Contagem em relatórios

Pode ser útil ter a contagem de quantos registros estão incluídos em um relatório. Em relatórios agrupados ou de resumo, é possível exibir a contagem de quantos relatórios estão em cada grupo. Ou, você pode adicionar um número de linha a cada registro para facilitar a referência a cada um. Este arquivo explica, passo a passo, como adicionar contagens e números de linha ao seu relatório.

O que deseja fazer?


Contar o número de registros em um relatório ou grupo

O modo Layout oferece o meio mais rápido para adicionar contagens ao seu relatório.

Contar registros usando o modo Layout

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo LayoutImagem do botão no menu de atalho.
  2. Clique no campo que deseja contar. Para ter certeza de que todos os registros serão contados, clique em um campo que você sabe que não contém nenhum valor nulo (campo nulo: um campo que contém um valor Nulo. Um campo nulo não é o mesmo que um campo que contém uma cadeia de comprimento zero (" ") ou um campo com valor 0.), como um campo Identificação.
  3. Na guia Formatar, no grupo Agrupamentos e Totais, clique em Totais.Imagem do botão
  1. Execute uma das ações a seguir:
    • Para contar todos os registros no relatório independentemente de ele ter um valor no campo selecionado, clique em Contar Registros.
    • Para contar apenas os registros para os quais há um valor no campo selecionado, clique em Contar Valores.

 Observação   Contar Valores não está disponível para campos dos tipos de dados a seguir:

  • Memorando
  • Objeto OLE
  • Hiperlink

O Access adiciona uma caixa de texto na seção do Rodapé do Relatório e define a sua propriedade Fonte do Controle para uma expressão que executa a função Contar. Se houver níveis de agrupamentos no relatório, o Access também adicionará uma caixa de texto a cada rodapé do grupo que executa o mesmo cálculo.

 Observação   Se você usar o modo Layout para criar uma contagem em um campo específico, o Access desenvolverá uma expressão que contará apenas os registros cujo campo não seja nulo. Por exemplo, se houver 10 registros no relatório e você adicionar a contagem a um campo que contém três valores nulos, a caixa de texto da contagem exibirá 7 — o número de registros com valores não nulos. É possível evitar isso adicionando contagens apenas aos campos que não permitem valores nulos (como os campos de Código), ou editando a fonte do controle da caixa de texto de modo que ela conte sempre todos os registros com valores nulos ou não. Para tanto:

  1. Selecione a caixa de texto que exibe a contagem. Se a folha de propriedades não estiver sendo exibida, pressione F4.
  2. Clique na guia Dados.
  3. Na caixa de propriedades Fonte do Controle, exclua a expressão e digite =Contar(*).
  4. Salve o relatório e alterne para o modo Relatório para ver os resultados.

Contar registros usando o modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo DesignImagem do botão no menu de atalho.
  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.Imagem do botão
  1. Execute uma das ações a seguir:
  2. Selecione a caixa de texto e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.
  3. Clique na guia Dados.
  4. Na caixa de propriedades Fonte do Controle, digite =Contar(*).

Essa expressão (expressão: qualquer combinação de operadores matemáticos ou lógicos, constantes, funções e nomes de campos, controles e propriedades avaliadas como um único valor. As expressões podem executar cálculos, manipular caracteres ou testar dados.) usa a função Contar para contar todos os registros no relatório ou no grupo, mesmo que alguns campos em alguns registros sejam nulos. Para contar os registros apenas onde um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), use a seguinte expressão: =CDbl(Nz(Contar([NomeDoFornecedor]),0)).

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Adicionar um número de linha a cada registro em um relatório ou grupo

No relatório, os itens podem ser numerados. Por exemplo, em um relatório de Vendas por produto, você pode ter "1" para preceder o primeiro item em um grupo de produtos, "2" para preceder o segundo item, e assim por diante. Quando o grupo de produtos seguinte começa, a contagem é reiniciada, e "1" precede o primeiro item.

Numerando itens em um relatório

É possível numerar os itens no relatório usando um controle calculado e configurando a sua propriedade Soma Parcial.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo DesignImagem do botão no menu de atalho.
  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.Imagem do botão
  1. Na seção de Detalhes do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, certificando-se de que a sua largura esteja adequada para conter o maior número de item.

Por exemplo, se você provavelmente receberá centenas de pedidos, será necessário um espaço para pelo menos três caracteres (100). Se um rótulo aparecer ao lado da caixa de texto, exclua o rótulo clicando nele e pressionando a tecla DELETE. Se você colocou o texto próximo à margem esquerda, talvez o rótulo esteja oculto sob a caixa de texto. Usando a alça de movimentação no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste-a para a direita de modo que você possa ver o rótulo. Em seguida, clique no rótulo e pressione DELETE.

  1. Selecione a caixa de texto. Se a folha de propriedades não estiver sendo exibida, pressione F4.
  2. Clique na guia Tudo. Na caixa de propriedades Nome , digite um nome, como NúmeroItemtxt.
  3. Clique na guia Dados.
  4. Na caixa de propriedades Soma Parcial, selecione Por Grupo.
  5. Na caixa de propriedades Fonte do Controle, digite =1.
  6. Clique na guia Formato.
  7. Na caixa de propriedades Formato, digite #. (um sinal de número seguido por um ponto).

Essa ação formata o número de linha com um ponto após o número.

  1. Salve o relatório e alterne para o modo Relatório para ver os resultados.

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Aplica-se a:
Access 2007