Adicionar um ou mais registros a um banco de dados

Este artigo explica como inserir dados em um banco de dados do Microsoft Office Access 2007. Ele também fornece informações importantes necessárias à compreensão dos diversos processos de entrada de dados e explica como usar cada uma das técnicas de entrada de dados fornecidas pelo Access.

Neste artigo


As noções básicas da adição de registros

Para inserir dados de modo rápido e preciso em um banco de dados do Access, é importante entender alguns princípios básicos sobre o funcionamento do banco de dados. As informações das seções a seguir explicam parte da estrutura e princípios de design básicos que controlam o modo como os dados são inseridos.

Como o design do banco de dados afeta a entrada de dados

Um banco de dados do Access não é um arquivo no mesmo sentido que um documento do Microsoft Office Word 2007 ou um conjunto de slides do Microsoft Office PowerPoint 2007. Na verdade, um banco de dados do Access é uma coleção de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas etc. — que devem trabalhar juntos para que um banco de dados funcione adequadamente.

Além disso, esses objetos devem estar de acordo com um conjunto de princípios de design para que o banco de dados não funcione inadequadamente ou falhe completamente. Por sua vez, esses princípios de design afetam o modo como os dados são inseridos. Lembre-se desses fatos sobre objetos de banco de dados e design ao ler este documento.

  • O Access armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. A quantidade de tabelas usadas depende do design e da complexidade do banco de dados. Embora você possa exibir dados em um formulário, em um relatório ou nos resultados retornados por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e os outros objetos no banco de dados são criados sobre essas tabelas.
  • Cada tabela deve aceitar somente um tipo de dado. Por exemplo, uma tabela de informações de contatos de negócios não deve conter informações de vendas. Se ela tiver, encontrar a informação correta pode tornar-se difícil, se não impossível.
  • Geralmente, cada um dos campos em uma tabela aceita apenas um tipo de dado. Por exemplo, não é possível armazenar anotações em um campo configurado para aceitar números. Se você tentar inserir texto em um campo assim, o Access exibirá uma mensagem de erro. Entretanto, isso não é uma regra rígida. Por exemplo, você pode armazenar números (como CEPs) em um campo determinado como tipo de dados Texto, mas não pode realizar cálculos nesses dados.
  • Com algumas exceções, os campos de um registro devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não é possível informar mais de um endereço no campo endereço. Isso contrasta com o Microsoft Office Excel 2007, que, por padrão, permite que você insira qualquer quantidade de nomes, endereços ou imagens em uma única célula, a menos que você tenha configurado a célula para aceitar tipos de dados limitados.

Contudo, você pode inserir uma lista delimitada de itens nos campos definidos como os tipos de dados Texto ou Memorando. Além disso, o Office Access 2007 fornece um novo recurso chamado de campo de valores múltiplos. Use os campos de valores múltiplos para anexar diversos arquivos a um único registro e para criar listas que aceitem valores múltiplos. Por exemplo, é possível anexar um conjunto de slides do Microsoft Office PowerPoint 2007 e qualquer quantidade de imagens a um registro em seu banco de dados. Você também pode criar uma lista de nomes e selecionar tantos nomes dessa lista quantos forem necessários. Pode parecer que o uso dos campos valores múltiplos quebra as regras do design do banco de dados, pois você pode armazenar mais do que um registro por campo da tabela, mas, na verdade, o Access garante as regras "nos bastidores", armazenando os dados em tabelas ocultas especiais.

  • Em versões anteriores do Access, você tinha que criar pelo menos uma tabela antes de inserir dados. Você tinha que decidir quais campos adicionar à tabela e definir os tipos de dados de cada campo. No Office Access 2007, agora é possível abrir uma tabela em branco e começar a inserir dados. O Access irá deduzir um tipo de dado para o campo com base no que você inserir.

Mais informações

As informações dessa seção abordam o design do banco de dados, o design da tabela e um novo recurso chamado campos multivalorados.

Os links a seguir o levam aos artigos que fornecem mais informações sobre tais assuntos.

Esse artigo explica os conceitos fundamentais, como planejamento de um banco de dados, estruturação dos dados e normatização — o processo de dividir os dados em tabelas relacionadas eliminando dados redundantes.

Este artigo explica como criar tabelas, adicionar chaves primárias (campos que identificam de modo exclusivo cada linha ou registro da tabela) e como configurar tipos de dados e propriedades da tabela.

Esse artigo explica como anexar uma ou mais partes de dados a um campo Anexo.

Esse artigo explica como usar listas de caixa de seleção e listas suspensas de caixa de seleção para armazenar mais de um valor.

Como os tipos de dados afetam o modo como os dados são inseridos

Ao projetar uma tabela de banco de dados, você seleciona um tipo de dados para cada um dos campos da tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais precisa. Por exemplo, suponha que você abra uma tabela em branco e insira um conjunto de números de vendas. O Access deduz o tipo de dados Número para o campo. Se alguém tentar inserir texto neste campo, o Access exibirá uma mensagem de erro e não permitirá que o usuário salve o registro alterado — um passo que ajuda a proteger os dados.

MostrarMostre-me como exibir os tipos de dados

No Painel de Navegação, siga um destes procedimentos:

  • Clique duas vezes na tabela que você deseja investigar e na guia Folha de dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, veja o valor na lista Tipo de Dados. O valor é alterado conforme você coloca o cursor nos diversos campos de sua tabela. Esta figura mostra a lista:

Lista Tipo de Dados

  • Clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja investigar e clique em Modo Design.

O Access abrirá a tabela na grade de design e a seção superior da grade mostrará o nome e o tipo de dados para cada campo da tabela. Esta figura mostra uma tabela típica na grade de design.

