Coletar e armazenar dados usando o Access, o InfoPath ou ambos

Aplica-se a
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office InfoPath 2003

O Access 2003 fornece um poderoso conjunto de ferramentas para criar rapidamente sistemas de gerenciamento de banco de dados completos. Com sua capacidade de dar suporte a uma interface de usuário baseada em formulários e de acessar e manipular dados de diversas fontes de dados, incluindo o Microsoft SQL Server™ 2000, o Access é a solução ideal para uma grande variedade de necessidades de geração de relatórios e automação comercial.

Mas o Access não é o único produto do Microsoft Office System que dá suporte ao desenvolvimento de clientes baseados em formulários. O Microsoft Office InfoPath™ 2003 é um novo programa do Microsoft Office System que fornece às equipes e às empresas a capacidade de criar e trabalhar com facilidade com formulários requintados e dinâmicos. Ao contrário do Access, o InfoPath se concentra basicamente em coletar dados e não em armazenar ou gerar relatórios sobre esses dados. Usando o InfoPath, você pode criar formulários que são facilmente integrados ao banco de dados do Access ou do SQL Server, ou, por meio de serviços Web, a qualquer outro sistema back-end com suporte a XML. Além disso, o InfoPath pode ser usado para criar uma solução baseada em formulários que salva os formulários individualmente em um servidor ou em uma biblioteca de formulários do Microsoft Windows® SharePoint™ Services.

Se a sua solução requer um banco de dados, o InfoPath não o substitui — em vez disso, ele fornece um front-end flexível que pode ser conectado ao banco de dados, diretamente (no caso do Access e do SQL Server) ou por meio de serviços Web. Se a solução não precisar de um banco de dados — por exemplo, se você quiser uma solução que permita que os usuários enviem formulários por email entre si, ou que salve e mescle os formulários usando uma biblioteca de formulários do SharePoint, o InfoPath também é uma boa opção. Nesse caso, os dados dos formulários são salvos como arquivos XML separados.

Ao usar o Access ou o InfoPath, você poderá:

  • Criar formulários gráficos requintados para adicionar, editar, excluir ou exibir os dados.
  • Conectar-se diretamente a fontes de dados externas.
  • Usar um conjunto de controles gráficos nos formulários.
  • Imprimir os formulários ou o design do formulário.
  • Usar regras de validação de dados para garantir a correção dos dados digitados nos formulários.
  • Exportar ou salvar os dados do formulário em formato XML.

Ambos os produtos permitem criar uma interface sofisticada e dinâmica do cliente. Como o InfoPath dá suporte à criação de uma interface baseada em formulários sofisticada e ao acesso aos dados a partir do SQL Server e do formato de banco de dados nativo do Access, você pode estar se perguntando qual produto é a solução mais adequada para suas necessidades de automação comercial.

Este artigo oferece orientações gerais para ajudá-lo a tomar a decisão correta.

A principal diferença do Access: armazenamento de dados e geração de relatórios

É sensato rever suas necessidades em vista de algumas das principais diferenças entre o Access e o InfoPath. Antes de mais nada, o Access é uma plataforma usada para criar soluções baseadas no gerenciamento de banco de dados relacional, ao passo que o InfoPath usa XML para criar soluções de digitação e edição de dados baseadas em formulários.

Isso significa que o Access é orientado principalmente para o armazenamento, a recuperação e a geração de relatórios de dados. O Access armazena os dados em tabelas baseadas em tópicos; os dados em si são gerenciados por um mecanismo de banco de dados que recupera as informações e fiscaliza as regras que garantem a integridade dos dados. Por padrão, o Access usa o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet.

A maioria dos aplicativos baseados em formulários requer a capacidade de armazenar dados, depois de digitados. No Access, os dados digitados em um formulários são armazenados em tabelas de banco de dados. O banco de dados deve ser cuidadosamente projetado e desenvolvido antes de se começar a criar relatórios. Isso também é válido para o InfoPath quando você o usar como um front-end de um banco de dados. Para soluções que não exigem um banco de dados, o InfoPath gera automaticamente a fonte de dados apropriada para os controles no formulário. Por exemplo, se você adicionar um selecionador de data e um controle de caixa de texto dentro de uma seção de repetição de um formulário (uma seção de repetição permite aos usuários adicionar grupos de controles adicionais durante o preenchimento do formulário), a fonte de dados consistirá em dois campos em um grupo de repetição — um com o tipo de dados Date e outro com o tipo de dados String.

