Contar dados usando uma consulta

Este artigo explica como contar os dados retornados pela consulta. Por exemplo, em um formulário ou relatório, é possível contar o número de itens em um ou mais campos da tabela ou controles. Você também pode calcular os valores médios e identificar o menor, o maior, o mais antigo e os mais recentes valores. Além disso, o Microsoft Office Access 2007 oferece um novo recurso denominado Linha de Total que pode ser usado para contar dados em uma folha de dados sem ter que alterar o design de sua consulta.

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Entender as formas de contar dados

É possível contar o número de itens em um campo (uma coluna de valores) usando a função Contar. A função Contar pertence a um conjunto de funções denominado funções agregadas. As funções agregadas são usadas para realizar um cálculo na coluna de dados e retornar um único valor. O Access oferece uma quantidade de funções agregadas além de Contar, como:

  • Soma, para somar uma coluna de números.
  • Média, para calcular a média de uma coluna de números.
  • Máximo, para calcular o valor mais alto em um campo.
  • Mínimo , para calcular o valor mais baixo em um campo.
  • Desvio Padrão, para medir como os valores são dispersos a partir de um valor médio (uma média).
  • Variância, para medir a variância estatística de todos os valores na coluna.

O Office Access 2007 oferece duas formas para adicionar a função Contar e outras funções agregadas a uma consulta. Você pode:

  • Abrir a sua consulta no modo Folha de Dados e adicionar uma Linha de total. A Linha de Total, um novo recurso do Office Access 2007, permite usar uma função agregada em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem ter que alterar o design da consulta.
  • Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula os subtotais nos grupos de registros. Por exemplo, se você deseja calcular o subtotal de todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta de totais para agrupar os registros por categoria desejada e somar os números das vendas. Por outro lado, uma Linha de total calcula os totais gerais para uma ou mais colunas (campos) de dados.

 Observação   As seções "como" neste documento enfatizam o uso da função Contar, porém, lembre-se de que é possível usar outras funções agregadas nas Linhas de Totais e consultas. Para obter mais informações sobre o uso de outras funções agregadas, consulte Referência da função agregada, mais adiante neste artigo.

Para obter mais informações sobre as formas de usar as outras funções agregadas, consulte o artigo Exibir os totais das colunas em uma folha de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma Linha de total e como usar uma consulta de totais para contar dados. Ao prosseguir, lembre-se de que a função Contar funciona com um número maior de tipos de dados do que as demais funções agregadas. Por exemplo, é possível executar a função Contar com qualquer tipo de campo, exceto aquele que contém dados escalares, complexos e repetitivos, como um campo de listas multivaloradas.

Por outro lado, várias das funções agregadas funcionam somente com dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função Soma funciona apenas com campos definidos como tipos de dados Numérico, Decimal ou Monetário. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função requer, consulte Referência de função agregada, mais adiante neste artigo.

Para obter informações gerais sobre os tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o tipo de dados configurado para um campo.

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Contar dados usando uma Linha de total

Você adiciona uma Linha de total a uma consulta abrindo esta no modo Folha de Dados, adicionando uma linha e selecionando a função Contar ou outra função agregada, como Soma, Mínimo, Máximo ou Média. As etapas nesta seção descrevem como criar uma consulta seleção básica e adicionar uma Linha de total.

Criar uma consulta seleção básica

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.

Imagem da Faixa de Opções do Access

  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

A tabela ou as tabelas selecionadas serão exibidas como janelas na seção superior do criador de consultas.

Uma consulta com três campos na grade de design

  1. Clique duas vezes nos campos da tabela que deseja usar na sua consulta.

É possível incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas é preciso incluir o campo que contém os valores que você deseja contar.

Cada campo é exibido em uma coluna na grade de design da consulta.

  1. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Os resultados da consulta são exibidos no modo Folha de Dados.

  1. Opcionalmente, volte para o modo Design e ajuste sua consulta. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Design. Assim, é possível ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo os campos da tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.
  2. Opcionalmente, salve a consulta.

Adicionar uma Linha de total

  1. Abra a sua consulta no modo Folha de Dados. Para fazê-lo em um banco no formato Access 2007, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Folha de Dados.

