Coraz więcej firm, które dotychczas starały się pozyskać klientów za pośrednictwem poczty i wykorzystywały w tym celu listy adresów pocztowych, sięga po nowe narzędzie marketingu bezpośredniego: wiadomości e-mail. Niektóre z takich wiadomości mogą zawierać treści przeznaczone dla dorosłych lub różnego rodzaju nieprzyzwoite reklamy i łącza. Poniżej przedstawiono kilka metod radzenia sobie z wiadomościami e-mail obu typów.
Zmniejszanie liczby odbieranych wiadomości-śmieci
Poniżej przedstawiono kilka metod zmniejszania liczby odbieranych wiadomości-śmieci.
Unikanie wysyłania odpowiedzi o temacie REMOVE (USUŃ)
Odbierane wiadomości mogą zawierać instrukcje (na przykład zalecenie wysłania odpowiedzi o temacie REMOVE) dotyczące rezygnacji z przyszłej korespondencji. Niestety wielu nadawców umieszcza takie instrukcje po to, aby upewnić się, czy ich wiadomości dotarły pod aktywny adres, a nie po to, aby umożliwić adresatom rezygnację z przyszłej korespondencji. O ile użytkownik nie anulował subskrypcji listy dystrybucyjnej poczty lub nie zna nadawcy wiadomości, najlepszym rozwiązaniem jest pozostawianie takich wiadomości bez odpowiedzi. Niektóre wiadomości zawierają kontaktowy numer telefonu, ale wiele z nich w żaden sposób nie informuje, jak można wycofać się z przyszłej korespondencji. Często okazuje się, że podany adres zwrotny lub numer telefonu jest nieprawidłowy lub nie należy do rzeczywistego nadawcy.
Zmienianie adresu e-mail w przypadku ogłaszania
Firmy sprzedające adresy e-mail używają specjalnych programów komputerowych, które przeglądają strony sieci Web i grupy dyskusyjne w poszukiwaniu adresów. Jeśli udostępniasz swój adres e-mail na jakiejś stronie sieci Web lub ogłaszasz się w grupach dyskusyjnych, zmień swój adres e-mail, tak aby oszukać programy wyszukujące, a nie wprowadzić w błąd użytkowników. Na przykład jeśli używasz adresu jkowalski@firma.com.pl, zmień go na np. jkowalskiBEZSMIECI@firma.com.pl. Większość użytkowników będzie wiedziała, że z adresu trzeba usunąć frazę BEZSMIECI, ale programy wyszukujące nie będą tego wiedziały.
Unikanie podawania swojego głównego adresu e-mail
Strzeż swojego głównego adresu e-mail, tak jak strzeżesz numeru telefonu. Główny adres e-mail jest przeznaczony raczej dla przyjaciół, rodziny i najbliższych współpracowników. O ile nie masz specjalnego powodu, unikaj podawania tego adresu nieznajomym. Wypełniając formularze internetowe — na przykład prośby o informacje, specjalne oferty, żądania usług — licz się z tym, że ktoś może sprzedać Twój adres i używaj adresu dodatkowego.
Skonfiguruj drugie konto e-mail w programie Microsoft Outlook® i utwórz regułę przenoszenia wiadomości z tego konta do specjalnego folderu.
Aby dodać konto e-mail
- W menu Narzędzia kliknij polecenie Konta e-mail.
- Zaznacz pole wyboru Dodaj nowe konto e-mail, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Wybierz serwer e-mail dla tego konta, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- W odpowiednich polach wpisz informacje uzyskane od swojego usługodawcy internetowego (ISP)lub administratora. Jeśli chcesz używać programu Microsoft Outlook do łączenia się z serwerem Hotmail, musisz znać adres e-mail i hasło usługi Hotmail.
Uwagi
- O ile usługodawca internetowy nie poinformował, że usługa korzysta z bezpiecznego uwierzytelniania hasła, nie należy zaznaczać pola wyboru Zaloguj, używając bezpiecznego uwierzytelniania hasła.
