Poprawianie niejednolitego formatowania dokumentów programu Word 2002

Czy zdarzyło Ci się otrzymać dokument programu Microsoft Word 2002 z mnóstwem stylów i czcionek, i czy ktoś poprosił Cię o jego ujednolicenie? Czy znasz problem łączenia ze sobą kilku mniejszych dokumentów, nad którymi pracowały różne osoby? Czy nie masz czasami kłopotów ze zbyt dużą liczbą formatów w tym samym dokumencie?

Następujące strategie mogą być użyteczne w przypadku dokumentu, w którym każdy akapit jest inny od pozostałych.

  • Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu z innych dokumentów.
  • Przeglądanie i zmienianie formatowania przy użyciu okienka zadań Style i formatowanie.
  • Przeglądanie szczegółowych informacji o formatowaniu i zmienianie formatowania w okienku zadań Wyświetlanie formatowania.
  • Porównywanie podobnych formatowań (gdzie dwa słowa lub akapity wyglądają prawie tak samo) i stosowanie identycznych formatowań.

Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu

Pierwsza strategia polega na zapobieganiu. Wklejając i kopiując tekst z dokumentów sformatowanych w różny sposób, należy ujednolicać format. Jeśli jakiś dokument już zawiera niejednolite formatowania, pomocne mogą okazać się strategie opisane dalej.

Jeśli dokumenty lub zasoby, z których pochodzi wklejany tekst, są sformatowane w różny sposób, należy kontrolować sposób formatowania tekstu wklejanego. Przycisk Opcje wklejania programu Word 2002 pozwala sformatować wklejany tekst dokładnie tak samo jak tekst w dokumencie, dzięki czemu można zachować jednolite formatowanie całości dokumentu.

Określanie opcji formatowania

Przycisk Opcje wklejania jest wyświetlany tuż po wklejeniu tekstu, poniżej zaznaczonego fragmentu tekstu. Po kliknięciu przycisku ukazuje się lista, z której można wybrać sposób wklejenia informacji.

Dostępne opcje są zależne od typu wklejanej zawartości, programu, z którego wklejana jest zawartość, i formatu wklejanego tekstu.

Wklejanie elementów listy w obszarze listy

Na przykład, jeśli w pobliżu listy są wklejane elementy listy, można zdecydować, czy mają one utworzyć nową listę, czy zostać dołączone do istniejącej listy. Jeśli pewne informacje są wklejane w akapicie, można zachować ich oryginalne formatowanie lub sformatować je tak samo jak otaczający tekst.

Jeśli są wklejane dane z programu Microsoft Excel, można zdecydować się (lub nie) na połączenie danych oraz określić docelowe formatowanie danych.

Przeglądanie i zmienianie formatowania i stylu

Kolejna strategia polega na przeglądaniu i dopasowywaniu formatowania dokumentu w okienku zadań Style i formatowanie. W okienku tym można sprawdzić sposób sformatowania całego dokumentu, zaznaczyć tekst o innym, choć jednolitym, formatowaniu i zastosować ponownie formatowanie używane w pozostałych fragmentach dokumentu.

Okienko zadań Style i formatowanie

Okienko zadań można otworzyć, klikając na pasku narzędzi Formatowanie przycisk Style i formatowanie. Kliknięcie tekstu w dokumencie powoduje wyświetlenie informacji o jego formatowaniu.

W okienku zadań mogą być wyświetlane różnego rodzaju informacje o formatowaniu. W ujednolicaniu dokumentu najbardziej pomocne są dwa ustawienia, dostosowywane w polu Pokaż. Ustawienie Dostępne formatowanie pozwala wyświetlić informacje o formatowaniu dostępnym w dokumencie. Informacje te dotyczą formatowania stosowanego w dokumencie, utworzonych stylów i niektórych popularnych nagłówków. Ustawienie Używane formatowanie powoduje wyświetlanie tylko informacji o bieżącym formatowaniu dokumentu.

Załóżmy, że otrzymano dokument o niejednolitym formatowaniu akapitów. Przy przeglądaniu dokumentu okazało się, że osiem akapitów sformatowano przy użyciu 11-punktowej czcionki Arial, pięć akapitów przy użyciu 10-punktowej czcionki Times New Roman i dwa akapity przy użyciu 11-punktowej czcionki Verdana.

Załóżmy dalej, że wszystkie akapity należy sformatować przy użyciu 11-punktowej czcionki Arial, która stanowi domyślny styl normalny dokumentu. Niestety, akapity o różnych formatowaniach są ze sobą przemieszane, w związku z czym sprawdzenie formatowania poszczególnych akapitów byłoby zadaniem czasochłonnym.

