Tworzenie firmowego nagłówka listowego w programie Word 2002

Osoby odpowiadające za prowadzenie korespondencji handlowej mogą użyć programu Microsoft Word 2002 do opracowania firmowego nagłówka listowego. Zamiast redagować listy handlowe w standardowym formacie, gdzie na początku umieszcza się adres firmy, można użyć funkcji Nagłówek i stopka programu Word, aby dodać pewne informacje o firmie, w tym małe logo.

Odstępstwo od standardowego formatu listu handlowego

W standardowym liście handlowym tekst jest z reguły wyrównany do lewej. Informacje umieszcza się w następującej kolejności (od góry strony):

  1. Nazwa (opcjonalnie) i adres firmy, którą reprezentuje autor listu
  2. Bieżąca data
  3. Adres odbiorcy
  4. Grzecznościowy zwrot otwierający list, na przykład „Szanowni Państwo”
  5. Treść listu (dwa do pięciu akapitów)
  6. Grzecznościowy zwrot zamykający list, na przykład „Z poważaniem”
  7. Cztery puste wiersze na podpis autora
  8. Nazwisko autora
  9. Tytuł służbowy autora, na przykład „Starszy menedżer” (opcjonalny)

Równie dobrze list handlowy może zaczynać się od daty (a więc począwszy od pozycji nr 2 na powyższej liście), natomiast niżej wymienione informacje o firmie mogą znaleźć się w nagłówku dokumentu:

  1. Nazwa firmy
  2. Adres firmy
  3. Numer telefonu
  4. Numer faksu
  5. Adres e-mail

Nagłówek można następnie uatrakcyjnić i sformatować inaczej niż pozostałą część listu. Na przykład jeżeli treść listu jest wypisana czcionką Arial wielkości 12 punktów w kolorze czarnym, adres w nagłówku może być wypisany tym samym krojem pisma, ale na niebiesko i wielkości 8 punktów. W stopce można również zamieścić deklarację misji firmy, logo lub inne ważne informacje. Zobacz ilustrację poniżej.

Na pierwszej stronie, w nagłówku i w stopce dokumentu można zamieścić informacje, które znajdują się zazwyczaj w nagłówku listowym, jak adres firmy, numer telefonu lub logo.

1 Firmowy nagłówek listowy

2 Przesłanie firmy, na przykład „W Datum Corporation dajemy pracownikom równe szanse”.

3 Jeżeli list nie mieści się na jednej stronie, nagłówki kolejnych stron powinny pozostać puste.

Wstawianie firmowego nagłówka listowego tylko na jednej stronie (zalecane)

W przypadku listów wielostronicowych firmowy nagłówek listowy zazwyczaj umieszcza się tylko na pierwszej stronie. W tym celu przed przejściem do kolejnej procedury należy wykonać następujące kroki.

  1. W menu Widok kliknij polecenie Układ wydruku.
  2. W menu Plik kliknij polecenie Ustawienia strony.
  3. Na karcie Układ w obszarze Nagłówki i stopki zaznacz opcję Inne na pierwszej stronie.
  4. Kliknij przycisk OK.
Wstawianie firmowego nagłówka listowego
  1. W widoku Układ wydruku w menu Widok kliknij polecenie Nagłówek i stopka.
  2. W menu Format kliknij polecenie Tabulatory, kliknij przycisk Usuń wszystkie, a następnie kliknij przycisk OK.
    Usunięcie tabulatorów domyślnych, ustawionych w nagłówku i stopce, umożliwi ustawienie nagłówka listowego z dokładnością do 0,5 cala.
  3. Na Standardowym pasku narzędzi wybierz żądany typ, rozmiar i kolor czcionki.
  4. Dwa razy naciśnij klawisz TAB, wprowadź nazwę firmy, ponownie naciśnij klawisz TAB, a następnie wprowadź numer telefonu do firmy.
  5. Naciśnij klawisz ENTER, aby przejść do kolejnego wiersza, dwa razy naciśnij klawisz TAB, a następnie wprowadź nazwę ulicy i numer.

 Uwaga   W przypadku długiego adresu między blokami informacji w nagłówku można wstawić odstęp złożony z dwóch tabulatorów (jednocalowy) zamiast z jednego.

  1. Naciskaj klawisz TAB, aż punkt wstawiania znajdzie się poniżej numeru telefonu, a następnie wprowadź numer faksu firmy.
  2. Naciśnij klawisz ENTER, dwa razy naciśnij klawisz TAB, a następnie wpisz miasto i kod pocztowy.
  3. Naciskaj klawisz TAB, aż punkt wstawiania znajdzie się poniżej numeru faksu, a następnie wprowadź adres e-mail firmy.
  4. Na pasku narzędzi Nagłówek i stopka kliknij przycisk Zamknij.
Wstawianie w stopce deklaracji misji firmy lub firmowego logo
  1. W widoku Układ wydruku w menu Widok kliknij polecenie Nagłówek i stopka.
  2. Na pasku narzędzi Nagłówek i stopka kliknij przycisk Przełącz nagłówek/stopka.
  3. Na Standardowym pasku narzędzi wybierz żądany typ, rozmiar i kolor czcionki.
  4. Na pasku narzędzi Formatowanie wybierz żądaną opcję wyrównania.
  5. Wprowadź przesłanie firmy, deklarację misji lub logo.
  6. Jeżeli list nie mieści się na jednej stronie, na pasku narzędzi Nagłówek i stopka kliknij przycisk Pokaż następne i wprowadź przesłanie firmy, deklarację misji lub firmowe logo.
  7. Na pasku narzędzi Nagłówek i stopka kliknij przycisk Zamknij.

Więcej informacji

W niżej wymienionych szablonach zademonstrowano standardowy format pism biurowych. Przygotowano je z myślą o drukowaniu firmowych nagłówków listowych lub dodawaniu takich nagłówków przy użyciu funkcji Nagłówek i stopka programu Word. W celu pobrania szablonu, wystarczy wykonać proste instrukcje.

  • List polecający dla zasłużonego pracownika
  • List polecający dla pracownika zwolnionego na skutek ograniczenia zatrudnienia w firmie
 
 
Dotyczy:
Word 2003