Guia para a criação de relatórios

O Microsoft Office Access 2007 fornece várias ferramentas que ajudarão você a criar rapidamente relatórios atrativos e fáceis de ler que apresentarão os dados de maneira a melhor atender às necessidades de seus usuários. Você pode usar os comandos da guia Criar para criar um relatório simples com um único clique. Use o Assistente de Relatório para criar um relatório mais complicado ou crie um relatório adicionando você mesmo todos os dados e elementos de formatação. Seja qual for o método escolhido, você provavelmente fará algumas alterações no design do relatório para que ele exiba os dados da forma desejada. Este artigo aborda o processo geral de criação de um relatório e, em seguida, demonstra como adicionar elementos de design específicos ao relatório.

Neste artigo


Decida como criar o layout do seu relatório

Quando você cria um relatório, primeiro considere como os dados devem ser organizados na página e como eles serão armazenados no banco de dados. Durante o processo de design, você pode, até mesmo, descobrir que a organização dos dados nas tabelas não permitirá a criação do relatório desejado. Isso pode ser uma indicação de que as tabelas não estão normais, ou seja, os dados não são armazenados na forma mais eficiente.

Para obter mais informações sobre a normalização, clique no link da seção Consulte também sobre as noções básicas de design de banco de dados.

Faça um esboço do relatório

Esta etapa não é obrigatória — você pode chegar à conclusão de que o Assistente de Relatório do Access ou a ferramenta Relatório (os dois recursos estão disponíveis na guia Criar, no grupo Relatórios) fornece um design inicial satisfatório para o relatório. No entanto, se você decidir criá-lo sem usar essas ferramentas, talvez seja útil fazer o esboço do relatório em um pedaço de papel desenhando uma caixa onde cada campo será inserido e escrevendo o nome do campo em cada caixa. Se desejar, você pode usar programas como o Microsoft Office Word 2007 ou o Microsoft Office Visio 2007 para montar o relatório. Seja qual for o método usado, não deixe de incluir linhas suficientes para indicar como os dados se repetirão.

Formulário concluído sobrepondo esboço preliminar

Por exemplo, você pode usar uma linha para as informações do produto, várias linhas de repetição para as vendas e, por fim, uma linha de totais de vendas. Em seguida, a seqüência se repetirá para o próximo produto e assim por diante, até o final do relatório. Talvez o relatório seja uma lista simples dos dados na tabela; nesse caso, o esboço pode conter apenas uma série de linhas e colunas.

 Observação   Essa técnica também será muito útil se você estiver criando um relatório para outra pessoa. Nesse caso, a outra pessoa pode desenhar o esboço antes de iniciar o trabalho.

Depois de criar o esboço, determine qual(is) tabela(s) conterá(ão) os dados que você deseja exibir no relatório. Se todos os dados estiverem em uma única tabela, baseie o relatório diretamente nessa tabela. Geralmente, os dados desejados são armazenados em várias tabelas, que você deve agrupar em uma consulta, para que possa exibi-los no relatório. A consulta pode ser incorporada à propriedade RecordSource do relatório ou você pode criar uma consulta separada, salva e basear o relatório nela.

Localize um link que fornecerá mais informações sobre como usar uma consulta como fonte de registro de um relatório na seção Consulte também.

Decida quais dados serão inseridos em cada seção do relatório

Cada relatório tem uma ou mais seções de relatório. Uma seção que está presente em todos os relatórios é a seção de detalhes. Ela é repetida uma vez em cada registro da tabela ou consulta em que o relatório se baseia. Outras seções são opcionais; elas se repetem com menos freqüência e geralmente são usadas para exibir as informações comuns a um grupo de registros, a uma página do relatório ou ao relatório inteiro.

A tabela a seguir descreve onde está cada seção e como a seção é normalmente usada.

