Conheça a estrutura de um banco de dados do Access

A familiarização com as tabelas, os formulários, as consultas e outros objetos em um banco de dados pode facilitar a execução de uma grande variedade de tarefas, como a inserção de dados em um formulário, a adição ou remoção de tabelas, a localização e substituição de dados, e a execução de consultas.

Este artigo fornece uma visão geral básica da estrutura de um banco de dados do Microsoft Office Access. O Access fornece várias ferramentas que você pode usar para se familiarizar com a estrutura de um determinado banco de dados. Este artigo também explica como, quando e por que você deve usar cada ferramenta.

O que você deseja fazer?


Compreender as noções básicas de um banco de dados do Access

Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas a um determinado assunto ou objetivo, como controle de pedidos de clientes ou manutenção de uma coleção de músicas. Se o banco de dados não estiver armazenado em um computador ou se apenas partes dele estiver, você possivelmente está controlando informações de várias fontes que deve coordenar e organizar.

Por exemplo, suponha que os números de telefone de seus fornecedores estejam armazenados em vários locais: em um arquivo de cartão que contenha números de telefone do fornecedor, em arquivos de informações sobre produtos em um gabinete de arquivos e em uma planilha que contenha informações sobre pedidos. Se o número de telefone de um fornecedor for alterado, você talvez precise atualizar essa informação nos três locais. Em um banco de dados bem projetado do Access, o número de telefone é armazenado apenas uma vez, para que você precise atualizar essa informação em apenas um local. Como resultado, quando você atualiza o número de telefone de um fornecedor, ele é atualizado automaticamente sempre que você o utiliza no banco de dados.

Arquivos de banco de dados do Access

Você pode usar o Access para gerenciar todas as suas informações em um único arquivo. Em um arquivo de banco de dados do Access, você pode usar:

  • Tabelas para armazenar dados.
  • Consultas para localizar e recuperar apenas os dados desejados.
  • Formulários para exibir, adicionar e atualizar dados em tabelas.
  • Relatórios para analisar ou imprimir dados em um layout específico.

Dados de tabelas usados em uma consulta, um formulário e um relatório

Texto explicativo 1 Armazene dados uma vez em uma tabela, mas exiba-os em vários locais. Quando você atualizar os dados, ele será atualizado automaticamente em todos os lugares em que aparecer.
Texto explicativo 2 Recupere dados usando uma consulta.
Texto explicativo 3 Exiba ou insira dados usando um formulário.
Texto explicativo 4 Exiba ou imprima dados usando um relatório.

Todos esses itens — tabelas, consultas, formulários e relatórios — são objetos de banco de dados (objetos de banco de dados: um banco de dados do Access contém objetos como tabelas, consultas, formulários, relatórios, páginas, macros e módulos. Um projeto do Access contém objetos como formulários, relatórios, páginas, macros e módulos.).


 Observação   Alguns bancos de dados do Access contêm links para tabelas que são armazenadas em outros bancos de dados. Por exemplo, você pode ter um banco de dados do Access que contenha apenas tabelas e outro banco de dados do Access que contenha links para essas tabelas, bem como consultas, formulários e relatórios baseados em tabelas vinculadas. Na maioria dos casos, não importa se uma tabela está vinculada ou armazenada no banco de dados.

Tabelas e relacionamentos

Para armazenar seus dados, crie uma tabela para cada tipo de informação que controlar. Os tipos de informações podem incluir informações sobre clientes, produtos e detalhes do pedido. Para reunir os dados de várias tabelas em uma consulta, formulário ou relatório, defina relacionamentos entre as tabelas.

Dados armazenados nas tabelas associadas em campos relacionados

Texto explicativo 1 As informações sobre cliente existentes em uma lista de endereçamento agora residem na tabela Clientes.
Texto explicativo 2 As informações sobre pedidos existentes em uma planilha agora residem na tabela Pedidos.
Texto explicativo 3 Uma identificação exclusiva, como uma identificação de cliente, distingue um registro de outro em uma tabela. Se você adicionar o campo de identificação exclusiva de uma tabela a outra tabela e definir um relacionamento entre os dois campos, o Access poderá fazer a correspondência dos registros relacionados de ambas as tabelas para que você possa reuni-los em um formulário, relatório ou consulta.

