Pokaż wszystko

Ukryj wszystko

Nawet najbardziej pomysłowa wiadomość e-mail będzie mało skuteczna, jeśli zostanie wysłana do niewłaściwych osób.

Im dokładniej zostanie skierowana korespondencja do segmentu klientów, którzy mogą być zainteresowani daną ofertą, tym większy będzie współczynnik sukcesu kampanii realizowanej za pośrednictwem poczty e-mail. Jedną trzecią lub nawet połowę czasu i budżetu kampanii realizowanej za pośrednictwem poczty e-mail warto poświęcić na udoskonalenie listy wysyłkowej, aby dostosować ją do odpowiednich segmentów klientów.

Listę wysyłkową można ograniczyć do nazwisk i adresów e-mail, ale dodanie większej liczby szczegółów dotyczących każdego klienta umożliwi podzielenie klientów na grupy stosownie do potrzeb danej firmy.

• Jak korzystać z danych o klientach

• Tworzenie listy wysyłkowej

• Łączenie list z wielu źródeł w jedną listę

• Doskonalenie listy adresatów

Jak korzystać z danych o klientach

Po uzyskaniu informacji o klientach i potencjalnych klientach bardzo przydatne może być śledzenie wspólnych dla nich atrybutów. Im więcej szczegółów znajdzie się na liście wysyłkowej, tym więcej będzie opcji kierowania korespondencji do właściwych adresatów.

Należy jednak śledzić tylko te dane szczegółowe, które rzeczywiście będą używane. Im większa jest złożoność listy wysyłkowej, tym więcej pracy wymaga jej utrzymanie.

Danych o klientach można na przykład używać w dowolny z następujących sposobów.

• Korespondencja do klientów w określonym regionie   Umożliwia filtrowanie listy wysyłkowej według miast lub kodów pocztowych, ułatwiając informowanie o promocji tylko klientów mieszkających w określonej lokalizacji.
• Dodawanie spersonalizowanego pozdrowienia   Korespondencję można personalizować, dzieląc nazwę adresata na osobne pola danych tytułu, imienia i nazwiska, a następnie dodając w wierszu pozdrowień imiona i nazwiska adresatów.
• Koncentrowanie się na adresatach w określonym wieku   Gromadząc daty urodzenia klientów w kategorii rok urodzenia (na przykład „1945”), można powiadamiać ich o produktach lub usługach odpowiednich do ich wieku (takich jak planowanie emerytury w wieku lat dwudziestu i pięćdziesięciu).

  Aby zaoferować upominek promocyjny wszystkim klientom, których urodziny przypadają w bieżącym miesiącu, można zgromadzić ich daty urodzenia w formacie dzień, miesiąc, rok (na przykład „1 stycznia 2000”).

• Dostosowywanie korespondencji do płci adresatów   Dodając do listy wysyłkowej informacje o płci każdego klienta („mężczyzna” lub „kobieta”), można wysyłać powiadomienia o nowej linii produktów tylko do mężczyzn lub tylko do kobiet.
• Korzystanie z historii zakupów   Umożliwia wysyłanie specjalnych powiadomień do osób, które dokonały ostatnio dużych zakupów, lub informowanie klientów o nowych modelach ich ulubionych marek. W tym celu należy śledzić historię zakupów klientów. Można również powiadamiać klientów o podobnych produktach („Klienci, którzy kupili dany produkt, uznali za przydatny również inny produkt”).

 Początek strony

Tworzenie listy wysyłkowej

Zasadniczo lista wysyłkowa to plik tekstowy, w którym rekordy adresatów podzielono na wspólne pola. Listy tego typu przyjmują zwykle postać arkuszy lub tabel, w których każdy rekord ma własny wiersz podzielony na kolumny zawierające poszczególne pola danych, podobnie jak podstawowa lista wysyłkowa widoczna na ilustracji.

Złożona lista może zawierać dodatkowe pola danych, takie jak preferencje dotyczące wielkości i koloru produktu, historia zakupów, data urodzenia oraz płeć.

Tworząc listę wysyłkową po raz pierwszy, nie trzeba wychodzić z programu Publisher.

Tworzenie listy adresatów

1. W menu Narzędzia wskaż polecenie Korespondencja i wykazy seryjne, a następnie kliknij polecenie Utwórz listę adresów.
2. Przed rozpoczęciem wpisywania informacji listy możesz dostosować pola, dodając lub usuwając pola wyświetlane w oknie dialogowym Nowa lista adresów albo zmieniając ich nazwy lub kolejność.

   Jak?