Campos no modo Design


Os tipos de dados definidos para cada campo da tabela representam o primeiro nível de controle sobre o que se pode e o que não se pode inserir em um campo. Em alguns casos, como ao trabalhar em um campo Memorando, você pode inserir os dados que desejar. Em outros casos, como ao trabalhar com um campo AutoNumeração, a configuração do tipo de dados do campo evita que você insira quaisquer informações. A tabela a seguir lista os tipos de dados oferecidos pelo Office Access 2007 e descreve como eles afetam a entrada de dados.

Tipo de dados Efeito na entrada de dados
Texto Os campos de Texto aceitam tanto caracteres de texto quanto numéricos, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que o campo Memorando — de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, você pode usar funções de conversão para realizar cálculos nos dados de um campo Texto.
Memorando

É possível inserir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo. Além disso, se o criador do banco de dados configurar o campo para oferecer suporte à formatação rich text, você poderá aplicar os tipos de formatação que costumam ser encontrados nos programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, você pode aplicar fontes e tamanhos de fonte diferentes a caracteres específicos do seu texto e colocá-los em negrito ou itálico e assim por diante. Você também pode adicionar marcas HTML (Hypertext Markup Language) aos dados .

Além disso, os campos de memorando têm uma nova propriedade chamada Acrescentar Somente. Quando você habilitar essa propriedade, poderá anexar novos dados em um campo de memorando, mas você não pode alterar os dados existentes. O recurso foi criado para uso em aplicativos como banco de dados do acompanhamento de questões, onde você pode precisar manter um registro permanente que permanece inalterado. Quando você coloca o cursor em um campo de memorando com a propriedade Acrescentar Somente habilitada, por padrão, o texto do campo desaparecerá. Você não pode aplicar nenhuma formatação ou outras alterações ao texto.

Para obter mais informações sobre o uso de formatação rich text em um campo Memorando, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas.

Como os campos de texto, você também pode executar funções de conversão nos dados de um campo Memorando.

Número Somente números podem ser informados neste tipo de campo, e você pode realizar cálculos usando os valores de um campo de Número.
Data/Hora

Somente datas e horas podem ser inseridas neste tipo de campo. Dependendo de como o criador do banco de dados configurou o campo, talvez você encontre as seguintes condições:

  • Se o criador do banco de dados tiver configurado uma máscara de entrada para o campo, (uma série de literal e caracteres de espaço reservado que aparece quando você seleciona o campo), você deverá inserir os dados nos espaços e formato fornecidos pela máscara. Por exemplo, se uma máscara como DD_MMM_AAAA for exibida, você deverá digitar 11 Out 2006 nos espaços fornecidos. Não é possível inserir um nome completo de mês e um valor de ano com dois dígitos.
  • Se o criador não tiver configurado uma máscara de entrada para controlar como inserir uma data ou hora, você pode inserir o valor usando qualquer formato válido de data ou hora. Por exemplo, você pode digitar 11 Out. 2006, 11/10/06, 11 de outubro de 2006 e assim por diante.
  • O criador do banco de dados pode aplicar uma formatação ao campo. Neste caso, se nenhuma máscara de entrada estiver presente, você pode inserir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access exibirá as datas de acordo com a formatação de exibição. Por exemplo, você pode inserir 11/10/2006, mas o formato de exibição pode estar configurado de modo que ele exibirá o valor como 11-Out-2006.

Para obter mais informações sobre máscaras de entrada, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas.

Moeda Apenas valores de moeda podem ser inseridos neste tipo de campo. Além disso, não é necessário inserir um símbolo de moeda. Por padrão, o Access aplica o símbolo de moeda ( ¥, £, R$ e assim por diante) especificado nas configurações regionais do Windows.
AutoNumeração Não é possível inserir ou alterar os dados neste tipo de campo não importa qual seja o momento. O Access incrementa os valores em um campo AutoNumeração sempre que você adiciona um novo registro à tabela.
Sim/Não Ao clicar em um campo configurado com esse tipo de dado, o Access exibe uma lista suspensa ou uma caixa de seleção, dependendo de como o campo foi formatado. Se você formatar o campo para mostrar uma lista, será possível selecionar entre Sim e Não, Verdadeiro e Falso ou entre Ligado e Desligado na lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Não é possível inserir valores na lista ou alterar os valores da lista diretamente em um formulário ou em uma tabela.
Objeto OLE

Use este tipo de campo quando desejar exibir dados a partir de um arquivo criado em outro programa. Por exemplo, você pode exibir um arquivo de texto, um gráfico do Excel ou slides do PowerPoint em um campo Objeto OLE.

 Observação   Os anexos são um meio mais rápido, mais fácil e mais flexível de exibir dados em outros programas. Veja a entrada Anexo, mais adiante nesta tabela, para obter mais informações.

Hiperlink Insira quaisquer dados nesse tipo de campo e eles serão transformados pelo Access em endereços da Web. Por exemplo, se você digitar um valor no campo, o Access colocará http://www.seu_texto.com em volta do texto. Se você inserir um endereço válido de Wed, seu link funcionará. Caso contrário, seu link resultará em uma mensagem de erro. Também, a edição de hiperlinks existentes pode se tornar difícil, pois, ao clicar em um campo de hiperlink com o mouse, o navegador é iniciado e você é direcionado para o site especificado no link. Para editar um campo de hiperlink, selecione o campo adjacente, use a tecla TAB ou as teclas de direção para mover o foco para o campo hiperlink e pressione F2 para habilitar a edição.
Anexo

É possível anexar dados a partir de outros programas para a este tipo de campo, mas não é possível digitar ou inserir quaisquer dados de texto ou numéricos.

Para obter mais informações sobre o uso do campo Anexo, consulte o artigo Anexar arquivos aos registros do banco de dados.