Consultas

Uma consulta pode ajudar você a localizar e recuperar os dados que atendem às condições especificadas — incluindo dados de várias tabelas. Você também pode usar uma consulta para atualizar ou excluir vários registros ao mesmo tempo e efetuar cálculos predefinidos ou personalizados em seus dados.

Uma consulta retornando resultados de diferentes tabelas

Texto explicativo 1 A tabela Clientes tem informações sobre clientes.
Texto explicativo 2 A tabela Pedidos tem informações sobre pedidos.
Texto explicativo 3 Esta consulta recupera os dados de Código do Pedido e Data Obrigatória da tabela Pedidos e os dados de Nome da Empresa e Cidade da tabela Clientes. A consulta retorna somente pedidos que foram necessários em abril e somente para clientes com base em Londres.

Formulários

Você pode usar um formulário para exibir, inserir e alterar facilmente dados uma linha de cada vez. Também é possível usar um formulário para executar outras ações, como enviar dados para outro aplicativo. Os formulários geralmente possuem controles que estão vinculados a campos subjacentes nas tabelas. Quando você abre um formulário, o Access recupera os dados de uma ou mais dessas tabelas e, em seguida, exibe os dados no layout que você escolheu ao criar o formulário. Você pode criar um formulário usando um dos comandos Formulário da Faixa de Opções, o Assistente de Formulário ou criar um formulário no modo Design.

Formulários podem ajudar você a exibir e inserir dados

Texto explicativo 1 Uma tabela exibe vários registros ao mesmo tempo, mas talvez seja necessário rolar a tela horizontalmente para ver todos os dados de um registro. Além disso, quando você exibe uma tabela, não pode atualizar dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo.
Texto explicativo 2 Um formulário se concentra em um registro de cada vez e pode exibir campos de mais de uma tabela. Ele também pode exibir imagens e outros objetos.
Texto explicativo 3 Um formulário pode conter um botão no qual você clicará para imprimir um relatório, abrir outros objetos ou automatizar tarefas.

Relatórios

Você pode usar um relatório para analisar rapidamente os dados ou apresentá-los de uma determinada maneira sob a forma impressa ou em outros formatos. Por exemplo, você pode enviar a um colega um relatório que agrupe dados e calcule totais. Você também pode criar um relatório com dados de endereço formatados para a impressão de etiquetas de endereçamento.

Relatórios mostrando dados formatados ou calculados

Texto explicativo 1 Use um relatório para criar etiquetas de endereçamento.
Texto explicativo 2 Use um relatório para mostrar totais em um gráfico.
Texto explicativo 3 Use um relatório para exibir totais calculados.

Agora que você já conhece a estrutura básica dos bancos de dados do Access, saiba como usar as ferramentas internas para explorar um determinado banco de dados do Access.

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Verificar detalhes sobre os objetos em um banco de dados

Uma das melhores maneiras de conhecer um banco de dados é usando o Documentador do Banco de dados. Use o Documentador do Banco de Dados para criar um relatório contendo informações detalhadas sobre os objetos em um banco de dados. Primeiro, escolha quais objetos serão apresentados no relatório. Quando você executar o Documentador do Banco de dados, o relatório conterá todos os dados sobre os objetos de banco de dados que você selecionou.

  1. Abra o banco de dados que você deseja documentar.
  2. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Analisar, clique em Documentador do Banco de Dados.
  3. Na caixa de diálogo Documentador, clique na guia que representa o tipo de objeto de banco de dados a ser documentado. Para criar um relatório em todos os objetos de um banco de dados, clique na guia Todos os Tipos de Objeto.
  4. Selecione um ou mais objetos listados na guia. Para selecionar todos os objetos em uma guia, clique em Selecionar Tudo.
  5. Clique em OK.

