Aplicar um filtro para exibir a seleção de registros em um banco de dados do Access

A filtragem é uma maneira útil de ver somente os dados que você deseja exibir. É possível usar os filtros para exibir registros específicos em um formulário, um relatório, uma consulta ou uma planilha de dados, ou para imprimir somente determinados registros de um relatório, uma tabela ou uma consulta. Com a aplicação de um filtro, você pode limitar os dados em uma exibição sem alterar o design do objeto subjacente. Este artigo explica os tipos de filtros no Access e como aplicar, salvar ou remover filtros em um banco de dados cliente do Access 2010. Este artigo não se aplica à filtragem de registros em um banco de dados da Web do Access 2010.

Neste artigo


Como filtros são úteis

Como a exibição obtida depois que você aplicar um filtro conterá apenas registros com os valores selecionados, o restante dos dados permanecerá oculto até você limpar o filtro.

 Observação   As colunas nas folhas de dados e os controles em formulários e relatórios associados a expressões não oferecem suporte à filtragem.

Existem vários tipos de filtros, e alguns deles são fáceis de aplicar e remover. O Access 2010 contém alguns filtros comuns que são criados em todas as exibições. A disponibilidade dos comandos de filtros depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para exibir os registros de pessoas cujos aniversários caem durante um mês específico, clique na coluna DataDeNascimento, na guia Página Inicial do grupo Classificar e Filtrar, clique em Filtros de Data e selecione o período de data necessário.

Filtrando um campo de data

Texto explicativo 1 Os filtros disponíveis dependem do tipo de dados na coluna selecionada.
Texto explicativo 2 O filtro Todas as Datas do Período ignora a parte do dia e do ano dos valores de data.

Nessa exibição filtrada, você vê apenas os registros em que a parte do mês do campo DataDeNascimento está definida como Abril.

DataDeNascimento filtrada por Abril

Texto explicativo 1 O ícone de filtro no cabeçalho da coluna e na barra do navegador de registros indica que a exibição atual está filtrada na coluna DataDeNascimento.
Texto explicativo 2 Na exibição da folha de dados, ao passar o mouse sobre o título da coluna, você vê o critério de filtragem atual.

 Observação    Quando você aplica um filtro a uma coluna que já foi filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um filtro por vez possa estar em vigor para um campo, você pode especificar um filtro diferente para cada campo na exibição.

Por exemplo, para ver os nomes de contatos que moram no Reino Unido e que fazem aniversário em abril, você pode filtrar a tabela Contatos no campo PaísRegião e também no campo DataDeNascimento. Quando você filtra vários campos em uma única exibição, os filtros são combinados usando o operador AND, da seguinte maneira:

PaísRegião = Reino Unido E mês da Data de Nascimento = Abril

Para reverter para a exibição não filtrada: remova os filtros. A remoção de um filtro desativa-o temporariamente da exibição, para que você possa retornar à exibição original não filtrada.

Para alternar entre exibições filtradas e não filtradas: no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, clique em Alternar filtro.

Para remover um filtro permanentemente de uma exibição: limpe o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a seção Limpar um filtro.

As configurações do filtro permanecerão em vigor até que você feche o objeto, mesmo que você alterne para outra exibição do objeto. Ou seja, se você filtrar um formulário no modo Folha de Dados, as configurações do filtro ainda terão efeito mesmo que você alterne para o modo Formulário ou Layout e assim permanecerão até que você feche o formulário. Se você salvar o objeto enquanto o filtro estiver aplicado, ele ficará disponível na próxima vez que você abrir o objeto. Para aprender a salvar um filtro, consulte Salvar um filtro, neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Você pode selecionar diversos filtros prontos para uso para um tipo de dados. Esses filtros estão disponíveis como comandos de menu nos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório e Layout. Além desses filtros, é possível filtrar um formulário ou uma folha de dados preenchendo um formulário (denominado Filtrar por Formulário).

Se desejar ter mais flexibilidade e não tiver problemas em escrever expressões, você pode criar seus próprios filtros usando as opções na guia de documento Filtro.

Selecione entre os seguintes tipos de filtros:

Filtros comuns: para filtrar por valores específicos ou por um intervalo de valores.

Filtrar por Seleção: para filtrar todas as linhas de uma tabela que contêm um valor correspondente a um valor selecionado em uma linha por meio da filtragem do modo de folha de dados.

Filtrar por formulário: para filtrar em vários campos de um formulário ou uma folha de dados ou se você estiver tentando localizar um registro específico.

Filtro avançado: para filtrar o tipo em que você define critérios de filtragem personalizados.

 Observação   Se você não visualizar os comandos de filtro em nenhum dos modos de exibição, o criador do formulário ou do banco de dados pode ter desabilitado a filtragem. Entre em contato com o criador para obter mais assistência.