Assistente de Pesquisa

O Assistente de Pesquisa não é um tipo de dado. Em vez disso, você usa o assistente para criar dois tipos de listas suspensa: listas de valores e campos de pesquisas. Uma lista de valores usa uma lista delimitada de itens que você insere manualmente quando usa o Assistente de Pesquisa. Esses valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objetos de seu banco de dados.

Por outro lado, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais tabelas do banco de dados ou em outro local como um servidor executando o Windows SharePoint Services 3.0. O campo de pesquisa depois exibe os dados em uma lista suspensa. Por padrão, o Assistente de pesquisa configura o campo da tabela para o tipo de dados Número.

É possível trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores de um campo de pesquisa aparecem em um tipo de controle de lista chamado caixa de combinação — uma lista com uma seta suspensa Uma lista de pesquisa em branco. Dependendo de como o criador do banco de dados configurou o campo de pesquisa e a caixa de combinação, é possível editar itens na lista e adicionar itens à lista. Para fazer isso, o criador do banco de dados deve configurar uma propriedade do campo de pesquisa (a propriedade chamada de Limitar à Lista e o criador precisa desativá-la).

Se você não puder editar diretamente os valores em uma lista de pesquisa, será preciso adicionar ou alterar os dados na lista predefinida de valores ou na tabela que serve como fonte para o campo de pesquisa. Para obter informações sobre como fazer isso, consulte Editar itens em um campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.

Finalmente, ao criar um campo de pesquisa, você pode optar por configurá-lo de modo a oferecer suporte a valores múltiplos. Ao fazer isso, a lista resultante exibe uma caixa de seleção próxima a cada item da lista e você pode selecionar ou desmarcar tantos itens quantos forem necessários. Esta figura ilustra uma lista típica de valores múltiplos:

Uma lista de caixa de seleção.

Para obter informações sobre a criação de campos de pesquisa de valores múltiplos e o uso das listas resultantes, consulte o artigo Usar uma lista que armazena valores múltiplos e Guia para campos de valores múltiplos. .

Como as propriedades de campo da tabela afetam o modo como os dados são inseridos

Além dos princípios de design que controlam a estrutura do banco de dados e dos tipos de dados que controlam o que você pode inserir em um determinado campo, diversas propriedades de campo também podem afetar o modo como você insere dados em um banco de dados do Access.

MostrarExibir propriedades de um campo de tabela

Agora o Access fornece duas maneiras de exibir as propriedades de um campo de tabela. Você pode usar os controles na guia Folha de dados ou abrir a tabela no modo Design. Os seguintes conjuntos de etapas explica como usar ambas as técnicas.

Exibir propriedades da tabela na guia Folha de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.
  2. Clique na guia Folha de dados e use os controles no grupo Tipo de Dados e Formatação para exibir as propriedades para cada campo da tabela.

Exibir propriedades da tabela no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela desejada e clique em Modo DesignImagem do botão no menu de atalho.

O Access abre a tabela na grade de design.

  1. Na parte inferior da grade, clique na guia Geral, caso ela ainda não esteja selecionada.

– ou –

Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique na guia Pesquisa.

Um campo de pesquisa é um campo de tabela que usa uma consulta para recuperar valores de uma ou mais tabelas em um banco de dados. Por padrão, o campo de pesquisa apresenta tais valores na forma de uma lista. Dependendo de como o criador do banco de dados configurou o campo de pesquisa, você poderá selecionar um ou mais itens da lista.


A tabela a seguir lista as propriedades que têm maior impacto na entrada de dados e explica como elas afetam a entrada de dados.

Propriedade Localização na grade de design da tabela Valores possíveis Comportamento quando se tenta inserir dados
Field Size guia Geral 0-255 O limite de caracteres se aplica somente aos campos definidos com o tipo de dados Texto. Se você tentar inserir mais do que o número de caracteres especificado, o campo os eliminará.
Required guia Geral Sim/Não

Quando ativada, esta propriedade obriga a entrada de um valor no campo e o Access não permitirá que você salve quaisquer dados novos até preencher um campo obrigatório. Quando desativada, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo poderá permanecer em branco.

 Observação   Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor faltando, não definido ou desconhecido.

Allow zero length strings guia Geral Sim/Não Quando ativada, você pode inserir seqüências de comprimento nulo — seqüências que não contêm nenhum caractere. Para criar uma seqüência de comprimento nulo, insira um par de aspas duplas no campo ("").
Indexed guia Geral Sim/Não Quando você cria um índice para um campo de tabela, o Access impede que adicione valores duplicados. Você também pode criar um índice de mais de um campo. Se fizer isso, poderá duplicar os valores em um campo, mas não em ambos os campos.
Input Mask guia Geral Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e de espaço reservado

Uma máscara de entrada obriga que os dados sejam informados em um formato predefinido. As máscaras aparecem quando um você seleciona um campo em uma tabela ou um controle em um formulário. Por exemplo, suponha que você clique em um campo Data e veja o seguinte conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA. Isso é uma máscara de entrada. Ela obriga você a informar os valores de mês com abreviações de três letras, como OUT e o valor do ano usando quatro dígitos — por exemplo, 15-OUT-2006.

 Observação   Lembre-se de que as máscaras de entrada controlam apenas o modo como você insere os dados, não como o Access os armazena ou exibe.

Para obter mais informações sobre como criar e usar máscaras de entrada, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas. Para obter mais informações sobre como o Access armazena e exibe os dados de Data/Hora, consulte o artigo Inserir um valor de data ou hora.

