Criar um relatório simples

Você pode criar uma variedade de relatórios diferentes no Microsoft Office Access 2007, do mais simples ao mais complexo. Comece pensando na sua fonte de registro de relatório. Se o relatório for uma lista simples de registro ou um resumo agrupado sobre vendas por região, você deve primeiro determinar quais campos contêm os dados que deseja ver no relatório e em quais tabelas ou consultas eles estão localizados.

Depois de escolher a fonte de registro, você normalmente achará fácil criar um relatório utilizando o Assistente de Relatório. O Assistente de Relatório é um recurso do Access que apresenta várias questões e gera um relatório baseado nas suas respostas.

O que você deseja fazer?


Escolher uma fonte de registro

Um relatório consiste de informações enviadas de tabelas ou consultas, bem como de informações armazenadas com o design do relatório, como os rótulos, os títulos e as imagens. As tabelas ou as consultas que fornecem dados subjacentes também são conhecidas como a fonte de registros de relatório. Se os campos que deseja incluir existirem em uma única tabela, use essa tabela como a fonte do registro. Se os campos estiverem contidos em mais de uma tabela, você precisará usar uma ou mais consultas como a fonte do registro. Talvez essas consultas já existam no banco de dados; caso contrário, será necessário criar novas consultas especificamente para atender às necessidades do relatório. Você pode encontrar links para mais informações sobre consultas na seção Consulte também.

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Criar um relatório usando a ferramenta Relatório

A ferramenta Relatório fornece o modo mais rápido de criar um relatório, porque ela gera um relatório imediatamente, sem solicitar nenhuma outra informação. O relatório exibe todos os campos da tabela ou da consulta subjacente. A ferramenta Relatório pode não criar o produto final, polido que você deseja, mas ela é bastante útil como um meio de analisar rapidamente os dados subjacentes. Você pode salvar o relatório e modificá-lo no modo de exibição Layout ou no modo Design para que ele atenda melhor às suas exigências.

  1. No Painel de navegação, clique na tabela ou na consulta na qual deseja basear o relatório.
  2. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Relatório.Imagem do botão

O Access cria e exibe o relatório no modo de exibição Layout.

  1. Para mais informações sobre exibição e impressão do seu relatório, consulte a seçãoExibir, imprimir ou enviar um relatório como uma mensagem de email

Depois de visualizar o relatório, você pode salvá-lo e fechar o relatório e a tabela ou a consulta subjacente que você utilizou como uma fonte de registro. Da próxima vez que você abrir o relatório, o Access exibirá os dados mais recentes da fonte de registro.

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Criar um relatório utilizando o Assistente de Relatório

É possível usar o Assistente de relatório para ser mais seletivo sobre quais campos aparecerão no relatório. Você também pode especificar como os dados são agrupados e classificados e usar os campos de mais de uma tabela ou consulta, desde que você tenha especificado anteriormente um relacionamento entre as tabelas e as consultas.Encontre links com mais informações sobre a criação de relações na seção Consulte também.

  1. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Relatório.
  1. Siga as orientações nas páginas do Assistente de Relatório. Na última página, clique em Concluir.

Quando você visualizar o relatório, ele será exibido do mesmo modo em que ele será impresso. Para obter mais informações sobre a visualização e impressão do seu relatório, consulte a seção Exibir, imprimir ou enviar o relatório como uma mensagem de email.

 Observação   Caso você deseje incluir campos de várias tabelas e consultas no relatório, não clique em Avançar nem em Concluir após selecionar os campos da primeira tabela ou a consulta na primeira página do Assistente de relatório. Em vez disso, repita as etapas para selecionar uma tabela ou consulta e clique em quaisquer campos adicionais que deseje incluir no relatório. Em seguida, clique em Avançar ou Concluir para continuar.

Criar etiquetas utilizando o Assistente de Etiqueta

Use o Assistente de Etiqueta para criar facilmente as etiquetas para uma ampla variedade de tamanhos padrão de etiqueta.