O Documentador do Banco de Dados cria um relatório com dados detalhados de cada objeto selecionado e, em seguida, abre o relatório em Visualização de Impressão. Por exemplo, se você executar o Documentador do Banco de dados em um formulário de entrada de dados, o relatório criado pelo Documentador listará as propriedades do formulário como um todo, as propriedades de cada seção do formulário e as propriedades de quaisquer botões, rótulos, caixas de texto e outros controles do formulário, além de quaisquer módulos de código e permissões de usuário associados ao formulário.

  1. Para imprimir o relatório, na guia Visualização de Impressão, no grupo Imprimir, clique em Imprimir.

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Explorar uma tabela no modo Design

Ao abrir uma tabela no modo Design, você terá uma visão detalhada sobre a estrutura da tabela. Por exemplo, você pode localizar a configuração de tipo de dados de cada campo, localizar qualquer máscara de entrada (máscara de entrada: um formato que consiste em caracteres de exibição literal (como parênteses, pontos e hífens) e caracteres de máscara que especificam onde os dados devem ser inseridos, que tipos de dados e quantos caracteres são permitidos.) ou verificar se a tabela usa algum campo de pesquisa — campos que usam consultas para extrair dados de outras tabelas. Essas informações são úteis porque os tipos de dados e máscaras de entrada podem afetar sua capacidade de localizar dados e executar consultas de atualização. Por exemplo, suponhamos que você deseje usar uma consulta de atualização para atualizar campos específicos em uma tabela copiando dados nos campos semelhantes de outra tabela. A consulta não será executada se os tipos de dados de cada campo em tabelas de origem e destino não coincidirem.

  1. Abra o banco de dados que você deseja analisar.
  2. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que deseja explorar e, em seguida, clique em Modo Design no menu de atalho.
  3. Quando necessário, anote o nome de cada campo da tabela e o tipo de dados atribuído a cada campo.

O tipo de dados atribuído a um campo pode limitar o tamanho e o tipo de dados que os usuários podem inserir em um campo. Por exemplo, os usuários podem ser limitados a 20 caracteres em um campo de texto. Além disso, não é possível inserir dados de texto em um campo definido com o tipo de dados Número.

  1. Para determinar se um campo é um campo de pesquisa, clique na guia Pesquisa na seção inferior da grade de design de tabela, em Propriedades do Campo.

Um campo de pesquisa exibe um conjunto de valores (um ou mais campos, como um nome e sobrenome), mas geralmente armazena um conjunto diferente de valores (um campo, como uma identificação numérica). Por exemplo, um campo de pesquisa pode armazenar o número de identificação de um funcionário (o valor armazenado), mas exibe o nome do funcionário (o valor exibido). Ao usar um campo de pesquisa em expressões ou localizar e substituir operações, use o valor armazenado, e não o valor exibido. Familiarizar-se com os valores armazenados e exibidos de um campo de pesquisa é a melhor maneira de garantir que uma expressão ou uma operação de localização e substituição que usa o campo de pesquisa funcionará da maneira esperada.

A ilustração a seguir mostra um campo de pesquisa típico. Lembre-se de que as configurações exibidas na propriedade Row Source variarão.

Usando uma tabela ou consulta como fonte de dados para um campo de pesquisa

O campo de pesquisa mostrado aqui usa uma consulta para recuperar dados de outra tabela. Você também poderá ver outro tipo de campo de pesquisa, chamado lista de valores, que usa uma lista de opções codificada. Esta imagem mostra uma lista de valores típica.

Usando uma lista de valores como fonte de dados para um campo de pesquisa

Por padrão, as listas de valores usam o tipo de dados Texto.

A melhor maneira de localizar campos de pesquisa e lista de valores é exibindo a guia Pesquisa e clicando nas entradas da coluna Tipo de Dados de cada campo da tabela. Para obter mais informações sobre como criar campos de pesquisa e listas de valores, consulte os links da seção Consulte também.

