Tworzenie i wysyłanie publikacji e-mail za pomocą programu Publisher

Poczta e-mail to wydajny i tani sposób utrzymywania kontaktu z klientami. Jeśli jako klienta poczty e-mail używa się programu Microsoft Office Outlook 2007, można szybko i łatwo wysłać publikację w wiadomości e-mail z programu Microsoft Office Publisher 2007.

W tym artykule


Wybieranie najlepszej metody dostarczania poczty e-mail

Za pomocą programu Office Publisher 2007 można wysyłać profesjonalnie wyglądające wiadomości e-mail w jeden z następujących sposobów:

  • wysyłając jednostronicową wiadomość e-mail z programu Office Outlook 2007,
  • tworząc seryjne wiadomości e-mail z zawartością spersonalizowaną dla każdego adresata z listy adresowej,
  • wysyłając publikację jako załącznik w postaci publikacji bądź pliku PDF lub XPS.

Przed wybraniem jednej z tych opcji warto zastanowić się nad posiadaną zawartością, narzędziami oraz potrzebami odbiorców. Przy wyborze najbardziej odpowiedniej metody wysyłania poczty pomocne mogą być informacje z poniższej tabeli.

Cele użytkownika i potrzeby odbiorców Wysłanie jako wiadomości Tworzenie seryjnej poczty e-mail Wysłanie jako publikacji Wysłanie jako pliku PDF lub XPS
Nie wiadomo, jakich programów pocztowych obsługujących format HTML używają odbiorcy X X X
Nie wiadomo, czy odbiorcy dysponują programem Publisher X X X
Wiadomo, że odbiorcy dysponują programem Publisher X
Odbiorcy mają mieć możliwość odczytywania i drukowania zawartości w oryginalnym formacie X X
Każdy odbiorca ma otrzymać spersonalizowaną wiadomość X
Publikacja ma być wysłana za pomocą programu pocztowego innego niż Outlook X X

Wysyłanie wiadomości

Publikacja wysyłana jako wiadomość e-mail może być odczytywana za pomocą klientów poczty e-mail obsługujących format HTML — takich jak Windows Live Hotmail, MSN Hotmail, AOL, Yahoo, Microsoft Outlook, Outlook Express i Poczta systemu Windows. Adresaci nie muszą mieć zainstalowanego programu Publisher, aby wyświetlić wiadomość, ponieważ wysłana strona jest zawarta w treści wiadomości e-mail.

 Ważne   Ta opcja wymaga używania programu Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (w wersji 5.0 lub nowszej) bądź programu Poczta systemu Windows jako domyślnego programu poczty e-mail.

PokażJak ustawić domyślny program poczty e-mail?

System Windows Vista

  1. Kliknij przycisk StartObraz przycisku, a następnie kliknij polecenie Panel sterowania.
  2. Na stronie głównej Panelu sterowania kliknij ikonę Sieć i Internet, a następnie kliknij pozycję Opcje internetowe lub w widoku klasycznym kliknij dwukrotnie ikonę Opcje internetowe.
  3. W oknie dialogowym Właściwości internetowe kliknij kartę Programy.
  4. Na karcie Programy kliknij przycisk Ustaw programy.
  5. W oknie Programy domyślne kliknij łącze Ustaw programy domyślne.
    • W obszarze Programy kliknij program, którego chcesz używać jako domyślnego programu pocztowego, kliknij przycisk Ustaw ten program jako domyślny, a następnie kliknij przycisk OK.

System Microsoft Windows XP

  1. Kliknij przycisk Start, a następnie kliknij polecenie Panel sterowania.
  2. W widoku kategorii kliknij ikonę Połączenia sieciowe i internetowe, a następnie kliknij pozycję Opcje internetowe albo w widoku klasycznym kliknij dwukrotnie ikonę Opcje internetowe.
  3. W oknie dialogowym Właściwości internetowe kliknij kartę Programy.
  4. Na liście Poczta e-mail kliknij strzałkę, aby wybrać program pocztowy, którego chcesz używać, a następnie kliknij przycisk OK.