  1. No Painel de Navegação, abra a tabela ou a consulta que será a fonte de registro para as etiquetas, clicando duas vezes para abri-la.
  2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Rótulos.
  3. Siga as orientações nas páginas do Assistente de Etiqueta. Na última página, clique em Concluir.

O Access exibe os rótulos na Visualização de impressão para que você possa vê-las do modo como aparecerão na impressão. Você pode usar o controle deslizante na barra de status para aplicar zoom ao detalhes. Para obter mais informações sobre a visualização e impressão do relatório, consulte a seção Exibir, imprimir ou enviar um relatório como uma mensagem de email.

 Observação   A Visualização de impressão é o único modo de exibição que você pode usar para visualizar várias colunas  — os outros modos de exibição mostram os dados em uma única coluna.

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Criar um relatório utilizando a ferramenta Relatório em Branco

Se você não estiver interessado em utilizar a ferramenta Relatório ou o Assistente de relatório, poderá usar a ferramenta Relatório em branco para criar um relatório do zero. Esse pode ser um meio rápido de criar um relatório, especialmente se você planeja colocar apenas alguns campos no relatório. O procedimento a seguir explica como usar a ferramenta Relatório em branco:

  1. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Relatório em Branco.Imagem do botão

Um relatório em branco é exibido no modo de exibição Layout, e o painel Lista de Campos (lista de campos: uma janela que lista todos os campos na fonte de registro ou no objeto de banco de dados subjacente, exceto no modo Design da página de acesso a dados. No modo da página de acesso a dados, a lista contém todas as fontes de registro e seus campos no banco de dados subjacente.) é exibido no lado direito da janela do Access.

  1. No painel Lista de Campos, clique no sinal de adição próximo à tabela, ou tabelas, que contém os campos que deseja ver no relatório.
  2. Arraste cada campo para o relatório, um de cada vez, ou mantenha pressionada a tela CTRL e selecione vários campos e, em seguida, arraste-os para o relatório ao mesmo tempo.
  3. Use as ferramentas no grupo Controles na guia Formatação para adicionar um logotipo, título, números de página ou data e hora ao relatório.

Imagem da faixa de opções do Access

Encontre links para mais informações sobre a adição de recursos ao relatório na seção Consulte também.

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Compreender as seções do relatório

No Access, o design de um relatório é dividido em seções. Você pode visualizar os relatório no modo Design para ver suas seções. Para criar relatórios úteis, é necessário compreender como cada seção funciona. Por exemplo, a seção na qual você decide colocar um controle calculado determina como o Access calcula os resultados. A lista a seguir é um resumo dos tipos de seção e seus usos:

  • Cabeçalho do Relatório     Essa seção é impressa apenas uma vez, no início do relatório. Utilize o cabeçalho do relatório para obter informações que normalmente aparecem em uma folha de rosto, como um logotipo, um título ou uma data. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho do relatório, a soma calculada será para o relatório inteiro. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página.
  • Cabeçalho de Página     Essa seção é impressa na parte superior de cada página. Por exemplo, use um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em cada página.
  • Cabeçalho do Grupo     Essa seção é impressa no início de cada novo grupo de registros. Use o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, em um relatório agrupado por um produto, use o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando você coloca um controle calculado que usa a função de agregação Soma no cabeçalho do grupo, a soma será para o grupo atual.
  • Detalhe     Essa seção é impressa uma vez para cada linha na fonte de registro. Esse é o local em que os controles que compõem o principal corpo do relatório estão localizados.
  • Rodapé de Página     Essa seção é impressa no final de cada novo grupo de registros. Use um rodapé de página para imprimir as informações de resumo para um grupo.
  • Rodapé do Grupo     Essa seção é impressa no final de cada página. Use um rodapé do grupo para imprimir os números de páginas ou informações por página.
  • Rodapé do Relatório     Essa seção é impressa apenas uma vez, no final do relatório. Use o rodapé do relatório para imprimir relatórios completos ou outras informações de resumo para o relatório inteiro.