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Verificar os relacionamentos entre as tabelas

Para ver uma representação gráfica das tabelas em um banco de dados, os campos de cada tabela e os relacionamentos entre essas tabelas, use a guia de objeto Relacionamentos. A guia de objeto Relacionamentosfornece uma imagem geral da tabela e da estrutura de relacionamento de um banco de dados — informações essenciais quando você precisa criar ou alterar os relacionamentos entre tabelas.

 Observação   Você também pode usar a guia de objeto Relacionamentos para adicionar, alterar ou excluir relacionamentos.

  • Abra o banco de dados que você deseja analisar.
  • Na guia Ferramentas de Bancos de Dados, no grupo Mostrar/ocultar, clique em Relações..

A guia de objeto Relacionamentos é exibida com os relacionamentos entre todas as tabelas do banco de dados aberto.

Um relacionamento entre duas tabelas

Para obter mais informações sobre relacionamentos de tabela, consulte os links da seção Consulte também.

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Verificar como os objetos usam outros objetos

O painel Dependências entre Objetos ilustra como os objetos (por exemplo, tabelas, formulários, consultas e relatórios) interagem com outros objetos ou dependem deles.

Você pode usar o painel Dependências entre Objetos para evitar a exclusão inadvertida de fontes de registro. Por exemplo, suponhamos que você tenha uma consulta Pedidos Trimestrais em um banco de dados Vendas e não precise mais dessa consulta. Antes de excluir a consulta, descubra se algum outro objeto do banco de dados, como um formulário ou relatório, usa a consulta como fonte de dados. Em seguida, modifique os objetos dependentes para remover as referências à consulta ou exclua os objetos dependentes junto com a consulta. A exibição de uma lista completa de objetos dependentes pode economizar tempo ao descartar a necessidade de verificação manual das propriedades de objeto e minimizar os erros ao localizar os detalhes que uma auditoria manual possa perder.

Para alterar o design de um objeto de banco de dados, o painel Dependência entre Objetos também pode ser útil ao mostrar como os outros objetos serão afetados pela alteração de design. Você deve usar o painel Dependência entre Objetos para planejar as principais alterações de design.

Usar o painel Dependências entre Objetos

  1. Abra o banco de dados que você deseja investigar.
  2. No Painel de Navegação, selecione ou abra uma tabela, um formulário, um relatório ou uma consulta.
  3. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Dependências entre Objetos.
  4. Se solicitado, clique em OK para atualizar as informações de dependência.

O painel Dependências entre Objetos é exibido.

O painel Dependências entre Objetos

  1. Para ver uma lista dos objetos que usam o objeto selecionado na etapa 2, clique em Objetos que dependem de mim na parte superior do painel. Para ver uma lista dos objetos que o objeto selecionado usa, clique em Objetos dos quais eu dependo.
  2. Para ver informações de dependência sobre um objeto, clique no ícone de expansão (+) ao lado desse objeto. O Access exibirá até quatro níveis de dependências de um objeto.

Lembre-se destes fatos enquanto utiliza o painel Dependências entre Objetos:

  • As informações sobre dependência só estarão disponíveis se você tiver permissões para abrir um objeto no modo Design.
  • O painel não mostra informações sobre macros e módulos de código.
  • O painel funciona somente para tabelas, formulários, relatórios e consultas, exceto para os seguintes tipos de consultas:
    • Consultas ação — consultas que inserem, atualizam ou excluem dados
    • Consultas específicas em SQL, incluindo consultas união, consultas definição de dados e consultas passagem
    • Subconsultas

Quando o Access encontra consultas aninhadas, as informações sobre dependência são geradas somente para a consulta externa. Essa regra também se aplica às tabelas e consultas da subfolha de dados de uma consulta e aos campos de pesquisa.

  • O Access gera informações sobre dependência pesquisando os mapas de nome mantidos pelo recurso de AutoCorreção de nomes — um recurso que corrige automaticamente efeitos colaterais comuns que ocorrem quando você renomeia formulários, relatórios, tabelas, consultas, campos ou controles em formulários e relatórios. Se o controle das informações de AutoCorreção de nomes estiver desabilitado, você será solicitado a ativá-lo para que possa ver as informações sobre dependência.

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Aplica-se a:
Access 2007