 Uwaga   Ustawienie programu jako domyślnego do obsługi poczty e-mail, kontaktów i kalendarza nie oznacza automatycznie dodania i skonfigurowania kont pocztowych w profilu programu Outlook. Zanim w programie Outlook będzie można wysyłać i czytać wiadomości e-mail, należy w nim dodać i skonfigurować konto pocztowe. W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do dodatkowych informacji na temat dodawania i konfigurowania kont pocztowych.


Biuletyn w formie wiadomości e-mail

Wysyłanie załącznika

Jeśli publikacja jest wysyłana jako załącznik do wiadomości e-mail, adresat musi dysponować odpowiednim programem, w którym będzie mógł otworzyć załącznik i zapoznać się z publikacją. W przypadku publikacji może to być program Office Publisher 2007 lub Microsoft Publisher 2003, w przypadku pliku PDF — program Adobe Acrobat Reader, a w przypadku pliku XPS — system Microsoft Windows XP lub Windows Vista.

Początek strony Początek strony

Tworzenie publikacji e-mail

Publikację przeznaczoną do wysłania jako wiadomość e-mail można utworzyć na trzy sposoby:

 Ważne   Aby można było korzystać z polecenia Wyślij wiadomość e-mail w programie Office Publisher 2007, trzeba mieć na komputerze zainstalowany jeden z następujących programów:

  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Outlook Express (w wersji 5.0 lub nowszej)
  • Poczta systemu Windows

Korzystanie z seryjnej poczty e-mail

Bez względu na sposób tworzenia publikacji w programie Office Publisher 2007 można wstawić spersonalizowaną informację do każdego adresata, tworząc seryjne wiadomości e-mail. Z tej możliwości warto korzystać, gdy jest do wysłania duża liczba wiadomości, które są prawie identyczne, ale każda z nich ma zawierać pewne niepowtarzalne informacje. Aby uzyskać więcej informacji na temat seryjnych wiadomości e-mail, zobacz Tworzenie seryjnej poczty e-mail.

Tworzenie wiadomości e-mail opartej na istniejącej publikacji

Jeśli kontakt z klientami jest już utrzymywany za pomocą publikacji drukowanych, można w prosty sposób rozszerzyć zakres przekazu, wysyłając jedną z tych publikacji jako jednostronicową wiadomość e-mail. Jeśli jest tworzony na przykład biuletyn dla klientów, można go wysłać — wraz ze wszystkimi najważniejszymi artykułami — jako wiadomość e-mail.

W przypadku wysyłania wiadomości e-mail z programu Office Publisher 2007 wszystkie czynności za użytkownika wykonuje program Publisher. Jeśli publikacja ma wiele stron, program umożliwia wybranie, czy mają zostać wysłane wszystkie strony czy tylko bieżąca. Jeśli wybierze się wysłanie wszystkich stron, zawartość wszystkich stron jest łączona w jedną stronę wiadomości e-mail. Można wyświetlić podgląd tej strony i poprzestawiać tekst i grafikę. Można też wstawiać zawartość, którą program Publisher zostawił w okienku zadań Zawartość dodatkowa, nie mogąc stwierdzić, gdzie ma zostać wstawiona.

Przed wysłaniem wiadomości e-mail funkcja sprawdzania projektu wyszukuje potencjalne problemy, takie jak czcionki nieprawidłowo wyświetlane w trybie online (nieprzeznaczone do sieci Web) i tekst eksportowany jako obraz (zwiększający rozmiar pliku wiadomości e-mail). Funkcja sprawdzania projektu dla każdego znalezionego problemu sugeruje korekty.

Wysyłanie istniejącej publikacji jako wiadomości e-mail

  1. Otwórz publikację zawierającą stronę lub strony, które chcesz wysłać jako wiadomość e-mail.
  2. W menu Plik wskaż polecenie Wyślij wiadomość e-mail, a następnie kliknij polecenie Wyślij jako wiadomość.
  3. W oknie dialogowym Wysyłanie jako wiadomości kliknij opcję Wyślij wszystkie strony lub Wyślij tylko bieżącą stronę, a następnie kliknij przycisk OK.