Filtros comuns

À exceção dos campos Objeto OLE e dos campos que exibem valores calculados, todos os tipos oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.

Clique com o botão direito do mouse no campo que deseja filtrar. Para filtrar em diversos controles ou colunas, é necessário selecionar e filtrar cada controle ou coluna separadamente ou usar uma opção de filtro avançado. Consulte as seções Filtrar por formulário e Filtros avançados neste artigo para obter mais informações.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo Data de Nascimento, na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Filtrar.

Filtros de data comuns

Exemplo de filtros de data comuns
Texto explicativo 1 Para filtrar por valores específicos, use a lista da caixa de seleção. Ela exibe todos os valores que estão exibidos no campo atualmente.
Texto explicativo 2 Para filtrar por um intervalo de valores, clique em um desses filtros e especifique os valores necessários.
Por exemplo, para ver aniversários entre a data atual e o final do ano, clique em Entre e especifique as datas de início e de término apropriadas na caixa de diálogo Entre. Para ver todos os aniversários em uma data específica, clique nela, e todos os aniversários nessa data específica serão exibidos.

É importante observar que os valores de um campo de data têm um impacto na lista de filtros específicos para o tipo. Se o valor de data mais recente em um campo de data estiver dentro dos dois últimos anos, você verá uma lista de filtro maior e mais detalhada. Se nenhuma das datas em um campo tiver menos de dois anos, você verá a lista de filtro mais curta.

Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso

Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso

 Observação   Os filtros específicos de tipo não estão disponíveis para campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos memorando ou para campos contendo rich text.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.
  2. Verifique se a exibição já não está filtrada. Na barra do seletor de registros, verifique se o ícone Não Filtrado ou o ícone esmaecido Sem Filtro está presente.

 Dica   Para remover todos os filtros de um objeto específico, na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado e em Limpar Todos os Filtros.

  1. Clique em qualquer lugar na coluna ou no controle que corresponde ao primeiro campo que você deseja filtrar e, na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Filtrar

Para aplicar um filtro comum: aponte para Texto (ou Número ou Data) Filtros e depois clique no filtro desejado. Filtros como É Igual a e Entre solicitam que você insira os valores necessários.

 Dica    Alguns caracteres, como *, % e ?, têm um significado especial quando especificados em uma caixa de texto de um filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de caracteres, de modo que a cadeia a* coincidirá com qualquer cadeia que comece com a e não apenas a cadeia literal a*. Para ignorar o significado especial de um caractere, coloque-o entre colchetes [] da seguinte forma: a[*]. Os bancos de dados que usam o padrão ANSI-89 consideram *, ?, [, ], !, - e # caracteres especiais. Os bancos de dados que usam o padrão ANSI-92 consideram %, _, [, ], ^ e - caracteres especiais. Você pode usar qualquer um dos padrões com o Access, mas não pode misturar os dois (por exemplo, ?a*) em uma expressão em particular.

Para aplicar um filtro com base em valores de campo: desmarque as caixas de seleção ao lado dos valores que você não deseja filtrar e clique em OK.

 Dica    Para filtrar em um ou em apenas alguns valores em uma lista longa, primeiro desmarque a caixa de seleção (Selecionar Tudo) e selecione os valores desejados.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica a ausência de dados) em campos de texto, número e data: na lista de caixas de seleção, desmarque a caixa (Selecionar Tudo) e marque a caixa ao lado de (Em Branco).

Filtrar por Seleção

Para ver todas as linhas em uma tabela que contenham um valor correspondente ao valor em uma linha, você pode filtrar rapidamente o modo de folha de dados selecionando um valor específico e, em seguida, clicando no comando Seleção. A lista suspensa exibe as opções de filtragem disponíveis. Essas opções podem variar dependendo do tipo de dados do valor selecionado. Outra maneira de acessar as opções do filtro de seleção é clicar com o botão direito do mouse na célula específica.

Por exemplo, se o valor 21/2/1967 estiver selecionado no campo Data de Nascimento, na guia Página Inicial, clique em Seleção no grupo Classificar e Filtrar para exibir os comandos de Filtrar por Seleção e, em seguida, selecione sua opção de filtragem.

Lista de filtro com base em seleção

A lista dos comandos também depende de quanto do valor está selecionado. Por exemplo, ao selecionar somente alguns dos caracteres no valor, você verá uma lista diferente de comandos, dependendo da parte do campo selecionada.

Filtros baseados em um campo parcialmente selecionado

Texto explicativo 1 Filtro usando o início de um valor de campo...
Texto explicativo 2 ...o meio de um valor de campo...
Texto explicativo 3 ...ou o final de um valor de campo.

 Observação   A filtragem em uma seleção parcial não está disponível para campos de múltiplos valores. O comando Seleção não está disponível para anexos.

Para remover um filtro, no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, clique em Alternar Filtro, ou clique em Avançado e em Limpar Todos os Filtros.