Outra área a ser considerada é a geração de relatórios. Muitos aplicativos requerem a capacidade de resumir e imprimir dados sobre vendas ou agrupar os dados por região ou território. Na verdade, a maioria dos aplicativos do Access usa a capacidade de produzir relatórios impressos. O recurso de design de relatórios no Access permite criar facilmente relatórios avançados de vários níveis que empregam elementos gráficos e realizam cálculos. É possível usá-lo para organizar e imprimir vendas de produtos para uma apresentação formal, por exemplo. Como o InfoPath não tem um recurso de relatórios, será preciso usar outro programa, como o Access ou o Microsoft Office Excel 2003, para gerar relatórios.

Se estiver fazendo análises complexas dos negócios, é possível que você precise criar consultas personalizadas que coletam informações de várias tabelas ou, talvez, consultar o banco de dados para gerar uma lista de todos os produtos de um determinado fornecedor. O InfoPath permite criar consultas fornecendo valores de exemplo em um formulário, mas ele não foi realmente desenvolvido para consultas personalizadas complexas. O Access, por outro lado, inclui uma superfície de design de consultas gráfica e sofisticada que permite arrastar e soltar as conexões entre as tabelas ou usar os comandos SQL para criar rapidamente consultas personalizadas.

A principal diferença do InfoPath: coleta de dados, design de formulários e suporte a XML

O InfoPath foi desenvolvido para criar e preencher formulários e coletar dados. Ele não substitui um banco de dados em uma solução; em vez disso, o InfoPath facilita a integração da coleta de dados com um banco de dados existente, direta (com o Access e o SQL Server) e indiretamente, por meio de serviços Web. Além disso, você pode usar o InfoPath para criar uma solução que salve os formulários em uma biblioteca de formulários do SharePoint ou em um compartilhamento de arquivos. Se os dados exigirem uma solução de banco de dados (ou seja, dados baseados em registros que requerem relacionamentos um-para-muitos entre as tabelas), o InfoPath pode operar como o front-end dessa solução.

Para soluções que não requerem um banco de dados, o InfoPath deduz um design e gera automaticamente uma estrutura de dados XML para você, com base no design do formulário. É possível que você esteja pensando que isso significa que o InfoPath é mais apropriado para uma tarefa de automação de formulários mais simples e isso é verdade. Se for necessário um aplicativo departamental no qual os dados serão provavelmente acessados por vários aplicativos, será melhor usar o Access sozinho ou o Access com o InfoPath.

O InfoPath se baseia no padrão Extensible Markup Language (XML), tornando-o ideal para integrar aplicativos que precisam compartilhar dados em um formato XML. Ao criar um formulário, o InfoPath cria um arquivo de modelo de formulário (.xsn), que é um arquivo de gabinete (.cab) com a extensão .xsn. O arquivo .xsn contém arquivos XML padrão, por exemplo, arquivos de esquema XML (XSD) e de transformação em XSL (XSLT). Quando um formulário é preenchido no InfoPath, os dados nesse formulário são salvos ou enviados em formato XML. Isso torna mais fácil para as empresas reutilizarem os dados de outra maneira, talvez em um processo existente que depende de XML, como, por exemplo, um processo de geração de relatórios de despesas.

Além disso, você pode basear os formulários em arquivos XML já em uso pela empresa. Por exemplo, se a organização utiliza um arquivo de esquema XML específico (.xsd) para pedidos de compra, é possível basear um formulário de pedido de compra do InfoPath nesse arquivo .xsd.

