Skuteczne usuwanie śledzonych zmian i komentarzy

Dotyczy programów:
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Otrzymujesz od współpracownika dokument załączony do wiadomości e-mail. Może on stanowić dobry punkt wyjścia dla dokumentu, nad którym chcesz pracować, dlatego zapisujesz go pod nową nazwą i dostosowujesz do swoich potrzeb. Ale nie przychodzi Ci do głowy, że współpracownik pozostawił w oryginalnym dokumencie komentarze, ponieważ w Twojej kopii dokumentu nie są one wyświetlane. Chcesz przecież wysłać klientom swój dokument, a nie połączenie dokumentu oryginalnego, komentarzy współpracownika i własnych poprawek.

Może się też zdarzyć, że tworzysz swój życiorys w programie Word, używając funkcji Śledzenie zmian, która umożliwia śledzenie wprowadzanych poprawek. Teraz chcesz wysłać życiorys do potencjalnego pracodawcy, który powinien jednak zobaczyć tylko wynik edycji, a nie proces myślowy prowadzący do jego uzyskania.

W obu przypadkach odbiorca dokumentu ze zdziwieniem stwierdzi, że wszystkie przekreślenia, podkreślenia i dymki na marginesach czynią dokument trudnym do przeczytania. Spójrz! W życiorysie zamiast jednego stanowiska są wyświetlone trzy różne, przekreślone stanowiska — a stanowisko, o które ubiegasz się tym razem, jest podkreślone. Istnieje duże ryzyko, że nie dostaniesz tej pracy.

Życiorys ze znacznikami poprawek

Tego tekstu nie było w dokumencie w momencie wysyłania. W jaki sposób program Word znalazł i wyświetlił tę zawartość? Co można zrobić, aby program Word działał prawidłowo?

Opis funkcji Śledzenie zmian

Możesz pracować w programie Word z włączoną funkcją śledzenia zmian lub komentarzy, nie zdając sobie z tego sprawy. Gdy program Word śledzi zmiany, usunięcia są zwykle wyświetlane jako tekst przekreślony, a wstawienia — jako podkreślony. Usunięcia, wstawienia i komentarze (lub „adnotacje”) mogą być wyświetlane w postaci dymków na marginesie strony.

Istnieją różne metody ukrywania poprawek i komentarzy, ale wszystkie poprawki wprowadzone przy włączonej funkcji Śledzenie zmian oraz wszystkie wstawione komentarze pozostają w dokumencie, dopóki nie zostaną zaakceptowane lub odrzucone (albo, w przypadku komentarzy, usunięte).

 Uwaga   Wyłączenie funkcji Śledzenie zmian nie powoduje usunięcia znaczników poprawek ani komentarzy z dokumentu. Umożliwia natomiast modyfikowanie dokumentu bez zapisywania wstawień i usunięć i bez wyświetlania ich jako przekreśleń, podkreśleń lub dymków.

Jak usunąć wprowadzone poprawki?

Aby pozbyć się śledzonych zmian i komentarzy, należy zaakceptować lub odrzucić zmiany, a komentarze usunąć. Można to zrobić w następujący sposób:

  1. W menu Widok wskaż polecenie Paski narzędzi, a następnie kliknij opcję Recenzja.
  2. Na pasku narzędzi Recenzja kliknij przycisk Pokaż, a następnie upewnij się, że obok każdego z następujących elementów jest wyświetlony znacznik wyboru:

Komentarze

Adnotacje odręczne (tylko w programie Word 2003)

Wstawienia i usunięcia

Formatowanie

Recenzenci (wskaż polecenie Recenzenci i upewnij się, że opcja Wszyscy recenzenci jest zaznaczona)

Jeśli obok jakiegokolwiek elementu nie jest wyświetlony znacznik wyboru, kliknij ten element, aby go zaznaczyć.

  1. Na pasku narzędzi Recenzja kliknij przycisk Następna, aby przejść do następnej poprawki lub do następnego komentarza.
  2. Na pasku narzędzi Recenzja kliknij przycisk Zaakceptuj zaznaczone zmiany lub Odrzuć zaznaczone zmiany dla każdej poprawki i dla każdego komentarza.
  3. Powtarzaj kroki 3 i 4, dopóki wszystkie poprawki w dokumencie nie zostaną zaakceptowane lub odrzucone, a wszystkie komentarze nie zostaną usunięte.

