Distribuir eletronicamente um relatório

Você pode usar o Microsoft Office Access para distribuir eletronicamente os relatórios do Access. Por exemplo, você pode usar o comando Email do menu Botão Microsoft Office para exportar e enviar rapidamente o relatório como um anexo em uma mensagem de email. Você também pode exportar o relatório como um arquivo e distribuí-lo de várias maneiras. Usando métodos de distribuição eletrônica, você pode obter rapidamente informações importantes para aqueles que precisarem. Além disso, você pode usar os arquivos para criar backups e arquivos de relatórios, e reduzir o uso de papel em situações nas quais as cópias impressas dos relatórios não sejam necessárias.

Este artigo explica os vários formatos de arquivo que você pode usar para exportar um relatório e descreve os diferentes métodos que podem ser usados para distribuir o relatório exportado a seus destinatários.

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Noções básicas sobre os formatos de arquivo para os quais um relatório pode ser exportado

Você pode exportar um relatório como vários formatos de arquivo diferente. No entanto, nem todos esses formatos de arquivo preservam o layout e formatação do relatório original. Por exemplo, se você exportar um relatório como um arquivo HTML (*.htm ou * .html), um arquivo RTF (*.rtf) ou um arquivo de texto (*.txt), o arquivo resultante não conterá todos os elementos visuais que estavam presentes no relatório original, como elementos gráficos, cores, linhas ou bordas. No entanto, determinados formatos de arquivo preservam o layout e a formatação do relatório original. Eles incluem o formato instantâneo (*.snp), o formato Portable Document Format (*.pdf) e o formato XML Paper Specification (*.xps). Este artigo se concentra no uso desses três formatos de arquivo.

A tabela a seguir lista todos os formatos disponíveis para a exportação de um relatório e os programas que você e seus destinatários podem usar para abrir os arquivos resultantes.

Formato Extensão(ões) de arquivo Programas que são usados para abrir o arquivo
HTML *.htm; *.html Navegadores da Internet, como o Microsoft Internet Explorer.
PDF *.pdf Leitores PDF, disponíveis como downloads de terceiros gratuitos.
Rich Text *.rtf Os processadores de texto do Word, como o Microsoft Office Word e o WordPad.
Instantâneo *.snp Microsoft Snapshot Viewer, disponível no Centro de Download da Microsoft. Localize um link para o download gratuito na seção Consulte também.
Texto *.txt Os processadores de texto do Word, como o Word e o Bloco de Notas.
XPS *.xps
  • No Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    Visualizador Microsoft XML Paper Specification, disponível através do download do Microsoft XPS Essentials Pack. Para obter mais informações sobre o Microsoft XPS Essentials Pack, consulte os links na seção Consulte também.
  • No Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ou posterior.

 Observação   As opções Formato PDF (*.pdf) e Formato XPS (*.xps) estarão disponíveis depois que você instalar um suplemento. Localize mais informações sobre o suporte a esses formatos de arquivo na seção Consulte também.

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Distribuir um relatório usando o comando Email

Uma das maneiras mais rápidas de distribuir um relatório no Office Access 2007 é usando o comando Email do menu Botão Microsoft Office. Com apenas alguns cliques de mouse, o Access exportará o relatório para o formato de arquivo desejado e criará uma nova mensagem de email com o arquivo anexado a ela.

  1. No Painel de Navegação, selecione o relatório que deseja enviar em uma mensagem de email.
  2. Clique no Botão Microsoft OfficeImagem do botão e, em seguida, clique em Email.
  3. Na caixa de diálogo Enviar Objeto como, selecione o formato de saída que você deseja usar e clique em OK. Lembre-se que Formato Instantâneo (*.snp), Formato PDF (*.pdf) e Formato XPS (*.xps) são as únicas opções que irão preservar o layout e a formatação do relatório original.

O Office Outlook 2007 abre uma nova mensagem de email com um anexo de arquivo do tipo especificado.

  1. Digite endereços de email dos destinatários na caixa Para, um assunto na caixa Assunto e uma mensagem na área de mensagem.

 Dica   Por padrão, o arquivo que você enviar usando esse método não será salvo em seu computador. Para salvar uma cópia do arquivo no computador, clique com o botão direito do mouse no anexo da caixa Anexado e, em seguida, clique em Salvar como no menu de atalho.

  1. Clique em Enviar.

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Distribuir um relatório usando outros métodos

Caso não deseje usar o comando Email para distribuir o relatório, primeiro exporte o relatório para o formato de arquivo desejado e distribua-o da mesma maneira que distribui qualquer outro arquivo. Por exemplo, você pode copiar o arquivo para uma mídia removível, como um CD, um disquete ou uma unidade USB, e distribuí-la aos destinatários. Se desejar, copie o arquivo para uma pasta de rede compartilhada ou uma biblioteca de documentos em um site do Microsoft Windows SharePoint Services e informe aos destinatários o local do arquivo.