   1. Kliknij przycisk Dostosuj kolumny, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
   • Aby dodać pole, kliknij przycisk Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie pola wpisz nazwę nowego pola, a następnie kliknij przycisk OK.
   • Aby usunąć pole, wybierz pole w obszarze Nazwy pól, a następnie kliknij przycisk Usuń.
   • Aby zmienić nazwę pola, wybierz pole w obszarze Nazwy pól, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę. W oknie dialogowym Zmienianie nazwy pola wpisz nową nazwę w polu Na, a następnie kliknij przycisk OK.
   • Aby zmienić kolejność pól, wybierz pole, które chcesz przenieść, a następnie klikaj przycisk Przenieś w górę lub Przenieś w dół, dopóki pole nie znajdzie się we właściwym miejscu.
   2. Powtórz te kroki dla każdego pola na liście, a następnie kliknij przycisk OK.
3. W oknie dialogowym Nowa lista adresów wpisz w odpowiednich polach (Tytuł, Imię, Nazwisko itd.) informacje dotyczące pierwszej pozycji.
4. Po zakończeniu wprowadzania informacji dotyczących pierwszej pozycji kliknij przycisk Nowa pozycja lub naciśnij klawisz TAB.
5. Powtarzaj kroki 3 i 4, aż dodasz wszystkie pozycje.
6. Kliknij przycisk OK.
7. W oknie dialogowym Zapisywanie listy adresów w polu Nazwa pliku wpisz nazwę listy adresów.

   Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Dobrze jest przechowywać listę adresów w tym folderze, ponieważ jest to folder domyślny, w którym program Microsoft Publisher wyszukuje źródła danych.

8. Kliknij przycisk Zapisz.

 Początek strony

Łączenie list z wielu źródeł

Program Publisher ułatwia łączenie i zmienianie list wysyłkowych (własnych lub zakupionych) pochodzących z wielu źródeł. Najlepsze rozwiązanie można wybrać, składając listę wysyłkową programu Publisher z dowolnej kombinacji innych list utworzonych w następujących programach:

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Outlook
• Microsoft Office Outlook z dodatkiem Business Contact Manager
• Microsoft Office Access

Można również używać list zakupionych na przykład w usłudze Microsoft List Builder.

Określanie listy do dodania

1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja i wykazy seryjne, a następnie kliknij opcję Seryjna poczta e-mail, aby otworzyć okienko zadań Seryjna poczta e-mail.

   Jeśli publikacja jest połączona z listą adresatów, sprawdź połączenie, a następnie kliknij opcję Edytuj listę adresatów w okienku zadań Seryjna poczta e-mail. Jeśli publikacja nie jest połączona z istniejącą listą adresatów, kliknij jedną z opcji w obszarze Tworzenie listy adresatów, a następnie kliknij przycisk Następny: Utwórz listę adresatów lub nawiąż połączenie z tą listą.

2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej w obszarze Dodawanie do listy adresatów wykonaj jedną z następujących czynności:
• Kliknij przycisk Wybierz istniejącą listę, wybierz źródło danych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
• Kliknij przycisk Wybierz z kontaktów programu Outlook (jeśli zostanie wyświetlony monit o wybranie profilu poczty, kliknij wybrany profil), a następnie kliknij przycisk OK. Wybierz folder lub listę dystrybucyjną w oknie dialogowym Wybieranie kontaktów, a następnie kliknij przycisk OK.
• Kliknij przycisk Wpisz nową listę, dodaj wybrane pozycje w oknie dialogowym Nowa lista adresów, a następnie kliknij przycisk OK.

Usuwanie rozbieżności w przypadku łączenia list

W przypadku dodawania jednej listy wysyłkowej do drugiej niektóre pola na dodawanej liście mogą nie mieć odpowiedników na istniejącej liście. Na przykład dodawana lista adresów może zawierać pole Nazwa firmy, a oryginalna lista nie.

Program Publisher monituje o usunięcie niezgodności między polami na różnych listach źródłowych, otwierając okno dialogowe Dodawanie do listy adresatów.

1. W oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów wybierz pole, które nie jest zaznaczone w kolumnie Dopasowane, wybierz pole, któremu ma ono odpowiadać na liście Pola listy adresatów z dopasowanymi polami, a następnie kliknij przycisk Dopasuj.
2. W oknie dialogowym Dopasowywanie pola sprawdź, czy wybrane pole znajduje się na liście w obszarze Dopasuj do pola listy adresatów, lub wybierz inne pole, a następnie kliknij przycisk OK.
3. Jeśli chcesz dodać nowe pole do listy adresatów, aby utworzyć dopasowanie, wybierz na nowej liście (z lewej strony w oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów) pole, które chcesz dodać, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK. Dodane pola będą widoczne w obszarze Nowe pola, które mają zostać dodane do listy adresatów.

 Porada   Dodane pole można usunąć, zaznaczając je w polu Nowe pola, które mają zostać dodane do listy adresatów, a następnie klikając przycisk Usuń.

