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Relatório em branco

Abre um relatório em branco em modo Layout e exibe o painel de tarefas Lista de Campos. À medida que você arrasta campos da Lista de Campos para o relatório, o Access cria uma consulta inserida e a armazena na propriedade Fonte de Registro do relatório.
Imagem do botão

Assistente de relatório

Exibe um assistente que envolve várias etapas o qual permite especificar campos, níveis de agrupamento/classificação e opções de layout. O assistente cria um relatório com base nas seleções que você faz.
Imagem do botão

Rótulos

Exibe um assistente que permite selecionar tamanhos de rótulo padrão ou personalizado, além de quais campos você deseja exibir e como classificá-los. O assistente cria o relatório de rótulos com base nas seleções que você faz.

Etapa 3: criar o relatório

  1. Clique no botão da ferramenta que deseja usar. Se um assistente for exibido, siga as etapas no assistente e clique em Concluir na última página.

    O Access exibe o relatório em modo Layout.
  2. Formate o relatório até que fique com a aparência desejada:
  • Redimensione os campos e rótulos selecionando-os e arrastando as bordas até que fiquem com o tamanho desejado.
  • Mova um campo selecionando-o (e seu rótulo também, se estiver presente) e arrastando-o para o novo local.
  • Clique com o botão direito do mouse em um campo e use os comandos no menu de atalhos para mesclar ou dividir células, excluir ou selecionar campos e executar outras tarefas de formatação.

Além disso, é possível usar os recursos descritos nas seguintes seções para tornar seu relatório mais atraente e legível.

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Adicionar agrupamento, classificação ou totais

A maneira mais rápida de adicionar agrupamento, classificação ou totais a um relatório é clicar com o botão direito do mouse no campo ao qual você deseja aplicar o grupo, a classificação ou o total e clicar no comando desejado no menu de atalhos.

Também é possível adicionar agrupamento, classificação ou totais usando o painel Agrupar, Classificar e Total enquanto o relatório está aberto em modo Layout ou modo Design:

  1. Se o painel Agrupar, Classificar e Total ainda não estiver aberto, na guia Design, no grupo Agrupamento e Totais, clique em Agrupar e Classificar.
  2. Clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma classificação e selecione o campo no qual deseja agrupar ou classificar.
  3. Clique em Mais em uma linha de agrupamento ou classificação para definir mais opções e adicionar totais.

Para obter mais informações detalhadas sobre agrupamento, classificação e totais, consulte o artigo Criar um relatório agrupado ou resumido.

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Realçar valores usando formatação condicional

O Access 2010 inclui mais ferramentas sofisticadas para realçar dados em um relatório. Você pode adicionar até 50 regras de formatação condicional para cada controle ou grupo de controles e, em relatórios clientes, pode adicionar barras de dados para comparar os dados entre registros.

Para adicionar formatação condicional:

  1. Abra o relatório no modo Layout clicando com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clicando em Modo Layout.
  2. Selecione todos os controles aos quais você deseja aplicar a formatação condicional. Para selecionar vários controles, mantenha pressionada a tecla SHIFT ou CTRL e clique nos controles desejados.
  3. Na guia Formatar, no grupo Formatação de Controle, clique em Formatação Condicional.

    O Access abrirá a caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional.
  4. Na caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional, clique em Nova Regra.
  5. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione um valor em Selecionar um tipo de regra:
  • Para criar uma regra que seja avaliada para cada registro individualmente, selecione Verificar valores no registro atual ou usar uma expressão.
  • Para criar uma regra que compara registros entre si usando barras de dados, clique em Comparar com outros registros.

 Observação    A opção Comparar com outros registros não está disponível em bancos de dados da Web.


  1. Em Editar a descrição da regra, especifique a regra que determinará quando a formatação deverá ser aplicada, bem como a formatação que você deseja quando os critérios da regra forem cumpridos.
  2. Clique em OK para voltar para a caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional.
  3. Para criar uma regra adicional para esse controle ou conjunto de controles, repita esse procedimento desde a etapa 4. Senão, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

Para obter mais informações sobre como adicionar formatação condicional a um relatório, assista ao vídeo sobre o uso de formatação condicional em relatórios.