Limit to List guia Pesquisa Sim/Não Habilita ou desabilita as alterações nos itens em um campo de pesquisa. Usuários do Access sem experiência, algumas vezes tentam alterar os itens em um campo de pesquisa manualmente. Quando o Access impede que você altere os itens em um campo, esta propriedade está definida como Sim. Se essa propriedade estiver habilitada e você precisar alterar os itens em uma lista, será necessário abrir a lista (se você desejar editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se você desejar editar um campo de consulta) e alterar os valores nessa tabela. Para obter mais informações sobre o uso de campos de pesquisa, consulte Editar itens em um campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.
Allow Value List Edits guia Pesquisa Sim/Não

Habilita ou desabilita o comando Editar Itens de Lista para listas de valores mas não para campos de pesquisa. Para habilitar esse comando para campos de pesquisa, insira um nome de formulário válido na propriedade List Items Edit Form. O comando Permitir Edições da Lista de Valores aparece em um menu de atalho que é aberto quando você clica com o botão direito do mouse em um controle caixa de listagem ou caixa de combinação. Ao executar o comando, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista será exibida. Como alternativa, se você especificar o nome de um formulário na propriedade List Items Edit Form, o Access iniciará o formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

 Observação   É possível executar o comando Editar Itens de Lista a partir dos controles caixa de listagem e caixa de combinação localizados nos formulários e a partir dos controles caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados da consulta. Os formulários devem ser abertos ou no modo Design ou no modo de Navegação; tabelas e conjuntos de resultados da consulta devem ser abertos no modo Folha de Dados.

List Items Edit Form guia Pesquisa Nome de um formulário de entrada de dados Se você inserir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor desta propriedade da tabela, este formulário abrirá quando o usuário executar o comando Editar Itens de Lista. Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparecerá quando os usuários executarem o comando.

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Adicionar registros diretamente em uma tabela no modo folha de dados

Uma tabela aberta no modo Folha de Dados se parece com uma planilha do Excel, e é possível digitar ou colar dados em um ou mais campos — o equivalente a uma célula em uma planilha.

Lembre-se desses fatos ao prosseguir.

  • Não é preciso salvar os dados explicitamente. O Access efetua as alterações na tabela sempre que você move o cursor para um novo campo na mesma linha ou quando você move o cursor para outra linha.
  • Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são configurados para aceitar tipos de dados específicos, como texto ou números. Você deve inserir o tipo de dado que aquele campo está configurado para aceitar. Se você não o fizer, o Access exibirá uma mensagem de erro:

Mensagem de erro de valor inválido

  • Um campo pode ter uma máscara de entrada aplicada à ele. Uma máscara de entrada é um conjunto de caracteres literais e de espaço reservado que obrigam você a informar os dados em um formato específico.

Para obter mais informações sobre máscaras de entrada, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas

  • Com exceção dos anexos e das listas de valores múltiplos, apenas um registro pode ser inserido na maior parte dos campos. Caso você não saiba se um campo aceita anexos, você pode verificar as propriedades do campo. Para isso, veja as etapas em Exibir propriedades para um campo da tabela, neste artigo. A lista de valores múltiplos sempre pode ser identificada porque o Access exibe uma caixa de seleção próxima a cada item da lista.

Inserir dados em uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.

Por padrão, o Access abre a tabela no modo Folha de Dados — uma grade que se parece com uma planilha do Excel.

  1. Clique ou, de algum outro modo, coloque o foco no primeiro campo que você deseja usar e insira os dados.
  2. Para mover para o próximo campo na mesma linha, pressione TAB, use as teclas de direção para direita ou para a esquerda ou clique na célula do próximo campo.

Quando você pressiona a tecla TAB, por padrão, o Access usa as configurações regionais do Windows para determinar se ele moverá o cursor para a esquerda ou para a direita. Se o computador usar um idioma que seja lido da esquerda para a direita, o cursor se moverá para a direita quando você pressionar a tecla TAB. Se o computador usar um idioma que seja lido da direita para a esquerda, o cursor será movido para a esquerda.

Para ir para a próxima célula de uma coluna, use as teclas de direção para cima ou para baixo ou clique na célula desejada.

Aplicar formatação rich text a dados em um campo Memorando

  1. Com a tabela aberta no modo Folha de Dados, selecione um campo Memorando.

Normalmente, os campos memorando contêm comentários ou anotações, assim, procure por um campo chamado "Comentários" ou "Anotações". Se ainda assim você não encontrar um campo Memorando, consulte as etapas de Exibir propriedades de um campo de tabela, anteriormente neste artigo.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, use os botões e menus para formatar o texto.

Imagem da faixa de opções do Access

É possível aplicar diferentes fontes e tamanhos de fonte, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores, entre outras ações.

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Adicionar registros usando um formulário

Os formulários de entrada de dados fornecem um modo mais fácil, mais rápido e mais preciso de inserção de dados. Normalmente, você cria formulários quando precisa inserir dados em mais de uma tabela de cada vez. Você também cria formulários quando deseja ocultar alguns campos de uma tabela, quando deseja tornar o banco de dados mais fácil de ser usado (um passo para a redução dos custos de treinamento) e quando você deseja ter certeza de que os usuários inserirão os dados de modo preciso.

O modo como você usa um formulário para editar dados depende do design do formulário. Os formulários podem conter um número ilimitado de controles, como listas, caixas de texto, botões e folhas de dados — grades que se parecem com planilhas do Excel. Por sua vez, cada um dos controles do formulário lê ou grava dados em um campo de tabela de base. O que é feito com um determinado controle que depende do tipo de dados configurado para o campo de tabela de base, das propriedades configuradas para o campo e, possivelmente, de diversas propriedades definidas pelo criador do banco de dados para cada controle. Para obter mais informações sobre como os tipos de dados e propriedades de campo afetam a entrada de dados, consulte as seções Como os tipos de dados afetam o modo como os dados são inseridos e Como as propriedades de campo da tabela afetam o modo como os dados são inseridos, anteriormente neste artigo.