 Observação   No modo Design, o rodapé do relatório aparece abaixo do rodapé da página. Contudo, quando o relatório é impresso ou visualizado, o rodapé do relatório aparece acima do rodapé da página, logo depois do rodapé do último grupo ou da linha de detalhes no final da página.

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Compreender os controles

Os controles são objetos que exigem dados, executam ações e permitem exibir e trabalhar com informações que aprimoram a interface do usuário, como etiquetas e imagens. O Access aceita três tipos de controles: acoplado, não acoplado e calculado.

  • Controle acoplado     É um controle cuja fonte de dados é um campo em uma tabela ou consulta. Os controles acoplados são usados para exibir valores de campos no seu banco de dados. Os valores podem ser texto, datas, números, valores Sim/Não, imagens ou figuras. Uma caixa de texto é o tipo de controle acoplado mais comum. Por exemplo, uma caixa de texto em um formulário que exibe o sobrenome de um funcionário pode obter essa informação do campo sobrenome na tabela Employees.
  • Controle não acoplado     É um controle que não tem uma fonte de dados (um campo ou uma expressão). Você usa controles não acoplados para exibir informações, linhas, retângulos e imagens. Por exemplo, um rótulo que exibe o título de um relatório é um controle não acoplado.
  • Controle calculado     É um controle cuja fonte de dados é uma expressão em vez de um campo. Você especifica o valor desejado no controle definindo uma expressão como a fonte de dados para o controle. Uma expressão é uma combinação de operadores (como = e + ), nomes de controle, nomes de campo, funções que retornam um único valor e valores de constantes. Por exemplo, a seguinte expressão calcula o preço de um item com um desconto de 25%, multiplicando o valor no campo Preço unitário por um valor constante (0,75).
= [Unit Price] * 0.75

Uma expressão pode usar dados de um campo na tabela ou na consulta subjacente do relatório ou de um controle no formulário.

Encontre links para mais informações sobre expressões na seção Consulte também.

Quando você cria um relatório, provavelmente é mais eficiente adicionar e organizar todos os controles acoplados primeiro, especialmente se eles forem a maioria dos controles no relatório. Você depois pode adicionar os controles não acoplados e calculados que completam o design usando as ferramentas no grupo Controles da guia Design.

Vincule um controle a um campo identificando o campo do qual o controle obtém seus dados. Você pode criar um controle acoplado ao campo selecionado arrastando o campo do painel Lista de Campos para o relatório. O painel Lista de Campos exibe os campos da tabela ou consulta subjacente ao relatório. Para exibir o painel Lista de Campos, na guia Design do grupo Controles, clique em Adicionar Campo Existente

De forma alternativa, você pode vincular um campo ao controle, digitando o nome do campo no próprio controle ou na caixa para o valor ControlSource na folha de dados de controle. A folha de propriedades define as características do controle, como seu nome, a fonte de seus dados e seu formato.

Usar o painel Lista de Campos é a melhor maneira de criar um controle por duas razões:

  • Um controle acoplado tem um rótulo anexado, e o rótulo leva o nome do campo (ou a legenda definida para esse campo na tabela ou consulta adjacente) como a legenda, por padrão, então, você não precisa digitar a legenda.
  • Um controle acoplado herda muitas das configurações do campo na tabela ou consulta adjacente (como para as propriedades Formato, CasasDecimais e MáscaraDeEntrada). Portanto, você pode ter a certeza de que essas propriedades do campo permanecerão as mesmas sempre que você criar um controle acoplado ao campo.

Se você já criou um controle não acoplado e quer vinculá-lo a um campo, defina a propriedade ControlSource do controle para o nome do campo. Para obter detalhes sobre a propriedade ControlSource, pesquisa "ControlSource" na Ajuda.

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Ajustar seu relatório no modo Layout

Depois de criar um relatório, você pode ajustar facilmente seu design, trabalhando no modo Layout. Utilizando os dados reais do relatório como guia, você pode ajustar a largura da coluna, reorganizar as colunas e adicionar níveis de agrupamento e totais. Você pode inserir novos campos no design do relatório e definir as propriedades para os relatórios e seus controles.