Seção Local Conteúdo típico
Seção de cabeçalho de relatório Aparece somente uma vez, na parte superior da primeira página do relatório.
  • Título do relatório
  • Logotipo
  • Data atual
Seção de rodapé de relatório Aparece após a última linha de dados, acima da seção Rodapé da Página na última página do relatório. Totais do relatório (somas, contagens, médias etc.)
Seção de cabeçalho de página Aparece na parte superior de cada página do relatório.
  • Título do relatório
  • Número da página
Seção de rodapé de página Aparece na parte inferior de cada página do relatório.
  • Data atual
  • Número da página
Seção de cabeçalho de grupo Aparece apenas antes de um grupo de registros. O campo que está sendo agrupado em
Seção de rodapé de grupo Aparece apenas depois de um grupo de registros. Totais do grupo (somas, contagens, médias etc.)

Para obter informações sobre como adicionar ou remover as seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou da página, consulte a seção Adicione ou remova as seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou da página neste artigo. Você pode adicionar seções de cabeçalho e rodapé do grupo usando o painel Agrupar, Classificar e Total no modo Layout ou Design.

Para obter mais informações sobre como usar o painel Agrupar, Classificar e Total, consulte o link na seção Consulte também sobre como criar relatórios agrupados ou de resumo.

Decida como organizar os dados de detalhes

A maioria dos relatórios é organizada em um layout tabular ou empilhado, mas o Office Access 2007 oferece a flexibilidade para usar quase todas as disposições de registros (registro: um conjunto de dados sobre uma pessoa, um lugar, um evento ou outro item. Os registros são os equivalentes lógicos de linhas em uma tabela.) e campos (campo: um elemento de uma tabela que contém um item específico de informações, como um sobrenome. Um campo Título pode conter Sr. ou Sra. Os bancos de dados como o Microsoft SQL Server referem-se a campos como colunas.) desejadas.

Layout tabular    Um layout tabular é similar a uma planilha. Os rótulos são dispostos na parte superior e os dados são alinhados nas colunas abaixo dos rótulos. O layout tabular é a aparência de tabela dos dados. Esse é o tipo de relatório que o Office Access 2007 cria quando você clica em Relatório no grupo Relatórios da guia Criar. O layout tabular será útil se o relatório tiver um número relativamente pequeno de campos que você deseja exibir em um formato de lista simples. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários criado com um layout tabular.

O relatório Funcionários em layout tabular

Layout empilhado    Um layout empilhado é semelhante a um formulário que você preenche quando abre uma conta bancária ou faz uma compra em um varejista online. Cada parte dos dados é rotulada e os campos são empilhados na parte superior. Esse layout é útil em relatórios que contêm muitos campos para serem exibidos em um formato tabular, ou seja, a largura das colunas excederia a largura do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários criado com um layout empilhado.

O relatório Funcionários em layout empilhado

 Observação   No Assistente de Relatório, esse layout é conhecido como layout de colunas.

Layout misto    Você pode misturar elementos que possuem layouts tabular e empilhado. Por exemplo, em cada registro, você pode organizar alguns campos em uma linha horizontal na parte superior da seção de detalhes e dispor outros detalhes do mesmo registro em um ou mais layouts empilhados abaixo da linha superior. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários criado com um layout misto. Os campos Identificação, Sobrenome e Nome são organizados em um layout de controle tabular, enquanto os campos Cargo e Telefone Comercial são organizados em um layout empilhado. Nesse exemplo, as linhas de grade são usadas para fornecer uma separação visual dos campos de cada funcionário.

Relatório Funcionários com layout misto

Layout justificado    Se você usar o Assistente de Relatório para criar o relatório, poderá optar por usar um layout justificado. Esse layout usa a largura total da página para exibir os registros da forma mais compacta possível. É claro que você pode obter os mesmos resultados sem usar o assistente, mas o alinhamento exato dos campos pode ser um processo trabalhoso. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários criado com o layout justificado do Assistente de Relatório.