As seções a seguir explicam como usar os controles de entrada de dados mais comuns. Se tiver dúvidas sobre o seu banco de dados específico, entre em contato com o administrador do sistema ou com o criador do banco de dados.

Adicionar ou editar texto em uma caixa de texto

Quando você adiciona ou edita texto em uma caixa de texto, você trabalha com dados em um campo de texto ou de memorando. À medida que você continuar, lembre-se de que pode definir um campo de memorando (ou o controle ligado para o campo de memorando) para oferecer suporte à formatação de rich text e será possível, então, aplicar diferentes fontes, tamanhos, estilos e cores em seu texto.

Editar texto em uma caixa de texto

  • Coloque o cursor na caixa de texto e altere os dados. Lembre-se de que não é possível realizar cálculos usando números de um campo Texto ou Memorando.

Aplicar formatação rich text

 Observação   Você pode seguir as etapas abaixo apenas quando uma caixa de texto estiver ligada a um campo Memorando. Consulte as etapas em Exibir propriedades de um campo de tabela, anteriormente neste artigo.

  1. Com o formulário aberto no modo Formulário ou no modo Layout ou com a tabela aberta no modo Folha de dados, selecione o campo Memorando.
  2. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, use os botões e menus para formatar o texto.

Imagem da faixa de opções do Access

É possível aplicar diferentes fontes e tamanhos de fonte, tornar o texto negrito ou itálico, alterar cores e assim por diante.

Inserir dados usando uma lista

É possível usar listas em formulários e, também, em tabelas e conjuntos de resultados da consulta abertos no modo folha de dados — uma grade que se parece com uma planilha do Excel.

Ao usar uma lista em um formulário, você pode ver um controle caixa de combinação ou um controle caixa de listagem. Estas figuras mostram uma caixa de combinação e uma caixa de listagem, respectivamente.

Um lista de pesquisa em branco

Um controle caixa de listagem básico em um formulário

Quando uma lista em uma tabela ou em um conjunto de resultados da consulta é usada, o Access usa, por padrão, uma caixa de combinação.

Além disso, as listas oferecem suporte a valores múltiplos. Se uma lista com uma caixa de seleção próxima a cada item da lista for exibida, você pode selecionar até 100 itens nessa lista. As listas de valores múltiplos que você pode criar sem programação são um novo recurso do Office Access 2007 e elas solucionam um problema de negócios comum. Por exemplo, suponha que você use o banco de dados do Access para controlar questões relacionadas ao suporte ao cliente. Se precisar atribuir mais de uma pessoa a uma questão, você pode usar uma lista de valores múltiplos. Nas versões anteriores do Access, seria preciso um pouco de programação avançada para criar uma ferramenta semelhante. Estas figuras mostram listas de valores múltiplos típicas.

Uma lista suspensa de caixas de seleção no estado aberto.  Uma lista de caixas de seleção.

Você também pode editar itens em uma lista. Se você, ou o criador do banco de dados, habilitar o comando, será possível adicionar, alterar e remover itens da lista diretamente na lista. Contudo, os designers do banco de dados podem optar por desabilitar o comando, de modo que ele talvez não esteja disponível em todos os bancos de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como usar e editar listas.

Selecionar itens de uma lista suspensa

  1. Abra o formulário, a tabela ou o conjunto de resultados da consulta que contém a lista.

 Observação   Os formulários devem ser abertos no modo Formulário ou no modo Layout. É preciso abrir as tabelas e os conjuntos de resultados da consulta no modo Folha de Dados.

  1. Clique na seta para baixo próxima à lista e selecione o item desejado.
  2. Para validar sua escolha no banco de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecionar os itens de uma caixa de listagem

  1. Abra o formulário que contém a lista.
  2. Role a lista de itens na caixa de listagem e selecione o item que você deseja.
  3. Para validar sua escolha no banco de dados, mova o cursor para outro campo.

Selecionar os itens de uma lista suspensa de caixas de seleção

  1. Abra o formulário, a tabela ou o conjunto de resultados da consulta que contém a lista.

 Observação   É possível usar listas suspensas de caixas de seleção em formulários, tabelas e conjuntos de resultados da consulta. Para tanto, é preciso abrir os formulários no modo Formulário ou no modo de Navegação e as tabelas e os conjuntos de resultados da consulta no modo Folha de Dados.

  1. Clique na seta para baixo próxima à lista.
  2. Selecione até 100 caixas de seleção e clique em OK.

Selecionar itens de uma lista de caixas de seleção

  1. Abra o formulário que contém a lista.

 Observação   O formulário deve ser aberto no modo Formulário ou no modo de Navegação.

  1. Clique na seta para baixo próxima à lista.
  2. Selecione até 100 caixas de seleção e clique em OK.

Editar itens de uma lista

 Observação   É possível editar qualquer tipo de lista em um formulário, uma tabela ou um conjunto de resultados da consulta. Lembre-se de que os formulários devem ser abertos no modo Formulário ou no modo de Navegação e as tabelas e os conjuntos de resultados da consulta devem ser abertos no modo Folha de Dados. Lembre-se também de que o criador do banco de dados ou o departamento de TI podem desabilitar este comando, de modo que talvez ele não esteja sempre disponível.

  1. Abra o formulário, a tabela ou o conjunto de resultados da consulta que contém a lista.
  2. Clique com o botão direito do mouse na lista que você deseja editar e clique em Editar Itens de Lista.

Uma caixa de diálogo ou um formulário de entrada de dados aparecerá. A tela exibida depende do tipo de lista que você deseja editar. O Access usa dois tipos básicos de lista — listas de valores e listas de pesquisa. As listas de valores exibem um conjunto de itens que podem ser inseridos manualmente e as listas de pesquisa usam uma consulta para recuperar os dados de uma ou mais tabelas. Siga um destes procedimentos.