- O ile usługodawca internetowy nie określił inaczej, wszystkie informacje dotyczące serwerów i adresów są wpisywane małymi literami. Niektórzy usługodawcy internetowi wymagają stosowania kombinacji małych i wielkich liter, chcąc zapewnić wyższy poziom zabezpieczeń. Na przykład hasło mogłoby mieć postać passWorD. Należy sprawdzić, czy dany usługodawca stosuje tę metodę.
- Program Outlook udostępnia opcję zapamiętywania hasła. Po wpisaniu hasła w polu Hasło należy zaznaczyć pole wyboru Zapamiętaj hasło. Z jednej strony opcja ta uwalnia użytkownika od konieczności wpisywania hasła przy każdej próbie dostępu do konta, z drugiej strony sprawia, że konto jest dostępne dla wszystkich, którzy korzystają z komputera użytkownika.
- Wykonaj jedną z następujących czynności:
- Jeśli dodajesz konto serwera Microsoft Exchange, kliknij przycisk Sprawdź nazwę, aby sprawdzić, czy serwer rozpoznaje daną nazwę użytkownika. Wprowadzona nazwa i serwer powinny zostać podkreślone. Upewnij się, że komputer jest podłączony do sieci. Jeśli nazwa nie zostanie podkreślona, skontaktuj się z administratorem.
- Jeśli dodajesz konto serwera POP3, kliknij przycisk Testuj ustawienia konta, aby sprawdzić, czy konto działa. Jeśli informacje są niepoprawne lub brakuje jakichś informacji, na przykład hasła, zostanie wyświetlony monit o ich poprawienie lub dostarczenie. Upewnij się, że komputer jest podłączony do Internetu.
- Jeśli chcesz skonfigurować dodatkowe ustawienia, dotyczące na przykład metody łączenia się komputera z serwerem e-mail, kliknij przycisk Więcej ustawień. W przeciwnym wypadku kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij przycisk Zakończ.
Aby utworzyć regułę przenoszenia poczty wysłanej na drugie konto e-mail
- Na standardowym pasku narzędzi kliknij przycisk Organizuj
.
- Kliknij polecenie Kreator reguł, a następnie kliknij przycisk Nowa.
- Kliknij przycisk Rozpocznij od pustej reguły, kliknij przycisk Sprawdzanie przychodzących wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Zaznacz pole wyboru przez konto, a następnie w polu poniżej kliknij podkreśloną frazę wybierz folder.
- Kliknij nazwę dodatkowego konta e-mail, kliknij przycisk OK, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Zaznacz pole wyboru przenieś do folderu, a następnie w polu poniżej kliknij podkreśloną frazę wybierz folder.
- Kliknij na liście dodatkowy folder Skrzynka odbiorcza, kliknij przycisk OK, a następnie dwa razy kliknij przycisk Dalej.
- W polu Określ nazwę dla tej reguły wpisz wybrany opis, a następnie kliknij przycisk Zakończ.
Korzystanie z praw ochrony konsumenta
W niektórych stanach i okręgach obowiązują prawa regulujące kwestie korespondencji e-mail w celach marketingowych. Dobrymi źródłami informacji na ten temat są Stanowy Urząd Prokuratury Generalnej i Agencja Ochrony Konsumenta. Ponadto bezpłatne usługi dotyczące wyrażania zgody na korespondencję handlową i rezygnowania z niej oferuje Stowarzyszenie Handlu Bezpośredniego (ang. Direct Marketing Association); za jego pośrednictwem konsumenci mogą zastrzegać swoje dane. Członkowie tego stowarzyszenia są zobowiązani usuwać ze swoich list adresowych wszystkich klientów, którzy tego zażądali. Więcej informacji na ten temat można uzyskać pod adresem http://www.the-dma.org.