Relatório Funcionários com layout justificado

O layout justificado será recomendável se você estiver exibindo um grande número de campos no relatório. No exemplo anterior, se você usar um layout tabular para exibir os mesmos dados, os campos ultrapassarão a borda da página. Se você usar um layout empilhado, cada registro ocupará muito mais espaço vertical, desperdiçando papel e dificultando a leitura dos dados do relatório.

Para obter informações passo a passo sobre como criar relatórios que usam esses layouts diferentes, consulte o link na seção Consulte também sobre como criar um relatório simples.

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Use layouts de controle para alinhar os dados

Os layouts de controle são um novo recurso do Office Access 2007. São guias que você pode adicionar a um relatório enquanto ele está aberto no modo Layout ou Design. O Access 2007 adiciona automaticamente layouts de controle quando você usa o Assistente de Relatório para criar um relatório ou quando cria um relatório clicando em Relatório no grupo Relatórios da guia Criar. Um layout de controle é como uma tabela, na qual cada célula pode conter um rótulo, uma caixa de texto ou qualquer outro tipo de controle. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular em um relatório.

Layout básico de controle tabular

As linhas laranjas indicam as linhas e colunas do layout de controle. Elas ficam visíveis somente quando o relatório é aberto no modo Layout ou Design. Os layouts de controle ajudam você a obter um alinhamento uniforme de dados nas linhas e colunas, além de facilitar a adição, o redimensionamento ou a remoção dos campos. Usando as ferramentas do grupo Layout de Controle na guia Organizar (disponível no modo Layout ou Design), você pode alterar um tipo de layout de controle para outro e remover os controles dos layouts para que possa posicionar os controles no local desejado do relatório.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com layouts de controle, consulte o link da seção Consulte também sobre como modificar, editar e alterar relatórios.

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Adicione ou remova as seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou da página

Conforme mencionado anteriormente neste artigo, os cabeçalhos e rodapés são seções de relatório que você pode usar para exibir as informações comuns a todo o relatório ou a cada página de um relatório. Por exemplo, você pode adicionar a seção Rodapé da Página para exibir um número de página na parte inferior de cada página ou adicionar a seção Cabeçalho do Relatório para exibir um título para o relatório inteiro.

Adicione seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou da página

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório a ser alterado e, em seguida, clique em Modo Design no menu de atalho.
  2. Verifique quais seções já estão no relatório. As seções são separadas por barras horizontais sombreadas chamadas seletores de seção. O rótulo em cada seletor de seção indica qual é a seção diretamente abaixo dele.

Relatório no modo Design

Cada relatório tem uma seção de detalhes e também pode conter as seções Cabeçalho do Relatório, Cabeçalho da Página, Rodapé da Página e Rodapé do Relatório. Além disso, se houver níveis de agrupamento no relatório, você provavelmente verá cabeçalhos ou rodapés de grupo (como a opção Arquivar como Cabeçalho mostrada na ilustração anterior). Por padrão, os cabeçalhos e rodapés de grupo são nomeados através de um nome de campo ou uma expressão que é a base do grupo. Neste caso, o nome do campo de agrupamento é "Arquivar como".

Localize um link que fornecerá mais informações sobre como criar relatórios agrupados ou de relatório na seção Consulte Também.

  1. Para adicionar seções de cabeçalho e rodapé de relatório ou página ao relatório, clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e, em seguida, clique em Cabeçalho/Rodapé de Página ou Cabeçalho/Rodapé de Relatório no menu de atalho.

 Observação   Se a seção já estiver presente no relatório, o Access avisará você que ele excluirá a seção existente e os controles que ele contém.

Agora você pode mover os controles existentes ou adicionar novos controles às seções novas.

Localize um link que fornecerá mais informações sobre como adicionar campos e outros controles aos relatórios na seção Consulte Também.