Jak dopasować pola, gdy program Publisher o to nie monituje?

Zapisywanie skrótu do połączonej listy

Istnieje możliwość utworzenia skrótu do połączonej listy w celu używania jej w innej korespondencji. Edytowanie poszczególnych pozycji na połączonej liście powoduje ich aktualizowanie także w oryginalnym pliku źródłowym, jeśli plik ten jest dostępny do edycji. Aby oryginalny plik źródłowy nie był aktualizowany, należy wyeksportować listę adresatów do nowego pliku.

1. W okienku zadań Seryjna poczta e-mail (Krok 3: Wybierz typ danych wyjściowych dla seryjnej poczty e-mail) w obszarze Przygotowywanie kolejnych czynności związanych z tą wysyłką kliknij opcję Zapisz skrót do listy adresatów.
2. W oknie dialogowym Zapisywanie pliku wpisz nazwę połączonej listy adresów w polu Nazwa pliku.

   Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Listę adresów najlepiej przechowywać w tym folderze, ponieważ jest to folder domyślny, w którym program Microsoft Office Publisher wyszukuje źródła danych.

3. Kliknij przycisk Zapisz.

 Początek strony

Doskonalenie listy adresatów

Gdy pola na różnych listach źródłowych są zgodne, wszystkie rekordy są wyświetlane na istniejącej liście w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, w którym można filtrować, sortować i wybierać adresatów do uwzględnienia w seryjnej poczcie e-mail. W celu uwzględnienia adresata należy zaznaczyć pole wyboru obok niego, natomiast w celu wykluczenia adresata — wyczyścić to pole.

Zaznaczanie lub czyszczenie wszystkich elementów

• Zaznacz lub wyczyść pole wyboru w wierszu nagłówka.

Filtrowanie elementów na liście

Aby użyć tylko pewnych pozycji z listy, można przefiltrować listę według określonego pola lub kryterium. Po przefiltrowaniu listy można użyć pól wyboru w celu uwzględnienia lub wykluczenia rekordów.

1. Kliknij strzałkę znajdującą się obok nagłówka kolumny elementu, według którego chcesz filtrować.
2. Wykonaj jedną z następujących czynności:
   • Kliknij opcję (Puste), aby wyświetlić wszystkie rekordy, w których dane pole jest puste.
   • Kliknij opcję (Niepuste), aby wyświetlić wszystkie rekordy, w których dane pole zawiera jakieś informacje.
   • Kliknij opcję (Zaawansowane), aby otworzyć okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie, w którym można filtrować według wielu kryteriów.

      Uwaga   Okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie można również otworzyć, klikając opcję Filtruj w obszarze Modyfikowanie listy adresatów w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej.

    Porada   Jeśli źródło danych zawiera rekordy współużytkujące te same informacje i w kolumnie istnieje 10 lub mniej unikatowych wartości, można filtrować według określonych informacji. Na przykład, jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jako kraj lub region, można filtrować według wyrazu Australia.

3. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zostaną wyświetlone tylko wyznaczone rekordy. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, kliknij opcję (Wszystkie).

Sortowanie elementów na liście

Aby wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym, można je posortować na liście. Wykonaj jedną z następujących czynności:

• W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij nagłówek kolumny elementu, według którego chcesz sortować.

  Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić listę w porządku alfabetycznym według nazwiska, kliknij nagłówek kolumny Nazwisko.

• Aby posortować pozycje według wielu kryteriów, kliknij łącze Sortuj w obszarze Modyfikowanie lisy adresatów okna dialogowego Adresaci korespondencji seryjnej. W polu Sortuj według zaznacz pole, według którego chcesz sortować.

Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okienka zadań Seryjna poczta e-mail.

Znajdowanie duplikatów

Aby uniknąć wysyłania duplikatów korespondencji do tych samych osób, można znaleźć na połączonej liście i wyeliminować rekordy, w których większość pól (niekoniecznie wszystkie) jest zgodna.

1. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij przycisk Znajdź duplikaty.
2. W oknie dialogowym Znajdowanie duplikatów pozostaw zaznaczone tylko te pozycje, które mają zostać uwzględnione, a następnie kliknij przycisk OK.

Znajdowanie określonego odbiorcy lub grupy odbiorców współużytkujących ten sam atrybut

Aby zidentyfikować osobę lub grupę osób współużytkujących takie same atrybuty (na przykład nazwisko, kod pocztowy lub datę urodzenia), można przeszukać listę.

1. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij przycisk Znajdź adresata.
2. W oknie dialogowym Znajdowanie pozycji w polu tekstowym Znajdź wpisz atrybut, który chcesz znaleźć, określ pole lub pola, które chcesz przeszukać, a następnie kliknij przycisk Znajdź następny.

 Początek strony