 Uwaga   Jeśli publikacja ma tylko jedną stronę, okno dialogowe Wysyłanie jako wiadomości nie zostanie wyświetlone.

  1. W przypadku kliknięcia opcji Wyślij wszystkie strony wybierz, czy bieżąca publikacja ma zostać zapisana przed jej sformatowaniem jako wiadomości e-mail, a następnie kliknij przycisk OK.
  2. Zawartość publikacji zostanie automatycznie rozmieszczona na jednej stronie. Można przemieszczać pola tekstowe, obrazy i inne obiekty — jak w każdej publikacji. Jeśli w okienku zadań Zawartość dodatkowa z lewej strony znajduje się jakaś zawartość, wykonaj jedną z następujących czynności:
    • Aby usunąć jakiś element z okienka Zawartość dodatkowa, kliknij strzałkę z prawej strony elementu, a następnie kliknij pozycję Usuń.
    • Aby wstawić dodatkową zawartość z okienka zadań do publikacji, kliknij strzałkę z prawej strony elementu, a następnie kliknij pozycję Wstaw.
    • Aby przenieść dodatkową zawartość do biblioteki zawartości, kliknij strzałkę z prawej strony elementu, a następnie kliknij pozycję Przenieś do biblioteki zawartości.
  3. Kliknij przycisk Sprawdzanie projektu nad linijką w publikacji e-mail. W okienku zadań Sprawdzanie projektu z lewej strony upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Uruchom testy poczty e-mail (tylko na bieżącej stronie), a następnie przejrzyj listę elementów do skorygowania i informacje o tym, jak to zrobić.

Rozpoczynanie od wstępnie zaprojektowanej publikacji e-mail

Program Office Publisher 2007 zawiera wiele projektów do tworzenia atrakcyjnych, imponujących publikacji e-mail, które można łatwo wysyłać jako wiadomości.

Wśród typów publikacji e-mail znajdują się biuletyny, listy, powiadomienia o wydarzeniach i listy produktów. Dla każdego z tych typów można wybierać spośród 45 projektów wzorcowych umożliwiających tworzenie wiadomości e-mail spójnej z innymi materiałami promocyjnymi i marketingowymi firmy tworzonymi w programie Office Publisher 2007. Następnie można dostosować publikację e-mail, zastępując symbole zastępcze tekstu i grafiki własną zawartością.

Szablony wiadomości e-mail w programie Publisher 2007

Rozpoczynanie od wstępnie zaprojektowanej publikacji

  1. Uruchom program Publisher.
  2. Na liście Typy publikacji kliknij pozycję E-mail.
  3. W obszarze E-mail kliknij łącze Nowsze projekty lub Projekty klasyczne.
  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:
    • Kliknij podgląd obrazu wybranego projektu.
    • Wyszukaj dodatkowe projekty szablonów publikacji e-mail w witrynie Microsoft Office Online.

PokażJak?

 Ważne   Aby wyszukać szablony w witrynie Office Online, należy mieć połączenie z Internetem.

  1. Wykonaj jedną z następujących czynności:
    • W wykazie E-mail kliknij łącze Wyświetl szablony z witryny Microsoft Office Online.
    • W polu Wyszukiwanie szablonów wpisz słowo kluczowe. Wpisz na przykład e-mail. Kliknij na liście pozycję W witrynie Microsoft Office Online, a następnie kliknij zielony przycisk Wyszukaj.

 Uwaga   Pole Wyszukiwanie szablonów znajduje się nad nagłówkiem wykazu E-mail.

  1. Kliknij odpowiedni szablon.

  1. Wybierz odpowiednie opcje.

 Uwaga   W przypadku używania szablonu pobranego z witryny Office Online nie można dostosowywać projektu, dopóki publikacja nie zostanie utworzona.

Przed utworzeniem publikacji można ustawić schemat kolorów i schemat czcionek, a także wstawić informacje służbowe. Wykonaj dowolną z następujących czynności:

  • W obszarze Dostosowywanie kliknij odpowiedni schemat kolorów i czcionek.

