Skuteczne korzystanie z pola UDW

Dotyczy programu:
Microsoft Office Outlook® 2003

Nazwiska adresatów można ukrywać w wiadomościach e-mail, wprowadzając je w polu UDW. W przypadku używania pola UDW (ukryte do wiadomości) należy pamiętać o kilku kwestiach.

Aby uzyskać więcej informacji na temat możliwości, jakie daje pole UDW, zobacz temat Co oznaczają pola DW i UDW w wiadomości e-mail?

Po kolei

Oto kilka porad w przypadku kłopotów z używaniem pola UDW:

  • Zacznij z poziomu wiadomości   Polecenia służące do wyświetlania lub ukrywania pola UDW są dostępne wyłącznie wewnątrz nowej wiadomości.
  • Sprawdź typ edytora poczty e-mail   Sposób wyświetlania pola UDW zależy od używanego edytora poczty e-mail.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Lekcja: Ukrywanie adresatów z pola Do w polu UDW (w języku angielskim) lub Pokazywanie lub ukrywanie pola UDW.

Najważniejsze wskazówki dotyczące pola UDW

  • Utoruj drogę dla wiadomości   Przed użyciem pola UDW w wiadomości należy upewnić się, że adresat spodziewa się jej. Być może adresat będzie musiał podjąć działania w celu określenia użytkownika jako bezpiecznego nadawcy (lub bezpiecznego adresata, jeśli nazwa użytkownika zostanie użyta w polu Do wiadomości z polem UDW).

Dlaczego to jest konieczne? Używanie pola UDW jest ulubioną techniką nadawców wiadomości-śmieci. Dlatego wiele filtrów wiadomości-śmieci oznacza wiadomości, w których użyto pola UDW, jako śmieci. Jeśli zatem wybrany adresat nie dodał nazwy użytkownika do Listy bezpiecznych nadawców w programie Outlook, wiadomość może zostać przeniesiona bezpośrednio do Folderu wiadomości-śmieci lub jego odpowiednika.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawiania filtra wiadomości-śmieci w programie Outlook, zobacz temat Dodawanie nazwy do listy bezpiecznych nadawców lub bezpiecznych adresatów lub Lekcja: Zaznajamianie się z filtrem wiadomości-śmieci (w języku angielskim).

  • Przemyśl użycie pola UDW z listą dystrybucyjną   Użycie nazwy listy dystrybucyjnej w polu UDW powoduje niedogodności dla osób stosujących reguły do sortowania poczty e-mail w folderach. Działanie reguł zależy od nazwy listy dystrybucyjnej w polu Do lub DW, w związku z czym nie będą one skuteczne w przypadku sortowania wiadomości z polem UDW.

Aby uzyskać więcej informacji o listach dystrybucyjnych, zobacz temat Tworzenie listy dystrybucyjnej.

  • Poznaj ograniczenia   Wielu dostawców usług poczty elektronicznej nakłada ograniczenia na liczbę nazw, których można użyć w polach Do, DW i UDW w jednej wiadomości. Każda wiadomość może być na przykład ograniczona do 100 adresów e-mail. Jeśli te adresy można rozdzielać między pola Do, DW i UDW, należy pamiętać, że nazwy w polu UDW będą uwzględniane przy obliczaniu dozwolonego limitu. Należy dowiedzieć się od dostawcy usług poczty elektronicznej, jakie zasady obowiązują dla danego konta.

Przykłady używania pola UDW

  • Szanowanie prywatności adresatów   Pole UDW pomaga szanować prywatność adresatów przez uwzględnianie ich w obiegu informacji bez ujawniania ich tożsamości. Można na przykład wysłać ogłoszenie o pracy do wielu osób i dzięki użyciu pola UDW nie ujawniać tożsamości osób potencjalnie poszukujących pracy.

Porada   Warto rozważyć użycie korespondencji seryjnej w programie Word zamiast pola UDW. Korespondencja seryjna umożliwia szybkie wysyłanie tej samej wiadomości do wielu adresatów w taki sposób, że w polu Do każdej wiadomości znajduje się tylko jedna nazwa.

  • Kontrolowanie dyskusji   Oto przykład sytuacji, w której użycie pola UDW dla listy dystrybucyjne składającej się z wielu nazw może być bardzo pomocne.

Załóżmy, że wysłano wiadomość z dużą liczbą osób w polu Do. Rozwija się dyskusja i wiele osób chce wyrazić swoją opinię. Liczba wiadomości szybko rośnie, ponieważ wielu adresatów odpowiada „proszę przestać odpowiadać wszystkim na tę wiadomość”. Rzecz w tym, że używają w tym celu polecenia Odpowiedz wszystkim. Aby ograniczyć użycie polecenia Odpowiedz wszystkim, można wysłać odpowiedź, umieszczając nazwę listy dystrybucyjnej w polu UDW. Można na przykład kliknąć przycisk Odpowiedz, wstawić w polu Do tylko własną nazwę, przenieść listę dystrybucyjną do pola UDW i napisać wiadomość:

„Doceniam Wasze opinie w tej kwestii. Jeśli macie dalsze komentarze, proszę przesyłać je bezpośrednio do mnie. (Lista dystrybucyjna została umieszczona w polu UDW, aby ograniczyć wysyłanie wiadomości przy użyciu przycisku Odpowiedz wszystkim).”

Porada   Wysyłając wiadomość do innych użytkowników programu Outlook, można im całkiem uniemożliwić stosowanie opcji Odpowiedz wszystkim. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Uniemożliwianie adresatom wiadomości e-mail dostępu do funkcji Odpowiedz wszystkim i Prześlij dalej.

  • Ograniczanie wiadomości-śmieci   Nadawcy wiadomości-śmieci używają pola UDW, ale nie lubią, kiedy to samo robią inni. Ukrycie nazw adresatów przez umieszczenie ich w polu UDW powoduje, że nie można kopiować adresów e-mail adresatów wiadomości.
 
 
Dotyczy:
Outlook 2003