  • Se estiver editando uma lista de valores, use a caixa de diálogo Editar Itens de Lista para editar os dados da lista e clique em OK quanto tiver concluído.
  • Se estiver editando uma lista de pesquisa, um formulário de entrada de dados será exibido. Use o formulário para editar os dados da lista.

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Editar itens em um campo de pesquisa

Um campo de pesquisa apresenta uma lista de dados que os usuários podem usar para selecionar um ou mais itens. É possível criar dois tipos de listas de pesquisa.

  • Listas de valores    Contêm um conjunto de valores embutido em código que é inserido manualmente. Os valores residem na propriedade Row Source do campo de pesquisa.
  • Listas de pesquisa    Usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade Row Source do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores embutida em código.

Por padrão, o Access exibe os dados de pesquisa em uma lista suspensa, embora seja possível especificar um controle caixa de listagem. A lista suspensa abre para a lista atual e fecha assim que você faz a seleção. Uma caixa de listagem, por sua vez, permanece sempre aberta.

Nas versões anteriores do Access, se você precisasse editar os itens de um campo de pesquisa, seria preciso localizar a tabela contendo o campo. Se o campo usasse uma lista de valores, você precisaria editar os itens na propriedade Origem da Linha do campo. Se o campo usasse uma consulta, seria necessário localizar a tabela referenciada pela consulta e editar os dados diretamente na tabela de origem. No Office Access 2007, é possível executar o comando Editar Itens de Lista ou editar os dados diretamente na propriedade Origem da Linha da tabela de origem. Para obter mais informações sobre o uso do comando Editar Itens de Lista, consulte Inserir dados usando uma lista, anteriormente neste artigo. As etapas dessa seção explicam como editar os itens diretamente na propriedade Origem da Linha ou na tabela de origem. O processo tem muitas etapas amplas.

  • Identifique o campo de pesquisa. O processo é um pouco diferente quando se trabalha com um formulário do que quando se trabalha com uma tabela.
  • Identifique o tipo de campo de pesquisa — se é uma lista de valores ou uma lista de pesquisa. Se estiver usando uma lista de pesquisa, é preciso identificar a tabela de origem que fornece os dados para o campo de pesquisa.
  • Edite os itens na lista de valores.

-ou-

Abra a tabela de origem para a lista de pesquisa e edite os dados na tabela.

Identificar um campo de pesquisa a partir de um formulário

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no formulário e clique em Modo Design.

-ou-

Caso o formulário já esteja aberto, você pode clicar com o botão direito do mouse na guia do formulário e clicar em Modo Design no menu de atalho.

– ou –

Na guia Página Inicial, no grupo Exibir, clique no botão Exibir para alternar entre os modos de exibição disponíveis. Você também pode clicar na seta de Exibição e, em seguida, selecionar um dos modos de exibição disponíveis do menu..

Imagem da faixa de opções do Access

  1. Clique com o botão direito do mouse no controle caixa de listagem ou caixa de combinação e clique em Propriedades.
  2. Na folha de propriedades, clique na guia Tudo e localize as propriedades Row Source Type e Row Source. A propriedade Row Source Type deve conter Lista de Valores ou Tabela/Consulta e a propriedade Row Source deve conter ou uma lista de itens separados por ponto-e-vírgula ou uma consulta. Conforme necessário, amplie a folha de propriedades para que você possa ler a lista de itens ou a consulta.

Geralmente,as listas de valores usam esta sintaxe básica: "item";"item";"item"

Neste caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto-e-vírgula.

As consultas seleção usam a seguinte sintaxe básica: SELECT [nome_tabela_ou_consulta].[nome_campo] FROM [nome_tabela_ou_consulta].

Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo dessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Este é um ponto-chave a ser lembrado: cláusulas SELECT não podem conter o nome de uma tabela ou consulta, embora elas contenham o nome de pelo menos um campo. Contudo, todas as cláusulas FROM devem referir-se a uma tabela ou consulta. Assim sendo, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou consulta de origem de um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  1. Siga um destes procedimentos.
    • Se estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que cada item tenha sido envolvido por aspas duplas e separe cada item com um ponto-e-vírgula.
    • Se a consulta na lista de pesquisa fizer referência a uma outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Modo Design). Anote o nome da tabela que aparece na parte superior do criador da consulta e vá para a próxima etapa.

-ou-

Se a consulta no campo de Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  1. Clique duas vezes na tabela no Painel de Navegação para abri-la no modo Folha de Dados e edite os itens da lista, conforme necessário.

Identificar um campo de pesquisa a partir de uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela e clique em Modo Design.
  2. Na seção superior da grade de design da consulta, na coluna Tipo de Dados, clique ou coloque, de alguma outra forma, o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.
  3. Na seção inferior da grade de design da tabela, clique na guia Pesquisa e veja as propriedades Row Source Type e Row Source.

A propriedade Row Source Type deve mostrar Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Row Source deve conter ou uma lista de valores ou uma consulta.

As listas de valores usam esta sintaxe básica: "item";"item";"item"

Neste caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto-e-vírgula.

Normalmente, as consultas seleção usam a seguinte sintaxe básica: SELECT [nome_tabela_ou_consulta].[nome_campo] FROM [nome_tabela_ou_consulta].

Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo dessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Este é um ponto-chave a ser lembrado: cláusulas SELECT não podem conter o nome de uma tabela ou consulta, embora elas contenham o nome de pelo menos um campo. Contudo, todas as cláusulas FROM devem referir-se a uma tabela ou consulta. Assim sendo, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou consulta de origem de um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  1. Siga um destes procedimentos.
    • Se estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que cada item tenha sido envolvido por aspas duplas e separe cada item com um ponto-e-vírgula.
    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Modo Design). Anote o nome da tabela que aparece na parte superior do criador da consulta e vá para a próxima etapa.