Dzięki okienku zadań Style i formatowanie zaznaczenie tekstu o tym samym formatowaniu jest bardzo łatwe. Wystarczy jedno kliknięcie, aby zaznaczyć tekst sformatowany przy użyciu 10-punktowej czcionki Times New Roman i drugie kliknięcie, aby zastosować domyślną czcionkę Arial.

Po zidentyfikowaniu niepożądanego formatowania i zastosowaniu do niego domyślnego stylu Arial, dokument stanie się bardziej jednolity, a w okienku zadań będzie wyświetlanych mniej informacji o formatowaniach.

PokażPonowne stosowanie formatowania

Procedura ta pozwala zastosować formatowanie używane w pozostałych fragmentach dokumentu.

  1. Jeśli okienko zadań Style i formatowanie nie jest otwarte, kliknij przycisk Style i formatowanie na pasku narzędzi Formatowanie.
  2. Zaznacz tekst, który chcesz sformatować.
  3. W okienku zadań Style i formatowanie kliknij formatowanie, które chcesz zastosować.

Przeglądanie szczegółowych informacji o formatowaniu

Podczas pracy z dokumentem może wystąpić konieczność wyświetlenia szczegółowych informacji o stosowanym formatowaniu. O ile okienko zadań Style i formatowanie pozwala obejrzeć sam opis formatowania, to inne okienko zadań, Wyświetlanie formatowania, umożliwia obejrzenie informacji bardziej szczegółowych.

Okienko zadań Wyświetlanie formatowania

W okienku jest wyświetlanych wiele szczegółowych informacji o tekście, na przykład rodzaj czcionki, wielkość odstępów między wierszami i akapitami, style i język. W razie potrzeby informacje te można rozwijać i zwijać.

Podczas przeglądania szczegółowych informacji można kliknąć dwukrotnie niebieski, podkreślony tekst i wywołać w ten sposób okna dialogowe umożliwiające zmianę formatowania.

PokażWyświetlanie formatowania

  1. W menu Format kliknij polecenie Wyświetlanie formatowania.
  2. Zaznacz tekst, którego formatowanie chcesz obejrzeć.
    W okienku zadań Wyświetlanie formatowania zostaną wyświetlone informacje o formatowaniu.
  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:
    • Aby zmienić jakieś właściwości formatowania, kliknij tekst podkreślony niebieską linią falistą, a następnie w wywołanym oknie dialogowym zmień żądane opcje.
    • Aby określić źródło formatowania, na przykład sprawdzić, czy formatowanie pochodzi ze stylu, zaznacz pole wyboru Odróżnij źródło stylu.
    • Aby wyświetlić znaczniki formatowania, na przykład znaczniki akapitów i tabulatory, zaznacz pole wyboru Pokaż wszystkie znaczniki formatowania.
    • Aby sformatować zaznaczony tekst tak jak tekst otaczający go, zaznacz żądany tekst. W polu Zaznaczony tekst kliknij strzałkę, a następnie kliknij pozycję Zastosuj formatowanie otaczającego tekstu.

Porównywanie podobnego formatowania

Za pomocą okienka zadań Wyświetlanie formatowania można także porównywać akapity sformatowane podobnie. Załóżmy, że użytkownik pracuje nad tekstem umowy prawnej i jeden z akapitów wygląda prawie tak samo (ale nie identycznie) jak inny. Zamiast sprawdzać szczegółowe informacje o obu akapitach, można szybko porównać ich formatowania.

PokażPorównywanie formatowania dwóch zaznaczonych tekstów

Funkcja porównywania dwóch zaznaczonych tekstów pozwala ustalić różnice między właściwościami formatowania. Jest ona pomocna, gdy dwa akapity wyglądają nieco inaczej, ale użytkownik nie ma pewności, które właściwości są różne.

  1. W menu Format kliknij polecenie Wyświetlanie formatowania.
  2. Zaznacz pierwsze wystąpienie formatowania, które chcesz porównać.
    W obszarze Zaznaczony tekst okienka zadań Wyświetlanie formatowania ukaże się przykład formatowania.
  3. Zaznacz pole wyboru Porównaj z innym zaznaczeniem.
  4. Zaznacz drugie wystąpienie formatowania, które chcesz porównać.
    W obszarze Zaznaczony tekst zostanie wyświetlone drugie pole z przykładem formatowania.
  5. W obszarze Różnice formatowania zostaną opisane różnice między dwoma zaznaczeniami.
    Gdy obydwa zaznaczone teksty będą sformatowane dokładnie tak samo, zamiast opisu ukaże się informacja Brak różnic formatowania.
  6. Aby sformatować drugie zaznaczenie zgodnie z pierwszym, w obszarze Zaznaczony tekst kliknij strzałkę obok drugiego pola, a następnie kliknij przycisk Zastosuj formatowanie oryginalnego zaznaczenia.
 
 
Dotyczy:
Word 2003