Dodawanie zwrotu grzecznościowego do wiadomości

Podczas komunikowania się za pośrednictwem poczty e-mail używany jest swoisty, raczej nieformalny styl i format. Ta nieformalna komunikacja może znacznie różnić się od listów pisanych lub drukowanych, szczególnie od listów służbowych. Dodawanie zwrotu grzecznościowego do wiadomości nie zawsze jest konieczne lub oczekiwane w wiadomościach e-mail. Mimo to można dołączyć w razie potrzeby tradycyjne zwroty grzecznościowe. Zwroty grzecznościowe, na przykład pozdrowienia i tytuły grzecznościowe, takie jak Pani lub Pan, mogą być zawarte w treści każdej wiadomości.

W niektórych przypadkach zwroty grzecznościowe mogą jednak nie mieć analogicznego zastosowania w poczcie e-mail. Czy adresaci powinni widzieć, czego dotyczy wiadomość, przed jej otwarciem? Czy do wiadomości ma być automatycznie dołączany określony zwrot pożegnalny? A może w wiadomościach e-mail mają być używane zwroty grzecznościowe i formatowanie strony takie jak w tradycyjnych listach? W takiej sytuacji mogą być pomocne poniższe instrukcje.

Co chcesz zrobić?


Dodawanie tekstu wprowadzającego do pola Temat

Do pola Temat wiadomości można dodać tekst wprowadzający. Te informacje są zwykle widoczne w Skrzynce odbiorczej adresata przed otwarciem wiadomości. Dzięki temu adresat może dowiedzieć się, czego dotyczy wiadomość. Podczas tworzenia nowej wiadomości można wpisać dowolne informacje, które mają być wyświetlane w polu Temat.

  • W programie Microsoft Outlook otwórz nową wiadomość, a następnie w polu Temat wpisz odpowiedni tekst.

PokażNie ma pola Temat w wiadomościach

Jeśli nadawcy nie używają niestandardowego formatu wiadomości e-mail, w wiadomościach od nich powinno być widoczne pole Temat. Jeśli u góry otrzymanej wiadomości nie jest widoczny cały nagłówek wiadomości (nagłówek wiadomości: Informacje podsumowujące, które użytkownik pobiera na komputer, aby określić, czy pobrać, skopiować lub usunąć całą wiadomość z serwera. Nagłówek zawiera następujące pola: Temat, Od, Otrzymano, Ważność, Załącznik i Rozmiar.), być może zmieniono domyślne ustawienia nagłówków.

Zmienianie ustawień nagłówka wiadomości

  • W otrzymanej wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Akcje kliknij przycisk Inne akcje, a następnie kliknij polecenie Nagłówek wiadomości. Spowoduje to włączenie lub wyłączenie ustawienia.

 Uwaga   Polecenie Nagłówek wiadomości dotyczy wszystkich wiadomości w Skrzynce odbiorczej.


 Uwaga   Jeśli otrzymano wiadomość bez wiersza Temat, podczas odpowiadania na wiadomość lub przesyłania jej dalej można wpisać temat w polu Temat. Jeśli pozostawi się pole Temat puste podczas odpowiadania na wiadomość lub przesyłania jej dalej, w polu Temat pojawi się odpowiednio tylko tekst ODP: lub PD:.

Początek strony Początek strony

Tworzenie podpisu i dołączanie go do wiadomości wychodzących

Dla wiadomości e-mail można tworzyć spersonalizowane podpisy składające się z tekstu, wizytówki elektronicznej (wizytówka elektroniczna: Widok zawierający określone informacje na temat kontaktu w formacie podobnym do wizytówki papierowej. Taką wizytówkę można wstawiać do wiadomości.), logo firmy lub innych obrazów.

Można utworzyć dowolną liczbę podpisów. Program Microsoft Office Outlook można skonfigurować tak, aby automatycznie dodawał podpis do wiadomości wychodzących. Podpis można również dodawać ręcznie, kiedy zajdzie taka potrzeba.



Krok 1. Tworzenie podpisu

  1. Otwieranie menu Podpis W nowej wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie kliknij przycisk Podpis, a następnie kliknij polecenie Podpisy.
  2. Na karcie Podpis e-mail kliknij przycisk Nowy.
  3. Wpisz nazwę podpisu, a następnie kliknij przycisk OK.
  4. W polu Edytuj podpis wpisz tekst, który ma być dołączany w podpisie.