O Office Access 2007 sempre adiciona seções de cabeçalho e rodapé de página e relatório em pares, ou seja, não é possível adicionar uma seção de cabeçalho de relatório ou página sem adicionar a seção de rodapé correspondente. Se você não precisar das duas seções, não poderá excluí-la, mas poderá redimensionar a seção não utilizada a uma altura de zero (0) para evitar a adição de espaçamento vertical extra ao seu relatório. Posicione o ponteiro na parte inferior da seção não utilizada até que ele se transforme em uma seta de duas pontas  cursor e arraste para cima até a seção ficar oculta. Se houver quaisquer controles na seção, exclua-os para que possa ocultar totalmente a seção.

Remova as seções de cabeçalho e rodapé do relatório ou da página

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório a ser alterado e, em seguida, clique em Modo Design no menu de atalho.
  2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer seletor de seção e, em seguida, clique em Cabeçalho/Rodapé de Página ou Cabeçalho/Rodapé de Relatório no menu de atalho.

Se você estiver removendo um par de cabeçalho e rodapé e essas seções contiverem controles, o Office Access 2007 avisará que a exclusão das seções também excluirá os controles e que você não será capaz de desfazer a ação. Clique em Sim para remover as seções e excluir os controles ou clique em Não para cancelar a operação.

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Dicas de formatação dos diferentes tipos de dados

Quando você cria um relatório usando a ferramenta Relatório (disponível na guia Criar, o grupo Relatórios) ou usando o Assistente de relatório, o Office Access 2007 adiciona os campos ao relatório e cria o controle mais apropriado para exibir cada campo, com base no tipo de dados do campo. Se você mesmo estiver adicionando campos a um relatório, o método preferido é arrastar cada campo da Lista de Campos para o relatório. Como acontece com o Assistente de Relatório ou a ferramenta Relatório, o Office Access 2007 cria o controle mais apropriado para cada campo, dependendo do tipo de dados do campo. Na maioria dos tipos de dados, o controle mais apropriado (padrão) é a caixa de texto.

As seções a seguir fornecem dicas sobre como formatar alguns tipos de dados novos no Office Access 2007.

Campos de valores múltiplos    O controle padrão de um campo de valores múltiplos é uma caixa de combinação. Isso pode parecer uma escolha estranha para um controle em um relatório, pois você não pode clicar na seta da caixa de combinação de um relatório. Entretanto, no contexto de um relatório, uma caixa de combinação se comporta como uma caixa de texto. A seta estará visível no modo Design.

Se o campo contiver valores múltiplos, esses valores serão separados por vírgulas. Se a caixa de combinação não tiver largura suficiente para exibir todos os valores em uma única linha e a propriedade CanGrow da caixa de combinação estiver definida para Yes, os valores passarão para a próxima linha. Do contrário, os valores serão truncados. Para definir a propriedade CanGrow de um controle, abra o relatório no modo Design ou Layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade CanGrow está localizada na guia Formatar e na guia Tudo da folha de propriedades do controle.

Campos rich text    O controle padrão de um campo rich text é uma caixa de texto. Se a caixa de texto não tiver largura suficiente para exibir todos os valores em uma única linha e a propriedade CanGrow da caixa de texto estiver definida para Yes, os valores passarão para a próxima linha. Do contrário, os valores serão truncados. Para definir a propriedade CanGrow de um controle, abra o relatório no modo Design ou Layout, clique no controle e pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade CanGrow está localizada na guia Formatar e na guia Tudo da folha de propriedades do controle.

Um campo de rich text ajuda você a formatar o texto de várias formas. Por exemplo, várias palavras em um campo podem estar sublinhadas e várias outras palavras no mesmo campo podem estar em itálico. No entanto, você pode definir ainda um estilo de formatação geral para a caixa de texto que contém o rich text. A formatação da caixa de texto aplica-se apenas ao texto que não foi especificamente formatado usando a formatação rich text.

Defina os estilos de formatação para uma caixa de texto que exiba um campo rich text

  1. Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Modo Layout no menu de atalho.
  2. Clique na caixa de texto que exibe o campo rich text. Clique na guia Formatar do grupo Fonte e, em seguida, clique no estilo de formatação que deseja aplicar.