Para abrir um relatório no modo de exibição Layout, clique com o botão direito do mouse no nome do relatório no Painel de navegação e, em seguida, clique em Modo Layout.Imagem do botão.

O Access mostra o relatório no modo Layout.

Você pode usar a folha de propriedades para modificar as propriedades do relatório e seus controles e seções. Para exibir a folha de propriedades, pressione F4.

Você pode usar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta adjacente ao design do relatório. Para exibir o painel Lista de Campos, realize uma das ações a seguir:

  • Na guia Formatar, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes.Imagem do botão
  • Pressione ALT+F8.

É possível adicionar campos arrastando-os do painel Lista de Campos para o relatório.

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Ajustar seu relatório no modo Design

Você também pode ajustar o design do relatório, trabalhando no modo Design. Você pode adicionar novos controles e campos ao relatório, adicionando-os à grade de design. A folha de propriedades fornece acesso a um grande número de propriedades que você pode definir para personalizar seu relatório.

Para alternar para o modo de exibição Design, clique com o botão direito do mouse no nome do relatório no Painel de navegação e, em seguida, clique em Modo DesignImagem do botão.

O Access mostra o relatório no modo Design.

Você pode usar a folha de propriedades para modificar as propriedades do próprio relatório e de seus controles e seções. Para exibir a folha de propriedades, pressione F4.

Você pode usar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta adjacente ao design do relatório. Para exibir o painel Lista de Campos, realize uma das ações a seguir:

  • Na guia Formatar, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes.Imagem do botão
  • Pressione ALT+F8.

É possível adicionar campos arrastando-os do painel Lista de Campos para o relatório.

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Adicionar campos do painel Lista de campos

  • Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel Lista de Campos para a seção em que você deseja exibi-lo no relatório.
  • Para adicionar vários campos de uma vez, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nos campos que você deseja adicionar. Em seguida, arraste os campos selecionados para o relatório.

Quando você arrasta os campos para uma seção do relatório, o Access cria um control de caixa de texto não acoplado para cada campo e automaticamente insere um controle de etiqueta ao lado de cada campo.

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Adicionar controles ao relatório

Alguns controles são criados automaticamente, como o controle caixa de texto acoplado que é criado quando você adiciona um campo do painel Lista de Campos no seu relatório. Muitos outros controles podem ser criados no modo de exibição Design usando-se as ferramentas no grupo Controles da guia Design.

Imagem da faixa de opções do Access

Determinar o nome de uma ferramenta

  • Coloque o ponteiro do mouse sobre a ferramenta.

O Access exibe o nome da ferramenta.

Criar um controle usando as ferramentas no grupo Controles

  1. Clique na ferramenta para o tipo de controle que você deseja adicionar. Por exemplo, para criar uma caixa de seleção, clique na ferramenta Caixa de Seleção.Imagem do botão
  2. Clique na grade do design do relatório em que deseja posicionar o canto superior esquerdo do controle. Clique uma vez para criar um controle com tamanho padrão ou clique na ferramenta e arraste a grade do design de relatório para criar um controle do tamanho que quiser.
  3. Se você não posicionar o controle perfeitamente na primeira tentativa, poderá movê-lo utilizando o seguinte procedimento:
    1. Clique no controle para selecioná-lo.
    2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a borda do controle até que o ponteiro se transforme em uma seta de quatro pontosMover ponteiro.
    3. Arraste o controle até o local desejado.

Esse procedimento cria um controle "não acoplado". Se o controle for do tipo que pode exibir dados (uma caixa de texto ou de seleção, por exemplo), você precisará digitar um nome de campo ou uma expressão na propriedade OrigemDoControle para o controle antes que ele exiba qualquer dado. Consulte a seção Compreender os controles neste tópico para obter mais informações.

Exibir a folha de propriedades

Para exibir a folha de propriedades no modo de exibição Design, realize uma das ações a seguir:

  • Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Folha de Propriedades.Imagem do botão
  • Pressione F4.