Tworzenie nowego podpisu

  1. Aby sformatować tekst, zaznacz go i użyj przycisków stylu i formatowania w celu określenia odpowiednich opcji.

 Uwagi 

PokażInformacje o formatach wiadomości

Program Microsoft Office Outlook 2007 obsługuje trzy formaty wiadomości:

  • Zwykły tekst     Ten format jest obsługiwany przez wszystkie programy poczty e-mail. Można tak ustawić program Outlook, aby otrzymywane wiadomości były otwierane tylko w postaci zwykłego tekstu. Zwykły tekst nie obsługuje jednak pogrubienia, kursywy, kolorowych czcionek ani innego formatowania tekstu. Ten format nie obsługuje także obrazów wyświetlanych bezpośrednio w treści wiadomości, chociaż można je dołączać w postaci załączników.
  • Tekst sformatowany (RTF)     Formatu RTF można używać do wysyłania wiadomości w obrębie organizacji korzystającej z serwera Microsoft Exchange. Firma Microsoft zaleca jednak korzystanie z formatu HTML. Format RTF obsługuje formatowanie tekstu, w tym punktory, wyrównanie i obiekty połączone. Jeśli wiadomość jest wysyłana do adresata internetowego, domyślnie program Outlook automatycznie konwertuje wiadomości w formacie RTF na format HTML, co zapewnia zachowanie formatowania wiadomości i odbieranie załączników. Program Outlook automatycznie formatuje także wezwania na spotkania i zlecenia zadań oraz wiadomości z przyciskami głosowania, aby zapewnić przesyłanie tych elementów w nienaruszonym stanie przez Internet do innych użytkowników programu Outlook, niezależnie od formatu domyślnego wiadomości.
  • HTML     To jest domyślny format wiadomości w programie Outlook. Jest to także najlepszy format, gdy tworzona wiadomość ma być podobna do tradycyjnych dokumentów z różnymi czcionkami, kolorami i listami punktowanymi. Domyślnie po wybraniu dowolnej opcji umożliwiającej formatowanie (HTML lub RTF) wiadomość jest wysyłana w formacie HTML. Jeśli używa się formatu HTML, można mieć pewność, że adresat wiadomości zobaczy wiadomość w takiej formie, w jakiej zostanie wysłana.

 Uwaga   Przy odpowiadaniu na wiadomość program Outlook zachowuje format oryginalnej wiadomości. Jednak po zaznaczeniu opcji Czytaj całą standardową pocztę jako zwykły tekst program Outlook formatuje odpowiedzi jako zwykły tekst. Można także kliknąć pasek informacyjny, zmienić format wiadomości na HTML lub RTF, a następnie wysłać odpowiedź. Jeśli format wiadomości zostanie zmieniony, odpowiedź zostanie sformatowana zgodnie z nowym formatem wyświetlania.

Aby uzyskać informacje dotyczące zmieniania formatów wiadomości, zobacz artykuł Zmienianie formatu wiadomości na zwykły tekst, HTML lub tekst sformatowany RTF.


  1. Aby oprócz tekstu dodać inne elementy, umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić element, i wykonaj dowolne z następujących czynności:
Operacja Czynności Uwagi
Dodawanie wizytówki elektronicznej Kliknij przycisk Wizytówka, kliknij kontakt na liście Zachowany jako, a następnie kliknij przycisk OK. Dodanie wizytówki do podpisu umożliwia szybkie dołączenie określonych informacji kontaktowych o profesjonalnym wyglądzie.
Dodawanie hiperłącza Kliknij przycisk Wstaw hiperłącze, odszukaj hiperłącze, zaznacz je kliknięciem, a następnie kliknij przycisk OK.
Dodawanie obrazu

Kliknij przycisk Obraz, odszukaj obraz, zaznacz go kliknięciem, a następnie kliknij przycisk OK.

Typowe formaty plików obrazów to: bmp, gif, jpg i png.

Aby uzyskać informacje dotyczące dodawania obrazu podpisu odręcznego, zobacz artykuły:

  1. Po zakończeniu tworzenia podpisu kliknij przycisk OK.

 Uwaga   Nowo utworzony lub zmodyfikowany podpis nie pojawi się w obecnie otwartej wiadomości; należy go wstawić ręcznie w wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz „Krok 2. Wstawianie podpisu w wiadomości”.


Krok 2. Wstawianie podpisu w wiadomości

Podpis może być automatycznie dodawany do wiadomości wychodzących lub wstawiany ręcznie w razie potrzeby.

