Adicionar, editar e excluir dados

Para adicionar dados ou fazer alterações em um banco de dados do Microsoft Office Access 2003 , os formulários (formulário: um objeto de banco de dados do Access no qual você coloca controles para executar ações ou para inserir, exibir e editar dados em campos.) e as folhas de dados (folha de dados: dados de uma tabela, um formulário, uma consulta, um modo de exibição ou um procedimento armazenado exibido em um formato de linha e coluna.) podem ajudar você. Depois de estruturar as tabelas e consultas (consulta: uma pergunta sobre os dados armazenados em tabelas ou uma solicitação para executar uma ação nos dados. Uma consulta pode reunir dados de várias tabelas para funcionar como a fonte de dados de um formulário, um relatório ou uma página de acesso a dados.), você pode usar um formulário ou folha de dados como janela para os dados. Você também pode usar uma página de acesso a dados (página de acesso a dados: uma página da Web criada para exibir e trabalhar com os dados da Internet ou de uma intranet. Os dados são normalmente armazenados em um banco de dados do Access.) para adicionar ou editar dados de um banco de dados que esteja em uma intranet (intranet: uma rede dentro de uma organização que usa tecnologias da Internet (como o protocolo HTTP ou FTP). Usando hiperlinks, é possível explorar objetos, documentos, páginas e outros destinos na intranet.) ou na Internet (Internet: uma rede mundial de milhares de redes menores de computadores e milhões de computadores comerciais, educacionais, governamentais e pessoais. A Internet é como uma cidade eletrônica com bibliotecas, lojas, galerias de arte virtuais etc.).

Este tópico explica como usar formulários, folhas de dados e páginas de acesso a dados para adicionar e modificar dados. Também fornece exemplos de cada método, utilizando o banco de dados de exemplo Northwind Traders.

MostrarNão consigo localizar o banco de dados Northwind Traders

O local padrão da pasta do banco de dados de exemplo Northwind Traders varia conforme a versão do Access:

  • Access 2003    \Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office11\Samples
  • Access 2002    \Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office10\Samples
  • Access 97 e 2000    \Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office\Samples

Abrir uma tabela ou consulta no modo de exibição Folha de Dados

O Access proporciona o modo de exibição Folha de Dados (modo Folha de Dados: uma janela que exibe dados de uma tabela, um formulário, uma consulta, um modo de exibição ou um procedimento armazenado em um formato de linha e coluna. No modo Folha de Dados, é possível editar campos, bem como adicionar, excluir e pesquisar dados.) para cada tabela e consulta. Você pode usar esse modo para adicionar, editar ou excluir dados. Ao abrir uma tabela em modo Folha de Dados, o Access salva as alterações diretamente na tabela. Ao abrir uma consulta no modo Folha de Dados, as alterações são salvas nas tabelas de base da consulta.

Tabela Categorias no modo Folha de Dados

Abrir um formulário em modo Formulário

Você pode criar um formulário com base em uma ou mais tabelas e consultas e utilizá-lo para adicionar ou editar dados nas tabelas de base. Os formulários permitem que você personalize a interface do usuário para a entrada de dados e são tidos como a melhor maneira de trabalhar com dados.

Formulário Categorias no modo de exibição Formulário

Se um formulário inclui um subformulário (subformulário: um formulário contido em outro formulário ou relatório.), você pode adicionar, editar ou excluir os dados, caso as propriedades do subformulário permitam essas operações.

Para obter mais informações sobre criar e utilizar formulários e subformulários, consulte os seguintes tópicos:

Sobre formulários

Criar um formulário

Criar um subformulário

Abrir uma página de acesso a dados no navegador da Web ou em modo Página

Você cria uma página de acesso a dados usando o Access, mas pode visualizá-la tanto no Access como em um navegador da Web, como o Microsoft Internet Explorer. Crie uma página de acesso a dados para que usuários que não tenham o Access instalado possam adicionar, editar ou excluir dados em um banco de dados do Access que esteja em uma intranet ou na Internet.

Página de acesso a dados Categorias em modo de exibição Página

Você também pode abrir uma página de acesso a dados em modo Página para adicionar, editar ou excluir dados em tabelas de base.