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Salvar seu trabalho

Depois de salvar o design do relatório, você pode executar o relatório quando for necessário. O design do relatório permanece o mesmo, mas você obtém dados atuais sempre que imprime o relatório. Se suas necessidades de relatório mudarem, você poderá modificar o design do relatório e criar um relatório novo ou semelhante, com base no original.

Salvar seu design de relatório

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Salvar ou pressione CTRL+S.Imagem do botão

Alternativamente, clique em SalvarImagem do botão na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

  1. Se o relatório não tiver nenhum título, digite um nome na caixa Nome do Relatório e, em seguida, clique em OK.

Salvar o design de relatório com um novo nome

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Salvar como.Imagem do botão
  1. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome da caixa Salvar Relatório como, selecione Relatório na caixa Como e clique em OK.

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Visualizar, imprimir ou enviar um relatório como uma mensagem de email

Depois de salvar o design de relatório, você pode usá-lo sempre que for necessário. O design do relatório permanece o mesmo, mas você obtém dados atuais sempre que exibe ou imprime o relatório. Se suas necessidades de relatório mudarem, você poderá modificar o design do relatório e criar um relatório novo ou semelhante, com base no original.

Visualizar seu relatório

Há várias formas de visualizar seu relatório. O método escolhido depende do que deseja fazer com o relatório e seus dados:

  • Se você quiser fazer alterações temporárias nos dados exibidos no relatório antes de imprimi-lo ou se quiser copiar dados de um relatório para a área de transferência, use o modo Relatório.
  • Se você quiser alterar o design do relatório enquanto analisa os dados, use o modo Layout.
  • Se você deseja simplesmente ver a aparência da impressão do relatório, use a Visualização de Impressão.

 Observação   Se o seu relatório é formatado com várias colunas, você só poderá ver o layout de colunas em Visualizar impressão. Os modos Layout e Relatório exibirão o relatório como uma única coluna.

Visualizar seu relatório no modo Relatório

O modo Relatório é o modo padrão utilizado quando você clica duas vezes em um relatório no Painel de Navegação. Se o relatório não estiver aberto, clique duas vezes no relatório no Painel de Navegação para vê-lo no modo Relatório.

Se o relatório não estiver aberto, clique com o botão direito do mouse no nome do relatório no Painel de navegação e clique em Visualizar Impressão.

Trabalhar com dados no modo Relatório

No modo de exibição Relatório, você pode selecionar o texto e copiá-lo pra a área de transferência. Para selecionar linhas inteiras, clique e arraste o mouse na margem próxima às linhas que deseja selecionar. Você pode copiar essas linhas para a área de transferência, realizando uma das ações a seguir:

  • Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar.Imagem do botão
  • Clique com o botão direito do mouse nas linhas selecionadas e, em seguida, clique em Copiar.
  • Atalho do teclado  Pressione CTRL+C.

Mostrar apenas as linhas que você deseja usando filtros

Você pode aplicar filtros diretamente no relatório, sem sair do modo de exibição Relatório. Por exemplo, se você tiver uma coluna "País/região" e quiser ver somente aquelas linhas em que o país/região é "Canada", faça o seguinte:

  1. Localize a palavra "Canada" no relatório e clique nela com o botão direito do mouse.
  2. Clique em Resultados "Canada".

O Access criará e aplicará o filtro.

Criar um filtro mais detalhado

  1. Clique com o botão direito do mouse no campo que deseja filtrar.
  2. Clique em Filtros Comuns.
  3. Clique na condição de filtro desejada.
  4. Digite seus critérios.

Ativar e desativar um filtro

É possível alternar entre uma exibição com filtro e uma sem filtro clicando em Alternar Filtro no grupo Classificar e Filtrarda guia Início. Isso não remove o filtro  — apenas o liga e desliga.

Remover um filtro

  1. Clique com o botão direito do mouse no campo do qual deseja remover o filtro.
  2. Clique em Remover Filtro.

Assim que um filtro for removido, não é possível ativá-lo novamente usando o comando Alternar Filtro. É preciso criar o filtro novamente.