 Uwaga   Do wiadomości e-mail można wstawić tylko jeden podpis; dodanie wielu podpisów jest niemożliwe. Jeśli w podpisie ma się znaleźć więcej informacji, należy utworzyć odpowiedni podpis, a następnie zapisać go pod nową nazwą.

    Automatyczne wstawianie podpisu

    1. Menu Podpis W nowej wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie kliknij przycisk Podpis, a następnie kliknij polecenie Podpisy.
    2. W obszarze Wybierz podpis domyślny na liście Konto e-mail kliknij konto e-mail, z którym chcesz skojarzyć podpis.
    3. Z listy Nowe wiadomości wybierz odpowiedni podpis.

Wybieranie podpisu, który ma być dołączany

  1. Jeśli podpis ma być dołączany do odpowiedzi na wiadomości oraz do wiadomości przesyłanych dalej, z listy Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej wybierz odpowiedni podpis. W przeciwnym razie wybierz pozycję brak.
  2. Kliknij przycisk OK.

    Ręczne wstawianie podpisu

  1. Wybieranie odpowiedniego podpisu W nowej wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie kliknij przycisk Podpis, a następnie wybierz odpowiedni podpis.

Początek strony Początek strony

Tworzenie podpisu odręcznego dla wiadomości

Aby wysyłać swój podpis odręczny w wiadomościach e-mail, należy dodać obraz tekstu odręcznego do podpisu wiadomości e-mail programu Outlook.

Metody reprodukcji podpisu odręcznego jako obrazu obejmują:

  • zeskanowanie podpisu,
  • wykonanie fotografii cyfrowej podpisu.

Utworzony obraz należy zapisać w jednym z typowych formatów plików obrazów, takich jak bmp, gif, jpg czy png.

 Uwaga   Aby użyć podpisu odręcznego utworzonego za pomocą komputera typu Tablet, zobacz Tworzenie podpisu odręcznego na komputerze typu Tablet.

Tworzenie podpisu

  1. Menu Podpis W nowej wiadomości na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie kliknij przycisk Podpis, a następnie kliknij polecenie Podpisy.
  2. Na karcie Podpis e-mail kliknij przycisk Nowy.

 Porada   Możesz także dodać obraz podpisu odręcznego do istniejącego podpisu wiadomości e-mail. Kliknij podpis, który chcesz zmodyfikować, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać podpis odręczny, a następnie wykonaj kroki od 4 do 7.

  1. Wpisz nazwę podpisu, a następnie kliknij przycisk OK.
  2. W sekcji Edytuj podpis kliknij przycisk Wstaw obraz.
  3. Znajdź plik obrazu podpisu odręcznego, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Wstaw.
  4. W razie potrzeby możesz dodać inne elementy, takie jak tekst, wizytówka elektroniczna (wizytówka elektroniczna: Widok zawierający określone informacje na temat kontaktu w formacie podobnym do wizytówki papierowej. Taką wizytówkę można wstawiać do wiadomości.) lub inne obrazy. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia podpisów, zobacz sekcję Tworzenie podpisu i dołączanie go do wiadomości wychodzących.
  5. Po zakończeniu tworzenia podpisu kliknij przycisk OK.

 Uwaga   Nowo utworzony lub zmodyfikowany podpis nie pojawi się w obecnie otwartej wiadomości; należy go wstawić ręcznie w wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Krok 2. Dodawanie podpisu do wiadomości.

Początek strony Początek strony

Używanie szablonu listu w wiadomości programu Outlook

Aby utworzyć wiadomość e-mail o bardziej tradycyjnym typie formatowania służbowego (lub innego), można wpisać ją samodzielnie lub użyć szablonu. Program Microsoft Office Word 2007 zawiera wiele szablonów listów służbowych i osobistych, obejmujących rozmaite branże, cele, zdarzenia, plany spotkań i zadania. Odwiedzając witrynę sieci Web Szablony w witrynie Microsoft Office Online, można również znaleźć szablony dla wielu innych typów listów, a także papeterie, etykiety, formularze zamówień i kalendarze.

Po wybraniu i pobraniu szablonu wystarczy go wyciąć i wkleić do wiadomości programu Outlook oraz dostosować go do swoich potrzeb.

Dowiedz się więcej o używaniu szablonów programu Word.

Szablon listu służbowego programu Word

Początek strony Początek strony

 
 
Dotyczy:
Outlook 2007