Para obter mais informações sobre como criar e utilizar as páginas de acesso a dados, consulte estes tópicos:

Sobre as páginas de acesso a dados

Criar uma página de acesso a dados

Atualizar vários registros de uma vez

Você também pode atualizar ou excluir registros em massa de uma tabela usando consultas.

Para obter mais informações sobre como usar consultas para modificar dados, consulte estes tópicos:

Criar uma consulta de atualização (MDB)

Localizar, eliminar ou ocultar registros duplicados no Access

Atualizar uma tabela com base em outra tabela (MDB)

Exemplo: Alterar o endereço de um cliente

Um cliente comunicou a mudança de seu endereço e você deseja atualizar as informações no banco de dados Northwind Traders.

  1. Abra o formulário Clientes no banco de dados Northwind Traders.
  2. Clique em Próximo até localizar o registro do cliente.

Formulário Clientes

O símbolo indicador de registro, na margem esquerda do formulário ou página de acesso a dados, indica o status do registro atual. Se o indicador de registro não estiver visível, verifique se a propriedade SeletoresDeRegistro do formulário está definida como Verdadeiro, ou se a propriedade SeletorDeRegistro de um grupo de página está definida como Sim.

Os três símbolos indicadores de registros que aparecem com mais freqüência são os seguintes:

Símbolo  Significado
símbolo atual do registro Registro atual, sem alterações não salvas
Símbolo de lápis em edição Registro atual, em edição
Símbolo de registro bloqueado Registro atual, bloqueado por outro usuário e não disponível para edição
  1. Clique dentro do campo Endereço e substitua o texto atual pelo novo endereço.

O símbolo indicador do registro atual altera-se para o símbolo indicador de edição, para mostrar que há alterações não salvas.

 Observação   Em um ambiente multiusuário, quando um registro é bloqueado por outro usuário, o indicador do registro atual altera-se para o símbolo indicador de bloqueio, para indicar que o registro não pode ser alterado.

  1. Clique em Anterior e em Próximo para retornar ao registro editado. Ao sair de um registro, o Access valida o conteúdo e salva o registro. Na próxima vez que você visualizar o registro, verá as alterações efetuadas.

Eis mais alguns tópicos referentes às operações de adicionar, editar ou excluir dados. Esses tópicos abordam tarefas freqüentes envolvidas com as ações de adicionar ou modificar dados:

Localizar o registro desejado

Mover entre registros ou campos

Desfazer alterações

Repetir o valor do registro anterior

Inserir um valor padrão em um campo

Adicionar ou editar um valor de hiperlink

Usar imagens em formulários, relatórios e controles do Access

Copiar ou mover dados

Atalhos de teclado para utilização com dados

Impedir um formulário ou uma página de entrada de dados de mostrar os registros existentes

Especificar se um usuário pode adicionar, editar ou excluir dados

Calcular um valor usando uma fórmula

Validar ou restringir a inserção de dados em tabelas (MDB)

Adicionar um registro

  1. Para adicionar um registro, siga um destes procedimentos:
    • Se você estiver trabalhando com um formulário, abra-o em modo Formulário.
    • Se estiver trabalhando com uma página de acesso a dados, abra-a no modo Página. Se o Access não estiver instalado no seu computador, abra a página no navegador da Web.
    • Se você estiver trabalhando com uma tabela, abra-a em modo Folha de Dados.
  2. No modo Folha de Dados ou Formulário, clique no botão Novo na barra de ferramentas de navegação. Para adicionar um registro a um subformulário, clique em Novo na barra de ferramentas de navegação do subformulário. Se a barra de ferramentas de navegação não estiver visível no subformulário, ou se o botão estiver desativado, não será possível adicionar registros ao subformulário. Em uma página de acesso a dados, clique em Novo na barra de ferramentas de navegação de registros.

 Observação   Se o botão Novo estiver desativado na página, você não tem permissões para adicionar novos registros. Contate o proprietário do banco de dados. Se o botão Novo não estiver visível na página de acesso a dados, a página é somente leitura ou o designer da página personalizou a aparência do botão. Consulte as instruções específicas sobre como usar a página ou contate o designer da página.

  1. Digite os dados e pressione TAB para ir para o próximo campo.

Dicas    

  • Para inserir uma nova linha em um campo de texto de várias linhas, pressione CTRL+ENTER.
  • Para evitar que o Access complete automaticamente o valor digitado em uma caixa de combinação, defina a propriedade AutoExpandir do controle como Não.