 Uwaga   Aby zapobiec przekonwertowaniu tekstu na obraz w publikacji przy wysyłaniu wiadomości e-mail, wybierz schemat czcionek przeznaczony dla sieci Web. W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do informacji na temat czcionek przeznaczonych dla sieci Web i schematów takich czcionek.

  • W obszarze Dostosowywanie kliknij odpowiedni zestaw informacji służbowych lub utwórz nowy.
  1. Kliknij przycisk Utwórz.
  2. Zastąp tekst i obrazy w publikacji e-mail własną zawartością.

 Uwaga   Aby uzyskać więcej informacji dotyczących pracy z tekstem i grafiką, zobacz Umieszczanie tekstu na stronie w programie Publisher i Porady dotyczące pracy z obrazami.

  1. Zapisz publikację e-mail.

Rozpoczynanie od pustej publikacji

Chcąc zaprojektować publikację e-mail od początku, można rozpocząć od pustej publikacji.

  1. Uruchom program Publisher.
  2. Na liście Typy publikacji kliknij pozycję E-mail.
  3. W obszarze E-mail kliknij łącze Rozmiary pustych stron.
  4. Kliknij odpowiedni szablon pustej publikacji.
  5. W obszarze Dostosowywanie kliknij odpowiedni schemat kolorów, schemat czcionek i zestaw informacji służbowych.

 Uwaga   Aby zapobiec przekonwertowaniu tekstu na obraz w publikacji przy wysyłaniu wiadomości e-mail, wybierz schemat czcionek przeznaczony dla sieci Web. W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do informacji na temat czcionek przeznaczonych dla sieci Web i schematów takich czcionek.

  1. Kliknij przycisk Utwórz.
  2. W menu Rozmieść kliknij polecenie Prowadnice układu, a następnie kliknij kartę Prowadnice marginesów.
  3. Wstaw do publikacji tekst, obrazy i dowolne inne elementy.
  4.  Uwaga   Aby uzyskać więcej informacji dotyczących pracy z tekstem i grafiką, zobacz Umieszczanie tekstu na stronie w programie Publisher i Porady dotyczące pracy z obrazami.

  5. Zapisz publikację e-mail.

Początek strony Początek strony

Wysyłanie publikacji e-mail

Po ukończeniu publikacji można przystąpić do jej wysyłania.

Wyświetlanie podglądu wiadomości e-mail i jej wysyłanie

Adresat wiadomości e-mail zawierającej stronę publikacji nie musi mieć zainstalowanego programu Publisher Office Publisher 2007 , aby ją wyświetlić, ponieważ jest ona wysyłana w formacie HTML (HTML: Standardowy język znakowania informacji używany w przypadku dokumentów w sieci World Wide Web. W języku HTML są używane tagi, które wskazują, jak przeglądarki sieci Web mają wyświetlać elementy strony, takie jak tekst i grafika, i jak mają odpowiadać na akcje użytkownika.). Wysyłana strona stanowi treść wiadomości e-mail.

Przed wysłaniem wiadomości można wyświetlić jej podgląd. Strona zostanie wówczas wyświetlona w bieżącej przeglądarce sieci Web.

 Ważne   Aby wysłać jedną stronę jako wiadomość e-mail lub wyświetlić jej podgląd przed wysłaniem, trzeba mieć na komputerze zainstalowany program Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (w wersji 5.0 lub nowszej) albo Poczta systemu Windows. W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do dodatkowych informacji na temat dodawania i konfigurowania kont e-mail.

  1. Aby wyświetlić w podglądzie wiadomość w postaci, jaką będzie ona miała po wysłaniu, wskaż polecenie Wyślij wiadomość e-mail w menu Plik, a następnie kliknij polecenie Podgląd wiadomości e-mail.

Wiadomość zostanie wyświetlona w używanej przeglądarce.