 Observação   Se você aplicar um filtro a um relatório e, em seguida, salvar e fechar o relatório, o filtro será salvo. Entretanto, na próxima vez em que você abrir o relatório, o Access não aplicará o filtro. Para reaplicar o filtro, na guia Início do grupo Classificar e Filtrar, clique em Alternar Filtro.

Visualizar seu relatório utilizando a Visualização de Impressão

Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de navegação e clique em Visualização de Impressão no menu de atalho.

Você pode usar os botões de navegação para exibir as páginas de um relatório, em seqüência, ou para pular para qualquer página no relatório.

Botões de navegação

Texto explicativo 1 Clique para exibir a primeira página.
Texto explicativo 2 Clique para exibir a página anterior.
Texto explicativo 3 Clique para exibir a próxima página.
Texto explicativo 4 Clique para exibir a última página.
Texto explicativo 5 Digite um número de página nesta caixa de pressione ENTER para ir a uma página específica.

Na Visualização de impressão, é possível aplicar mais zoom para ver detalhes ou menos zoom para ver como os dados estão bem posicionados na página. Com o cursor posicionado sobre o relatório, clique uma vez. Para reverter o efeito do zoom, clique novamente. Você também pode usar o controle de zoom na barra de status do Access para aplicar mais ou menos zoom, posteriormente.

Para fechar a Visualização de impressão, faça o seguinte:

  • Na guia Visualização de Impressão, clique em Fechar Visualização de Impressão.
  • Clique com o botão direito do mouse no Painel de navegação e clique em Modo LayoutImagem do botão ou Modo DesignImagem do botão no menu de atalho.

 Dica   Depois de visualizar seu relatório, você pode exportar os resultados para o Microsoft Office Word 2007, o Microsoft Office Excel 2007 ou para outros programas do Office. Na guia Dados Externos, no grupo Dados para Exportação, clique no botão para o formato desejado e siga as instruções.

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Imprimir seu relatório

Você pode imprimir um relatório quando ele estiver aberto em qualquer modo de exibição ou mesmo quando ele está fechado. Antes de imprimir, verifique novamente as configurações de página, como margens ou orientação do papel. O Access salva as configurações de página com o relatório; dessa forma, você precisa defini-las apenas uma vez. Você pode definir as configurações novamente mais tarde, se for necessário alterar a impressão.

Altera as configurações da página

  1. Abra o relatório na Visualização de Impressão. Você pode alterar as configurações de página em qualquer modo, mas a Visualização de Impressão é o melhor, porque é possível ver os efeitos de qualquer alteração imediatamente.
  2. No grupo Layout de Página da guia Visualização de Impressão, clique em RetratoImagem do botão ou PaisagemImagem do botão para definir a orientação da página, TamanhoImagem do botão para definir o tamanho do papel, MargensImagem do botão para ajustar as margens e assim por diante.
  3. Depois de fazer uma alteração, use os botões de navegação para visualizar várias páginas para garantir que você não criou nenhum problema de formação nas páginas posteriores.

Enviar seu relatório para uma impressora

  1. Abra o relatório em qualquer modo ou selecione o relatório no Painel de Navegação.
  2. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Imprimir.Imagem do botão

O Access exibe a caixa de diálogo Imprimir.

  1. Digite suas opções para impressora, intervalo de páginas e número de cópias.
  2. Clique em OK.

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Enviar seu relatório como uma mensagem de email

Você pode enviar seu relatório como uma mensagem de email em vez de imprimir uma cópia:

  1. No Painel de navegação, clique no relatório para selecioná-lo, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem do botão e clique em Email.Imagem do botão
  2. Na caixa de diálogo Enviar Objeto como, na lista Selecionar Formato de Saída, clique no formato de arquivo que deseja usar.

Caixa de diálogo Enviar Objeto como

  1. Complete quaisquer caixas de diálogo restantes.
  2. No seu aplicativo de email, digite os detalhes da mensagem e envie a mensagem.

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Aplica-se a:
Access 2007