Aplicar um filtro com base em uma seleção

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.
  2. Verifique se a exibição já não está filtrada. Na barra do seletor de registros, verifique se o ícone Não Filtrado ou o ícone esmaecido Sem Filtro está presente.
  3. Vá até o registro contendo o valor que você deseja usar como parte do filtro e clique dentro da coluna (no modo Folha de Dados) ou do controle (no modo Formulário, Relatório ou Layout).

Para filtrar com base em uma seleção parcial, selecione os caracteres desejados. Na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Seleção e em clique no filtro a ser aplicado.

Filtrar por formulário

Esse filtro é útil quando você deseja filtrar diversos campos de um formulário ou de uma folha de dados, ou se você estiver tentando encontrar um registro específico. O Access cria um formulário ou uma folha de dados em branco semelhante ao formulário ou à folha de dados original e permite que você preencha o número de campos desejado. Quando você tiver terminado, o Access localizará os registros que contenham os valores especificados.

 Observação   Você não pode especificar valores de campo para campos muiltivalorados usando filtrar por formulário, nem para campos com tipo de dados Memorando, Hiperlink, Sim/Não, ou Objeto OLE, embora você possa especificar valores para outros campos no conjunto de registros.

Por exemplo, se quiser encontrar todos os registros de Clientes que possuam como pessoa de contato o título Proprietário e essa pessoa estiver em Portland ou em Eugene, abra a folha de dados ou o formulário Clientes e clique em Avançado, no grupo Classificar e Filtrar da guia Página Inicial, e clique em Filtrar por Formulário.

Insira o primeiro conjunto de valores, clique na guia Ou na parte inferior da folha de dados ou do formulário e insira o próximo conjunto de valores. Se quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, você deverá inserir esse valor na guia Pesquisar e em cada guia Ou. Cada guia Ou representa um conjunto alternado de valores de filtro.

Para ver apenas os registros correspondentes à sua entrada:     na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Alternar Filtro.

Aplicar um filtro preenchendo um formulário

  1. Abra uma tabela ou uma consulta no modo Folha de Dados ou um formulário no modo Formulário.
  2. Verifique se a exibição já não está filtrada. Na barra do seletor de registros, verifique se o ícone Não Filtrado ou o ícone esmaecido Sem Filtro está presente.
  3. Na guia Página Inicial do grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado e em Filtrar por Formulário no menu de atalho.
  4. Dependendo do modo de exibição em que você estiver trabalhando, Folha de Dados ou Formulário, siga um dos procedimentos abaixo:

Modo Folha de Dados: clique na primeira linha da coluna em que você deseja filtrar, clique na seta que aparece e selecione um valor. Para adicionar outros valores, basta clicar na guia Ou, na parte inferior da folha de dados, e selecionar outro valor.

Modo Formulário: clique na seta que aparece no controle e selecione um valor para filtrar. Para adicionar outros valores, basta clicar na guia Ou, na parte inferior do formulário, e selecionar outro valor.

 Dica   Você não pode especificar valores de campo para campos de múltiplos valores usando filtrar por formulário, mas pode especificar valores para qualquer campo que não seja de múltiplos valores no conjunto de registros.

  • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, use o operador or. Por exemplo, especifique "Portland" or "Oregon" no campo Cidade para filtrar registros contendo um desses valores.
  • Para filtrar com base no status de um controle, como uma caixa de seleção ou um botão, clique no controle de modo que ele fique no estado em que você deseja. Para retornar o controle para uma posição neutra, de modo que ele não seja usado como um critério para filtrar registros, certifique-se de que ele esteja indisponível (aparece esmaecido).
  • Para filtrar registros que tenham valores nulos (faltando), não nulos, em branco (vazio ou "") ou não vazios, digite É Nulo, É Negado Nulo, "" ou Não "" no campo.

  1. Se quiser especificar dois conjuntos alternativos de critérios, para ver apenas os nomes de contatos cujo valor de PaísRegião seja EUA e cujos aniversários sejam em abril, execute um dos seguintes procedimentos:
  • Para recuperar todos os registros que atendam a qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios inserindo o primeiro conjunto de critérios. Clique na guia Ou e insira o próximo conjunto de critérios. Se quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, você deverá inserir esse valor na guia Pesquisar e em cada guia Ou. Em outras palavras, a guia Pesquisar e cada guia Ou representam um conjunto alternativo de valores de filtro.
  • Além disso, sempre que você adiciona um critério de campo à guia Ou, o Access cria outra guia Ou. Isso permite que você especifique diversos critérios "ou". O filtro retorna todos os registros que contêm todos os valores especificados na guia Pesquisar, ou todos os valores especificados na primeira guia Ou, ou todos os valores especificados na segunda guia Ou e assim por diante.