 Uwaga   Jeśli wiadomo, że wszystkie zmiany mają zostać zaakceptowane, należy kliknąć strzałkę obok przycisku Zaakceptuj zaznaczone zmiany, a następnie kliknąć opcję Zaakceptuj wszystkie zmiany w dokumencie. Jeśli wiadomo, że wszystkie zmiany mają zostać odrzucone, należy kliknąć strzałkę obok przycisku Odrzuć zaznaczone zmiany, a następnie kliknąć opcję Odrzuć wszystkie zmiany w dokumencie. Aby pozbyć się wszystkich komentarzy, należy je usunąć. W tym celu należy kliknąć strzałkę obok przycisku Odrzuć zaznaczone zmiany, a następnie kliknąć opcję Usuń wszystkie komentarze w dokumencie.

Skąd wzięły się te poprawki i komentarze?

Możesz sądzić, że wszystkie komentarze i poprawki zostały usunięte, albo nie zdawać sobie sprawy, że dokument otrzymany od kogoś innego zawiera komentarze lub poprawki. W jaki sposób program Word przechowuje te elementy bez Twojej wiedzy?

Poprawki lub komentarze mogły zostać ukryte przez Ciebie lub osobę, która wysłała dokument. Samo ukrycie poprawek i komentarzy nie powoduje ich usunięcia — nadal znajdują się one w dokumencie. W zależności od wersji programu Word i używanych ustawień poprawki lub komentarze mogą pojawić się ponownie po otwarciu dokumentu.

Jeśli nie chcesz, aby poprawki i komentarze były widoczne dla innych osób, przed udostępnieniem dokumentu zaakceptuj lub odrzuć poprawki i usuń komentarze. Należy to zrobić niezależnie od używanej wersji programu Word, ponieważ wszyscy, którzy otwierają dokument, mogą łatwo wyświetlić istniejące poprawki lub komentarze.

 Uwaga   W przypadku korzystania z programu Word 2003 niezamierzone rozpowszechnianie dokumentów zawierających znaczniki poprawek i komentarze jest mniej prawdopodobne, ponieważ poprawki i komentarze w programie Word 2003 są domyślnie wyświetlane.

Gdzie mogą się znajdować ukryte poprawki i komentarze

Istnieje kilka sposobów ukrywania znaczników poprawek i komentarzy w dokumencie. Może to wywołać mylne przeświadczenie, że dokument ich nie zawiera.

 Uwaga   Aby wyświetlić pasek narzędzi Recenzja, należy wskazać polecenie Paski narzędzi w menu Widok, a następnie kliknąć opcję Recenzja.

Pole Wyświetl do przeglądu    Na pasku narzędzi Recenzja znajduje się pole Wyświetl do przeglądu, zawierające cztery opcje przeglądania dokumentu. Po wybraniu opcji Ostateczny lub Oryginalny znaczniki poprawek i komentarze zostaną ukryte. Aby wyświetlić znaczniki poprawek, należy wybrać opcję Znaczniki pokazane w wersji końcowej lub Znaczniki pokazane w oryginale.

Menu Pokaż    Komentarze i poprawki można ukryć, wyłączając je w menu Pokaż na pasku narzędzi Recenzja. Elementy zaznaczone w menu Pokaż znacznikiem wyboru będą wyświetlane, natomiast elementy bez znacznika wyboru zostaną ukryte. Aby wyświetlić określony element, na przykład Wstawienia i usunięcia, należy zaznaczyć go w menu Pokaż.

Opcja ukrywania adiustacji    W programie Word 2003 może być wyłączona opcja Pokaż ukrytą adiustację przy otwieraniu lub zapisywaniu. Aby włączyć tę opcję, należy kliknąć polecenie Opcje (menu Narzędzia), a następnie na karcie Zabezpieczenia zaznaczyć pole wyboru Pokaż ukrytą adiustację przy otwieraniu lub zapisywaniu.

Dlaczego w programie Word 2003 poprawki i komentarze są domyślnie wyświetlane

Aby zapobiec niezamierzonemu rozpowszechnianiu dokumentów zawierających niewidoczne znaczniki poprawek i komentarze, w programie Word 2003 znaczniki poprawek i komentarze są domyślnie wyświetlane. Program Word 2003 zawiera nową opcję Pokaż ukrytą adiustację przy otwieraniu lub zapisywaniu, która jest domyślnie włączona.

Czy można mieć obie wersje dokumentu?

Aby zachować w dokumencie znaczniki poprawek lub komentarze, a jednocześnie udostępnić dokument innym osobom tak, aby poprawki i komentarze nie były widoczne, najlepiej utworzyć dwie kopie dokumentu: jedną do rozpowszechniania i jedną dla siebie. W publicznej wersji dokumentu należy zaakceptować lub odrzucić wszystkie znaczniki poprawek oraz usunąć wszystkie komentarze, jak opisano w tym artykule. W wersji prywatnej można pozostawić poprawki i komentarze bez zmian.

 
 
Dotyczy:
Word 2003