Faixa de opções do Access

O Office Access 2007 aplica a formatação a todo o texto do campo rich text que ainda não tem esse tipo (ou valor) de formatação, em um modo de exibição que oferece suporte à entrada de dados, como o modo Folha de Dados em uma tabela ou consulta ou o modo Formulário em um formulário. Por exemplo, se uma parte do texto no campo estiver formatado com uma cor de fonte vermelha e você aplicar uma cor de fonte azul à caixa de texto, o Access 2007 aplicará a cor azul a todo o texto, a não ser ao texto que já está formatado como vermelho. Se uma parte do texto do campo estiver formatado com o tamanho de fonte 11 e você aplicar o tamanho de fonte 14 à caixa de texto, o Access 2007 aplicará o tamanho de fonte 14 a todo o texto, a não ser ao texto que já está formatado com 11 pontos.

Campos de anexo    Os campos Anexo usam um controle especial que não é usado para nenhum outro tipo de dados. Você pode anexar vários arquivos a um registro usando um único campo Anexo, mas o campo só pode exibir informações sobre um anexo por vez. Por padrão, o controle de anexo exibe um ícone ou uma imagem, dependendo do tipo de arquivo do anexo que é atualmente exibido pelo controle. Se desejar, você poderá definir as propriedades do controle de anexo para que os arquivos anexados sejam exibidos como ícones ou para que o campo simplesmente exiba um ícone de clipe de papel e o número dos anexos. Partindo do pressuposto de que você já usa um controle de anexo no relatório, execute o seguinte procedimento para ajustar as propriedades do controle nas diferentes funções do controle.

Para obter mais informações sobre como adicionar um campo Anexo a um relatório, consulte o link da seção Consulte também sobre como anexar arquivos e elementos gráficos aos registros do banco de dados.

Defina as propriedades de vídeo de um campo Anexo

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Modo Layout no menu de atalho.
  2. Clique no controle de anexo. Se a folha de propriedades não estiver exibida, pressione F4 para exibi-la. Na folha de propriedades, clique na guia Formatar.

Use a tabela a seguir como um guia para definir as propriedades do controle de anexo.

Propriedade Configuração
Exibir como
  • Imagem/Ícone exibe os elementos gráficos como imagens e todos os outros arquivos como ícones. Essa é a configuração padrão.
  • Ícone exibe todos os arquivos como ícones.
  • Clipe de Papel exibe um ícone de clipe de papel seguido do número de anexo entre parênteses.
Imagem Padrão

Para fazer com que uma imagem padrão apareça no controle de anexo quando não houver arquivos anexados, clique em Imagem do botão na caixa de propriedade, navegue até a imagem desejada e clique em Abrir.

 Observação   A imagem padrão não será exibida se a propriedade Display As estiver definida como Paperclip.

Alinhamento de Imagem Selecione o alinhamento desejado na lista. A configuração padrão é Centralizada. O ajuste desta configuração pode produzir resultados inesperados, dependendo da configuração da propriedade Picture Size Mode.
Modo Tamanho da Imagem

Esta configuração estará disponível somente se a propriedade Display As estiver definida para Image/Icon.

  • Recorte exibe a imagem em seu tamanho real. A imagem será recortada se ela for muito grande para caber dentro do controle.
  • Alongar alonga a imagem para que ela preencha todo o controle.

 Observação   Esta configuração distorcerá a imagem, fazendo com que ela apareça alongada na vertical ou horizontal, a não ser que o controle de anexo tenha o mesmo tamanho da imagem.

  • Zoom exibe a imagem no maior tamanho possível sem cortá-la ou distorcê-la. Essa é a configuração padrão.
  1. Se você estiver usando o controle para exibir elementos gráficos, ajuste o tamanho do controle de anexo para que possa ver a quantidade de detalhes desejada.

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Aplica-se a:
Access 2007