As seções a seguir mostram como exportar um relatório como um arquivo de instantâneo (*.snp), um arquivo Portable Document Format (*.pdf) ou um arquivo XML Paper Specification (*.xps), que você poderá distribuir usando o método desejado.

Exportar um relatório como um arquivo de instantâneo

Para exibir um arquivo de instantâneo, o programa Microsoft Snapshot Viewer deve ser instalado no seu computador e nos computadores de seus destinatários. Nas versões anteriores do Access, o Snapshot Viewer era instalado com o Access. No entanto, o Snapshot Viewer não é instalado com o Office Access 2007. Para exibir um arquivo de instantâneo, baixe e instale gratuitamente o programa Microsoft Snapshot Viewer através do Centro de Download da Microsoft. Como não é necessária uma licença do Office Access 2007 para baixar o Snapshot Viewer, os usuários que não têm o Access 2007 em seus computadores também podem baixar o Snapshot Viewer e usá-lo para exibir os arquivos de instantâneo que você criar. Localize um link para o download na seção Consulte também.

  1. No Painel de Navegação, clique no relatório que você deseja exportar.
  2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mais e, em seguida, clique em Snapshot Viewer.
  3. Na primeira página do Assistente de Exportação do Snapshot Viewer, digite um nome de arquivo na caixa Nome do arquivo ou clique em Procurar para procurar outro local para salvar o arquivo.
  4. Se você deseja exibir o instantâneo imediatamente após ele ter sido criado, em Especificar as opções de exportação, marque a caixa de seleção Abrir o arquivo de destino depois que a operação for concluída.
  5. Clique em OK.

Se já houver um arquivo com o mesmo nome na pasta que você especificou, o Access solicitará que você substitua o arquivo existente ou digite um novo nome. Clique em Sim para substituir o arquivo ou clique em Não para digitar um nome de arquivo diferente.

O Access cria o arquivo de instantâneo. Se você optou por fazer com que o Access abra o arquivo de destino, e o programa Snapshot Viewer está instalado no seu computador, o programa será iniciado e exibirá o arquivo de instantâneo. Se o programa Snapshot Viewer não estiver instalado no seu computador, nenhuma mensagem será exibida e o arquivo de instantâneo não será exibido. No entanto, você ainda pode distribuí-lo para outros usuários.

  1. Para salvar as etapas da operação que você acabou de executar, a fim de que possa reproduzir rapidamente a mesma operação mais tarde, marque a caixa de seleção Salvar etapas de exportação e digite um nome e uma descrição para as etapas. Para criar uma tarefa do Outlook que permita agendar a operação de exportação em uma data futura, marque a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook.

Localize mais informações sobre como agendar as operações de importação e exportação na seção Consulte também.

Exportar um relatório como um arquivo *.pdf ou *.xps

Primeiro, você deve instalar um suplemento para que possa exportar um relatório para um arquivo de formato *.pdf ou *.xps. Para obter mais informações sobre o suporte a outros formatos de arquivo, como *.pdf e *.xps, clique nos links na seção Consulte também deste artigo.

Depois de instalar o suplemento, use o procedimento a seguir para exportar um relatório como um arquivo *.pdf ou *.xps:

  1. No Painel de Navegação, clique no relatório que você deseja exportar.
  2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em PDF ou XPS.
  3. Na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS, na caixa Salvar como tipo, selecione o tipo de arquivo que será usado na exportação do relatório.
  4. Para alterar o nome do relatório, digite um novo nome de arquivo na caixa Nome do arquivo.
  5. Para abrir o relatório imediatamente depois de exportá-lo, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação. Se você não tiver um programa instalado no computador que seja capaz de abrir o tipo de arquivo, essa opção não estará disponível.
  6. Em Otimizar para, faça o seguinte:
    • Para otimizar o relatório para um arquivo maior, de alta resolução (recomendado para impressão), selecione Padrão.
    • Para otimizar o relatório para um arquivo menor, de baixa resolução (recomendado para publicação online), selecione Tamanho mínimo.
  7. Clique em Publicar.

O Access cria o arquivo *.pdf ou *.xps. Se você decidiu que o Access deve abrir o arquivo após a publicação, o programa apropriado será iniciado e exibirá o arquivo.

  1. Para salvar as etapas da operação que você acabou de executar, a fim de que possa reproduzir rapidamente a mesma operação mais tarde, clique na caixa de seleção Salvar etapas de exportação e digite um nome e uma descrição para as etapas. Para criar uma tarefa do Outlook que permita agendar a operação de exportação em uma data futura, marque a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook.

Localize mais informações sobre como agendar as operações de importação e exportação na seção Consulte também.

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Aplica-se a:
Access 2007