Para remover o filtro e mostrar todos os registros, clique em Alternar Filtro novamente.

Para modificar um filtro por formulário, clique em Avançado e em Filtrar por Formulário novamente. O conjunto atual de critérios de filtragem é exibido.

Filtro Avançado

De vez em quando, é possível que você opte por aplicar um filtro do tipo avançado e tenha que gravar o critério de filtragem por conta própria. Por exemplo, para localizar registros contendo datas que ocorrem durante os últimos sete dias ou nos últimos seis meses.

O uso de filtros avançados exige expressões de gravação. Expressões são semelhantes a fórmulas do Excel e aos critérios especificados durante a criação de uma consulta.

Um exemplo de situação em que você pode usar um filtro avançado é para localizar os nomes dos contatos que fazem aniversário durante os últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, é possível limitar ainda mais os resultados àqueles cujo país/região é EUA.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório em qualquer um dos seguintes modos: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.
  2. Certifique-se de que o modo de exibição não esteja filtrado. Na barra do navegador de registros, verifique se Sem Filtro aparece esmaecido (está indisponível). Se a barra do navegador de registros não estiver visível, clique em Avançado no grupo Classificar e Filtrar na guia Página Inicial e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros (se Limpar Todos os Filtros aparecer esmaecida, não há filtros ativos).
  3. Na guia Página Inicial do grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado e em Filtrar/Classificar Avançado no menu de atalho.
  4. Adicione à grade os campos que você deseja filtrar.
  5. Na linha Critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e apenas os registros que correspondam a todos os critérios da linha Critérios serão exibidos. Para especificar critérios alternativos para um único campo, digite o primeiro critério na linha Critérios e o segundo critério na linha Ou e assim sucessivamente.

 Dica    O conjunto de critérios inteiro na linha Ou é aplicado como uma alternativa ao conjunto de critérios na linha Critério. Todos os critérios que você quiser aplicar a ambos os conjuntos de critérios devem ser digitados nas linhas Critério e Ou. Clique em Alternar Filtro para ver as linhas filtradas.

Um bom modo de aprender a escrever critérios é aplicar um filtro comum ou um filtro com base em seleção que produza um resultado próximo do que você está procurando. Em seguida, com o filtro aplicado à exibição, mostre a guia de objeto Filtro.

Comandos especiais na guia de documento Filtro

Há dois comandos especiais disponíveis na guia de documento Filtro. Quando você clica com o botão direito do mouse em qualquer lugar acima da grade de design na guia, os comandos Carregar da Consulta e Salvar como Consulta ficam disponíveis no menu de atalho.

Opções especiais de filtro

O comando Carregar da Consulta carrega na grade o design de uma consulta selecionada. Isso permite que você use os critérios da consulta como critérios de filtro.

O comando Salvar como Consulta permite salvar as configurações de filtro como uma nova consulta.

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Remover ou reaplicar um filtro

Para mudar para a exibição de dados não filtrada, remova os filtros clicando em Filtrado na barra do navegador de registros para reverter ao modo de exibição completo.

Quando você remove os filtros atuais, eles são temporariamente desativados em todos os campos no modo de exibição. Por exemplo, se você primeiro aplicar os filtros nos campos PaísRegião e DataDeNascimento e depois remover os filtros, você verá todos os registros novamente.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em Não Filtrado, na barra do navegador de registros.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro quando não precisar mais dele. Isso o exclui da exibição, e não é mais possível reaplicá-lo clicando em Não Filtrado na barra de status. Você pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos na exibição.

  • Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do mouse na coluna ou no controle e clique em Limpar filtro de nome do campo.
  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: na guia Página Inicial, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado e depois em Limpar Todos os Filtros no menu de atalho.

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Salvar um filtro

Pode ser útil salvar um filtro se você for usá-lo novamente. As configurações de filtro em vigor são salvas automaticamente com o objeto e ficam disponíveis para serem reaplicadas. Contudo, por padrão, as configurações de filtro não são aplicadas automaticamente quando o objeto é reaberto.

Para verificar se os filtros atuais serão aplicados automaticamente quando você abrir novamente uma tabela, uma consulta, um formulário ou um relatório a partir da folha de propriedades do objeto, defina a propriedade FilterOnLoad do objeto como Sim. A propriedade FilterOnLoad será aplicada da próxima vez em que você abrir o objeto. Sempre que essa propriedade for alterada, será necessário fechar o objeto e reabri-lo para aplicar a nova configuração.

 Observação    A configuração da propriedade FilterOnLoad somente é aplicada quando o objeto é carregado. Se você configurar essa propriedade para um objeto no modo Design e depois alternar para outro modo, a configuração não será aplicada. É necessário fechar e reabrir o objeto para que as alterações na configuração da propriedade FilterOnLoad tenham efeito.

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Aplica-se a:
Access 2010, Access 2007