-ou-

Para um banco de dados criado com uma versão mais antiga do Access, na guia Início, no grupo Modos de exibição, clique na seta abaixo de Exibir e clique em Modo Folha de Dados.

-ou-

No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultado na folha de dados.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Imagem da Faixa de Opções do Access

Uma nova linha Total é exibida abaixo da última linha de dados na folha de dados.

  1. Na linha Total, clique no campo que deseja somar e selecione Contar na lista.

Ocultar uma Linha de total

  • Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Para obter mais informações sobre o uso da Linha de total, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

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Contar dados usando uma consulta de totais

Caso seja necessário contar alguns ou todos os registros retornados por uma consulta, é possível contar esses dados usando uma consulta de totais no lugar de uma Linha de total. Por exemplo, você pode contar o número das transações de vendas, ou o número das transações em uma única cidade.

Normalmente, você usa uma consulta de totais em vez de uma Linha de total, caso seja necessário usar o valor resultante em outra parte do banco de dados, como um relatório.

Contar todos os registros em uma consulta

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.

Imagem da Faixa de Opções do Access

  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela que deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

A tabela é exibida na janela, na parte superior do criador de consultas.

  1. Clique duas vezes nos campos que deseja usar na consulta e verifique se o campo que você deseja contar foi incluído. É possível contar campos da maioria dos tipos de dados, exceto aqueles que contêm dados escalares, complexos e repetitivos, como um campo de listas de multivaloradas.
  2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

A linha Total é exibida na grade de design e Agrupado por é exibido na linha para cada campo na consulta.

  1. Na linha Total, clique no campo que deseja contar e selecione Contar na lista resultante.
  2. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Os resultados da consulta são exibidos no modo Folha de Dados.

  1. Opcionalmente, salve a consulta.

Contar registros em um grupo ou uma categoria

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.

Imagem da Faixa de Opções do Access

  1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

A tabela ou as tabelas são exibidas na janela, na parte superior do criador de consultas.

  1. Clique duas vezes no campo que contém os dados da categoria, bem como no campo que contém os valores que deseja contar. A sua consulta não pode conter outros campos descritivos.
  2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

A linha Total é exibida na grade de design e Agrupado por é exibido na linha para cada campo na consulta.

  1. Na linha Total, clique no campo que deseja contar e selecione Contar na lista resultante.
  2. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Os resultados da consulta são exibidos no modo Folha de Dados.

  1. Opcionalmente, salve a consulta.

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Referência da função agregada

A tabela abaixo lista e descreve as funções agregadas que o Access fornece para o uso na Linha de total e nas consultas. Lembre-se de que o Access oferece mais funções agregadas para as consultas do que para a Linha de total. Além disso, se você estiver trabalhando com um projeto do Access (um front-end conectado a um banco de dados do Microsoft SQL Server), é possível usar o maior conjunto de funções agregadas que o SQL Server oferece. Para obter mais informações sobre o conjunto de funções, consulte os Manuais Online do Microsoft SQL Server.

Função Descrição Usar com o(s) tipo(s) de dado(s)
Soma Adiciona os itens em uma coluna. Funciona apenas em dados numéricos e monetários. Número, Decimal, Moeda
Média Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, monetários ou de data/hora. A função ignora valores nulos. Número, Decimal, Moeda, Data/Hora
Contar Conta o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto aqueles que contêm dados escalares, complexos e repetitivos, como uma coluna de listas multivaloradas.

Para obter mais informações sobre listas multivaloradas, consulte os artigos Guia para os campos multivalorados e Adicionar ou alterar um campo de pesquisa que permite armazenar vários valores.

Máximo Retorna o item com o valor mais alto. Em dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfanumérico e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora todos os valores nulos. Número, Decimal, Moeda, Data/Hora
Mínimo Retorna o item com o valor mais baixo. Em dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfanumérico e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. Número, Decimal, Moeda, Data/Hora
Desvio Padrão

Mede o quanto os valores são dispersos a partir de um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre o uso desta função, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

Número, Decimal, Moeda
Variância

Mede a variância estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função somente com dados numéricos e monetários. Se a tabela tiver menos que duas linhas, o Access retornará um valor nulo.

Para obter mais informações sobre as funções da variância, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

Número, Decimal, Moeda

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Aplica-se a:
Access 2007