-ou-

Se a consulta no campo de Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  1. Clique duas vezes na tabela no Painel de Navegação para abri-la no modo Folha de Dados e edite os itens da lista, conforme necessário.

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Inserir seqüências de comprimento nulo

O Access permite que você diferencie dois tipos de valores em branco: os valores Null e as seqüências de comprimento nulo. Os valores Null indicam um valor desconhecido e as seqüências de comprimento nulo indicam campos que contêm um espaço. Por exemplo, suponha que você tenha uma tabela de dados do cliente e que essa tabela tenha um campo de número de fax. Você pode deixar o campo em branco se não tiver certeza quanto ao número de fax do cliente. Neste caso, deixar o campo em branco insere um valor nulo, o que significa que você não sabe qual é o valor. Se, posteriormente, você determinar que o cliente não possui um fax, será possível inserir uma seqüência de comprimento nulo para indicar que você sabe que não há nenhum valor.

 Observação   Lembre-se de que você pode definir uma propriedade que impeça os campos de aceitar valores nulos. Para obter mais informações sobre a definição dessa propriedade, consulte Como os tipos de dados afetam a forma como você insere os dados , mencionado anteriormente neste artigo.

  1. Abra uma tabela no modo Folha de Dados ou um formulário no modo Formulário ou no Modo de Navegação.
  2. Selecione o campo que você deseja e digite um par de aspas duplas sem espaço entre elas("").
  3. Mova o cursor para outro registro a fim de validar as alterações no banco de dados. Por padrão, as aspas duplas desaparecerão.

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Adicionar registros usando o recurso Coleta de Dados

O Office Access 2007 apresenta um novo recurso chamado Coleta de Dados. É possível configurar um formulário de entrada de dados no Microsoft Office Outlook 2007, enviá-lo como um email para coletar informações e armazenar esses dados em um banco de dados do Access. A explicação de como usar o recurso Coleta de Dados não é abordada neste artigo.

Para obter mais informações sobre o uso da Coleta de Dados, consulte o artigo Coletar dados por meio de emails.

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Adicionar registros pela importação ou vinculação de dados

É possível importar ou vincular dados localizados em uma série de fontes, incluindo outros bancos de dados do Access, em pastas de trabalho do Excel, em arquivos de texto, em documentos do Word e em listas em servidores que executem o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou posterior.

A explicação de como importar e vincular essas fontes de dados não está no escopo deste artigo. Estes links levam a informações sobre a importação e vinculação de dados.

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Usar uma consulta acréscimo para adicionar registros de um outro banco de dados

A consulta acréscimo adiciona um grupo de registros de uma ou mais tabelas em um banco de dados de origem para uma ou mais tabelas em um banco de dados de destino. Por exemplo, suponha que você adquira alguns novos clientes e um banco de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. A fim de evitar ter de inserir os dados manualmente, você pode acrescentá-la à tabela ou tabelas apropriadas do seu banco de dados. As consultas acréscimo também podem ser usadas para:

  • Acrescentar campos com base em critérios. Por exemplo, talvez você deseje acrescentar apenas os nomes e os endereços de clientes com pedidos pendentes.
  • Acrescentar registros quando alguns dos campos em uma tabela não existirem na outra tabela. Por exemplo, suponha que a sua tabela Clientes tenha 11 campos e os campos da tabela Clientes de outro banco de dados coincidam com 9 dos 11 campos. Você pode usar uma consulta acréscimo para adicionar apenas os dados dos campos correspondentes e ignorar os outros.

O processo de criação de uma consulta acréscimo tem as seguintes etapas básicas:

  • Abra o banco de dados de origem (o banco de dados que contém os registros que você deseja anexar) e crie uma consulta selecionada que retorna somente os registros que você deseja anexar.
  • Converter essa consulta seleção em uma consulta acréscimo.
  • Adicionar as tabelas de destino e os campos à consulta acréscimo. Se você estiver anexando registros em outro banco de dados, primeiramente abras esses bancos de dados e, em seguida, selecione as tabelas.
  • Execute a consulta para acrescentar os registros.

 Observação    Faça back up de seus dados antes de iniciar. Se você cometer um erro, poderá excluir os registros anexos a partir da tabela de destino  — entretanto a exclusão manual de um grande número de registros poderá demorar. Ter um backup disponível poderá ajudá-lo a corrigir os erros em menos tempo.

Criar uma consulta seleção

  1. Abra o seu banco de dados — o banco de dados contendo os registros que você deseja acrescentar.
  2. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.

Imagem da faixa de opções do Access

A grade de design da consulta aparece e a caixa de diálogo Mostrar Tabela é exibida.

  1. Selecione a tabela contendo os registros que você deseja acrescentar, clique em Adicionar e em Fechar.

A tabela aparecerá como uma janela na seção superior da grade de design da consulta. A janela lista todos os campos da tabela. Esta figura mostra uma tabela típica no criador de consultas:

Uma tabela no criador de consultas

  1. Arraste os campos que você deseja acrescentar da tabela para a linha Campo na seção inferior da grade de design da consulta.

É possível adicionar um campo de tabela por coluna na seção inferior. Para adicionar todos os campos rapidamente, clique no asterisco (*) no topo da lista de campos de tabela. Esta figura mostra o criador de consulta com vários campos de tabela adicionados:

Uma consulta com três campos na grade de design

Esta figura mostra o criador com todos os campos adicionados:

Uma consulta com todos os campos de tabela.