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Obter uma aparência profissional com Temas

Agora é possível aplicar Temas do Office 2010 a um banco de dados do Access, ajudando-o a criar um estilo coerente em todos os seus documentos do Office.

 Importante    Se você optar por um Tema, uma fonte ou uma cor do Office, ele(a) será aplicado(a) a todos os formulários e relatórios em seu banco de dados (e não apenas àquele em que você está trabalhando).

  1. Abra um relatório no modo Layout clicando com o botão direito do mouse nele no Painel de Navegação e clicando em Modo Layout.
  2. Na guia Design, no grupo Temas, selecione o Tema, a cor ou a fonte desejado(a):


  • Use a galeria Tema para definir simultaneamente as cores e fontes como um esquema predefinido.
  • Use as galerias Cores ou Fontes para definir as cores ou fontes de maneira independente.


Para obter mais informações sobre como usar os Temas do Office, assista ao vídeo sobre tornar formulários e relatórios do Access mais uniformes e atraentes com os Temas do Office.

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Adicionar imagens   

Tradicionalmente no Access, as imagens são associadas a controles de imagem individuais em formulários ou relatórios. Para alterar uma imagem de uso comum em vários formulários e relatórios, cada controle de imagem tinha de ser editado manualmente. No Access 2010, porém, agora é possível anexar uma imagem a um banco de dados e usá-la em vários objetos. A atualização de uma única imagem é feita em todos os lugares em que ela é usada no banco de dados inteiro. Isso é bastante útil para elementos como logotipos de empresa ou imagens de plano de fundo que são usados em todo o banco de dados.

Adicionar uma imagem

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório ao qual deseja adicionar a imagem e clique em Modo Layout.
  2. Clique no relatório em que deseja adicionar a imagem.
  3. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Inserir Imagem.
  4. Siga um destes procedimentos:
  • Usar uma imagem existente   Se a imagem desejada já estiver na galeria, clique nela para adicioná-la ao relatório.
  • Carregar uma nova imagem   Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir Imagem, navegue até a imagem que deseja usar e clique em Abrir.

O Access adicionará a imagem selecionada ao relatório.

Adicionar uma imagem de plano de fundo

 Observação    Imagens de plano de fundo não podem ser adicionadas a relatórios compatíveis com a Web.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório ao qual deseja adicionar a imagem de plano de fundo e clique em Modo Layout.
  2. Na guia Formatar, no grupo Plano de Fundo, clique em Imagem do Plano de Fundo.
  3. Siga um destes procedimentos:
  • Usar uma imagem existente   Se a imagem desejada já estiver na galeria, clique nela para adicioná-la ao relatório.
  • Carregar uma nova imagem   Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir Imagem, navegue até a imagem que deseja usar e clique em Abrir.

O Access adicionará a imagem selecionada ao relatório.

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Visualizar e imprimir um relatório

Visualizar um relatório

  1. Abra o relatório que deseja visualizar ou apenas selecione-o no Painel de Navegação.
  2. Na guia Arquivo, clique em Imprimir e clique em Visualização de Impressão.

    O Access abrirá o relatório em Visualização de Impressão. Você pode usar os comandos na guia Visualização de Impressão para seguir algum destes procedimentos:
  • Imprimir o relatório;
  • Ajustar o tamanho ou layout de página;
  • Ampliar ou reduzir, ou exibir várias páginas por vez;
  • Atualizar os dados no relatório;
  • Exportar o relatório para outro formato de arquivo.
  1. Para voltar para o espaço de trabalho de banco de dados, na guia Visualização de Impressão, no grupo Fechar Visualização, clique em Fechar Visualização de Impressão.

Imprimir um relatório

Além de imprimir a partir da Visualização de Impressão, você também pode imprimir um relatório sem visualizá-lo:

  1. Abra o relatório que deseja visualizar ou apenas selecione-o no Painel de Navegação.
  2. Na guia Arquivo, clique em Imprimir.
  • Para enviar o relatório diretamente para a impressora padrão sem definir as opções de impressão, clique em Impressão Rápida.
  • Para abrir uma caixa de diálogo e poder selecionar uma impressora, especifique o número de cópias, por exemplo, e clique em Imprimir.

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Aplica-se a:
Access 2010