Korzystanie z funkcji programu Outlook do obsługi wiadomości-śmieci i treści dla dorosłych
Program Outlook może wyszukiwać frazy najczęściej spotykane w wiadomościach-śmieciach i usuwać wiadomości zawierające takie frazy ze Skrzynki odbiorczej. Wiadomości takie mogą być usuwane do utworzonego przez program Outlook folderu na wiadomości-śmieci, do folderu Elementy usunięte lub do dowolnego innego wyznaczonego folderu. Listę wyrażeń, których program Outlook używa do wykrywania wiadomości-śmieci, można obejrzeć w pliku Filters.txt, znajdującym się w folderze C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\LocaleID, gdzie LocaleID oznacza identyfikator ustawień regionalnych (LCID) dla danej instalacji pakietu Microsoft Office. Na przykład identyfikatorem ustawień regionalnych dla języka polskiego jest 1045. Listę identyfikatorów ustawień regionalnych można znaleźć w Pomocy pakietu Microsoft Office.
Ponadto program ten umożliwia filtrowanie wiadomości na podstawie listy nadawców wiadomości-śmieci i treści dla dorosłych. Gdy otrzymasz wiadomości o niepożądanej treści, możesz utworzyć listę adresów e-mail ich nadawców.
Po rozpoczęciu stosowania tych funkcji lub ich zmianie warto przejrzeć wiadomości, które zostały automatycznie usunięte ze Skrzynki odbiorczej i upewnić się, czy przypadkiem nie zostały usunięte jakieś potrzebne wiadomości.
Aby automatycznie przenosić wiadomości-śmieci ze Skrzynki odbiorczej
- Na standardowym pasku narzędzi kliknij przycisk Organizuj.
- Kliknij przycisk Wiadomości-śmieci.
- W ramach wypunktowanych elementów dla wiadomości-śmieci i wiadomości z treścią dla dorosłych, na każdej z pierwszych list kliknij przycisk Przenieś. Gdy klikniesz przycisk Przenieś, listy w poszczególnych wierszach zmienią się z list kolorów na listy folderów docelowych.
- Możesz pozostawić lokalizację domyślną (Wiadomości-śmieci), kliknąć opcję Elementy usunięte lub kliknąć opcję Inny folder, a następnie wybrać lub utworzyć folder.
- Kliknij przycisk Włącz, aby włączyć funkcję.
- Powtórz kroki od 3 do 5 dla obu wierszy dotyczących wiadomości-śmieci i treści dla dorosłych.
Oprócz korzystania z wbudowanych filtrów programu Outlook, istnieje też możliwość utworzenia niestandardowych reguł wyszukiwania niepożądanych wiadomości określonego typu. Reguły niestandardowe zawierają dodatkowe słowa i frazy, które nie występują w pliku Filters.txt. Podobnie jak w przypadku funkcji wbudowanej, można określić, czy utworzone reguły mają przenosić wiadomości ze Skrzynki odbiorczej do folderu wiadomości-śmieci, do folderu Elementy usunięte czy do innego określonego folderu.
Aby utworzyć reguły niestandardowe:
- W menu Narzędzia kliknij polecenie Kreator reguł i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Aby dodać nadawców do listy nadawców wiadomości-śmieci
- Kliknij folder Skrzynka odbiorcza.
- Zaznacz wiadomość i kliknij ją prawym przyciskiem myszy.
- Wskaż polecenie Wiadomości-śmieci, a następnie kliknij polecenie Dodaj do listy nadawców śmieci lub Dodaj do listy nadawców „treści dla dorosłych”.
Aby przejrzeć listę nadawców wiadomości-śmieci lub usunąć z niej nadawców
- Na standardowym pasku narzędzi kliknij przycisk Organizuj .
- Kliknij przycisk Wiadomości-śmieci.
- Kliknij podkreśloną frazę kliknij tutaj.
- W drugim elemencie wypunktowanym kliknij pozycję Edytowanie listy nadawców śmieci lub Nadawcy treści „dla dorosłych”.
Elementy listy można przeglądać, dodawać, edytować lub usuwać.