  1. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

Verifique se a consulta retornou os registros que você deseja acrescentar. Conforme necessário, desmarque a caixa de seleção Mostrar ou pressione a tecla DELETE para remover os campos indesejados. Você também pode arrastar campos adicionais para a grade de design até que você esteja satisfeito com os resultados da consulta.

  1. Continue com as próximas etapas.

Converter a consulta em uma consulta acréscimo

  1. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar.

É exibida a caixa de diálogo Acrescentar.

  1. Neste ponto, é possível acrescentar registros de uma tabela em outra no mesmo banco de dados ou acrescentar registros de uma tabela em outro banco de dados.
    • Acrescentar registros a uma tabela no mesmo banco de dados

      1. Na caixa de diálogo Acrescentar, clique em Banco de Dados Atual (se ainda não estiver selecionado) e selecione a tabela de destino na lista Nome da Tabela.
      2. Clique em OK.

Na etapa 4 da seção anterior, você adicionou parte ou todos os campos da tabela de origem à grade de design da consulta. Se você adicionou toda a tabela nesta etapa, o Access adicionará a tabela de destino completa à linha Acrescentar a, conforme mostrado aqui.

Uma consulta acréscimo que inclui todos os campos a partir de duas tabelas

– ou –

Se você adicionou campos individuais na etapa 4 da seção anterior e os nomes de campo das tabelas de origem e de destino coincidirem, o Access adicionará automaticamente os nomes de campo de destino à linha Acrescentar a, conforme mostrado aqui.

Uma consulta acréscimo com campos correspondentes

– ou –

Caso tenha adicionado campos individuais, e alguns ou todos os nomes nas tabelas de origem e de destino não coincidirem, o Access deixará os campos incompatíveis na linha Acrescentar a vazios. Clique em cada campo vazio e selecione o campo de origem desejado na lista resultante, conforme mostrado aqui.

Escolhendo campos de destino para uma consulta acréscimo

  1. Para visualizar suas alterações, clique em Exibir.
  2. Retorne para o modo Design e clique em Executar para acrescentar os registros.

    Acrescentar registros a uma tabela em outro banco de dados

  1. Na caixa de diálogo Acrescentar, clique em Outro Banco de Dados.
  2. No campo Nome do Arquivo, digite a localização e o nome do banco de dados de destino.
  3. No campo Nome da Tabela, digite o nome da tabela de destino e clique em OK.

– ou –

Clique em Procurar e use a segunda caixa de diálogo Acrescentar para localizar o banco de dados de destino. Clique em OK depois de localizar e selecionar o banco de dados de destino. Isso fecha a segunda caixa de diálogo. Na primeira caixa de diálogo, no campo Nome da Tabela, insira o nome da tabela de destino e clique em OK.

Digite o nome da tabela de destino e clique em OK para fechar a primeira caixa de diálogo Acrescentar.

Na etapa 4 da seção anterior, você adicionou parte ou todos os campos da tabela de origem à linha Campo na grade de design da consulta. Se você adicionou toda a tabela nesta etapa, o Access adicionará a tabela de destino completa à linha Acrescentar a, conforme mostrado aqui:

Uma consulta acréscimo que inclui todos os campos a partir de duas tabelas

– ou –

Se você adicionou campos individuais na etapa 4 e os nomes de campo das tabelas de origem e de destino coincidirem, o Access adicionará automaticamente os nomes de campo de destino à linha Acrescentar a, conforme mostrado aqui.

Uma consulta acréscimo com campos correspondentes

– ou –

Caso tenha adicionado campos individuais, e alguns ou todos os nomes nas tabelas de origem e de destino não coincidirem, o Access deixará os campos incompatíveis na linha Acrescentar a em branco. Clique em cada campo em branco e selecione o campo de destino desejado na lista resultante, conforme mostrado aqui:

Escolhendo campos de destino para uma consulta acréscimo

  1. Para visualizar suas alterações, clique em Exibir.
  2. Alterne para o modo Design e clique em Executar para acrescentar os registros.

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Métodos para economizar tempo ao inserir dados

O Access oferece diversos meios de tornar o processo de entrada de dados mais rápido. Os procedimentos das próximas seções explicam como configurar um valor padrão para campos e listas em formulários e como usar teclas de atalho para reutilizar valores ao classificar dados.

Definir um valor padrão para um campo ou controle

Se um grande número de registros compartilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, é possível economizar tempo definindo um valor padrão para o controle ligado a esse campo. Quando o formulário for aberto ou um novo registro for criado, o valor padrão aparecerá no controle, por padrão.

Definir um valor padrão para um controle

  1. Abra o formulário no modo Design.
  2. Clique com o botão direito do mouse no controle com o qual você deseja trabalhar e clique em Propriedades.
  3. Na guia Dados, defina a propriedade Default Value com o valor desejado.
  4. Repita as etapas de 1 a 3 para definir um novo valor padrão.

Especificar um valor diferente

  1. Para um valor em uma caixa de texto, insira os novos dados. Sempre é possível substituir um valor padrão.

– ou –

Para um valor em uma lista, selecione um novo valor na lista.

Reutilizar valores ao classificar

Conforme for passando pelos registros, talvez você precise classificar cada registro usando o mesmo valor. Quando precisar, é possível economizar tempo usando teclas de atalho para repetir o valor de classificação. Por exemplo, suponha que você classifique as listas de pedidos por tipo de produto. No primeiro registro, você digita refrigerantes para classificar os pedidos em que os clientes compraram refrigerantes. Ao passar para o próximo registro, você pode copiar e reutilizar esse valor de classificação.

 Observação   Estas etapas partem do pressuposto de que você tem um formulário aberto no modo Formulário.

  1. Vá até o campo que reutiliza o valor do campo correspondente no registro anterior.
  2. Pressione CTRL+' (apóstrofe).

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Aplica-se a:
Access 2007