Vantagens do Access

Ao usar o Access, você poderá:

  • Permitir que mais de um tipo de aplicativo acesse o banco de dados e forçar a obediência às regras armazenadas no banco de dados.
  • Criar um aplicativo multiusuário departamental ou de grupo de trabalho.
  • Coletar dados de várias fontes de dados para geração ou impressão de relatórios, usando um aplicativo. Por exemplo, unir informações de várias tabelas para servir como a fonte de um relatório.
  • Adicionar mais tabelas posteriormente.
  • Criar consultas ad hoc complexas. Por exemplo, se você precisa unir com freqüência informações de várias tabelas armazenadas em um banco de dados para uma análise ad hoc, escolha o Access.
  • Criar relatórios comerciais impressos que podem usar várias seções e níveis de agrupamento. Por exemplo, se você precisar listar e resumir pedidos por filial, região e território, escolha o Access.
  • Empregar uma biblioteca existente de códigos escritos na linguagem de programação Visual Basic for Applications (VBA).
  • Empregar uma versão de tempo de execução do banco de dados que não requer que os usuários instalem o Access.
  • Criar um aplicativo da Web simples para exibir ou editar dados em um banco de dados na Intranet. O Access permite criar páginas de acesso a dados, que são páginas da Web conectadas diretamente aos dados do banco de dados. Você pode usar essas páginas para exibir, editar, atualizar, excluir, filtrar, agrupar e classificar dados dinâmicos de um banco de dados usando o Microsoft Internet Explorer.

Vantagens do InfoPath

Ao usar o InfoPath, você poderá:

  • Permitir aos usuários preencher um formulário em modo offline (enquanto não conectados) e enviar os dados depois.
  • Criar uma solução baseada em formulários que coleta dados e armazena cada formulário como um arquivo XML separado.
  • Coletar dados de várias fontes de dados para exibição e edição em um formulário.
  • Salvar formulários diretamente em uma biblioteca de formulários no Windows SharePoint Services.
  • Criar formulários que possam ser enviados por email de um usuário para outro.
  • Criar um formulário conectado a um banco de dados do Access ou do SQL Server sem necessidade de programação.
  • Criar um formulário conectado a um serviço Web sem necessidade de programação.
  • Automatizar um formulário já existente em papel sem ter que criar um banco de dados ou gerar novo código.
  • Usar esquemas XML existentes como a base de um formulário.
  • Utilizar dados estruturados em XML para dinamizar os processos comerciais e o fluxo de trabalho ou para integrar com o Microsoft Biztalk® Server 2004.
  • Criar um formulário com relacionamentos um-para-muitos, para automatizar um processo manual já existente ou para adicionar a um aplicativo existente que não usa o Access.

Combinando o InfoPath e o Access

As vantagens do InfoPath e do Access podem ser combinadas em uma solução que usa o InfoPath como o front-end de formulários para um banco de dados do Access.

Juntos, o InfoPath e o Access podem fornecer uma solução que armazena dados em um banco de dados relacional e permite aos usuários preencherem formulários offline, facilita a conexão com uma variedade de fontes de dados, usa serviços Web e dá suporte a uma ampla gama de cenários de fluxo de trabalho, por exemplo, envios múltiplos e envio de formulários por email.

Você pode conectar um formulário do InfoPath a um banco de dados do Access como uma fonte de dados principal (quando quiser editar e adicionar registros ao banco de dados) ou como uma fonte de dados secundária (por exemplo, quando quiser preencher as opções de uma caixa de listagem). Nos dois casos, fazer a conexão é simples: usando um assistente no InfoPath, você especifica as tabelas e as consultas no banco de dados com o qual deseja que o formulário trabalhe. O InfoPath criará automaticamente um formulário baseado no banco de dados, incluindo o relacionamento entre as tabelas, quaisquer regras de validação de dados e os tipos de dados das colunas.

Os usuários poderão usar o formulário do InfoPath para consultar registros no banco de dados, modificá-los e adicionar novos registros. Como o formulário pode enviar dados para o banco de dados do Access e salvar o formulário como um arquivo XML autônomo, os usuários podem preencher o formulário quando estiverem offline e enviar os dados depois, quando estiverem online.

Para obter mais informações sobre como usar o InfoPath e o Access juntos, consulte estes artigos:

Guia como fazer: conectando um formulário do InfoPath a um banco de dados do Access

Criar um formulário conectado a um banco de dados

Estudo de caso: National Clinical Research

Estudo de caso: Commercial and Industrial Design Co.

 
 
Aplica-se a:
Access 2003, InfoPath 2003