Zarządzanie wieloma kontami e-mail z jednego miejsca

Użytkownik może zarządzać wiadomościami e-mail z wielu skrzynek pocztowych. Może synchronizować z programem Outlook 2010 wiele kont e-mail z różnych serwisów, takich jak Hotmail, Gmail czy usługi innych dostawców. Usprawniona łączność z programem Microsoft Exchange Server umożliwia korzystanie z wielu kont e-mail programu Exchange Server oraz zarządzanie nimi w jednym miejscu.

Łatwe zarządzanie dużą liczbą wiadomości e-mail

Widok konwersacji w programie Outlook 2010 ułatwia śledzenie konwersacji e-mail — zmniejszając nadmiar informacji — i pozwala łatwo zarządzać dużą liczbą wiadomości e-mail. Konwersacje można kondensować lub kategoryzować jednym kliknięciem. Nowe narzędzia do zarządzania konwersacjami umożliwiają oszczędzanie cennego miejsca w skrzynce odbiorczej, przekształcając dziesiątki wiadomości e-mail w kilka konwersacji za pomocą funkcji czyszczenia. Natomiast funkcja ignorowania pozwala na wysłanie całej konwersacji do folderu Elementy usunięte.

Aby zacząć korzystać z możliwości widoku konwersacji, na karcie Widok w grupie Konwersacje wybierz pozycję Pokaż jako konwersacje.

Zmienianie typowych zadań w polecenia uruchamiane jednym kliknięciem

Dzięki funkcji Szybkie kroki w programie Outlook 2010 można tworzyć i zapisywać akcje niestandardowe w całkowicie nowy sposób. Tworząc i definiując zadania obejmujące wiele kroków, ale uruchamiane jednym kliknięciem, można zaoszczędzić sporo czasu; przykładowe zadania to wysłanie odpowiedzi, usunięcie, przeniesienie elementu do konkretnego folderu czy utworzenie nowej wiadomości e-mail do przypisanych grup.

Łatwe tworzenie harmonogramów

Teraz można wygodnie i efektywnie planować terminy, udostępniać informacje o dostępnym czasie w kalendarzu oraz zarządzać swoim harmonogramem pracy. Dzięki funkcji wysyłania kalendarza pocztą e-mail można wysłać swój harmonogram do innych osób, aby mogły szybko znaleźć wolny czas na następny termin. Nowy widok harmonogramu pozwala wyświetlić w poziomie wiele kalendarzy. Nowe narzędzia do zarządzania kalendarzami umożliwiają zapisywanie często używanych grup kalendarzy w celu ich szybkiego wyświetlenia, kiedy zaistnieje taka potrzeba.

Łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji

Za pomocą programu Outlook 2010 można łatwo sortować duże ilości danych. Udoskonalone narzędzie do wyszukiwania umożliwia szybkie przeszukiwanie dużej liczby wiadomości e-mail, elementów kalendarza i kontaktów oraz zarządzanie nimi.

Tworzenie wiadomości e-mail przyciągających uwagę

Narzędzia do tworzenia dynamicznej szaty graficznej oraz edytowania obrazów są teraz dostępne nie tylko w programach Word i PowerPoint. Dzięki programowi Outlook 2010 można przyciągnąć uwagę odbiorcy, używając atrakcyjnych form graficznych, takich jak wbudowane grafiki SmartArt™, motywy pakietu Office oraz style. Można też łatwiej przedstawiać swoje pomysły, wstawiając i formatując zrzuty ekranu w programie Outlook.

Pielęgnowanie kontaktów towarzyskich i służbowych

Program Outlook 2010 służy jako węzeł komunikacyjny do kontaktów ze znajomymi, członkami rodziny i współpracownikami. Dodatek Outlook Social Connector umożliwia uzyskiwanie dodatkowych informacji na temat innych osób (np. informacji o wspólnych znajomych i innych danych towarzyskich), a także podtrzymywanie kontaktów towarzyskich i służbowych¹.

Gwarancja dostarczenia wiadomości e-mail zamierzonym odbiorcom

Częstą bolączką użytkowników biznesowych jest wysyłanie niepotrzebnych wiadomości e-mail do osób przebywających poza biurem, przypadkowe wysyłanie odpowiedzi do dużych list dystrybucyjnych oraz rozpowszechnianie poufnych informacji poza firmą. Nowa funkcja Wskazówki poczty e-mail ostrzega przed wysłaniem wiadomości e-mail do kontaktów z dużej listy dystrybucyjnej, do osoby przebywającej poza biurem lub do osób spoza organizacji².

Odbieranie poczty głosowej i faksów w skrzynce odbiorczej

Dzięki programowi Outlook 2010 i nowej technologii w programie Exchange Server 2010 można odbierać pocztę głosową i faksy bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, co pozwala na odsłuchanie ich bądź odczytanie z niemal dowolnego miejsca przy użyciu komputera, programu Microsoft Outlook Mobile lub aplikacji Microsoft Outlook Web App³.

Inicjowanie konwersacji na żywo z poziomu programu Outlook

Warto podtrzymywać kontakty. Używając programu Office Communicator lub innej aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych, program Outlook 2010 udostępnia informacje o obecności i stanie dotyczące osób, które znajdują się na liście znajomych lub kontaktów użytkownika⁴. Wystarczy zatrzymać wskaźnik myszy na nazwie kontaktu, aby zobaczyć informacje o jego dostępności i łatwo zainicjować konwersację bezpośrednio za pomocą wiadomości błyskawicznych. Program Office Communicator umożliwia także nawiązanie połączenia głosowego bez opuszczania programu Outlook.

¹ Wymagany jest program SharePoint Server 2010 lub konto usługi Windows Live.

² Do przeprowadzenia konfiguracji jest wymagany program Exchange Server 2010 i udział administratorów z działu informatycznego.

³ Wymagane jest odpowiednie urządzenie, połączenie internetowe oraz obsługiwana przeglądarka Internet Explorer, Firefox lub Safari. Program Outlook Mobile 2010 nie jest dołączony do programów, aplikacji Web Apps ani pakietów z rodziny Office 2010, ale będzie preinstalowany na telefonach z systemem Windows (Windows Mobile 6.5 lub z nowszymi wersjami) po publicznym udostępnieniu pakietu Microsoft Office 2010. Aplikacja Outlook Web App będzie dostępna dla klientów z programem Microsoft Exchange.

⁴ Wymagany jest jeden z następujących produktów do obsługi wiadomości błyskawicznych i informowania o obecności: program Microsoft Office Communications Server 2007 R2 z programem Microsoft Office Communicator 2007 R2, program Windows Live Messenger lub inna aplikacja do obsługi wiadomości błyskawicznych obsługująca interfejs IMessenger. Do obsługi połączeń głosowych wymagany jest program Office Communications Server 2007 R2 z programem Office Communicator 2007 R2 lub aplikacja do obsługi wiadomości błyskawicznych obsługująca interfejs IMessengerAdvanced.