Quando você sai de um campo após inserir dados, o ccess valida a informação, certificando que o valor inserido é aceito naquele campo. Se o valor não for permitido, o Access exibe uma mensagem de validação.

Para obter mais informações, consulte Solucionar problemas de edição de dados em um campo.

Para sair de um campo após ser exibida uma mensagem de validação, você deve alterar o dado para um valor aceitável ou desfazer as alterações, pressionando a tecla ESC. Isso é conhecido como validação em nível de campo.

  1. Depois de inserir os dados em cada campo do registro, clique em Novo para adicionar outro registro, ou mova para um registro diferente.

 Observação   Não é possível inserir um novo registro entre dois registros existentes. Entretanto, você pode reorganizar a ordem dos registros, classificando-os.

Ao mover para outro registro, o Access primeiro verifica se todo o registro pode ser salvo (validação em nível de registro) e, em seguida, salva as alterações. Se o registro não puder ser salvo, você deve corrigir o que for necessário ou desfazer as alterações.

Editar um registro

Você pode alterar os dados em um ou mais campos de um registro. Por exemplo, para corrigir um erro de digitação no nome de um cliente, abra o formulário Clientes em modo Formulário, vá até o registro do cliente e edite o campo Nome no formulário. Ao mover para outro registro, o Access automaticamente atualiza o campo na tabela de base.

  1. Abra o formulário (em modo Formulário), página (no navegador da Web ou em modo Página) ou tabela (no modo Folha de Dados) que possui o registro a ser editado.
  2. Vá até o registro usando os botões da barra de ferramentas de navegação.
  3. Use o mouse ou as teclas de direção ou a tecla TAB para mover até o campo a ser editado.

Para substituir todo o conteúdo de um campo em uma folha de dados, clique próximo da margem esquerda do campo, quando o ponteiro se transforma em um sinal de adição, como mostrado no exemplo a seguir. Em um formulário, clique no rótulo do campo.

Selecionando um campo em modo Folha de Dados

Para acrescentar conteúdo ao campo, posicione o ponto de inserção no local em que você deseja inserir os novos caracteres. É possível mover o ponto de inserção usando as teclas de direção. No exemplo abaixo, o ponto de inserção está no final do conteúdo do campo; assim, qualquer coisa que você digitar será acrescentada à seqüência "Alfreds FutterKiste".

Ponto de inserção no formulário Clientes

  1. Digite o texto no campo. Se o texto no campo estiver selecionado antes de você começar a digitar, esse texto será substituído pelos caracteres que você digitar.

 Observação   Se cometer um erro de digitação, pressione a tecla BACKSPACE. Se desejar cancelar as edições em um campo, pressione a tecla ESC.

Quando você sai de um campo após inserir dados, o Access valida a informação, certificando que o valor digitado é permitido naquele campo. Se o valor não for permitido, o Access exibe uma mensagem de validação. Para obter mais informações, consulte Solucionar problemas de edição de dados em um campo.

Para sair do campo, você deve alterar o dado para um valor aceitável ou desfazer as alterações pressionando a tecla ESC.

Ao mover para outro registro, o Access executa uma validação em nível de registro e salva as alterações. Se o registro não puder ser salvo, você deve corrigi-lo ou desfazer as alterações.

Excluir o conteúdo de um campo ou todo um registro

Você pode excluir o texto em um campo deixando-o em branco (se o campo permitir valores Nulos) ou substituindo por outro valor. Também é possível excluir permanentemente um ou mais registros em uma tabela:

  • Para excluir o texto em um campo, selecione o texto e pressione DEL.

Para obter informações sobre como selecionar um campo, consulte Selecionar campos e registros.

  • Para excluir um ou mais registros em uma folha de dados ou formulário, selecione os registros e pressione DEL.
  • Para excluir um registro em uma página de acesso a dados, clique no botão Excluir na barra de ferramentas de navegação de registros.

 Observação   Para ocultar temporariamente um ou mais registros em um modo de exibição, aplique filtros.

Para obter mais informações sobre como filtrar dados, consulte Criar um filtro (MDB).

 
 
Aplica-se a:
Access 2003