  1. Aby wysłać wiadomość, wskaż polecenie Wyślij wiadomość e-mail w menu Plik, a następnie kliknij polecenie Wyślij jako wiadomość.
  2. W nagłówku wiadomości wpisz lub wybierz adresy e-mail adresatów wiadomości w polach Do i DW.
  3. W polu Temat dodaj tytuł wiadomości e-mail.
  4. Na pasku powyżej nagłówka wiadomości wybierz inne żądane opcje.
  5. Kliknij przycisk Wyślij.

 Uwagi 

  • Po wyświetleniu podglądu strony za pomocą funkcji Podgląd wiadomości e-mail wyślij stronę do siebie, aby zobaczyć, czy przed wysłaniem jej do ostatecznych adresatów nie trzeba wprowadzić jakichś końcowych zmian. Po wysłaniu strony na własne konto e-mail można stwierdzić, jaki jest rozmiar jej pliku (na wypadek, gdyby konto użytkownika lub adresata podlegało ograniczeniom rozmiaru przesyłanych plików).
  • Wygląd wiadomości e-mail może różnić się nieznacznie w zależności od tego, jakich programów poczty e-mail używają jej adresaci. Aby dowiedzieć się, jak dokładnie wiadomość będzie wyglądała w określonym programie poczty e-mail, należy przeprowadzić test przy pomocy osoby posiadającej ten program. Jeśli znajduje się ona w pobliżu, wystarczy wysłać do niej stronę i obejrzeć ją w jej programie poczty e-mail. Można też wysłać wiadomość do większej liczby osób, prosząc o ich opinie.

Wysyłanie publikacji jako załącznika e-mail

Aby odbiorcy mieli możliwość odczytywania i drukowania zawartości publikacji w oryginalnym formacie, należy wysłać publikację jako załącznik. Mając na komputerze zainstalowany program Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (w wersji 5.0 lub nowszej) albo Poczta systemu Windows, można wysłać wiadomość e-mail zawierającą publikację w postaci załącznika w jednym z następujących formatów:

  • publikacja programu Publisher,
  • plik PDF,
  • plik XPS.

 Uwaga   Pliki programów pakietu Microsoft Office 2007 można zapisywać w formatach PDF i XPS tylko po zainstalowaniu odpowiedniego dodatku. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Umożliwianie obsługi innych formatów plików, takich jak formaty PDF i XPS.

 Porada   Jeśli domyślnym programem pocztowym nie jest Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (w wersji 5.0 lub nowszej) ani Poczta systemu Windows, można opublikować publikację e-mail jako plik PDF lub XPS, a następnie załączyć otrzymany plik PDF lub XPS do wiadomości e-mail w używanym kliencie e-mail.

Jeśli publikacja jest wysyłana jako załącznik do wiadomości e-mail, nie trzeba sprawdzać jej podglądu w przeglądarce, ponieważ adresaci będą otwierać i wyświetlać publikację w odpowiednim programie, takim jak Office Publisher 2007 lub Microsoft Publisher 2003 w przypadku publikacji, w programie Adobe Reader w przypadku pliku PDF bądź w systemie Microsoft Windows XP lub Windows Vista w przypadku pliku XPS.

Wysyłanie załącznika

  1. W menu Plik wskaż polecenie Wyślij wiadomość e-mail, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
    • Aby wysłać publikację jako załącznik, kliknij pozycję Wyślij publikację jako załącznik.

 Uwaga   Adresat publikacji wysyłanej jako załącznik e-mail musi mieć zainstalowany program Office Publisher 2007 lub Office Publisher 2003, aby móc ją wyświetlić.

  • Aby wysłać publikację jako załącznik w postaci pliku PDF, kliknij pozycję Wyślij publikację jako załącznik w formacie PDF.
  • Aby wysłać publikację jako załącznik w postaci pliku XPS, kliknij pozycję Wyślij publikację jako załącznik w formacie XPS.
  1. W nagłówku wiadomości wpisz lub wybierz adresy e-mail adresatów wiadomości w polach Do i DW.
  2. W polu Temat dodaj tytuł wiadomości e-mail.
  3. Na pasku powyżej nagłówka wiadomości wybierz inne żądane opcje.
  4. Kliknij przycisk Wyślij.

Początek strony Początek strony

 
 
Dotyczy:
Publisher 2007